公文處理培訓(xùn)講義.ppt

1、公文處理基礎(chǔ)知識(shí),為什么要學(xué)習(xí)和加強(qiáng)公文處理知識(shí)？,做好公文處理是依法行政的重要保證； 做好公文處理是加強(qiáng)機(jī)關(guān)建設(shè)的必然要求； 做好公文處理是每個(gè)國(guó)家公務(wù)人員應(yīng)該掌握的基本技能和應(yīng)盡的職責(zé)； 目前公文處理工作存在的問(wèn)題比較多。,第一講公文的一般知識(shí) 第二講公文的基本格式和常見(jiàn)問(wèn)題 第三講公文的行文規(guī)則和常見(jiàn)問(wèn)題 第四講公文處理的基本知識(shí) 第五講常用文種寫(xiě)作,第一講 公文概述,一、公文的基本含義,公文即公務(wù)文書(shū)，是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理過(guò)程中形成的具有法定效用和規(guī)范格式的文件材料，是辦理公務(wù)的重要工具。,一、公文的基本含義公文的基本含義可以從四個(gè)方面理解：公文形成的主體是

2、國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織；公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理；公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料；公文是辦理公務(wù)重要工具之一。,一、公文的基本含義,行政公文是應(yīng)用文的重要組成部分，不僅在國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)通用，而且還通用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位和群眾團(tuán)體，使用范圍非常廣泛。 行政公文是一種法定公文，它的種類(lèi)、格式、行文規(guī)則、辦理及管理，都有明確的要求： 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式,二、公文的作用,（一）發(fā)布政令，傳達(dá)決策； （二）指導(dǎo)工作，推動(dòng)工作； （三）工作依據(jù)，檢查憑證； （四）溝通信息，聯(lián)系公務(wù)； （五）宣傳教育，統(tǒng)一思想。,三、公文的特點(diǎn),1、公文有法定的作者； 2、

3、公文有法定的權(quán)威； 3、公文有特定的效用； 4、公文有規(guī)范的體式； 5、公文有規(guī)定的處理程序。,四、公文的分類(lèi),1、按使用范圍劃分： 專(zhuān)用公文：由具有專(zhuān)門(mén)職能的機(jī)關(guān)，根據(jù)特殊需要而使用的具有特定內(nèi)容和格式的公文。如外交領(lǐng)域的國(guó)書(shū)、照會(huì)、條約等；司法機(jī)關(guān)的起訴書(shū)、判決書(shū)；衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法文書(shū)。此外，軍務(wù)公文、經(jīng)濟(jì)公文、教育公文等。 通用公文：是通行于各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的公文。如通知、請(qǐng)示、報(bào)告等。,四、公文的分類(lèi),2、按作用劃分 知照性公文； 成務(wù)性公文。,3、按行文方向劃分 上行文、下行文、平行文： (1)上行性公文：下級(jí)向上級(jí)呈送的公文。 文種：請(qǐng)示報(bào)告意見(jiàn) 行文方式：逐級(jí)行文越級(jí)行文 (

4、2)下行性公文：上級(jí)向下級(jí)遞送的公文。 文種：命令 決定 通報(bào) 批復(fù) 會(huì)議紀(jì)要 行文方式：逐級(jí)行文多級(jí)行文越級(jí)行文 (3)平行性公文：同級(jí)或不相隸屬的機(jī)關(guān)、團(tuán)體 和單位之間的行文。 文種：函公告,四、公文的分類(lèi),五、公文的標(biāo)準(zhǔn)化,行政機(jī)關(guān)公文處理的目標(biāo)：規(guī)范化、制度化、科學(xué)化 規(guī)范化：是指公文處理的每項(xiàng)程序、操作都要遵循一定的規(guī)程、方式和要求，完成結(jié)果要達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格。 制度化：是規(guī)范化在一定程度上上升為法制化，或紀(jì)律化，在公文處理中建立并執(zhí)行一整套的處理制度。 科學(xué)化：是指公文處理的規(guī)范、制度應(yīng)當(dāng)建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上，符合公文處理運(yùn)行的規(guī)律和實(shí)際。 對(duì)于科學(xué)化的含義進(jìn)一步延伸，還應(yīng)當(dāng)包括公

