采購(gòu)部管理制度.doc

。采購(gòu)管理制度1、 總則采購(gòu)制度是嚴(yán)格按照公司的標(biāo)準(zhǔn)要求所制定。使其采購(gòu)過程簡(jiǎn)化、程序可循，做到有據(jù)可查、防范風(fēng)險(xiǎn)、降低成本，便于加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理，提高采購(gòu)工作的效率。所有的采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。2、 采購(gòu)部工作內(nèi)容及職責(zé)（一）熱愛本職工作，勤于學(xué)習(xí)新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場(chǎng)信息的積累。（二）廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。（三）負(fù)責(zé)公司工程所需材料的采購(gòu)工作。（四）負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護(hù)工作。（五）堅(jiān)決執(zhí)行各項(xiàng)采購(gòu)工作制度及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。（六）大項(xiàng)材料必須做招標(biāo)采購(gòu)，其他材料詢價(jià)必須三家供應(yīng)商以上參與。（七）積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗(yàn)收等實(shí)際情況，早知道，早處理。（八）及時(shí)協(xié)助財(cái)務(wù)部對(duì)照欠款數(shù)額或者合同要求安排對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款。（九）做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。（十）建立采購(gòu)檔案：將采購(gòu)相關(guān)資料進(jìn)行電子文檔和書面文檔分項(xiàng)管理；每一年的材料供銷合同與相關(guān)文檔統(tǒng)一管理；材料詢價(jià)單、材料詢比價(jià)表、材料審批表統(tǒng)一管理。（十一）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3、 工作指導(dǎo)流程采購(gòu)部作為一個(gè)職能部門，在項(xiàng)目的具體實(shí)施中擔(dān)負(fù)了不可推卸的重要責(zé)任， 采購(gòu)工作的好壞，直接影響了項(xiàng)目的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實(shí)用、完善的采購(gòu)工作流程是提高采購(gòu)效率，降低成本最有效的方法。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，采購(gòu)部需要項(xiàng)目部、行政管理中心、財(cái)務(wù)管理中心等各個(gè)部門的大力支持才能順利的完成采購(gòu)工作，每個(gè)部門之間的聯(lián)系需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為項(xiàng)目的順利實(shí)施做出各自的貢獻(xiàn)。（一）項(xiàng)目過程中指導(dǎo)流程 1、在項(xiàng)目的初始運(yùn)作階段，采購(gòu)部根據(jù)項(xiàng)目部的具體要求，配合進(jìn)行投標(biāo)的材料報(bào)價(jià)，以便更好的達(dá)到在以后的施工中控制成本的目的，更要避免發(fā)生投標(biāo)價(jià)低于實(shí)際采購(gòu)價(jià)的情況出現(xiàn)。 2、項(xiàng)目正式運(yùn)作后，采購(gòu)計(jì)劃由具體項(xiàng)目經(jīng)理提供項(xiàng)目用料清單（見附表1），經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，統(tǒng)一下達(dá)到采購(gòu)部。收到材料請(qǐng)購(gòu)單后，采購(gòu)部應(yīng)該在第一時(shí)間開始進(jìn)行所需材料的采購(gòu)準(zhǔn)備工作。 3、采購(gòu)部接到項(xiàng)目用料清單后，根據(jù)所需材料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求及項(xiàng)目所在地等實(shí)際情況，向公司已經(jīng)確定的合格供應(yīng)商中的3 家5家發(fā)出材料詢價(jià)單（見附表2）。供應(yīng)商根據(jù)要求確認(rèn)價(jià)格后對(duì)我司的材料詢價(jià)單簽字，蓋公章后回傳，簽字蓋章的材料詢價(jià)單會(huì)做為以后向供應(yīng)商付款的依據(jù)之一，需妥善保存。采購(gòu)評(píng)估委員會(huì)根據(jù)幾家供應(yīng)商的材料詢比價(jià)表（見附表3）進(jìn)行評(píng)價(jià)、定價(jià)后確定其中的一家或者幾家進(jìn)行供貨。由采購(gòu)負(fù)責(zé)人正確填寫材料審批表（見附表4），經(jīng)審批確定后，采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂材料供銷合同，同時(shí)向項(xiàng)目部通知其準(zhǔn)備收貨。 