淺析信息系統(tǒng)項目溝通管理問題及解決對策.docx

淺析智能化系統(tǒng)項目溝通管理問題及解決對策摘要 智能化系統(tǒng)項目中溝通管理是智能化系統(tǒng)項目管理中非常重要的組成部分。一個智能化系統(tǒng)項目當(dāng)中項目的計劃和決策都是與溝通管理緊密相連的，通過項目溝通管理能夠在智能化系統(tǒng)項目中形成良好的人際關(guān)系，是智能化系統(tǒng)項目成功的非常必要的手段。為了能夠更好的在智能化系統(tǒng)項目中對溝通管理進行應(yīng)用。本文通過分析智能化系統(tǒng)項目溝通管理對整個團隊的目標(biāo)完成、系統(tǒng)功能和團隊的組織架構(gòu)的意義和智能化系統(tǒng)項目溝通管理的現(xiàn)狀以及其中常見的主要問題，然后根據(jù)其中存在的主要問題提出了幾項合理的解決對策。 關(guān)鍵詞 智能化系統(tǒng)項目 溝通管理 問題 對策Problems and Countermeasures of communication management in information system projectAbstract Communication management is an important part of information system project management. An information system project project planning and decision making are closely linked with the communication management, can form good interpersonal relationship in the information system project through the project communication management, it is necessary to measure the success of the project information system. In order to better the application of communication management in the information system project. In this paper, the system function and team organization structure through the analysis of the information system of project communication management of the whole teams goal and the significance of project communication management information system and the status of the common problems, then according to the main problems and puts forward some reasonable countermeasures.Keywords Information system project Communication Problem measures目錄引言1一、概述2（一）智能化系統(tǒng)項目溝通管理的概念2（二）研究智能化系統(tǒng)項目溝通管理的意義2（三）智能化系統(tǒng)項目溝通管理的研究綜述4（四）本文關(guān)于智能化系統(tǒng)項目溝通管理的研究方法4二、智能化系統(tǒng)項目溝通管理研究的內(nèi)容5（一）編制溝通計劃5（二）項目信息的發(fā)布5（三）項目績效報告5（四）項目管理收尾5三、智能化系統(tǒng)項目溝通管理中存在的主要問題6（一）溝通管理策劃不足6（二）溝通效率低下7（三）溝通方式不