5、文處理中運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，采用現(xiàn)代化的辦公手段。,五、公文的標(biāo)準(zhǔn)化,八十年代前，專(zhuān)項(xiàng)的、零散的，沒(méi)有形成完整的制度。 1981年2月，國(guó)務(wù)院辦公廳：國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法； 1987年2月，國(guó)務(wù)院辦公廳：國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法； 1993年國(guó)務(wù)院辦公廳再次修訂：國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 ； 2000年8月，國(guó)務(wù)院：國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法。,六、公文處理的原則和基本要求,1政治性； 2實(shí)事求是； 3精簡(jiǎn)、準(zhǔn)確； 4及時(shí)、高效； 5安全、保密。,七、行政公文文種簡(jiǎn)介,現(xiàn)行黨委機(jī)關(guān)常用公文14種： 決議決定指示意見(jiàn)通知 通報(bào)公報(bào)報(bào)告請(qǐng)示批復(fù) 條例規(guī)定函會(huì)議紀(jì)要 現(xiàn)行國(guó)家行政機(jī)關(guān)常用公文13

6、種： 命令（令）決定公告通告 通知通報(bào)議案報(bào)告請(qǐng)示 批復(fù)意見(jiàn)函會(huì)議紀(jì)要,七、行政公文文種簡(jiǎn)介,（一）命令（令） 是國(guó)家高層權(quán)力機(jī)關(guān)及其主要負(fù)責(zé)人為處理重大或緊急事項(xiàng)而頒發(fā)的一種強(qiáng)制性公文。 適用于發(fā)布法規(guī)、宣布重大行動(dòng)和舉措，嘉獎(jiǎng)有關(guān)人員等。 注意：個(gè)人發(fā)布命令時(shí)，必須代表組織，因此必須冠以職務(wù)名稱(chēng)。 黨內(nèi)不發(fā)命令。,七、行政公文文種簡(jiǎn)介,（二）決定 適用于對(duì)重大事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 （三）公告 適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。 （四）通告 適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。,七、行政公文文種簡(jiǎn)介,（五）通知 在一

7、定系統(tǒng)內(nèi)或個(gè)別范圍內(nèi)告知事項(xiàng)的一種公文。 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。,七、行政公文文種簡(jiǎn)介,（六）通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批判錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。 （七）議案 適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。 （八）報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。 （九）請(qǐng)示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。,七、行政公文文種簡(jiǎn)介,（十）批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。 （十一）意見(jiàn) 適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。 （十二）函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)

8、之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn) 題，向有關(guān)部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 （十三）會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。,現(xiàn)行國(guó)家行政機(jī)關(guān)的常用公文13種： 命令（令）決定公告通告 通知通報(bào)議案報(bào)告請(qǐng)示 批復(fù)意見(jiàn)函會(huì)議紀(jì)要,第二講公文格式及常見(jiàn)問(wèn)題,一、公文用紙要求,2001年1月1日實(shí)施的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：我國(guó)行政機(jī)關(guān)公文用紙一律采用長(zhǎng)297毫米、寬210毫米的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。 中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例規(guī)定：黨委公文可用16K，也可用A4。目前，實(shí)際使用的均是16K。,國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定，凡未作特殊說(shuō)明，公文中圖文的顏色均為黑色。,二、公文圖文的顏色,三、公文的排版規(guī)格

9、與印刷裝訂要求,1、排版規(guī)格公文標(biāo)題居中排一行或數(shù)行，用2號(hào)標(biāo)宋體。正文用3號(hào)仿宋體。一般每面排22行，每行28個(gè)字，從左至右橫寫(xiě)橫排。 2、印刷要求雙面印刷；版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。 3、裝訂要求左側(cè)裝訂。訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各l4處，允許誤差4mm。,四、各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則及常見(jiàn)問(wèn)題,黨政機(jī)關(guān)正式公文基本要素16個(gè)： 版頭、秘級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、橫隔線、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記。 根據(jù)位置，將這些要素劃分為眉首、主體、版記三部分。,眉