4、供應(yīng)商根據(jù)材料供銷合同安排生產(chǎn)運(yùn)輸，各項(xiàng)具體要求以與我司簽訂的供銷合同為準(zhǔn)。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書。 5、項(xiàng)目部所需材料到場(chǎng)后，應(yīng)由采購(gòu)員負(fù)責(zé)材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查，檢查中必須將供應(yīng)商的送貨單與我司的材料供銷合同相對(duì)照，質(zhì)量和數(shù)量都準(zhǔn)確無誤后才能進(jìn)行收貨，然后填寫物料驗(yàn)收記錄表（見附表5）及材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單（見附表6），相關(guān)責(zé)任人簽字后回傳采購(gòu)部。 6、項(xiàng)目完成后，采購(gòu)部根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合同條款安排付款。付款時(shí)，采購(gòu)部填寫統(tǒng)一的材料付款申請(qǐng)表（見附表7），同時(shí)向財(cái)務(wù)管理中心遞交此批次材料的材料付款審批表、材料供銷合同和物料驗(yàn)收記錄表。由財(cái)務(wù)管理中心根據(jù)材料供銷合同安排付款額度。 7、付款：供應(yīng)商應(yīng)于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財(cái)務(wù)管理中心在收到發(fā)票后即向供應(yīng)商付款。（二）合同管理指導(dǎo)流程 負(fù)責(zé)與客戶簽訂采購(gòu)合同，督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項(xiàng)。 1、合同簽訂：統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)合同樣本，主要體現(xiàn)產(chǎn)品明細(xì)及價(jià)格、主要技術(shù)參數(shù)、運(yùn)輸方式、到貨時(shí)間、質(zhì)保期等幾個(gè)大的方面。如大型設(shè)備盡可能的爭(zhēng)取扣留質(zhì)保金。 2、合同管理則按具體項(xiàng)目劃分，直接采購(gòu)部分按人頭細(xì)分，重點(diǎn)跟蹤供貨周期長(zhǎng)的產(chǎn)品執(zhí)行情況（型號(hào)、數(shù)量、貨期、運(yùn)輸?shù)龋?3、采購(gòu)合同管理：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)管理中心統(tǒng)一管理。（三）供應(yīng)商管理工作指導(dǎo)流程通過尋找新貨源、拓展供應(yīng)商范圍，加強(qiáng)老供應(yīng)商管理。每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次評(píng)定（其中以質(zhì)量、售前/后服務(wù)、交貨期、付款及價(jià)格等方面考核），對(duì)不合格供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，并進(jìn)行合格供應(yīng)商名錄備案（見附表8）。合格、長(zhǎng)期供應(yīng)商要進(jìn)行年度復(fù)核（查看生產(chǎn)能力、供應(yīng)能力、資質(zhì)證書（執(zhí)照年審）、產(chǎn)品證書等），并進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)定備案（見附表9）。（4） 采購(gòu)（比價(jià)）工作指導(dǎo)流程 熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、用途、產(chǎn)地等，瀏覽相關(guān)網(wǎng)站。按時(shí)按量按質(zhì)完成采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃指標(biāo)，積極開拓貨源市場(chǎng)，做到貨比三家，控制、降低采購(gòu)成本。如出現(xiàn)所采產(chǎn)品與采購(gòu)計(jì)劃不符，則其損失由具體采購(gòu)負(fù)責(zé)人承擔(dān)。對(duì)特殊產(chǎn)品采購(gòu)、按合同約定要求廠方提供相關(guān)證件或檢測(cè)報(bào)告。采購(gòu)活動(dòng)具體實(shí)施分以詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)三個(gè)方面，在比價(jià)和議價(jià)過程中做好記錄及備案，設(shè)備、材料物品比價(jià)議價(jià)記錄表（見附表10）。 1、詢價(jià) 詢價(jià)可以通過多種方式，包括網(wǎng)絡(luò)、電話查詢、面對(duì)直接供應(yīng)商、供應(yīng)商自我推銷、展會(huì)等多種渠道。確定部分適合長(zhǎng)期合作的合作伙伴的同時(shí)，也要不斷開拓新供應(yīng)商，尋找新產(chǎn)品，可采用少量進(jìn)貨的原則不斷改進(jìn)。 2、比價(jià) 對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行有效的核對(duì)（對(duì)具有可比性的廠家產(chǎn)品進(jìn)行比價(jià)）。