行政采購(gòu)店鋪管理制度

行政采購(gòu)店鋪管理制度?總則目的為了加強(qiáng)公司行政采購(gòu)店鋪的管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保采購(gòu)工作的高效、透明、廉潔，保障公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司行政采購(gòu)店鋪的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、禮品等各類(lèi)物品的采購(gòu)?；驹瓌t1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品。3.價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。4.廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，杜絕收受供應(yīng)商賄賂等違規(guī)行為。采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)審批1.行政采購(gòu)部門(mén)收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購(gòu)需求的合理性和必要性。2.對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后方可進(jìn)行采購(gòu)。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：行政采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商確定：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作。與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.供應(yīng)商管理：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)考核結(jié)果決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整合作策略。采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)訂單下達(dá)：行政采購(gòu)人員根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》和選定的供應(yīng)商，下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購(gòu)跟蹤：采購(gòu)人員負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。3.驗(yàn)收：采購(gòu)物品到貨后，由行政采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合采購(gòu)合同的要求。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》。付款結(jié)算1.發(fā)票審核：行政采購(gòu)人員收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。2.付款申請(qǐng)：審核無(wú)誤后，采購(gòu)人員填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)資料，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行付款申請(qǐng)。3.付款審批：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，辦理付款手續(xù)。采購(gòu)預(yù)算管理預(yù)算編制1.行政采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制年度采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購(gòu)預(yù)算需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行1.行政采購(gòu)部門(mén)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，控制采購(gòu)支出，確保不超出預(yù)算范圍。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)提前提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。預(yù)算分析與控制1.定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對(duì)比實(shí)際采購(gòu)支出與預(yù)算的差異，找出原因，采取措施進(jìn)行改進(jìn)。2.通過(guò)預(yù)算分析，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)成本的控制，提高采購(gòu)資金的使用效益。庫(kù)存管理庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.行政采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)店鋪庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量的準(zhǔn)確性。2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，編制《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，記錄庫(kù)存物品的實(shí)際數(shù)量、賬面數(shù)量、差異數(shù)量等信息。庫(kù)存預(yù)警1.設(shè)置庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于或高于預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息。2.根據(jù)庫(kù)存預(yù)警信息，及時(shí)安排采購(gòu)或調(diào)整庫(kù)存，避免因庫(kù)存不足或積壓影響公司正常工作。庫(kù)存清理1.定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行清理，清理積壓、過(guò)期、損壞等不良庫(kù)存。2.對(duì)于清理出的不良庫(kù)存，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如報(bào)廢、變賣(mài)等。供應(yīng)商管理供應(yīng)商準(zhǔn)入1.供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資格，具有良好的信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況。2.行政采購(gòu)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證明文件。3.審核通過(guò)的供應(yīng)商納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并簽訂供應(yīng)商合作協(xié)議。供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括產(chǎn)品合格率、按時(shí)交貨率、客戶投訴率等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.設(shè)立供應(yīng)商激勵(lì)措施，如優(yōu)先合作、增加采購(gòu)量、給予價(jià)格優(yōu)惠等，鼓勵(lì)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。2.在采購(gòu)合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，對(duì)于違反合同約定的供應(yīng)商，依法追究其責(zé)任。采購(gòu)人員行為規(guī)范職業(yè)道德1.采購(gòu)人員應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度，誠(chéng)實(shí)守信，廉潔奉公。2.保守公司商業(yè)秘密，不得泄露采購(gòu)信息和供應(yīng)商信息。工作紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守工作時(shí)間，不得遲到、早退、曠工。2.認(rèn)真履行工作職責(zé)，積極主動(dòng)完成采購(gòu)任務(wù)，不得推諉扯皮。3.遵守辦公秩序，不得在工作時(shí)間內(nèi)從事與工作無(wú)關(guān)的事情。廉潔自律1.采購(gòu)人員不得收受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益。2.不得接受供應(yīng)商的宴請(qǐng)、旅游等活動(dòng)安排。3.不得利用職務(wù)之便為供應(yīng)商謀取私利。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)行政采購(gòu)店鋪的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)資金是否合理使用等。2.行政采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，配合做好各項(xiàng)審計(jì)工作。2.主動(dòng)接受供應(yīng)商和社會(huì)公眾的監(jiān)督，及時(shí)處理供應(yīng)商的投訴和建議。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.采購(gòu)人員違反采購(gòu)流程、采購(gòu)預(yù)算管理、供應(yīng)商管理、廉潔自律等相關(guān)規(guī)定的行為，均屬于違規(guī)行為。2.供應(yīng)商違反采購(gòu)合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、提供虛假信息等行為，也屬于違規(guī)行為。違規(guī)處理措施1.對(duì)于采購(gòu)人員的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理。2.對(duì)于供應(yīng)商的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、暫停合作、解除合作等處理。3.對(duì)于違規(guī)