考勤系統(tǒng)人事管理.doc

人事管理1、在人事管理中打開建立人事檔案菜單,或在工具條中點擊人事檔案.功能: 建立員工的詳細數(shù)據(jù). 在此屏幕上可新增或修改員工的個人檔案,其中卡號,工號,姓名,部門,入職日期,計薪方式是必須輸入的項目. 當(dāng)使用本公司的SA，SB的5位卡號考勤機時,當(dāng)卡號的第五位=5時,系統(tǒng)會自動減5,如輸入卡號61234時,則系統(tǒng)處理為11234后變?yōu)?0011234八位,如在輸入員工檔案后,發(fā)現(xiàn)卡號輸錯了,可使用員工補卡登記功能修改.若此員工是免卡員工,請點選取免卡一項,若此員工的人事,考勤,工資資料需要保密,請點選資料保密一項.請注意：入職日期應(yīng)為員工正式打卡上班的日期。查詢員工資料時,可點擊人事資料查詢項,屏幕如下:想查詢某一部門或組別的人事檔案時,可雙擊左邊的部門或組別.想單獨查詢某員工有人事檔案時,可點擊左下角的按卡號后輸入卡號,或按工號后輸入工號,按回車鍵查詢.想了解員工的詳細資料時,請雙擊員工的記錄,或點擊人事資料登記.想進入組合查詢時,請點擊左上角的 進入組合查詢屏幕:如上圖所示,查詢?nèi)耸虏棵褡鍨闈h族且2002年1月1日以后入職的員工.請注意:在每選中一個條件后,請按回車鍵確認.在建立人事檔案時,可登記員工的相片,員工的相片請先存放在一個文件,可在kqwins目錄下建立一個photo子目錄以存放員工的相片.2、在人事管理中打開離職員工登記菜單,或在工具條中點擊離職登記.功能: 登記員工離職的資料 登記離職時,可按卡號或工號登記,輸入卡號或工號后按回車鍵,屏幕顯示此員工的人事檔案.輸入離職日期,離職方式,離職原因,按存盤即可.當(dāng)員工做離職登記后,此員工的卡號的最前一位將被改為1或以上的數(shù)字,如上圖,原卡號為00006879,離職登記后,卡號改為10006879,這樣,原來的感應(yīng)卡又可給新入職的員工使用. 當(dāng)員工做離職登記后,操作員發(fā)現(xiàn)此員工實際并沒有離職時,可點擊取消離職一項,做撤消離職登記處理,這樣此員工的檔案將回到人事檔案中,但卡號已改變,如10006879,一定要使用員工補卡登記功能將10006879改為0006879.離職員工資料查詢的方法可參考建立人事檔案中的查詢方法.3、在人事管理中打開員工請假登記菜單,或在工具條中點擊請假登記.功能: 登記員工請假的資料 請假資料可新增或修改，點新增后，可選擇輸入卡號或者工號，然后按回車，就可以知道你所要登記的人員的姓名，再填寫相應(yīng)的請假時間及請假方式。 請假原因可分為病假,事假,年假,補休等,若請假是帶薪假,請在請假有薪選項中選取有當(dāng)請假一天或一天以上時,請點選連續(xù)幾天請假選項.當(dāng)在一天之內(nèi)請假時,請點選一天內(nèi)請假選項.并且輸入請假起始時間.一天內(nèi)請假可分為三種情況:1)工作期間請假2)上班前請假3)下班前請假以下詳細說明一天內(nèi)請假的打卡情況 :如有一班制為: 08:00-12:00,13:30-17:30 有一員工請假時間為09:00-11:00,則為工作期間請假,此種情況請假出入不需打卡. 有一員工請假時間為08:00-09:00,則為上班前請假,此種情況請假在請假完來上班時,需要打卡.系統(tǒng)會自動改此員工當(dāng)天的班制為09:00-12:00,13:30-17:30 有一員工請假時間為10:30-12:00,則為下班前請假,此種情況請假在請假后下班時,需要打卡.系統(tǒng)會自動改此員工當(dāng)天的班制為08:00-10:30,13:30-17:30請注意請假分鐘的輸入,系統(tǒng)生成考勤數(shù)據(jù)時,當(dāng)天的工作時間=班制規(guī)定的出勤時間-請假時間。所以請假分鐘最好以小時為單位。