當(dāng)7（四）溝通信息反饋差8（五）溝通原則不明確8四、解決智能化系統(tǒng)項目溝通管理中問題的對策8（一）做好溝通管理策劃的編制8（二）加強內(nèi)部溝通及溝通工具運用9（三）提升項目成員溝通素養(yǎng)9（四）建立信息發(fā)布體系10（五）把握溝通原則10結(jié)論11致謝語12參考文獻(xiàn)13引言智能化系統(tǒng)項目溝通管理能夠保證在項目中信息的形成、搜集、傳播和存儲以及索引等，在智能化系統(tǒng)項目中智能化系統(tǒng)項目溝通管理能夠?qū)崿F(xiàn)智能化系統(tǒng)項目中非常重要的三要素人、思想以及信息之間的聯(lián)系。1在智能化系統(tǒng)項目中進行很好的溝通管理能夠形成一個有效的溝通機制，可以保證智能化系統(tǒng)項目的成員之間有著較好的思想交流。在智能化系統(tǒng)項目中擁有良好的溝通管理能夠保證智能化系統(tǒng)項目中每個成員之間的思想的高度一致、步調(diào)的高度統(tǒng)一。并且通過對溝通管理的應(yīng)用能夠達(dá)到使項目總目標(biāo)清晰，項目中的各個參與者能夠?qū)椖康目偰繕?biāo)形成共識，能夠使智能化系統(tǒng)項目中的每個人以及各個方面之間形成有效的聯(lián)系，建立且能夠保持良好的團隊精神，讓項目團隊成員可以更好的為項目進行工作。一、概述（一）智能化系統(tǒng)項目溝通管理的概念所謂智能化系統(tǒng)項目是指為提供某項獨特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果所進行的臨時的一次性努力或者是在有限的資源、有限的時間為特定客戶完成特定目標(biāo)的一次性工作。這里的資源指完成項目所需要的人、財、物；時間指項目有明確的開始和結(jié)束時間，客戶指提供資金、確定需求并擁有項目成功的組織或個人，目標(biāo)則是滿足要求的產(chǎn)品、服務(wù)和成果，并且有時它們是不可見的。2所謂智能化系統(tǒng)項目溝通，并等同于人際交往的溝通，更多是對溝通的管理，是為了實現(xiàn)項目目標(biāo)，有計劃地、科學(xué)地組織和管理項目工作中的所有溝通交流。3在智能化系統(tǒng)項目管理中，專門將溝通管理作為一門知識領(lǐng)域。智能化系統(tǒng)行業(yè)作為朝陽產(chǎn)業(yè)，項目管理的成熟度遠(yuǎn)不及建筑工程等行業(yè)，尤其在信息管理方面缺乏一些切實可行的制度，同時由于從業(yè)人員年輕，往往缺乏一些溝通、社交等方面的軟技能。2（二）研究智能化系統(tǒng)項目溝通管理的意義智能化系統(tǒng)項目溝通管理是智能化系統(tǒng)項目管理中的中樞神經(jīng)，會直接的影響到整個的智能化系統(tǒng)項目的計劃以及整個智能化系統(tǒng)項目最終的經(jīng)濟效益，進行智能化系統(tǒng)項目溝通管理的主要的目的就是要達(dá)到對智能化系統(tǒng)項目整個過程當(dāng)中的信息進行及時并準(zhǔn)確的收集、整理以及儲存和分享，并且需要在智能化系統(tǒng)項目中的每個團隊內(nèi)部形成一個信息交流以及互動的機制，這樣才能夠保證整個智能化系統(tǒng)項目的實現(xiàn)。以下筆者簡要的介紹了一下智能化系統(tǒng)項目溝通管理在智能化系統(tǒng)項目中的意義。首先，項目的溝通管理貫穿項目全生命周期，是決策計劃執(zhí)行的基礎(chǔ)，也是組織和控制管理過程的依據(jù)和手段，是項目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的手段，據(jù)統(tǒng)計，在以往的智能化系統(tǒng)項目中，80%的項目屬于失敗項目，而失敗項目中80%的根源是非技術(shù)原因造成的，而溝通不暢占據(jù)了絕大部分。