行政后勤文書(shū)管理制度

行政后勤文書(shū)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政后勤文書(shū)管理，確保文書(shū)處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高工作效率，保證信息傳遞的準(zhǔn)確、及時(shí)、暢通，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間以及公司與外部單位之間的各類行政后勤文書(shū)的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確原則：文書(shū)內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映實(shí)際情況，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤信息。2.及時(shí)原則：及時(shí)處理文書(shū)，確保信息傳遞的時(shí)效性，避免延誤工作。3.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、流程和標(biāo)準(zhǔn)處理文書(shū)，保證文書(shū)的規(guī)范性和一致性。4.保密原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的文書(shū)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、文書(shū)分類與編號(hào)（一）文書(shū)分類1.行政公文：包括公司發(fā)布的各類通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。2.管理制度：公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。3.會(huì)議文件：會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。5.財(cái)務(wù)文件：預(yù)算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、報(bào)銷憑證等。6.業(yè)務(wù)文件：合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報(bào)告等。7.其他文件：包括各類介紹信、證明、宣傳資料等。（二）文書(shū)編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：采用年份+部門(mén)代碼+流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如，2023年行政部的第一份文件編號(hào)為2023xZ001。2.部門(mén)代碼：由兩位字母組成，具體代碼如下：行政部（xZ）、財(cái)務(wù)部（CW）、人事部（RS）、業(yè)務(wù)部（YW）等。3.流水號(hào)：按照文件生成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。三、文書(shū)起草與審核（一）起草1.責(zé)任部門(mén)：根據(jù)文書(shū)內(nèi)容和職責(zé)分工，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)起草。2.起草要求：內(nèi)容完整、條理清晰、邏輯嚴(yán)密，符合公司政策和法律法規(guī)要求。語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了、規(guī)范準(zhǔn)確，避免使用生僻字、模糊詞和歧義性表述。涉及多個(gè)部門(mén)的事項(xiàng)，應(yīng)充分征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，確保文書(shū)的可行性和可操作性。（二）審核1.初審：起草部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文書(shū)進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范、語(yǔ)言是否通順等。2.復(fù)審：初審?fù)ㄟ^(guò)后，將文書(shū)提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審人員應(yīng)從全局角度出發(fā)，對(duì)文書(shū)的合法性、合理性、必要性進(jìn)行審核，并提出修改意見(jiàn)。3.終審：重要文件或涉及公司重大決策的文件，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)終審。終審?fù)ㄟ^(guò)后方可正式發(fā)布。四、文書(shū)發(fā)布與傳遞（一）發(fā)布1.發(fā)布渠道：根據(jù)文書(shū)的性質(zhì)和受眾范圍，選擇合適的發(fā)布渠道，如公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、公告欄、紙質(zhì)文件等。2.發(fā)布流程：通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布的文書(shū)，由專人負(fù)責(zé)上傳，并確保發(fā)布信息的準(zhǔn)確性和完整性。通過(guò)電子郵件發(fā)布的文書(shū)，應(yīng)在郵件主題中注明文件編號(hào)和標(biāo)題，并發(fā)送給相關(guān)人員。在公告欄發(fā)布的文書(shū)，應(yīng)確保張貼位置明顯、易于查看，并定期更新。紙質(zhì)文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)按照文件發(fā)放范圍進(jìn)行打印、裝訂，并及時(shí)分發(fā)到相關(guān)部門(mén)和人員手中。（二）傳遞1.傳遞方式：文書(shū)傳遞可采用專人送達(dá)、郵寄、快遞等方式。2.傳遞要求：重要文件或緊急文件應(yīng)采用專人送達(dá)的方式，確保文件及時(shí)、安全送達(dá)收件人手中。采用郵寄或快遞方式傳遞文件時(shí)，應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并保留快遞單號(hào)作為傳遞憑證。文書(shū)傳遞過(guò)程中，應(yīng)做好登記和簽收手續(xù)，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性和可追溯性。五、文書(shū)簽收與登記（一）簽收1.收件人收到文書(shū)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收。簽收時(shí)，應(yīng)檢查文件的完整性和密封性，如發(fā)現(xiàn)文件有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文部門(mén)聯(lián)系。2.簽收方式：可采用簽字、蓋章或電子簽收等方式。電子簽收應(yīng)確保簽收信息的真實(shí)性和可靠性。（二）登記1.設(shè)立文書(shū)登記簿，對(duì)收到的文書(shū)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文部門(mén)、發(fā)文日期、簽收日期、簽收人等。2.文書(shū)登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保信息的完整性和可查詢性。六、文書(shū)傳閱與存檔（一）傳閱1.對(duì)于需要多個(gè)部門(mén)或人員傳閱的文書(shū)，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進(jìn)行傳遞。傳閱順序一般按照文件涉及部門(mén)的主次關(guān)系和重要程度確定。2.傳閱過(guò)程中，傳閱人應(yīng)在文書(shū)傳閱單上簽字，并注明傳閱日期，以記錄文件的傳閱軌跡。3.傳閱完畢后，文書(shū)應(yīng)及時(shí)歸還到指定的存檔部門(mén)或人員手中。（二）存檔1.文書(shū)處理完畢后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行存檔。存檔期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期存檔。2.存檔文件應(yīng)進(jìn)行分類整理，編制目錄索引，便于查找和查閱。3.建立電子檔案系統(tǒng)，對(duì)重要文件進(jìn)行電子存檔，確保檔案信息的安全、完整和可檢索。七、文書(shū)借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱文書(shū)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱人應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時(shí)歸還所借文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱過(guò)程中，借閱人應(yīng)妥善保管所借文件，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文件。如因保管不善造成文件丟失或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文書(shū)檔案的，可直接到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.外部單位或人員因特殊原因需要查閱公司文書(shū)檔案的，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱過(guò)程中，應(yīng)安排專人陪同，查閱內(nèi)容僅限于批準(zhǔn)范圍內(nèi)的文件。3.查閱人應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或撕毀文件。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。八、文書(shū)保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶資料等重要信息的文書(shū)。2.尚未公開(kāi)的公司決策、計(jì)劃、戰(zhàn)略等文件。3.其他按照公司規(guī)定需要保密的文書(shū)。（二）保密措施1.對(duì)保密文書(shū)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確標(biāo)注"機(jī)密"、"秘密"等字樣，并注明保密期限。2.采用加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，對(duì)電子保密文書(shū)進(jìn)行安全管理。3.嚴(yán)格限制保密文書(shū)的傳閱范圍，僅限經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員閱讀和處理。4.對(duì)接觸保密文書(shū)的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。5.保密文書(shū)的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保信息徹底銷毀，防止泄露。九、文書(shū)銷毀管理（一）銷毀范圍1.已過(guò)保存期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文書(shū)。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無(wú)效的文書(shū)。3.涉及公司機(jī)密且已不再需要的文書(shū)。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門(mén)定期對(duì)需要銷毀的文書(shū)進(jìn)行清理和鑒定，編制《文書(shū)銷毀清單》。2.《文書(shū)銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)文書(shū)銷毀工作。銷毀過(guò)程中，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式確保文書(shū)信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《文書(shū)銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔保存。十、文書(shū)管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的文書(shū)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查文書(shū)起草、審核、發(fā)布、傳遞、簽收、登記、傳閱、存檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立文書(shū)管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將文書(shū)管理工作納入各部門(mén)績(jī)效考核體系