10、首 置于公文首頁(yè)紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱(chēng)訓(xùn)眉首,主體 置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱(chēng)主體,版記 置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱(chēng)版記,主體,四、各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則及常見(jiàn)問(wèn)題,（一）眉首 又稱(chēng)文頭、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)正式公文的眉首一般由版頭、秘級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人組成。,份號(hào),秘密等級(jí)和 保密期限,空一字,版頭,發(fā)文字號(hào),（一）眉首,1、版頭。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)加上“文件”二字組成，置于公文首頁(yè)上部居中，用莊重、醒目的字體套紅印刷。 “紅頭文件”。文件的首頁(yè)上端，印有“文件”字樣的紅色大字。 “白頭文件”。即不用版頭的文件，一般用于印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人的講話等文字

11、材料。,（一）眉首,2、密級(jí)。公文的秘密等級(jí)。秘密等級(jí)依次分為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三種。有保密要求的公文應(yīng)確定具體密級(jí)。 3、緊急程度。對(duì)于事關(guān)重大、需要緊急傳遞和辦理的公文，應(yīng)標(biāo)明緊急程度，以便跟一般公文區(qū)分開(kāi)來(lái)。 不是事關(guān)重大、需要緊急辦理的公文，不得標(biāo)注此項(xiàng)。 秘密等級(jí)、緊急程度應(yīng)視文件內(nèi)容需要標(biāo)注。黨委文件規(guī)定標(biāo)左上角，政府文件標(biāo)右上角。,（一）眉首,4、發(fā)文字號(hào) 由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)三部分組成，位于文件名稱(chēng)之下、橫隔線之上的正中位置。 固定模式為： 機(jī)關(guān)代字 + 年份 + 順序號(hào),（一）眉首：4、發(fā)文字號(hào)：機(jī)關(guān)代字 + 年份 + 順序號(hào),機(jī)關(guān)代字：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)

12、的極度簡(jiǎn)縮。一經(jīng)確定，不得隨意改動(dòng)。如： 商發(fā)商政發(fā)、商政衛(wèi)發(fā); 陜政字商政字商政衛(wèi)字 商政函商政衛(wèi)函 上行文一律用“字”，下行文一律用“發(fā)”，平行文一律用“函。 年份：發(fā)文當(dāng)年的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字寫(xiě)全，不得縮寫(xiě)，如把1999年減縮為“99”。年份加六角括號(hào)，不得用圓括號(hào)或別的括號(hào)。 序號(hào)：是機(jī)關(guān)發(fā)文的流水號(hào)，當(dāng)年所發(fā)的第一份公文是1號(hào)，以后依次順排即可。序號(hào)前不加“第”字，數(shù)字前面也不加“0”。 如：商政衛(wèi)發(fā)200733號(hào),機(jī)關(guān)代字,年份,序號(hào), 六角括號(hào),（一）眉首,5、簽發(fā)人 上報(bào)公文應(yīng)在發(fā)文字號(hào)同一行的右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”?！昂灠l(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名?！昂灠l(fā)人”一項(xiàng)的具體位置，行政公文

13、跟黨的公文一樣，都規(guī)定標(biāo)在紅頭下方右側(cè)，也就是發(fā)文字號(hào)右邊。,平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè) 簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。,居左空1字,居右空1字,主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。,（一）眉首,6、橫隔線 隔開(kāi)公文版頭部分與公文主體部分的紅色橫線 黨委機(jī)關(guān)一般為中間帶有實(shí)心五角星的紅色橫線 政府機(jī)關(guān)一般為一條完整的紅色橫線 橫隔線位于發(fā)文字號(hào)下方,（二）主體,主體也稱(chēng)正文，一般包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正