4在智能化系統(tǒng)項目中進行有效的溝通管理可以很好的發(fā)現(xiàn)智能化系統(tǒng)項目中的每個項目管理環(huán)節(jié)中存在的問題，對項目實施過程中可能會出現(xiàn)的各種風(fēng)險進行合理的預(yù)判，這樣能夠針對有關(guān)風(fēng)險提前制定出合理的響應(yīng)對策以及有效的解決方案，并且能夠?qū)Πl(fā)現(xiàn)的問題的處理情況進行時刻跟蹤，確保問題能夠及時被處理。其次，在智能化系統(tǒng)項目中，項目的溝通和項目的績效之間有著非常明顯的關(guān)系，并且通過相應(yīng)的研究我們能夠看出，在智能化系統(tǒng)項目中進行良好有效的溝通管理可以更好的提高智能化系統(tǒng)項目的實施績效以及項目三大目標(biāo)的實現(xiàn)，項目的三大目標(biāo)也就是指項目的進度目標(biāo)、項目的成本目標(biāo)以及項目的質(zhì)量目標(biāo)。相反的，如果在智能化系統(tǒng)項目中進行溝通管理的時候存在各種各樣的障礙或者無法進行有效舒暢的溝通的話就會導(dǎo)致智能化系統(tǒng)項目目標(biāo)的達(dá)成受到各種嚴(yán)重的阻礙，并且還會嚴(yán)重影響到智能化系統(tǒng)項目的實施安排。根據(jù)相關(guān)統(tǒng)計調(diào)查，項目質(zhì)量、進度與安全等方面出現(xiàn)的問題大多取決于利益方之間信息傳遞的落后延遲，利益方?jīng)]有及時將信息傳達(dá)給相關(guān)人員，而并非是工作人員與管理方式的問題。5再次，在現(xiàn)在的智能化系統(tǒng)項目中為了能夠更好的保證智能化系統(tǒng)項目的成功必須要完善智能化系統(tǒng)項目中的溝通管理體系，在智能化系統(tǒng)項目中對溝通管理中的溝通通道以及溝通的體系進行完善的不僅僅能夠非常有效的消除每個部門之間溝通信息的不一致以及部門中每個成員之間的工作能力的不一樣所帶來的智能化系統(tǒng)項目管理的障礙，而且能夠通過溝通管理實現(xiàn)智能化系統(tǒng)項目中每個成員對于信息的理解接收能力以及對于每項任務(wù)的執(zhí)行能力，都能夠非常有效的促進智能化系統(tǒng)項目實施的效率，并且現(xiàn)在智能化系統(tǒng)項目中的溝通管理已經(jīng)成為智能化系統(tǒng)項目中避免項目管理過程中出現(xiàn)混亂的非常重要的保證。最后，通過智能化系統(tǒng)項目中的溝通管理能夠在智能化系統(tǒng)項目中建立一個非常健全的溝通交流環(huán)境，通過這個健全的溝通交流環(huán)境的形成能夠非常有效的改善智能化系統(tǒng)項目中每個項目成員之間的人際關(guān)系，且通過溝通管理中的信息的交流以及意見的互換，我們能夠?qū)⒅悄芑到y(tǒng)項目中很多個人或者是獨個集體以及組織等進行非常有效的融通，能夠有效的解決現(xiàn)在智能化系統(tǒng)項目實施過程中技術(shù)、管理或者是程序上的沖突，并且能夠?qū)χ悄芑到y(tǒng)項目中的各種不協(xié)調(diào)以及矛盾給予最為及時的發(fā)掘和處理，對于智能化系統(tǒng)項目中的團隊的凝聚力和整體的競爭力等方面的提升有著非常重要的作用。從上面敘述中我們能夠非常清楚的發(fā)現(xiàn)溝通管理在智能化系統(tǒng)項目中擁有著非常重要的地位，對于智能化系統(tǒng)項目來說有著非常重要的意義，因此為了能夠更好的提升溝通管理在智能化系統(tǒng)項目中的發(fā)展，我們首先需要弄清楚智能化系統(tǒng)項目中溝通管理現(xiàn)有的問題，然后提出合理可行的解決意見。（三）智能化系統(tǒng)項目溝通管理的研究綜述溝通管理在項目上的出現(xiàn)，是管理學(xué)理論在現(xiàn)代信息經(jīng)濟背景下理論發(fā)展的一種必然趨勢，實際上我們看到，整個溝通管理作為獨立的社會科學(xué)的歷史也是很短，大約只有一百來年的歷史。