4、在人事管理中打開員工補卡登記菜單功能: 補發(fā)或更換員工感應(yīng)卡.當(dāng)員工的感應(yīng)卡損壞或丟失或撤消離職登記造成卡號的改變時,請使用此功能更新員工的卡號.點擊新增,輸入原卡號卡后，按回車，系統(tǒng)會自動找到此人的姓名和部門和新卡號,點擊存盤即可.如上圖所示,卡號00000001改為00035897后,在人事檔案,打卡記錄及其他資料中的卡號都改為00026453.考勤管理1、在基本資料管理中打開部門班制定義菜單.功能: 安排登記每個部門或組別正常情況下所上的班制(即作息時間定義中的班制). 本系統(tǒng)是具有智能排班功能的考勤軟件系統(tǒng),參考了數(shù)學(xué)中的模糊理論開發(fā)出了適合于感應(yīng)卡電腦考勤系統(tǒng)的模糊處理算法:即根據(jù)員工的打卡數(shù)據(jù),模糊處理算法可自動識別員工當(dāng)天應(yīng)上什么班制.而傳統(tǒng)的電腦考勤處理算法是先給每個員工排班,系統(tǒng)按照排班情況找上下班數(shù)據(jù),此種算法工作量是比較大.本系統(tǒng)同時也提供此種傳統(tǒng)算法的功能,即員工班制登記. 在使用本系統(tǒng)生成考勤數(shù)據(jù)時,請先使用此功能登記每個部門可能上的班制,登記部門或組別的班制時,點擊此部門或組別,按增加功能,從班制下拉列表中選取班制,按存盤即可,如上圖,系統(tǒng)登記了保安部可能上三個班制,即保安早班,保安中班,保安夜班. 請注意:在部門班制定義中只要登記每個部門正常情況下要上的班制,一些每月只偶爾才上一兩次的班制請不要登記在部門班制中,碰到此種班制時,請使用員工班制登記功能,單獨安排登記此班制。2、在基本資料管理-基本資料定義中打開法定假定義菜單,點擊新增,輸入日期,按回車鍵即可.當(dāng)在這里定義了法定假日期后,系統(tǒng)在生成考勤數(shù)據(jù)時,這天不上班的將當(dāng)做公休處理,上班的工作時間作為法定加班時間處理.3、在考勤管理中打開匯總考勤數(shù)據(jù)菜單.功能:匯總每個員工的每月的考勤數(shù)據(jù).選取匯總方式和匯總的年月份,如果匯總月份考勤的起始日期是跨月份時,請修改起始日期即可,點擊確定開始匯總,匯總后的結(jié)果可在報表管理-考勤報表管理-出勤統(tǒng)計表中查詢打印.4、在考勤管理中打開臨時加班登記菜單.功能:登記臨時加班的名單或加班時間.因本系統(tǒng)算加班時間時,只能處理晚上加班或中午直落的加班時間,當(dāng)另有其它加班時間時請使用此功能進行登記,此功能需要每個部門主管及時提供臨時加班的名單.在出勤明細表中，臨時加班會體現(xiàn)在加班時間中,但臨時加班的上下班時間并不體現(xiàn)在出勤明細表中。5、在考勤管理中打開接收卡鐘數(shù)據(jù)菜單,或點擊工具條上的接收數(shù)據(jù)功能:將每臺卡鐘里的打卡數(shù)據(jù)接收到電腦中. 選擇相應(yīng)的設(shè)置，點擊“確定”開始接收(此界面為本公司的SE2002型號打卡鐘的下載數(shù)據(jù)界面)。當(dāng)接收卡鐘數(shù)據(jù)時,系統(tǒng)先檢查上次接收的卡鐘數(shù)據(jù)是否轉(zhuǎn)入系統(tǒng),沒有轉(zhuǎn)入,系統(tǒng)會提示先轉(zhuǎn)入卡鐘數(shù)據(jù).接收完畢后,接收到的卡鐘數(shù)據(jù)將會臨時存放到設(shè)置卡鐘參數(shù)中定義的數(shù)據(jù)文件中。在安裝目錄下(一般是c:kqwins)會生成一個KQREC.TXT，的文本文件。此文件為最原始的數(shù)據(jù)。6、在考勤管理中打開考勤數(shù)據(jù)查詢菜單.或點擊工具條上的考勤查詢功能:查詢員工每天的出勤詳細數(shù)據(jù).屏幕如下:選取查詢?nèi)掌?