14、文、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印章、附件7個(gè)部分。,（二）主體,1、標(biāo)題 公文標(biāo)題的作用，一是提示內(nèi)容、點(diǎn)明主題，使人一目了然；二是給公文定名，便于收文機(jī)關(guān)登記管理，便于查找詢(xún)問(wèn)。 公文標(biāo)題位于間隔橫線下方，居中排列，字號(hào)大于正文。 應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、公文主要內(nèi)容和文種三部分組成： 發(fā)文機(jī)關(guān)+（關(guān)于）事由+（的）文種 例如：國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于調(diào)整中國(guó)人民銀行貨幣政策委員會(huì)組成人員的通知 商洛市衛(wèi)生局關(guān)于組織開(kāi)展年度目標(biāo)責(zé)任督查活動(dòng)的通知,（二）主體,公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 不能以引用文件字號(hào)代替內(nèi)容提要。,公文標(biāo)題方面存在的問(wèn)題,要素

15、不全，隨意省略發(fā)文機(jī)關(guān)； 標(biāo)題內(nèi)容不精煉，不明確，不規(guī)范： A、不明確。例如關(guān)于盡快修復(fù)三號(hào)公路的請(qǐng)示 B、不簡(jiǎn)煉。例如縣人民政府在工業(yè)會(huì)議后為貫徹省政府關(guān)于開(kāi)展增產(chǎn)節(jié)約運(yùn)動(dòng)的指示根據(jù)本縣情況提出措施計(jì)劃并增產(chǎn)指標(biāo)向市政府的報(bào)告 C、不規(guī)范。例如，呈報(bào)擴(kuò)建校舍由 轉(zhuǎn)發(fā)監(jiān)察部監(jiān)發(fā)20042號(hào)文件的通知 文種使用不當(dāng)。主要是請(qǐng)示報(bào)告不分，報(bào)告夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，甚至自造文種，如關(guān)于xxx問(wèn)題的請(qǐng)示報(bào)告、關(guān)于xxx問(wèn)題的匯報(bào)，等等。 標(biāo)題過(guò)多使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。,（二）主體,2、主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)就是受理公文的機(jī)關(guān)，俗稱(chēng)“抬頭”。主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱(chēng)，位于公文標(biāo)題下方，正文上

16、方，頂格排印，與標(biāo)題之間上下空一行距離。 向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，特別是上行文中的請(qǐng)示，一般只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如需其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。,（二）主體,3、正文 公文的主體。即公文的具體內(nèi)容，是公文的核心部分，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。 正文的寫(xiě)法從內(nèi)容上講，要把事情交待清楚，什么事、什么問(wèn)題，準(zhǔn)確無(wú)誤。觀點(diǎn)要鮮明。需要受文單位做什么，解決什么問(wèn)題，準(zhǔn)確明白。 從形式上講，條理層次清楚，文字簡(jiǎn)練確切，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)準(zhǔn)確無(wú)誤，篇幅力求短。 較長(zhǎng)的公文一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾三部分組成。,正文書(shū)寫(xiě)時(shí)需注意： 首先，需要使用序數(shù)符號(hào)標(biāo)明層次時(shí)，一般第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用：“1.”，第四層

17、用“（1）”。 其次，排印正文時(shí)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)尾隨文后，即點(diǎn)號(hào)不能打頭，標(biāo)號(hào)不要拆開(kāi)。數(shù)字、年份也不能拆開(kāi)回行。 第三，公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。年份一律使用公歷年份的全稱(chēng)，如1978年、2003年不能略為78年、03年。同一文件中同類(lèi)數(shù)量的表示方法應(yīng)前后一致。 第四，引文表述要準(zhǔn)確。,（二）主體,4、附件 附件是對(duì)公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或參考材料。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，機(jī)關(guān)署名或成文時(shí)間之前標(biāo)識(shí)。 附件的格式為： 附件：序號(hào) + 標(biāo)題 + 件數(shù),（二）主體,5、發(fā)文機(jī)關(guān)（落款）

