北京市政務部門信息資源梳理與目錄編制指南

北京市政務部門信息資源梳理與目錄編制指南 （完全版） 2016年 6月 19日 目錄 一 資源梳理及編目工作目標及要求 二 為什么要開展此項工作 三 什么是政務部門信息資源目錄 四 怎么來進行編目工作準備 五 部門信息資源調查實施 六 信息資源目錄生成 七 信息資源編碼及編目工具的使用 八 目錄應用 （一） 年底目標 以市委市政府電子政務會議精神和信息辦下發(fā)各類文件為指導，以 部門政務信息資源目錄編制指南 為依據(jù)與驗收標準： 1、 完成部門 信息資源梳理與目錄編制準備工作 ， 提交部門工作方案 。 2、 對部門核心業(yè)務涉及的 信息資源進行梳理 ， 完成部門核心信息資源目錄編制 （ 可提供共享的資源目錄要在市級信息交換平臺上注冊 ） 。 3、 結合部門業(yè)務協(xié)同的信息共享需求編制出本部門 跨部門信息資源共享目錄 ， 并經(jīng)過確認之后在市共享平臺上注冊 。 市級重大主題應用相關單位要優(yōu)先進行共享信息梳理與共享目錄編制 。 4、 落實信息資源采集 、 維護 、 更新和共享的管理責任和制度 。 （ 二 ） 9月底目標 對各部門資源目錄 （ 初稿 ） 進行細化 、 補充與確認； 對跨部門共享需求目錄 （ 初稿 ） 結合重點應用進行細化 、 補充與確認； 對部門審核通過的目錄內容開始分批分期地在共享交換平臺上注冊 。 編目工作目標果及要求 （三） 驗收要求 1、 工作范圍 市政府機關各部門 （ 含二級局 ） 和承擔政府管理職能的下屬事業(yè)單位的信息資源 2、 資源涵蓋范圍 涵蓋部門核心業(yè)務的信息資源 ， 包括行政許可、 行政執(zhí)法 、 公共服務 、 城市管理以及三定方案中規(guī)定的其他核心職責所涉及到的信息資源 3、 資源顆粒度 細化到文檔表單和重要指標項 4、 規(guī)范性要求 完整性 、 準確性 5、 工作過程要求 工作程序和工作環(huán)節(jié) （ 如組織過程 、 調查過程等 ） 劃分清楚 ， 各環(huán)節(jié)都有文檔記錄 ， 驗收時可提交這些文檔 。 詳細見 指南 編目工作成果及要求 目錄 一 資源梳理及編目工作目標及要求 二 為什么要開展此項工作 三 什么是政務部門信息資源目錄 四 怎么來進行編目工作準備 五 部門信息資源調查實施 六 信息資源目錄生成 七 信息資源編碼及編目工具的使用 八 目錄應用 “政務信息資源梳理與目錄編制 ” 是政務管理、信息共享和信息化工作的基礎工作 梳理部門信息資源與編制目錄工作是一項十分重要的基礎工作，是現(xiàn)階段電子政務發(fā)展中必須突破的難關。 工作意義 為什么動員全市政務機關進行信息資源梳理與編目？ 政務管理 信息共享 信息化工作 核心業(yè)務是什么？ 業(yè)務產(chǎn)生與使用的 資源是什么？ 在哪里？ 誰負責？ 部門內部、 跨部門 共享需求？ 哪些信息可以 向社會公開？ 在部門之間共享？ 內部使用？ 哪些有系統(tǒng)支撐？ 哪些數(shù)據(jù)已進庫？ 核心業(yè)務的信息化水平？ 目錄 一 資源梳理及編目工作目標及要求 二 為什么要開展此項工作 三 什么是政務部門信息資源目錄 四 怎么來進行編目工作準備 五 部門信息資源調查實施 六 信息資源目錄生成 七 信息資源編碼及編目工具的使用 八 目錄應用 信息資源目錄的結構： 由 10個基礎指標項組成， 以下是信息資源目錄模板，各單位可直接使用或根據(jù)需要適當擴展。 信息資源編碼 相關業(yè)務事項 資源名稱 資源負責方 資源描述 更新周期 資源采集途徑 共享需求單位及方式 涉及的數(shù)據(jù)庫支撐 。 