6在國外，有關(guān)項目溝通管理理論的研究，最早有關(guān)溝通管理理論起于20世紀(jì)80年代中后時期。相對較有代表性的著作有：Gerard Phillips（杰勒德菲利普斯）所編寫，于1982年出版的(團隊溝通)；Richard Houseman (里查德霍夫曼)等多人所作,1985年出版的Business Communication strategies and skills(商務(wù)溝通戰(zhàn)略和技巧)。近年來，國內(nèi)編譯的項目溝通管理書籍有：美國人Kitty 0 Locker (基蒂洛克)所編商務(wù)與管理溝通，其于2009年由機械工業(yè)出版社出版：2010年MarryMunter（瑪麗穆特）所著的管理溝通指南由清華大學(xué)出版社出版。在中國國內(nèi)，以項目溝通管理為研究重點的著作出現(xiàn)較晚，并且長期以來都是以譯和為主。目前中國出版的有關(guān)項目溝通管理著作和觀點主要有以下：沈建明的項目溝通管理，其引用了羅德羅(Ludlow)的有效溝通(Effective Communication)中的觀點：“高級管理人員通常要將80%以上的時間花費在用不同的方式進行交流溝通，普通的管理者50以上的時間花費在傳播信息；謝鴻的項目管理中的溝通問題和溝通方法，其認(rèn)為有效溝通不夠在項目管理中易出現(xiàn)，溝通成本大、溝通過于固執(zhí)等現(xiàn)象，提出靈活運用各種溝通方式、形成項目溝通計劃、主動和及時溝通、保持有效暢通的溝通渠道及建立高效的溝通技巧等，以滿足客戶的需求，保證項目順利實施。孫健敏在管理溝通提出了項目溝通管理在中國傳統(tǒng)文化背景下會出現(xiàn)的問題。（四）本文關(guān)于智能化系統(tǒng)項目溝通管理的研究方法本文通過分析智能化系統(tǒng)項目溝通管理的現(xiàn)狀以及常見的主要問題，然后根據(jù)其中存在的主要問題提出幾點合理可行的解決對策。二、智能化系統(tǒng)項目溝通管理研究的內(nèi)容智能化系統(tǒng)項目溝通管理中溝通管理的主要內(nèi)容包括溝通計劃的編制、項目信息的發(fā)布和項目績效報告及項目的管理收尾。（一） 編制溝通計劃項目溝通計劃的編制在項目溝通管理的準(zhǔn)備階段，這個階段中我們需要弄清楚的就是智能化系統(tǒng)項目中有關(guān)哥方對于項目信息和溝通的需求，需要明確對方需要什么樣的信息。在何時需要這些信息及需要采用什么方式來對信息進行傳遞。通過對項目中有關(guān)各方的信息需求進行研究，制定出一套合適可行的方法來滿足智能化系統(tǒng)項目中有關(guān)各方對信息的需求。（二） 項目信息的發(fā)布信息的發(fā)布是指在智能化系統(tǒng)項目有關(guān)各方在對項目信息有需求的時，智能化系統(tǒng)項目溝通管理部門可以及時將這一信息傳遞給相關(guān)方。在智能化系統(tǒng)項目溝通管理的信息發(fā)布階段重點就是對管理規(guī)劃中的信息進行有效傳遞及對那些意料外的信息進行索取和及時反應(yīng)。（三） 項目績效報告在智能化系統(tǒng)項目溝通管理中，績效報告是指在對績效信息進行相關(guān)的收集和發(fā)布，通過對績效信息的相關(guān)收集和發(fā)布能夠及時的為智能化系統(tǒng)項目的有關(guān)各方提供怎樣有效地利用相關(guān)資源來完成項目目標(biāo)的績效信息。一般而言，智能化系統(tǒng)項目中的績效信息主要是包括了對為了完成智能化系統(tǒng)項目的目標(biāo)而對智能化系統(tǒng)投入的 相關(guān)資源的使用情況的總結(jié)。（四） 項目管理收尾在項目達(dá)成最終的項目目標(biāo)或是因為種種原因終止了以后需要對項目進行的收尾，在項目的管理收尾過程中主要是包含了智能化系統(tǒng)項目結(jié)果文檔的建立，這個文檔中主要就是包括了智能化系統(tǒng)項目中收集的各種記錄、符合驗收規(guī)范的保證、對智能化系統(tǒng)項目的效果分析，對這些信息進行的最終處理和存檔。