雙擊部門或組別查詢部門或組別的出勤數(shù)據(jù),也可按卡號或工號查詢,輸入卡號或工號按回車鍵,即可查詢.可單獨查詢以下情況的考勤情況:建議查詢曠工情況,只要查出曠工的原因,即可將全公司的考勤數(shù)據(jù)做好.曠工的原因可參考生成考勤數(shù)據(jù)中的說明.想進一步查詢員工某一天的出勤詳細數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)時,可點擊右上角的明細鍵,或雙擊當(dāng)天的記錄,即可進入如下詳細屏幕:此界面右下角是員工源始打卡數(shù)據(jù),右上角是電腦處理的結(jié)果,左下角是電腦排班數(shù)據(jù),左邊中間是統(tǒng)計當(dāng)天的出勤分鐘,加班分鐘系統(tǒng)情況,從上圖可以知道,此員工2003-03-01日是上08:00-12:00,13:30-17:30的班制,這天他打卡情況為遲到3人分鐘。在此界面上可將打卡源始數(shù)據(jù)刪除,點擊要刪除的源始記錄,按鍵盤上的Delete鍵.7、在基本資料管理中打開考勤制度定義菜單功能: 定義全公司或每個部門的考勤規(guī)章制度.考勤制度定義各個功能介紹:定義遲到多少分鐘不算遲到,早退多少分鐘不算早退,上下班打卡前后不超過多少分鐘,定義加班時間是否按加班申請算,定義最遲加班下班時間,定義周一至周日公休加班情況,定義遲到早退處理規(guī)定.(1)定義遲到多少分鐘不算遲到如有一班制為8:00-12:00,13:00-17:00若定義為5分鐘時,有一員工上午上班打卡為8:04,則不算遲到;若定義為0分鐘時,有一員工上午上班打卡為8:04,則遲到4分鐘;(2)定義早退多少分鐘不算遲到如有一班制為8:00-12:00,13:00-17:00若定義為5分鐘時,有一員工上午下班打卡為11:56,則不算早退;若定義為0分鐘時,有一員工上午下班打卡為11:56,則早退4分鐘;(3)定義上下班打卡不超過多少分鐘如有一班制為8:00-12:00,13:00-17:00若定義為30分鐘時,有一員工上午上班打卡為7:26,則上班打卡無效,下班打卡為12:34,則下班打卡無效,作曠工處理;若定義為60分鐘時,有一員工上午上班打卡為7:26,則上班打卡有效,下班打卡為12:34,則下班打卡有效.建議定義為30分鐘,因為30分鐘以內(nèi)足夠時間打卡.(4)定義加班時間是否按加班申請算本系統(tǒng)有兩種方法可以算晚上的加班時間A 按加班申請算按此種方法時,請選擇捠菕,系統(tǒng)將根據(jù)加班申請與實際打卡時間算加班時間,當(dāng)申請加班時間大于實際打卡時間時,加班時間按實際打卡算,當(dāng)申請加班時間少于或等于實際打卡時間時,加班時間按加班申請算.如有一員工,某天晚上申請加班2個小時19:00-21:00, 若此員工實際加班打卡時間為18:56-21:12或18:56-22:37,則加班時間都為2小時,若打卡為18:56-20:08,則加班時間為1小時.B 按實際打卡算按此方法時,系統(tǒng)將根據(jù)實際打卡算,加班時間以30分鐘為一個單位,如某天晚上一員工加班打卡為18:56-21:36,則加班時間為21:30減19:00=2.5小時,若打卡為19:01-22:28, 則加班時間為19:30減22:00=2.5小時若在作息時間定義中定義了加班上下班時間段,則系統(tǒng)會自動按A種算法處理.(5)定義加班下班最遲時間此功能主要配合按實際打卡算加班時間使用,建議為第二天的6:30,主要避免與第二天的上班時間造成錯誤.(6)定義周一至周日考勤規(guī)定當(dāng)定義某天是公休時,系統(tǒng)在處理生成考勤數(shù)據(jù)時,若找不到當(dāng)天的打卡數(shù)據(jù),系統(tǒng)當(dāng)作公休,而不是曠工.