公司專用章管理制度

公司專用章管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司專用章的管理，規(guī)范專用章的使用流程，確保公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各類專用章，包括但不限于合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法人章等。涉及公司對(duì)外發(fā)文、合同簽訂、財(cái)務(wù)結(jié)算、稅務(wù)申報(bào)等重要事務(wù)的印章使用均需遵循本制度。3.基本原則依法依規(guī)原則：印章的使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)印章的保管和使用，確保責(zé)任落實(shí)到人。審批備案原則：印章使用前需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并進(jìn)行使用備案，以便追溯和查詢。安全保密原則：加強(qiáng)印章保管的安全措施，防止印章被盜用、冒用或丟失，確保印章信息安全。二、專用章的種類及用途1.合同專用章用于公司對(duì)外簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。2.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。3.發(fā)票專用章用于公司開具各類發(fā)票時(shí)使用。4.法人章用于特定的財(cái)務(wù)文件、銀行結(jié)算等需要法人簽字確認(rèn)的場(chǎng)合，通常與財(cái)務(wù)專用章配合使用。5.其他專用章根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)設(shè)立的其他專用章，其用途由公司另行規(guī)定。三、專用章的刻制與啟用1.刻制申請(qǐng)因業(yè)務(wù)需要刻制專用章時(shí)，由使用部門填寫《專用章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、使用范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政部門審核。2.審核批準(zhǔn)行政部門對(duì)刻制申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查印章需求的必要性、名稱及用途的合規(guī)性等。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.刻制流程經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章制作單位進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。刻制完成后，由行政部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取印章，并進(jìn)行登記備案。4.啟用程序新刻制的專用章啟用前，行政部門需填寫《專用章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、印章名稱、編號(hào)等信息，并附印模。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可正式啟用。同時(shí)，行政部門應(yīng)將印章啟用信息通知相關(guān)部門和人員。四、專用章的保管1.保管人員職責(zé)設(shè)立專門的印章保管人員，負(fù)責(zé)印章的日常保管工作。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度。確保印章存放安全，做到專柜存放、專人保管，防止印章被盜用、丟失或損壞。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將印章交予他人使用或帶出保管場(chǎng)所。定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.保管場(chǎng)所安全措施印章保管場(chǎng)所應(yīng)具備完善的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、保險(xiǎn)柜等，確保印章存放安全。保險(xiǎn)柜應(yīng)設(shè)置密碼和鑰匙雙重鎖具，密碼由保管人員妥善保管，鑰匙由行政部門指定專人保管。開啟保險(xiǎn)柜時(shí)，需保管人員和指定專人同時(shí)在場(chǎng)。印章保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥，防止印章受潮、生銹或損壞。3.印章交接印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)填寫《專用章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接日期等信息，并簽字確認(rèn)。交接過程應(yīng)由行政部門派人監(jiān)交，確保交接手續(xù)完整、準(zhǔn)確。交接完成后，原保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)資料全部移交新保管人員，并對(duì)印章的保管和使用情況進(jìn)行說明。五、專用章的使用1.使用申請(qǐng)使用專用章時(shí)，需填寫《專用章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事由、用章文件名稱、份數(shù)、使用部門、申請(qǐng)人等信息。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同等文件，還需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程一般事項(xiàng)用章：由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，即可使用。重要事項(xiàng)用章：涉及金額較大的合同、對(duì)外擔(dān)保、重大投資等重要事項(xiàng)的用章，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可使用印章。緊急事項(xiàng)用章：如遇緊急情況，無法按照正常審批流程進(jìn)行用章時(shí)，申請(qǐng)人可電話請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用章，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。3.用章登記印章保管人員應(yīng)對(duì)每一次用章進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用章日期、用章文件名稱、用章事由、申請(qǐng)人、審批人等信息。登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以便查詢和追溯。4.用章要求嚴(yán)格按照審批后的用途和范圍使用印章，不得擅自更改用章內(nèi)容或擴(kuò)大用章范圍。印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。使用印章時(shí)，應(yīng)使用紅色印油，禁止使用其他顏色印油或在印章上涂抹其他物質(zhì)。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因工作需要確需先行加蓋印章的，必須在蓋章后立即填寫文件內(nèi)容，并確保填寫內(nèi)容與審批內(nèi)容一致。六、專用章的停用與銷毀1.停用原因?qū)Ｓ谜乱蚬久Q變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。2.停用申請(qǐng)由使用部門或保管人員填寫《專用章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政部門審核。3.審核批準(zhǔn)行政部門對(duì)停用申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.停用程序經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門和人員該印章已停用，并收回印章。同時(shí)，在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用公告，確保全體員工知曉。5.銷毀程序?qū)τ谕Ｓ玫膶Ｓ谜?，由行政部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《專用章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄印章名稱、編號(hào)、停用日期、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀方式可采用切割、粉碎等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)由行政部門派人監(jiān)督，并拍照或錄像留存，以備查考。銷毀完成后，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在《專用章銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在印章管理檔案中。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)專用章的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查印章管理制度的執(zhí)行情況、用章審批流程的合規(guī)性、印章保管的安全性等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.日常檢查監(jiān)督行政部門負(fù)責(zé)對(duì)專用章的日常保管和使用情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，定期檢查印章保管場(chǎng)所的安全設(shè)施、印章登記臺(tái)賬等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促保管人員整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用專用章的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、責(zé)令改正；情節(jié)嚴(yán)重的，追究相關(guān)人員的責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損