備注 信息資源目錄 信息資源目錄的結構、內容與范圍 信息資源目錄的內容： 涉及部門核心業(yè)務的信息資源，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務、城市管理以及 “ 三定 ” 方案中的其他核心業(yè)務使用與產(chǎn)生的信息資源。 信息資源目錄的涉及的范圍： 、市政府機關各部門（含二級局）； 、承擔政府管理職能的下屬事業(yè)單位。 （黨委、人大、政協(xié)、檢察院、法院等市級政務部門可根據(jù)自己的情況，參考上述要求自行確定信息資源目錄內容的范圍）。 政務信息資源目錄組成 目錄 一 資源梳理及編目工作目標及要求 二 為什么要開展此項工作 三 什么是政務部門信息資源目錄 四 怎么來進行編目工作準備 五 部門信息資源調查實施 六 信息資源目錄生成 七 信息資源編碼及編目工具的使用 八 目錄應用 部門資源目錄編制工作思路 結合部門的應用需求，制定符合部門特點的工作方案； 充分發(fā)揮部門業(yè)務人員的主動性和積極性，領導與業(yè)務人員要參與到此項工作中來； 采取自上而下、由粗到細、由淺到深、由單個目錄到系統(tǒng)性目錄的方法，滾動擴展的模式 ； 試點先行，穩(wěn)步展開。通過試點總結經(jīng)驗，形成案例，探索工作方法與實施途徑； 按照急用先行的原則，部門資源梳理優(yōu)先支撐市級重大應用信息共享工作； 遵照標準、指南，使用工具，做好培訓工作； 建立機制，通過目錄和機制推動信息資源共享。 工作步驟 領導重視 業(yè)務人員積極參與 共同確定編目工作 范圍和內容 制定工作方案 確定調查途徑，合理 使用調查表 利用已有調查成果 (調查表初始化 ) 調查表試填及培訓 第一階段 編目工作準備 第二階段 信息資源調查 分發(fā)填寫調查表 提交審核 反饋修改，補充完善 保證質量，統(tǒng)一匯總 第三階段 信息資源目錄生成 業(yè)務基礎信息加工整理 資源信息加工整理 確定信息資源采集責任 確定信息資源共享需求 建立從粗到細，滾動發(fā)展的長效機制 第四階段 編目工作驗收 提交成果 測評 編目工作準備 怎樣進行編目？ 編目工作準備 思想上、組織上、項目上、技術上 （一） 領導重視是關鍵 編目是全新的、全局性的工作，涉及到本單位核心業(yè)務，涉及到大多數(shù)處室和事業(yè)單位 業(yè)務人員是主力 只有業(yè)務人員才能搞清核心業(yè)務情況和相關的數(shù)據(jù)情況 （二） 編目工作與本部門工作的結合 這是編目工作最基本的經(jīng)驗和工作方法 （三） 確定編目工作范圍和內容 業(yè)務事項名稱和資源名稱由領導及業(yè)務人員共同確定 編目工作準備 （四） 工作方案編制 編目工作（實施）方案一般包括如下內容： 編目工作的意義； 編目工作目標； 編目工作任務； 編目工作原則； 編目項目組織； 編目工作要求； 編目工作步驟； 。 工作方案是編目工作 綱領性的文件！ 編目工作準備 （五）確定調查途徑，合理使用調查表 1、根據(jù)不同的調查途徑，合理選用調查表 從業(yè)務梳理入手通常使用業(yè)務基礎信息調查表和資源調查表。 從與部門核心業(yè)務和數(shù)據(jù)相關的已建應用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫入手通常只需填寫資源調查表 使用上述二種方式的結合，需要使用業(yè)務基礎信息調查表和資源調查表。 2、根據(jù)部門信息資源目錄的用途，合理擴展調查表指標項 編目工作準備 （六）調查表初始化 1、充分利用已有的基礎工作成果，填入調查表。 2、部門編目工作小組組織，整理填寫好后，統(tǒng)一下發(fā)到參加調查的各個處室或單位。 （七）調查表的試填 1、總結經(jīng)驗，尋找規(guī)律 ，整理范例 2、培訓骨干 ，現(xiàn)身說法 ，推廣經(jīng)驗 （八）調查前 培訓 目錄 一 資源梳理及編目工作目標及要求 二 為什么要開展此項工作 三 什么是政務部門信息資源目錄 四 怎么來進行編目工作準備 五 部門信息資源調查實施 六 信息資源目錄生成 七 信息資源編碼及編目工具的使用 八 目錄應用 資源調查的途徑一：按照職能、業(yè)務、信息的相互關系， 從業(yè)務梳理入手進行資源梳理，要使用業(yè)務基礎信息調查表和資源調查表。 資源調查的途徑 二：從與部門核心業(yè)務和數(shù)據(jù)相關的已建應用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫入手進行資源梳理，可以是與核心業(yè)務相關的已建應用系統(tǒng)和網(wǎng)站入手，使用該種方式的條件是本部門業(yè)務基礎工作比較清晰，調查資源信息要使用業(yè)務基礎信息調查表和資源調查表； 資源調查的途徑三： 從上述兩者結合， 上述途徑互有交叉，調查中應避免重復。 部門信息資源調查途徑的選擇 業(yè)務調查表（模板） 業(yè)務事項編碼 業(yè)務事項名稱 業(yè)務子項名稱 業(yè)務描述 業(yè)務事項主管單位 業(yè)務事項實施單位 業(yè)務辦理依據(jù) 年業(yè)務量 業(yè)務協(xié)同關系 業(yè)務所需材料 業(yè)務產(chǎn)生材料 應用系統(tǒng)名稱 備注部門信息資源調查實施 1：先豎填，確定處室業(yè)務事項 1 2 公文處理 機要文件 業(yè)務子項名稱 業(yè)務描述 業(yè)務辦理依據(jù) 業(yè)務實施單位 業(yè)務主管單位 業(yè)務所需材料 業(yè)務產(chǎn)生材料 序號 業(yè)務事項名稱 備注 文書管理工作制度 綜合科 辦公室 文件 收文登記表批辦單、轉辦單、發(fā)文登記表、公文流轉登記本 辦公室 機要文件 機要文件 管理制度 綜合科 收文登記表、機要文件批示單、發(fā)文登記表 2：后橫填，按業(yè)務事項梳理，所需材料及產(chǎn)生材料 部門信息資源調查實施 資源調查表 （模板） 部門信息資源調查實施 信息資源編碼 相關業(yè)務事項 資源名稱資源子項 資源責任方 資源描述 更新周期 數(shù)據(jù)采集途徑 可共享情況 共享方式 涉及的數(shù)據(jù)庫支撐 備注1：先豎填，根據(jù)業(yè)務調查表中業(yè)務所需材料，業(yè)務產(chǎn)生材料分行逐一填寫，確定資源項 資源名稱 資源子項 資源摘要 資源責任方 更新周期 共享范圍 共享方式 序號 業(yè)務事項名稱 備注 相關數(shù) 據(jù)庫 收文登記基本信息，機要登記信息 綜合 科 實時 部門內部 實時 部門內部 序號，時間，來文單位，份數(shù)，內容 綜合科 2：后橫填，按每個資源項，詳細填寫 收文登記表 1 2 公文處理 收文登記基本信息 3 機要登記信息 機要號，領導批示，機要條 綜合科 實時 部門內部 資源調查表舉例 調查實施步驟 1、分發(fā)填寫 2、提交審核 3、反饋修改、補充完善 4、保證質量，統(tǒng)一匯總 部門信息資源調查實施 目錄 一 資源梳理及編目工作目標及要求 二 為什么要開展此項工作 三 什么是政務部門信息資源目錄 四 怎么來進行編目工作準備 五 部門信息資源調查實施 六 信息資源目錄生成 七 信息資源編碼及編目工具的使用 八 目錄應用 （一） 業(yè)務基礎信息的加工整理 1、處室內 業(yè)務基礎信息的關聯(lián)融合 