當(dāng)定義某天是加班時,系統(tǒng)在處理生成考勤數(shù)據(jù)時,若找到當(dāng)天的打卡數(shù)據(jù),系統(tǒng)作當(dāng)天的工作時間當(dāng)作加班時間.(7)定義停工待料計算方法打V時,提前下班一定在考勤管理的停工待料登記中登記,否則會出現(xiàn)曠工,不打V時,電腦自動找下班時間,沒有曠工,如一員工某天上班為:7:30-12:00,13:30-18:00若此員工上午在10:30下班,即當(dāng)天打卡為:7:30-10:30,13:30-18:00,若此選項打V,一定在停工待料登記中登記,否則電腦會判定曠工.注:選為空時,將會減輕操作人員的工作量,但要通知員工一定按正常上下班打卡,中途不要亂打卡,否則電腦會計算中途打卡為下班時間.(8)定義直落登記計算方法直落登記的意義是某員工當(dāng)天最后一次下班卡不打卡,一直到加班下班后才打卡,如張三當(dāng)天上班為7:30-12:00,13:00-18:00,當(dāng)天由于工作需要,此員工打卡為: 7:30-12:00,13:30-22:30.當(dāng)此選項空時,電腦會自動找到22:30這個卡.當(dāng)此選項打v時,只有在直落登記中登記名單,電腦才會判定加班,否則會顯示下午曠工.注:選為空時,將會減輕操作人員的工作量,但不能避免故意亂打卡現(xiàn)象,會出現(xiàn)不是加班的人也算為加班,這要求行政方面加強管理.(9)停工待料放假時間從加班時間扣除當(dāng)此選項打v時,系統(tǒng)在匯總整月的考勤數(shù)據(jù)后,會自動從加班時間中扣除當(dāng)月停工待料放假的時間,停工待料放假的時間請在停工放假登記中登記.(10)加班申請計算曠工當(dāng)此選項打v時,當(dāng)晚有加班申請,但不來加班時,系統(tǒng)將曠工處理.(11)加班申請計算遲到當(dāng)此選項打v時,當(dāng)晚有加班申請,如加班申請為: 18:30-22:00,若員工加班上班打卡時間為 18:36時 ,系統(tǒng)將計遲到6分鐘.當(dāng)有些部門考勤制度不同時,可單獨定義部門的考勤制度,特別在部門班制設(shè)置中有三班倒時,請另外定義此部門的考勤制度,將按直落登記找加班下班卡和提前下班按停工放假登記計算這兩項打V.如定義保安部的考勤制度,如圖所示:8、在考勤管理中打開生成考勤數(shù)據(jù)菜單.或點擊工具條上的生成考勤功能:生成每個員工的每一天的考勤結(jié)果。對應(yīng)“報表管理”“考勤報表管理”“出現(xiàn)明細表”生成考勤數(shù)據(jù)是整個系統(tǒng)中的核心部分,處理每個員工每天的出勤情況,包括工作時間,加班時間,遲到早退曠工情況,請假情況.可按全部或單個部門或單個員工(按卡號或工號,輸入卡號或工號后按回車鍵)生成考勤數(shù)據(jù),當(dāng)生成完畢后,系統(tǒng)提示查詢異?？记谇闆r,所謂的異?？记谇闆r指有遲到早退曠工的員工名單.造成曠工的原因可能有以下原因:1)員工上下班出現(xiàn)遲到、早退時,故意不打卡解決方法: 當(dāng)作曠工處理2)員工自動離職解決方法: 將此員工作離職登記處理.3)員工感應(yīng)卡丟失解決方法: 補發(fā)感應(yīng)卡,手工簽卡登記,補回上下班時間, 重新生成考勤數(shù)據(jù).4)班制數(shù)據(jù)有誤解決方法: 在員工班制登記中登記此員工正確的班制,重新生成考勤數(shù)據(jù)5)請假單或公差單沒有輸入解決方法: 輸入此員工的請假或公差單數(shù)據(jù),重新生成考勤數(shù)據(jù)6)新員工入職日期與開始上班打卡日期不符解決方法:在員工班制登記中登記此員工的當(dāng)天為公休日班制操作員可參考以上的曠工原因,分析每個員工的曠工情況作相應(yīng)的處理.