三、智能化系統(tǒng)項目溝通管理中存在的主要問題項目溝通管理指出：“管理者要用70的時間用于溝通，而項目經(jīng)理需要花費70%90或更多的時間來溝通”。7在大多數(shù)軟件公司中，項目負(fù)責(zé)人大多是技術(shù)骨干，而項目組其他成員也大都是“高技術(shù)人員”，都擁有“從學(xué)術(shù)或?qū)I(yè)出發(fā)、工作自主性強，以自我為中心、自我欣賞”等相同的特點。因此阻礙溝通的主要因素是“溝通意識和習(xí)慣問題”，也就是態(tài)度和感覺的問題。在智能化系統(tǒng)項目管理中的溝通問題主要存在以下幾項：（一）溝通管理策劃不足1. 缺乏溝通管理計劃經(jīng)調(diào)查，有80%的信息化項目沒有正式發(fā)布的溝通管理，90%的信息化項目沒有正式或非正式發(fā)布的項目溝通管理計劃，這是導(dǎo)致項目延期、項目混亂、項目成功率低等諸多問題的基本原因。8在系統(tǒng)實施時，缺少溝通管理計劃，對客戶的宣傳不夠，溝通不到位，導(dǎo)致客戶對項目的建設(shè)意義認(rèn)識不足，從而在實施過程中客戶參與到項目開發(fā)建設(shè)過程的熱情不高，不配合或有抵觸情緒，不愿意占有下班時間，加之平時工作又較忙等情況。2.客戶需求不明確在做需求調(diào)研的時候，項目組沒能夠與客戶進行很好的溝通，只是了解了客戶大概的需求，而對于具體和細(xì)節(jié)的要求沒能深入地進行了解，僅憑自己的主觀意識推斷去開發(fā)程序，導(dǎo)致最終開發(fā)出來的產(chǎn)品達(dá)不到客戶的需求而造成返工。3. 客戶責(zé)任人不確定在項目初期的范圍識別階段，由于項目組對客戶的整體組織架構(gòu)、相關(guān)人員和他們之間的關(guān)系、工作職責(zé)等沒進行詳細(xì)的了解，導(dǎo)致無法得到關(guān)于項目的完整需求或經(jīng)權(quán)威用戶代表確認(rèn)的最終需求。在項目實施過程中，因客戶方有關(guān)責(zé)任人不明確或?qū)ο嚓P(guān)責(zé)任人對項目范圍和要求的責(zé)任心不夠強，提出的要求較為隨意，項目實施前期對項目的需求確認(rèn)不夠認(rèn)真積極，或是多個用戶代表各說各、需求變動頻繁但同時又要求項目組盡早交付項目成果，到了項目后期需求變化也很隨意，造成項目范圍的擴延，項目進度的拖延，項目成本的增加等狀況。（二）溝通效率低下1項目組內(nèi)部重復(fù)工作在項目實施中很多重要的信息沒能夠進行充分和有效的溝通傳遞。在編制計劃、意向反饋、情況匯報、技術(shù)問題或技術(shù)成果等方面與有關(guān)人員的溝通不足，導(dǎo)致項目實施中大家各做各事、重復(fù)工作。甚至造成不必要的損失。2. 項目溝通工具運用不足在智能化系統(tǒng)項目建設(shè)過程中，系統(tǒng)主要是按照項目的規(guī)劃，設(shè)計，開發(fā)，運營等幾個階段來進行，大部分軟件和辦公工具的未得到有效的使用或者只使用在開發(fā)階段。9這樣的情況造成項目每個階段的信息和項目各管理流程之間的信息無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和共享，項目各參與方之間及項目參與方與客戶方之間，都無法實現(xiàn)信息交換和共享。（三）溝通方式不當(dāng)1.項目領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對內(nèi)溝通能力有部分項目經(jīng)理不能夠意識到自己作為項目經(jīng)理的管理角色，在總體上去把控項目的溝通管理，而是全身心的投入到具體的項目技術(shù)工作中，導(dǎo)致在項目任務(wù)分工不均衡的時候，項目團隊成員之間忙的很忙、閑的很閑，計劃不周全、任務(wù)分工不均，資源浪費等現(xiàn)象。