銀行合同簽署管理制度

銀行合同簽署管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范銀行合同簽署流程，加強(qiáng)合同管理，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保障銀行合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等各類主體之間簽訂的各類合同，包括但不限于貸款合同、存款合同、信用卡領(lǐng)用合約、擔(dān)保合同、合作協(xié)議等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、金融監(jiān)管規(guī)定以及銀行內(nèi)部規(guī)章制度。2.審慎審查原則：對(duì)合同條款進(jìn)行全面、細(xì)致、審慎的審查，確保合同內(nèi)容合法、合理、公平，風(fēng)險(xiǎn)可控。3.流程規(guī)范原則：明確合同簽署各環(huán)節(jié)的操作流程和責(zé)任分工，確保合同簽署過(guò)程規(guī)范、有序。4.檔案管理原則：建立完善的合同檔案管理制度，對(duì)合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行妥善保管，便于查詢和追溯。二、合同簽署流程（一）合同發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)合同發(fā)起申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本信息、對(duì)方主體情況、業(yè)務(wù)背景、合同主要條款等內(nèi)容，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)資料作為附件。2.申請(qǐng)表經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法律合規(guī)部門(mén)進(jìn)行法律審查。（二）法律審查1.法律合規(guī)部門(mén)收到合同發(fā)起申請(qǐng)表及相關(guān)資料后，安排專人對(duì)合同條款進(jìn)行法律審查。2.審查內(nèi)容包括合同主體資格、合同內(nèi)容合法性、條款完整性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面。對(duì)于存在法律風(fēng)險(xiǎn)或條款不明確的地方，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，提出修改意見(jiàn)。3.法律審查人員在合同發(fā)起申請(qǐng)表上簽署審查意見(jiàn)，并加蓋法律合規(guī)部門(mén)印章。如合同需修改，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審查意見(jiàn)進(jìn)行修改后重新提交法律審查。（三）合同審批1.經(jīng)法律審查通過(guò)的合同，按照銀行內(nèi)部審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.審批流程一般包括業(yè)務(wù)部門(mén)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、分管行領(lǐng)導(dǎo)等環(huán)節(jié)。各審批部門(mén)根據(jù)職責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等方面。3.審批人員應(yīng)在合同審批表上簽署審批意見(jiàn)，明確表示同意、不同意或提出補(bǔ)充意見(jiàn)。如不同意，需詳細(xì)說(shuō)明理由，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)進(jìn)行相應(yīng)處理。（四）合同簽署1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與對(duì)方主體協(xié)商合同簽署事宜。2.簽署合同前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)再次核對(duì)合同條款與審批內(nèi)容是否一致，確保無(wú)誤。3.合同簽署應(yīng)使用銀行統(tǒng)一規(guī)定的合同文本，如有特殊情況需要使用非標(biāo)準(zhǔn)文本，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序。4.合同一般應(yīng)由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方公章。如對(duì)方為自然人，應(yīng)由其本人簽字并按手印。簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，符合法律規(guī)定。5.合同簽署過(guò)程中，應(yīng)注意留存簽字蓋章的原件或清晰的復(fù)印件，作為合同生效的依據(jù)。（五）合同登記與歸檔1.合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料提交至合同管理部門(mén)進(jìn)行登記。2.合同管理部門(mén)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類登記，建立合同臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的基本信息、履行情況等內(nèi)容。3.合同管理部門(mén)將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、審批文件、往來(lái)函件、補(bǔ)充協(xié)議等。檔案保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及銀行內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。三、合同審查要點(diǎn)（一）合同主體審查1.對(duì)于法人主體，審查其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等文件，確保其具有合法的經(jīng)營(yíng)資格和簽約能力。2.核實(shí)對(duì)方主體的經(jīng)營(yíng)范圍，確保合同內(nèi)容在其經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)，避免超范圍經(jīng)營(yíng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。3.對(duì)于自然人主體，審查其身份證件，確保其具有完全民事行為能力。（二）合同內(nèi)容審查1.條款完整性審查：檢查合同是否包含主要條款，如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等，確保合同內(nèi)容完整，避免遺漏重要事項(xiàng)。2.合法性審查：審查合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，是否存在損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益或銀行合法權(quán)益的條款。3.合理性審查：評(píng)估合同條款是否公平合理，是否存在顯失公平、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利等情況。對(duì)于格式合同，應(yīng)重點(diǎn)審查其中的免責(zé)條款、限制對(duì)方權(quán)利的條款等是否符合法律規(guī)定。4.風(fēng)險(xiǎn)防范條款審查：關(guān)注合同中的風(fēng)險(xiǎn)防范條款，如擔(dān)保條款、違約責(zé)任條款、爭(zhēng)議解決條款等是否有效、可執(zhí)行。確保銀行在合同履行過(guò)程中能夠有效防范風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)自身合法權(quán)益。（三）合同履行條款審查1.履行期限審查：明確合同的履行期限，確保雙方對(duì)履行時(shí)間有清晰的約定，避免因履行期限不明確引發(fā)的糾紛。2.履行地點(diǎn)審查：確定合同的履行地點(diǎn)，對(duì)于涉及交付標(biāo)的物、支付款項(xiàng)等重要事項(xiàng)的履行地點(diǎn)，應(yīng)明確具體，避免產(chǎn)生歧義。3.履行方式審查：審查合同約定的履行方式是否明確、可行，是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際情況。如交付方式、結(jié)算方式等應(yīng)具體明確，便于雙方執(zhí)行。四、合同變更與解除（一）變更1.合同履行過(guò)程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)提出合同變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響等。2.合同變更申請(qǐng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法律合規(guī)部門(mén)進(jìn)行法律審查。法律審查流程與合同發(fā)起時(shí)相同，審查變更內(nèi)容是否合法合規(guī)，是否會(huì)對(duì)銀行權(quán)益產(chǎn)生不利影響。3.