2、處 室 間業(yè)務基礎信息的關聯(lián)融合 、下級與上級業(yè)務 基礎信息的關聯(lián)融合 縱向 的整理 橫向 的整理 對 綜合管理類 業(yè)務，直接從各處室業(yè)務 基礎信息清單匯總，匯總后統(tǒng)一分類； 對 流程類 業(yè)務，以業(yè)務流程為主線，按 業(yè)務流程串聯(lián)，融合來自各處室的業(yè)務 信息資源目錄生成 （ 二） 資源信息的加工整理 1、處室資源匯總，確定資源采集責任 、共享單位； 、處室間資源信息的匯總； 、下級與上級資源信息的匯總。 匯總本單位的資源調查信息，合并相同的信息資源項，相同的信息資源項只能有一個名稱、一個代碼。 在資源調查結果匯總中，整理出資源責任方和資源需求方 縱向 的整理 橫向 的整理 信息資源目錄生成 同一個資源有多個采集者 1：按資源名稱梳理，發(fā)現(xiàn)重復采集問題 2：領導協(xié)調，確定唯一采集責任方，更新部門資源目錄 序號 資源名稱 業(yè)務名稱 資源責任方 。1 企業(yè)基本信息 軟件企業(yè)認定 信息處2 。企業(yè)基本信息 高新企業(yè)認定 高新處序號 資源名稱 業(yè)務名稱 資源責任方 。1 企業(yè)基本信息 。縱向整理 橫向整理 目錄 一 資源梳理及編目工作目標及要求 二 為什么要開展此項工作 三 什么是政務部門信息資源目錄 四 怎么來進行編目工作準備 五 部門信息資源調查實施 六 信息資源目錄生成 七 信息資源編碼及編目工具的使用 八 目錄應用 信息資源標識符編碼 1、 政務信息資源標識 各政務部門網(wǎng)上地址、業(yè)務、資源、服務和系統(tǒng)的識別體系，為政務信息資源的管理提供支撐。既要考慮“統(tǒng)一性”又要考慮各部門的個性，既要有前瞻性和考慮今后的發(fā)展，又要兼顧已有的編碼體系。 2、 編碼結構 前段碼（部門代碼）分隔符后段碼（ Y：業(yè)務； Z：資源； F：服務；） 3、 業(yè)務事項編碼 “建設項目人民防空工程建設標準審查”的業(yè)務事項編碼是 11047/、 信息資源編碼 “人民防空工程設計審核批準通知單”的信息資源編碼是： 11047/例） 5、 具體規(guī)則參見 部門信息資源目錄編制指南 附錄 編目工具的使用 編目工具的輔助作用 1、選擇簡單的輔助工具協(xié)助完成調查錄入工作，使信息更加規(guī)范，便于統(tǒng)計和查閱。 2、選用工具需要考慮工具的易用性，開放性，培訓周期及成本等因素。 常用工具 1、 微軟 2、 北航賽博科技公司的資源梳理輔助工具， 工具具體使用參見操作手冊 、其他工具 目錄 一 資源梳理及編目工作目標及要求 二 為什么要開展此項工作 三 什么是政務部門信息資源目錄 四 怎么來進行編目工作準備 五 部門信息資源調查實施 六 信息資源目錄生成 七 信息資源編碼及編目工具的使用 八 目錄應用 解決部門信息資源管理與共享問題 1、理清部門信息資源的“底數(shù)”，建立信息資源的“臺賬”，結束信息資源“無帳可查”的局面。 2、 明確部門信息資源的采集、維護、更新的管理責任。 3、 明確部門信息共享需求，推進部門內部信息共享與跨部門信息共享工作。 4、推進 部門信息資源建設與系統(tǒng)整合。 目錄應用 推動市級重點應用信息共享 按照奧運會前電子政務工作計劃和急用先行的原則，相關部門在信息資源目錄建設時，優(yōu)先支撐市級重點應用信息共享工作。 1、加速基礎數(shù)據(jù)共享建設，配合法人、人口庫建設，進一步細化與補充政務基礎信息共享需求。 2、推動地下管線、流動人口、固定資產(chǎn)投資重點項目審批、綜合執(zhí)法、房屋管理和土