生成考勤數(shù)據(jù)的結(jié)果可在考勤數(shù)據(jù)查詢中查詢打印或在報表管理-考勤報表管理-出勤明細表中查詢打印.9、在人事管理中打開離職員工登記菜單,或在工具條中點擊離職登記.功能: 登記員工離職的資料 登記離職時,可按卡號或工號登記,輸入卡號或工號后按回車鍵,屏幕顯示此員工的人事檔案.輸入離職日期,離職方式,離職原因,按存盤即可.當(dāng)員工做離職登記后,此員工的卡號的最前一位將被改為1或以上的數(shù)字,如上圖,原卡號為00006879,離職登記后,卡號改為10006879,這樣,原來的感應(yīng)卡又可給新入職的員工使用. 當(dāng)員工做離職登記后,操作員發(fā)現(xiàn)此員工實際并沒有離職時,可點擊取消離職一項,做撤消離職登記處理,這樣此員工的檔案將回到人事檔案中,但卡號已改變,如10006879,一定要使用員工補卡登記功能將10006879改為0006879.離職員工資料查詢的方法可參考建立人事檔案中的查詢方法.10、在基本資料管理中打開員工班制登記菜單,或點擊工具條員工班制.功能: 登記員工某天的班制. 從班制中選取要登記的班制,在要排班的日期右邊雙擊,如在3號-星期四一欄中雙擊,02班制編號就出現(xiàn)在此欄,也就把3號更改為02班制。按部門或組別將人事資料選取于左邊欄中,雙擊選取的員工到右邊欄中.點擊存盤.也可以按卡號或工號登記員工的班制,輸入卡號或工號按回車鍵,點擊存盤.如要查詢或修改員工的班制登記數(shù)據(jù),請點擊排班查詢項,如下圖:雙擊左邊的部門或組別,或按卡號或工號查詢.查詢后,想修改時,請點擊修改,在要修改的日期欄中輸入班制的編號(這時只能輸入，不可雙擊修改，但可在中查詢),點擊存盤即可.本系統(tǒng)在生成考勤數(shù)據(jù)時,首先根據(jù)此員工的所在部門或組別的班制進行處理,但最終是根據(jù)員工修改后的班制生成考勤數(shù)據(jù).11、在考勤管理中打開中午連班登記菜單.功能:登記中午連班的名單或中午加班時間.此功能主要對中午加班時,不好排班需要采用手工直接輸入時使用.如有一班制為:7:30-12:00,13:30-18:00某A當(dāng)天打卡情況為7:27-12:02,12:23-18:00當(dāng)天中午加班60分鐘,則在上午下班為12:00,在下午上班為12:30,加班分鐘為60若當(dāng)整個中午都在加班時,則在上午下班和下午上班處為空,加班分鐘為90分鐘.12、在考勤管理中打開轉(zhuǎn)入卡鐘數(shù)據(jù)菜單.或點擊工具條上的轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)功能:將接收到的卡鐘數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到Sql Server數(shù)據(jù)庫.點擊開始進行轉(zhuǎn)入卡鐘數(shù)據(jù),系統(tǒng)將數(shù)據(jù)文件中的記錄轉(zhuǎn)入到Sql Server數(shù)據(jù)庫中,并生成一個以日期為文件名的txt文件,如20020210.txt,即將2002年2月10日的打卡記錄存放在kqwinstxt目錄下的20020210.txt文件中.在轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)過程中,系統(tǒng)會將重復(fù)的打卡記錄過濾,并會自動檢查打卡數(shù)據(jù)的合法性,即是否會出現(xiàn)亂碼,當(dāng)出現(xiàn)亂碼時,不正確的記錄會出現(xiàn)在表格中,并提示不要清除卡鐘數(shù)據(jù).出現(xiàn)不確數(shù)據(jù)的可能原因:1) 卡鐘質(zhì)量問題,解決方法,請更換.2) 線路受到干擾,請稍候再重新接收卡鐘數(shù)據(jù)3) 數(shù)據(jù)文