經(jīng)法律審查通過(guò)的合同變更申請(qǐng)，按照銀行內(nèi)部審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)與對(duì)方主體協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時(shí)間等事項(xiàng)，并作為原合同的補(bǔ)充文件進(jìn)行登記和歸檔。（二）解除1.在合同履行過(guò)程中，出現(xiàn)法定或約定的解除情形時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出合同解除申請(qǐng)，說(shuō)明解除合同的原因及依據(jù)。2.合同解除申請(qǐng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法律合規(guī)部門(mén)進(jìn)行法律審查。法律審查重點(diǎn)關(guān)注解除合同的合法性、解除程序是否符合規(guī)定等方面。3.經(jīng)法律審查通過(guò)的合同解除申請(qǐng)，按照銀行內(nèi)部審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)與對(duì)方主體協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除合同的原因、雙方權(quán)利義務(wù)的處理方式等事項(xiàng)，并作為合同管理檔案的重要組成部分進(jìn)行保管。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)警1.在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)糾紛的跡象，如對(duì)方出現(xiàn)違約行為、經(jīng)營(yíng)狀況惡化、履行能力下降等情況。2.一旦發(fā)現(xiàn)糾紛預(yù)警信號(hào)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)和法律合規(guī)部門(mén)報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)和資料。（二）糾紛處理流程1.法律合規(guī)部門(mén)接到糾紛報(bào)告后，應(yīng)立即組織相關(guān)人員進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。2.根據(jù)糾紛的具體情況，可采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在選擇糾紛解決方式時(shí)，應(yīng)綜合考慮糾紛的性質(zhì)、爭(zhēng)議金額、解決成本、效率等因素。3.對(duì)于協(xié)商解決的糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)與對(duì)方主體進(jìn)行溝通協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成一致意見(jiàn)，解決糾紛。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)和記錄。4.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，選擇調(diào)解、仲裁或訴訟方式解決。在調(diào)解過(guò)程中，可由第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解，促成雙方達(dá)成和解協(xié)議。如需仲裁或訴訟，法律合規(guī)部門(mén)應(yīng)及時(shí)委托專業(yè)律師代理，按照法定程序進(jìn)行處理。5.在糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合法律合規(guī)部門(mén)，提供相關(guān)證據(jù)和資料，協(xié)助做好各項(xiàng)工作。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)向銀行內(nèi)部相關(guān)部門(mén)匯報(bào)糾紛處理進(jìn)展情況。（三）糾紛處理結(jié)果跟蹤1.糾紛處理結(jié)束后，法律合規(guī)部門(mén)應(yīng)及時(shí)總結(jié)糾紛處理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，形成書(shū)面報(bào)告，提交至銀行管理層。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤糾紛處理結(jié)果的執(zhí)行情況，確保對(duì)方按照協(xié)議或判決履行義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方未履行或未完全履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)向法律合規(guī)部門(mén)報(bào)告，采取相應(yīng)的措施維護(hù)銀行權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同登記與歸檔的要求，及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料收集齊全，提交至合同管理部門(mén)。2.相關(guān)資料包括合同發(fā)起申請(qǐng)表、審批文件、往來(lái)函件、補(bǔ)充協(xié)議、對(duì)方主體資質(zhì)證明文件、簽字蓋章頁(yè)復(fù)印件等。（二）檔案整理1.合同管理部門(mén)收到業(yè)務(wù)部門(mén)提交的合同及相關(guān)資料后，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份合同進(jìn)行編號(hào)，建立合同索引目錄，便于查詢和管理。3.合同文本應(yīng)保持整潔、完整，如有破損或缺失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房或檔案柜中，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.合同檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。保管期限屆滿后，按照銀行內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保管。（四）檔案查閱1.內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至合同管理部門(mén)。2.合同管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進(jìn)行復(fù)印、拍照等行為。如確需復(fù)印或拍照，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。3.外部單位或個(gè)人因司法程序等需要查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)提供相關(guān)證明文件和法律文書(shū)，經(jīng)銀行法律合規(guī)部門(mén)審核同意后，按照上述內(nèi)部查閱流程進(jìn)行查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.銀行內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)合同簽署、履行、管理等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.法律合規(guī)部門(mén)對(duì)合同簽署過(guò)程中的法律審查工作進(jìn)行監(jiān)督，確保審查意見(jiàn)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（二）外部監(jiān)督1.接受金融監(jiān)管部門(mén)的監(jiān)督檢查，積極配合監(jiān)管部門(mén)的工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。2.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和法律法規(guī)變化，及時(shí)調(diào)整合同管理制度，確保銀行合同管理工作符合外部監(jiān)管要求和行業(yè)規(guī)范。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任認(rèn)定1.在合同簽署、履行、管理過(guò)程中，如因工作人員故意或重大過(guò)失導(dǎo)致合同出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)損失或其他不良后果的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.責(zé)任認(rèn)定應(yīng)根據(jù)事實(shí)和證據(jù)，明確責(zé)任主體、責(zé)任范圍和責(zé)任程度。（二）追究方式1.對(duì)于情節(jié)較輕的責(zé)任人員，給予批評(píng)教育、警告、誡勉談話等處理。2.對(duì)于情節(jié)較重的責(zé)任人員，給予罰款、降職、撤職等處分。3.對(duì)于因故意或重大過(guò)失給銀行造成重大經(jīng)濟(jì)損失或惡劣影響的責(zé)任人員，依法追究其法律責(zé)任。（三）整改措施1.對(duì)存在責(zé)任問(wèn)題的合同項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)采取整改措施，如重新審查合同條款、調(diào)整業(yè)務(wù)操