在項目團隊內(nèi)部有的時候因各階段不同的角色或同階段不同的角色之間責(zé)任分工不夠明確而造成工作相互推諉，責(zé)任相互推卸等現(xiàn)象，還有時因為各階段不同的角色或同階段不同的角色之間的責(zé)任分工模糊但項目組各成員只想著完成自己的工作任務(wù)、不愿意和他人配合。從而引發(fā)種種項目組內(nèi)部矛盾。2.項目組對外溝通方式不當(dāng)在智能化系統(tǒng)項目實施中，因用戶方與開發(fā)方立場不同，經(jīng)常產(chǎn)生不同意見，一旦溝通方式不當(dāng)，就容易引發(fā)沖突，特別是項目組成員由于工作壓力大，在遇到棘手問題后情緒不穩(wěn)定，心態(tài)不好，在對直接面對用戶時缺少靈活的溝通方式，是造成外部沖突的主要原因。沖突一旦發(fā)生，產(chǎn)生的負(fù)面影響在短時間內(nèi)很難挽回。（四）溝通信息反饋差1、溝通信息反饋時效差在智能化系統(tǒng)項目管理中，項目管理人員經(jīng)常因不善于溝通或自以為是不及時去溝通，導(dǎo)致項目存在的問題不能夠及時被發(fā)現(xiàn)，等問題暴露時，引起項目返工或產(chǎn)生其他不可挽回了的損失，同時給項目團隊帶來非常不利的影響，降低客戶對項目的認(rèn)同程度。且溝通越晚，問題暴露越遲，帶來的影響和損失也越大。而這些損失所帶來的溝通成本，很可能是沉沒成本。2、信息發(fā)布體系缺乏在整個項目的溝通管理過程中，內(nèi)部和外部的信息傳遞缺乏有效可行的溝通渠道，缺乏信息發(fā)布體系，隨著項目團隊規(guī)模的擴大、人員的增加、項目機構(gòu)的復(fù)雜、信息量的不斷上升，導(dǎo)致項目信息阻塞、信息失去真實性等溝通阻礙，項目信息內(nèi)容不能夠定時進行發(fā)布，項目團隊內(nèi)部和客戶之間對于項目信息的獲取不一致，且部分項目人員，只報喜不報憂，等項目問題發(fā)生時相互推諉，引發(fā)不必要的紛爭。（五）溝通原則不明確在智能化系統(tǒng)項目管理中，因項目管理人員眾多，人員存在更替，項目成員性格不一，且客戶干系人較多，在溝通時項目成員與客戶各說一詞，導(dǎo)致客戶對項目團隊認(rèn)同度低；或?qū)Σ煌蛻舾上等瞬捎猛环N溝通方式，導(dǎo)致各客戶對相同信息理解不一致；或事不分大小不分領(lǐng)導(dǎo)匯報，從而引起決策錯誤等現(xiàn)象。 四、解決智能化系統(tǒng)項目溝通管理中問題的對策作為一個優(yōu)秀的團隊領(lǐng)導(dǎo)者和協(xié)調(diào)管理人員所發(fā)揮的作用往往是對項目的成敗起關(guān)鍵性作用，一個高素質(zhì)的項目經(jīng)理一定是一個善于溝通的人。項目的溝通效率直接影響項目管理者的項目管理效率 在這里筆者提幾種有助于提高項目溝通效率的原則與方法。（一）做好溝通管理策劃的編制進行積極的智能化系統(tǒng)項目干系人管理能夠避免由于干系人間存在的問題而導(dǎo)致的偏離以及項目進行中他們分崩離析，提高了操作人員的能力。10首先對客戶人員進行分類，并對其各自的特點進行分析，各類人員均有其不同的特點，同時也有著不同的溝通需求，例如：對于客戶的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家提出的需求需要給予高度重視，溝通方式要正式，溝通文檔要規(guī)范。其次，要做好溝通計劃的編制，計劃需要編制詳細(xì)，計劃中對客戶的溝通需求，信息發(fā)布的方式，例會開展等內(nèi)容做出明確定義，還要包括項目建設(shè)過程中所發(fā)布的各式文檔、材料和信息的格式和規(guī)范，以及相應(yīng)的詳細(xì)程度。在項目建設(shè)過程中所需采用的溝通工具，在實施階段，實施現(xiàn)場的溝通方式，會議召開頻率和方式。