對(duì)單項(xiàng)產(chǎn)品做到至少比價(jià)三家，以正規(guī)比價(jià)格式存于計(jì)算機(jī)或手工紀(jì)錄文字資料。在比價(jià)同時(shí)做出價(jià)格分析。 3、議價(jià) 在確定廠家后、進(jìn)行產(chǎn)品價(jià)格商務(wù)談判，盡量降低采購(gòu)成本，可通過多種方式進(jìn)行壓價(jià)（通?？梢砸怨局袠?biāo)價(jià)格低，要求降低采購(gòu)成本為由;以多家公司比較后相對(duì)競(jìng)爭(zhēng)為由;以拖延時(shí)間，給供應(yīng)商產(chǎn)生我們要更改采購(gòu)意向?yàn)橛?也可以與銷售推心置腹，為對(duì)方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分析。4、 崗位職責(zé)(1) 采購(gòu)部經(jīng)理 1、擬定采購(gòu)部門工作方針與目標(biāo)。 2、負(fù)責(zé)主要材料的采購(gòu)。 3、編制公司年度采購(gòu)計(jì)劃。 4、簽核材料供銷合同。 5、建立與改善采購(gòu)制度。 6、撰寫部門周報(bào)、周議題、月報(bào)及年目標(biāo)計(jì)劃。 7、主持采購(gòu)人員的教育培訓(xùn)。 8、建立與供應(yīng)商的良好關(guān)系。 9、主持或參與采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的會(huì)議，并做好部門間的協(xié)調(diào)工作。(2) 采購(gòu)員 1、負(fù)責(zé)次要材料的采購(gòu)。 2、協(xié)助采購(gòu)部經(jīng)理與供應(yīng)商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等。 3、采購(gòu)進(jìn)度的追蹤。 4、市場(chǎng)調(diào)查、定期開展供應(yīng)商考核。 5、協(xié)助采購(gòu)部經(jīng)理查訪廠商。 6、協(xié)助內(nèi)業(yè)人員建立供應(yīng)商采購(gòu)庫。(3) 采購(gòu)內(nèi)業(yè)人員 1、項(xiàng)目用料清單、材料詢價(jià)單、材料詢比價(jià)表、材料供銷合同、物料驗(yàn)收記錄表的登記和保管。 2、公司內(nèi)部采購(gòu)手續(xù)的申辦。 3、電腦作業(yè)與檔案管理。 4、建立供應(yīng)商采購(gòu)庫并及時(shí)更新。5、 內(nèi)部管理制度（一）采購(gòu)時(shí)效管理制度 所有的采購(gòu)計(jì)劃根據(jù)具體項(xiàng)目情況，確定哪些材料先到位，那些材料訂貨周期長(zhǎng)，力爭(zhēng)做到材料不耽誤項(xiàng)目實(shí)施的前提下，材料及時(shí)到位，不擠占、積壓公司采購(gòu)貨款。所有下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃、在供應(yīng)商供貨期沒有變更的情況下、按采購(gòu)計(jì)劃規(guī)定時(shí)間完成任務(wù)，做到及時(shí)采購(gòu)、及時(shí)跟蹤、及時(shí)發(fā)貨、及時(shí)反饋現(xiàn)場(chǎng)收貨情況及材料使用情況。（二）采購(gòu)崗位責(zé)任制 1、在部門經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，采購(gòu)負(fù)責(zé)公司所有采購(gòu)范圍內(nèi)的工作，其中包括設(shè)備、設(shè)備備件、各種材料等。 2、采購(gòu)應(yīng)嚴(yán)格遵守采購(gòu)程序，有效地進(jìn)行采購(gòu)，包括：采購(gòu)申請(qǐng)單的審查、詢價(jià)、比價(jià)、正式訂單的審查、合同審查、合同簽定和跟蹤貨物等。 3、不斷開辟建立新的物資供應(yīng)渠道，尋找物美價(jià)廉的物資，提高供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量，減少采購(gòu)費(fèi)用，節(jié)省開支，降低成本，獲得充分的物資供應(yīng)。 4、采購(gòu)合同的起草及審核，其中包括物資、設(shè)備、材料、材料加工、維修服務(wù)以及其它相關(guān)合同的談判、起草和審定。 5、提高工作效率、縮短采購(gòu)周期、提高經(jīng)濟(jì)效益。 6、對(duì)物資采購(gòu)工作要及時(shí)提出對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理意見，以及相關(guān)采購(gòu)的戰(zhàn)略措施，按實(shí)際需要與供應(yīng)廠商進(jìn)行商務(wù)談判，遵照技術(shù)先進(jìn)可靠、質(zhì)量好、價(jià)格低，服務(wù)優(yōu)良、交貨期有利的原則，對(duì)大型設(shè)備的采購(gòu)提出建設(shè)性意見。 7、在任職期間，嚴(yán)格履行本崗位的職責(zé)，廉潔自律。 8、定期向總經(jīng)理匯報(bào)本部門的周、月、年的工作匯報(bào)及計(jì)劃，并提出好的意見和建議。（三）聯(lián)動(dòng)責(zé)任 1、負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)協(xié)調(diào)做好合同管理、出入庫、發(fā)票清理和結(jié)款等工作。 