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費用合同簽訂程序 G AP olic y&P ro c e du re G A905費費用用合合同同簽簽訂訂程程序序W al m a r t Ch i n aG ro up Co nf i d en ti al Pa ge1背景?隨著公司的發(fā)展?全國各店費用支出金額越來越大?為了加強(qiáng)費用支出的控制與管理?統(tǒng)一各店、各部門對于費用合同的理解與認(rèn)識?使各部門比較順暢地完成費用合同的簽訂、審批、錄入、以及付款等環(huán)節(jié)?提高各部門及財務(wù)部的工作效率?現(xiàn)特制定該費用合同簽訂程序?希望大家參考執(zhí)行。 費用合同的簽訂程序?大概流程圖? 一、確定要簽訂合同的種類公司政策規(guī)定?如果某項經(jīng)營業(yè)務(wù)支出金額較大?或該項業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)生的期間較長?一般在6個月或以上?則必須簽署書面合同。 未開業(yè)的店,根據(jù)自已店的實際情況,參照以下表格制定應(yīng)簽合同的計劃表。 已開業(yè)的店,在已簽訂合同到期前三個月內(nèi)確定續(xù)簽事宜?或與原供應(yīng)商合作或另找供應(yīng)商合作?。 合同類別合同名稱合同類別合同名稱服務(wù)類制服清洗合同租賃類打印機(jī)租賃合同員工餐飲合同復(fù)印機(jī)租賃合同一小時沖印郵寄合同卡板租賃垃圾清運合同滅蠅燈租賃合同日常清潔合同購物巴士租賃合同郵寄服務(wù)合同購物巴士停車場合同送貨合同顧客停車場合同與供應(yīng)商談判確定要簽訂的合同種類尋找供應(yīng)商尋找標(biāo)準(zhǔn)合同簽訂合同.合同錄入至合同系統(tǒng)G AP olic y&P ro c e du re G A905費費用用合合同同簽簽訂訂程程序序W al ma rt Ch in aG ro up Co nf id en ti al Pa ge2廣告合同外倉租賃合同感光廢液處理合同其他租賃合同管道疏通合同維修類點鈔機(jī)維保合同綠化保養(yǎng)合同其他維修合同I SD與工程部的維修合同由總部簽訂押鈔合同購銷類飲用水購買合同保安合同廢料售賣合同其他服務(wù)類合同其他費用購銷合同 二、尋找供應(yīng)商?審核供應(yīng)商資質(zhì)證明?一般對方需要提供以下證件?營業(yè)執(zhí)照原件,看營業(yè)執(zhí)照上是否有該項業(yè)務(wù)的經(jīng)營資格。 簽字人授權(quán)委托書原件。 如供應(yīng)商為個人,須查看其身份證。 合同中如有保險條款的?還需審核保單?如清潔合同中應(yīng)審核供應(yīng)商是否為清潔工購買保險。 三、尋找標(biāo)準(zhǔn)合同范本到公司的p ip e l in e上尋找相應(yīng)合同的范本,將與供應(yīng)商達(dá)成一致的條款填寫在標(biāo)準(zhǔn)范本的空格()內(nèi)。 如果需要增加標(biāo)準(zhǔn)范本中沒有包括的新條款?需分別與法律部和財務(wù)部溝通。 對于沒有標(biāo)準(zhǔn)合同范本的?簽署合同部門可以擬訂合同條款?并經(jīng)法律部審核。 四、我方簽字權(quán)限的確認(rèn)是否有權(quán)限簽署費用合同?應(yīng)按合同及付款審批權(quán)限政策界定。 如果簽署人的審批權(quán)限沒有達(dá)到公司的要求?則該份合同需要更高管理層加簽?加簽方式即可以是電子版也可以是手簽版。 政策中的金額標(biāo)準(zhǔn)是指合同有效期內(nèi)的總金額,如果是非固定金額合同?新店按預(yù)估數(shù)?已開業(yè)一年以上的店則按往年相同期限內(nèi)的實際金額定。 五、合同簽訂后?連同對方提供的以下證明存檔?授權(quán)委托書原件保險證明原件加蓋對方公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件GAP olic y&P ro ce du re GA905費費用用合合同同簽簽訂訂程程序序W al ma rt Ch in aG ro up Co nf id en ti al Pa ge3對方提供的與合同履行相關(guān)聯(lián)的其它證明文件復(fù)印件對方如為個人?并留存身份證復(fù)印件 六、錄入合同系統(tǒng)?錄入方法詳見合同錄入手冊需付款的合同錄入合同系統(tǒng)時必須有H OS T供應(yīng)商號碼?否則不能付款。 申請H OS T系統(tǒng)里費用供應(yīng)商號的方法請見公司網(wǎng)頁?或電話咨詢 tt p:/l ab c n n t sxx.h om eo ff ice.w al-ma rt./C N-p ip el in e/h om eo ff ice/f in an ce/wo rd/R eq ue st_V en do r_N um be r/R eq ue st_G uid eline.h tm簽訂合同時應(yīng)注意的問題? 一、簽署方的要求合同雙方或多方的名稱一定要與合同最后雙方或多方蓋公章的內(nèi)容一樣。 如果對方收款人與合同最后蓋公章的公司名稱不一致?則一定要對方提供證明并經(jīng)財務(wù)部同意。 二、費用計量方法合同中的“費用計量及支付方式”條款?如為固定金額?則應(yīng)寫明每天或每月或每年金額的大小寫。 如果為非固定金額的合同?則應(yīng)注明計量方法及計量單位和獲取最后金額的方法程序。 如果合同中既包括我方支付給對方的費用?又包括對方給我方的收入?那么在該條款中一定要分開注明各項內(nèi)容。 例如1?3411店的清潔費為每月50900元?每月對方收購商場可回收廢品3300元?每月對方收購商場潲水1300元。 那么合同中的“費用計量及支付方式”條款應(yīng)該包括以下幾個要素?a)甲方每月支付乙方清潔服務(wù)費伍萬零壹玖佰元整?R MB50900.00?b)乙方收購甲方商場潲水,乙方每月支付甲方人民幣?大寫?壹仟叁佰元整?R MB1300.00?c)乙方收購甲方商場可回收廢品,乙方每月支付甲方人民幣?大寫?叁仟叁佰元整?R MB3300.00?d)最后每月甲方支付乙方剩余費用人民幣?大寫?肆萬陸仟叁佰元整?R MB46300.00?。 GAP olic y&P ro ce du re GA905費費用用合合同同簽簽訂訂程程序序W al mart Ch in aG ro up Co nf identi al Pa ge4 三、合同有效期?合同中一定要有明確的合同生效日和合同到期日。 如果合同只有生效日沒有到期日或有到期日卻沒有生效日?則這樣的合同都視為不合格的合同。 如合同里有這樣描述的?本合同從雙方代表簽字并蓋章之日起生效?有效期至某年某月某日?則雙方代表簽字日期一定要相同且填寫清楚。 四、發(fā)票合