18、 指正文之后、附件之下所署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。 黨的機(jī)關(guān)公文要求署名，署名用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，位于正文下方偏右。 行政公文不要求一定署名，根據(jù)情況，可署可不署。如有署名，位置同黨的公文。如不署名，公章蓋在成文日期上。,（二）主體,6、成文日期 公文制成的時(shí)間。 成文日期應(yīng)寫(xiě)明年、月、日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方。 政府公文用漢字，黨的公文用阿拉伯?dāng)?shù)字。 成文日期是文件生效和查閱的重要依據(jù)，要準(zhǔn)確、完備、具體，不能忽視。,（二）主體,7、印章 印章是發(fā)文機(jī)關(guān)表示對(duì)公文負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。 公文除會(huì)議紀(jì)要外，都應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。 用印位置居成文日期中間偏上，總的要求是“上不壓正文，下騎年蓋月”。用印

19、要端正、清晰。,上不壓正文、下不離日期、騎年蓋月，上距正文l行之內(nèi)，也就是不到一行的空白。,（三）版記,版記部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記3項(xiàng)。 版記中各要素下均加一條反線。 版記的位置在公文最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。,版記部分,（三）版記,1、主題詞 公文主題詞是為適應(yīng)辦公自動(dòng)化的需要，在實(shí)踐中總結(jié)出來(lái)的能表達(dá)公文基本內(nèi)容的規(guī)范化的單詞和詞組。主題詞要能反映公文的主要內(nèi)容和文種。 所有的公文都要標(biāo)注主題詞，上報(bào)的公文要求更嚴(yán)格， 要按上級(jí)機(jī)關(guān)的要求和公文主題詞表標(biāo)注。商洛市政府機(jī)關(guān)目前使用的是市政府辦公室2002年印發(fā)的公文主題詞表。 主題詞標(biāo)于文尾部分抄送欄之上，數(shù)量一

20、般3-5個(gè)，以先內(nèi)容、后形式的順序排列。標(biāo)注主題詞應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范。,（三）版記,2、抄送機(jī)關(guān) 抄送機(jī)關(guān)指主送機(jī)關(guān)之外的其他需要閱知公文內(nèi)容的上級(jí)、下級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)。 抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)標(biāo)注于主題詞下方，印制版記(印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間、份數(shù))上方。 抄送機(jī)關(guān)的名稱(chēng)用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。,（三）版記,標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)需注意： 抄送機(jī)關(guān)不能濫抄濫送，也不能漏抄漏送。如：抄送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人抄送機(jī)關(guān)內(nèi)部科室， “抄報(bào)”、“檔（二）”等； 請(qǐng)示公文不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)； 向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文要抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)；向下轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，不要再抄送上級(jí)機(jī)關(guān)。,（三）版記,3、印制版記 由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)、印發(fā)日期、印制份數(shù)組成，位于

21、公文末頁(yè)下端，抄送欄之下，左端標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)，右端標(biāo)注印發(fā)日期。 印發(fā)機(jī)關(guān)。一般是發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公機(jī)構(gòu)，如市政府文件的印發(fā)機(jī)關(guān)統(tǒng)一為市政府辦公室；市衛(wèi)生局文件的印發(fā)機(jī)關(guān)統(tǒng)一為市衛(wèi)生局辦公室。 印發(fā)日期。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。是實(shí)際印制的日期，與公文的成文日期意義不同。 印制份數(shù)。標(biāo)注在印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期欄之下右側(cè)，標(biāo)注有“（共印XXX份）”。,第三講行文規(guī)則及常見(jiàn)問(wèn)題,一、行文規(guī)則的含義 行文規(guī)則是指各級(jí)機(jī)關(guān)公文往來(lái)時(shí)需要共同遵守的制度和原則。它對(duì)行文關(guān)系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的基本方向。 根據(jù)公文授受機(jī)關(guān)的工作關(guān)系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平

22、行文。,二、行文方式 行文方式是根據(jù)行文關(guān)系、行文方向以及公文性質(zhì)、效力范圍等多種因素而確定的公文發(fā)布、傳遞的方式。行文方式從不同角度可以有不同的分類(lèi)： （一）按公文性質(zhì)不同，有行文與正式行文兩種提法 （二）按發(fā)布、傳遞范圍不同，有內(nèi)部公文和外發(fā)公文兩種提法 （三）按公文遞送途徑不同，有直接行文和間接行文兩種形式,二、行文方式 （四）按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和公文的發(fā)送、效力范圍不同，有以下四種形式 1逐級(jí)行文。 2多級(jí)行文。 3公開(kāi)發(fā)布。 4越級(jí)行文。,三、行文方面常見(jiàn)的不規(guī)范行為,（一）文種使用不規(guī)范 1、請(qǐng)示報(bào)告不分 請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事；報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)； 2、不相隸屬機(jī)關(guān)之間使用上行文種 無(wú)隸