還需與客戶達(dá)成一致意見，在溝通計劃中明確，重要會議，客戶方相關(guān)負(fù)責(zé)人盡量保證到場等，還同時對一些細(xì)節(jié)性的內(nèi)容做出一定的備注。以此保證溝通計劃的有效性。（二）加強內(nèi)部溝通及溝通工具運用在智能化系統(tǒng)項目組織內(nèi)。通常會運用一些相關(guān)的且較為成熟的項目管理軟件系統(tǒng)、電子郵件、辦公軟件等工具來支撐項目多種多樣的信息生成、傳遞和存儲等要求。而這些工具的使用，避免項目組內(nèi)部重復(fù)工作，也大大提高了在項目中的工作效率。同時，拉近了溝通雙方的距離，降低了不必要的面談和會議。項目團隊內(nèi)部通過利用這些溝通工具進行工作匯報和交流，項目管理人員對項目成員的工作情況有客觀的掌控和考核，項目管理人員可工具項目組成員的工作狀況，更合理的分配工作。（三）提升項目成員溝通素養(yǎng)在智能化系統(tǒng)項目管理過程中，總會有一些業(yè)務(wù)上或技術(shù)上的問題。且圍繞這些問題的爭論也是經(jīng)常爭論得喋喋不休。然而這些無休止的爭辯所帶來的結(jié)果卻是沒有定論的，這樣不僅問題沒有得到有效解決，而且還耽誤了問題解決的時效 在智能化系統(tǒng)項目溝通過程中。需要極力避免這種無謂的爭辯。因此，在智能化系統(tǒng)項目管理過程中，應(yīng)該加強溝通管理，在遇到這種無謂的爭辯時，項目負(fù)責(zé)人需要進行果斷決策。對于一些不合理的要求，可能影響整個系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)，我需要采取靈活的溝通方式，耐心的解釋，必要時由客戶的項目負(fù)責(zé)人出面協(xié)調(diào)和解決，以保證項目的順利完成。同時為提高項目溝通管理效率，需選擇具有高素質(zhì)和能力的員工，提升內(nèi)部員工的自身素質(zhì)及能力，提高項目工作能力，進而可以通過溝通交流及時解決問題。11（四）建立信息發(fā)布體系在項目組與客戶的溝通過程中，項目經(jīng)理應(yīng)該提倡主動溝通。項目經(jīng)理應(yīng)該具有前瞻性，定期和項目組成員及客戶溝通，這樣不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問題，也能暴露出很多潛在的問題。在項目管理過程中問題的出現(xiàn)并不可怕，可怕的是問題沒被及時發(fā)現(xiàn)。溝通越晚，問題暴露越遲，帶來的影響和損失越大。在智能化系統(tǒng)項目溝通管理中主動溝通說到底是對溝通的一種態(tài)度。為了更好的掌控項目組織的內(nèi)部和外部的信息傳遞，防止隨著項目團隊規(guī)模的擴大、人員的增加、項目機構(gòu)的復(fù)雜、信息量的不斷上升，導(dǎo)致項目信息阻塞、信息失去真實性等溝通阻礙，項目管理者需要形成一個合理穩(wěn)定的信息發(fā)布體系。將項目信息內(nèi)容定時，定形式，定組織進行發(fā)布，以便項目成員和客戶可以隨時檢索和查看，了解項目的進展。（五）把握溝通原則在智能化系統(tǒng)項目溝通管理過程中，需要在端正好溝通態(tài)度的同時，把握好溝通原則，一是溝通內(nèi)部和外部要有區(qū)別。即在溝通中要求項目團隊作為一個整體，在對外溝通時要意見一致，整個項目團隊對同件事情要用一種聲音，如果在客戶面前表現(xiàn)出意見不統(tǒng)一，會降低客戶對團隊的信任感；二是在項目溝通中，非正式的溝通有助于關(guān)系的融洽，正式溝通和非正式溝通要根據(jù)場合來采用，在獲取需求階段采用正式溝通，用戶會變得非常謹(jǐn)慎，很難獲取充足的信息，而在簽訂合同和績效時，則需要使用正式溝通，有助于明確責(zé)任與范圍，對項目起到促進作用；三是在項目溝通中，要采用溝通對方所能夠接受的溝通風(fēng)格，對客戶不同人員采用不同的方式進行溝通，以達(dá)到客戶對意見的認(rèn)同；四是在項目溝通中，要把握溝通的