2、及時(shí)與項(xiàng)目部，了解項(xiàng)目進(jìn)行情況和緊急情況變動(dòng)。 3、售后服務(wù)，由專人負(fù)責(zé)返修產(chǎn)品明細(xì)，其中包括產(chǎn)品、廠家、返修時(shí)間及聯(lián)系方式等。由具體采購(gòu)負(fù)責(zé)人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產(chǎn)品在最短的時(shí)間內(nèi)返還到工程現(xiàn)場(chǎng)。 4、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈(zèng)物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上情況，根據(jù)情節(jié)輕重，扣除1-3個(gè)月工資。 5、做好各部門及本部門內(nèi)的工作協(xié)調(diào)。 6、樹立公司形象，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，體現(xiàn)自我價(jià)值，為公司創(chuàng)造更多效益。 表1 項(xiàng)目用料清單編號(hào)：項(xiàng)目名稱訂購(gòu)日期預(yù)定交貨日交貨方法交貨地點(diǎn)保管部門序號(hào)物品名稱品牌規(guī)格單位數(shù)量備注合 計(jì)注：項(xiàng)目部依據(jù)圖紙要求做好數(shù)量統(tǒng)計(jì)。 申請(qǐng)人： 部門負(fù)責(zé)人簽字： 日期： 注：此表由項(xiàng)目部填寫，相關(guān)責(zé)任人簽字后回傳采購(gòu)部。非該項(xiàng)目經(jīng)理下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃概不采購(gòu)。項(xiàng)目用料清單中應(yīng)標(biāo)明：工程名稱、物品名稱、數(shù)量、規(guī)格（型號(hào)）、及相關(guān)技術(shù)參數(shù)等。采購(gòu)部接到采購(gòu)計(jì)劃后，將采購(gòu)計(jì)劃與項(xiàng)目合同進(jìn)行核對(duì)，如有更改之處，需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字才予采購(gòu)（其中包括數(shù)量增減、型號(hào)更改、增減項(xiàng)目等）。如項(xiàng)目經(jīng)理出差，可請(qǐng)示總經(jīng)理代簽或發(fā)電子文檔打印備案。表2材料詢價(jià)序號(hào)材料名稱規(guī)格數(shù)量質(zhì)量要求專票普票是否送貨及安裝保修年限備注報(bào)價(jià)單位名稱（蓋章）表3 材料詢比價(jià)表序號(hào)材料名稱規(guī)格單位數(shù)量公司名稱聯(lián)系人電話1價(jià) 格 信 息 比 較2345678910111213141516表4材料審批表 項(xiàng)目名稱： 供貨商名稱：序號(hào)名稱規(guī)格要求單位數(shù)量中標(biāo)單價(jià)（元）采購(gòu)單價(jià)（元）采購(gòu)合計(jì)（元）備 注123456合計(jì)經(jīng)辦人審核人采購(gòu)部：項(xiàng)目經(jīng)理：總經(jīng)理：財(cái)務(wù)中心：總辦：審批人董事長(zhǎng)：說明：此表各部門留存。 日期： 年 月 日表5物料驗(yàn)收記錄表項(xiàng)目名稱： 供應(yīng)商名稱： 編號(hào)：材料名稱品牌日期年 月 日數(shù)量抽樣數(shù)量驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)格檢驗(yàn)結(jié)果12345評(píng)定備注驗(yàn)收人： 項(xiàng)目經(jīng)理：注：此表由項(xiàng)目部填寫，相關(guān)責(zé)任人簽字后回傳采購(gòu)部。表6材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單編號(hào)： 年 月 日 供應(yīng)商名稱采購(gòu)單號(hào)材料名稱規(guī)格采購(gòu)數(shù)量交貨數(shù)量短缺退回?cái)?shù)量實(shí)收數(shù)量備注 收貨人： 項(xiàng)目經(jīng)理：注：此表由項(xiàng)目部填寫，相關(guān)責(zé)任人簽字后回傳采購(gòu)部。表7材料付款申請(qǐng)表供應(yīng)商名稱：采購(gòu)經(jīng)辦人：申請(qǐng)日期：年 月 日序號(hào)品種規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)(元)應(yīng)付金額(元)已付金額(元)本次實(shí)付金額(元)驗(yàn)收單號(hào)123456合計(jì)付款方式 1.現(xiàn)金 2.電匯 3.支票 4.網(wǎng)銀 收款人信息須附單據(jù)：材料進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃表采購(gòu)審批表 驗(yàn)收單采購(gòu)部核簽項(xiàng)目經(jīng)理采購(gòu)經(jīng)理總辦審計(jì)財(cái)務(wù)中心：總經(jīng)理出納實(shí)際付款日期表8 合格供應(yīng)商名錄序號(hào)物料名稱供應(yīng)商名稱地址聯(lián)系