23、屬關(guān)系機(jī)關(guān)或部門(mén)之間一律以函行文，不得使 用上行文種或下行文種； 3、濫用文種 非法律、法規(guī)規(guī)定可用使用命令（令）的機(jī)關(guān)，一 律不得使用命令（令）；非重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)不 得使用公告。,（二）行文主體不規(guī)范 1、越權(quán)行文 部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)行文 業(yè)務(wù)主管部門(mén)向沒(méi)有隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā) 布指示性文件。 2、非同級(jí)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,（三）主送、抄送機(jī)關(guān)不規(guī)范：關(guān)于主送,行文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的內(nèi)容及發(fā)文、收文機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送機(jī)關(guān)，上行文應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持一個(gè)主送機(jī)關(guān)的作法，不能多頭主送。多頭主送往往造成受文機(jī)關(guān)之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問(wèn)題。 確定上行文主送機(jī)關(guān)的規(guī)范是： 請(qǐng)示，一般只

24、寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容，即針對(duì)具體公務(wù)活動(dòng)的職權(quán)歸屬寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。 除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送請(qǐng)示、意見(jiàn)和報(bào)告。,（三）主送、抄送機(jī)關(guān)不規(guī)范：關(guān)于抄送,抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。抄送范得當(dāng)， 有助于公文處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費(fèi)。 應(yīng)當(dāng)抄送的情況： （1）除主送機(jī)關(guān)外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)列為抄送機(jī)關(guān)； （2）向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)； （3）上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行

25、文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一個(gè)上 級(jí)機(jī)關(guān)； （4）下級(jí)因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)； （5）上級(jí)越級(jí)向下級(jí)行文時(shí)，可以抄送受文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。 不應(yīng)當(dāng)抄送的情況： （1）請(qǐng)示不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)； （2）接受抄送公文的機(jī)關(guān)不必再向其他機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送； （3）凡與公文辦理無(wú)關(guān)的單位一律不予抄送。,（三）主送、抄送機(jī)關(guān)方面的不規(guī)范行為,（1）多頭主送，主送個(gè)人 （2）越級(jí)行文 （3）抄送過(guò)濫,四、行文的基本規(guī)則,1、按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文的規(guī)則 2、授權(quán)行文的規(guī)則 3、聯(lián)合行文的規(guī)則 4、一般情況下不越級(jí)行文的規(guī)則 5、不越權(quán)行文的規(guī)則 6、“請(qǐng)示”不直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的規(guī)

26、則 7、“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事、只主送一個(gè)機(jī)關(guān)、不抄送下 級(jí)機(jī)關(guān)的規(guī)則 8、“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)的規(guī)則 9、公文由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則,公文寫(xiě)作常見(jiàn)問(wèn)題實(shí)例分析,關(guān)于邀請(qǐng)x校長(zhǎng)、x書(shū)記參加“10356211”工程奠基儀式 并致辭的請(qǐng)示報(bào)告 校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室并呈x校長(zhǎng)、x書(shū)記： 根據(jù)“校長(zhǎng)辦公會(huì)議決”，我院成立了專(zhuān)門(mén)的“10356211” 工程指揮小組，在校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和指揮小組的努力下，前期 準(zhǔn)備工作已經(jīng)就緒?，F(xiàn)定于十月二十一日舉行工程奠基儀 式，屆時(shí)想請(qǐng)x校長(zhǎng)、x書(shū)記參加儀式并致辭，請(qǐng)校長(zhǎng)辦公室提供方便。熱切盼望x校長(zhǎng)、x書(shū)記的到來(lái)！ 此致 敬禮！ 附件一：講話稿； 附件二：議程。

27、資環(huán)學(xué)院 2005年10月5日,第四講公文辦理,一、發(fā)文辦理,發(fā)文辦理：即制發(fā)公文的過(guò)程。包括：擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、編號(hào)登記、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。 主辦人擬稿科長(zhǎng)審核辦公室主任核稿 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)辦公室室復(fù)核、編號(hào)登記 主辦科室送印、校對(duì)辦公室用印主辦科室封發(fā)。,（一）公文擬稿擬稿應(yīng)注意以下事項(xiàng)：,1、符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。 2、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。 3、公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。 4、起草公文時(shí)正文一律打??；使用3號(hào)仿宋體字，每頁(yè)不超過(guò)22行；每行不超過(guò)

28、28個(gè)字。 5、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。 6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)；第一層為 “一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為 “（1）”。 7、應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 8、公文中的數(shù)字，除必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。,（二）公文審核,公文的核稿，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，要求公文核稿人員以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)文稿從內(nèi)容、文種、格式到會(huì)簽手續(xù)等方面嚴(yán)格衡量，逐字逐句審核，嚴(yán)格把關(guān)，杜絕不準(zhǔn)確、不規(guī)范的文件印發(fā)。,（三）公文簽發(fā),1、單位重大事項(xiàng)的決定和報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、 意見(jiàn)和報(bào)告，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。單位主要領(lǐng) 導(dǎo)外出時(shí)，由授權(quán)主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 2、單位內(nèi)部的下行

29、文可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 3、依據(jù)會(huì)議決定或者例行手續(xù)的下行文，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo) 授權(quán)，可由辦公室主任簽發(fā)，但需在審簽意見(jiàn)中 予以說(shuō)明。 4、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿，原則上不得再作改動(dòng)；確 需修改時(shí)，應(yīng)在修改后再送簽發(fā)人審簽。,（四）公文的復(fù)核、打印、校對(duì),打印的文件由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)。一般需經(jīng)過(guò)三人共同校稿，通過(guò)看稿、讀稿、核稿三道程序，每個(gè)程序都應(yīng)簽字，落實(shí)責(zé)任，保證校對(duì)質(zhì)量。經(jīng)校對(duì)后的清樣，交核稿人核對(duì)后，在終稿清樣上簽字后付印。 校對(duì)符號(hào)嚴(yán)格按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注。 嚴(yán)格控制文件印刷數(shù)量。主辦科處室應(yīng)按文件的發(fā)送范圍計(jì)算印刷份數(shù)，避免浪費(fèi),（五）公文用印,公文由單位機(jī)要人員負(fù)責(zé)用印。 審批手續(xù)不完備或不符合辦文要求

30、的不予用印。,（六）公文封發(fā),承辦科室負(fù)責(zé)文件的裝封、寄發(fā)。 封發(fā)文件前應(yīng)核對(duì)文件正文和附件是否齊全，有無(wú)缺頁(yè)、重頁(yè)，頁(yè)碼順序是否正確，發(fā)送單位的地址是否書(shū)寫(xiě)正確，有無(wú)漏發(fā)的單位，信封是否粘牢等。,二、收文辦理,收文辦理，指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程。包括：簽收、登記、審核、擬辦、 批辦、承辦、催辦等程序 。 常規(guī)處理職責(zé)分工是： 簽收、登記、審核-辦公室機(jī)要文書(shū) 分辦、擬辦-辦公室 批辦-單位領(lǐng)導(dǎo) 承辦-科室,三、公文歸檔,公文辦結(jié)后，應(yīng)按檔案法及有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。 公文立卷應(yīng)以本機(jī)關(guān)形成的公文為主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值進(jìn)行分類(lèi)、整理、立卷，正確反映公文形成的全過(guò)程，完整地反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，以便于查找和利用。,公文歸檔注意事項(xiàng),單位負(fù)責(zé)人外出參加會(huì)議收到的應(yīng)歸檔的公文等材料，使用后交辦公室檔案工作人員或由陪同參加會(huì)議的人員整理； 每年3月份為立卷、歸檔月，5月底前，各科室須將上年度應(yīng)整理歸檔