印章管理制度

1、集團(tuán)印章管理制度一、目的為了加強(qiáng)對(duì)印章的內(nèi)部控制和管理，保證印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司利益，杜絕不法行為發(fā)生，在遵照集團(tuán)印章管理制度的前提下，結(jié)合的情況，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于集團(tuán)內(nèi)各職能部門(mén)、各項(xiàng)目的印章管理。三、定義本制度所稱印章主要指：公章、法定代表人私章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用印章、其他授權(quán)人印章、部門(mén)名稱章等。為方便日常工作需要而刻制，純屬部門(mén)內(nèi)部使用的一般戳記章，如編號(hào)章、贈(zèng)票章、付訖章等，不在本辦法使用范圍之內(nèi)。1、公章：公司及具有獨(dú)立法人資格的各成員企業(yè)向政府機(jī)關(guān)或相關(guān)機(jī)構(gòu)登記使用的刻有本公司名稱的印章。 2、法定代表人私章：公司向政府機(jī)關(guān)或相關(guān)機(jī)構(gòu)登記使用的

2、刻有本公司法定代表人印章。3、業(yè)務(wù)專(zhuān)用印章：由公司向政府機(jī)關(guān)或相關(guān)機(jī)構(gòu)登記使用后授權(quán)下屬有關(guān)部門(mén)履行特定的職責(zé)和權(quán)力的印章（如：合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章，人力資源部的勞動(dòng)合同專(zhuān)用章等）。 4、其他授權(quán)人印章：指根據(jù)公司授權(quán)，委托指定專(zhuān)門(mén)人員辦理特別業(yè)務(wù)時(shí)所使用的個(gè)人印章，如出納私章，審批人私章等。5、部門(mén)名稱章：指刻有企業(yè)內(nèi)部職能部門(mén)字樣的印章。6、印章管理員：授權(quán)持有印章，并對(duì)印章日常使用負(fù)責(zé)，承擔(dān)管理責(zé)任的人員。四、使用范圍（1）公章：凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、合同（協(xié)議）、通知、介紹信、證明、各類(lèi)報(bào)送報(bào)表或其他公司材料等；（2）合同專(zhuān)用章： 合同專(zhuān)用章（不含工程、銷(xiāo)售及勞

3、動(dòng)合同專(zhuān)用章）：用于除工程類(lèi)合同、商品房買(mǎi)賣(mài)合同及其相關(guān)協(xié)議、勞動(dòng)合同外的凡是采用合同書(shū)形式訂立合同（協(xié)議）；銷(xiāo)售合同專(zhuān)用章：僅用于商品房買(mǎi)賣(mài)合同及其相關(guān)協(xié)議的使用，不能超權(quán)使用此印章；（注：部分地方的商品房銷(xiāo)售合同及其相關(guān)協(xié)議不能使用有“銷(xiāo)售”兩字的合同專(zhuān)用章，該印章也只能遵守這一使用原則，請(qǐng)項(xiàng)目銷(xiāo)售中心負(fù)責(zé)人嚴(yán)格把關(guān)。）工程合同專(zhuān)用章：僅用于工程類(lèi)合同；勞動(dòng)合同專(zhuān)用章：僅用于勞動(dòng)合同；（3）財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：公司對(duì)外的現(xiàn)金、銀行收付業(yè)務(wù)（預(yù)留銀行印鑒、支票、匯票、業(yè)務(wù)委托書(shū)等）、以及其他外部業(yè)務(wù)（如工商部門(mén)備案等用途）等；（4）發(fā)票專(zhuān)用章：僅用于領(lǐng)購(gòu)或開(kāi)具發(fā)票；（5）法定代表人私章：凡是注明可加

4、蓋法定代表人私章的文件； （6）部門(mén)名稱章：該章是非經(jīng)濟(jì)類(lèi)用章，僅用于該部門(mén)與集團(tuán)內(nèi)部各單位業(yè)務(wù)部門(mén)的文書(shū)來(lái)往，不得用于對(duì)外簽訂合同或補(bǔ)充協(xié)議、借貸款項(xiàng)和采購(gòu)材料設(shè)備等，不得作為我方變更合同的依據(jù)。五、印章刻制與領(lǐng)用嚴(yán)禁未經(jīng)許可自行刻制印章；本制度規(guī)范的印章必須在集團(tuán)辦公室行政管理部印章室完成備案后，才可正式啟用。線上審批路徑：登錄集團(tuán)門(mén)戶流程管理按類(lèi)別職能中心集團(tuán)辦公室行政后勤類(lèi)公文檔案刻章審批需上傳：印章刻制申請(qǐng)表（附件一）印章分類(lèi)申請(qǐng)部門(mén)新成立公司公章、合同專(zhuān)用章（辦理公司設(shè)立手續(xù)的過(guò)程向當(dāng)?shù)毓膊块T(mén)申請(qǐng)，并到其指定處刻制）綜合管理部財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章綜合管理部其他業(yè)務(wù)專(zhuān)用章及部門(mén)名

5、稱章，如銷(xiāo)售合同專(zhuān)用章、勞動(dòng)合同專(zhuān)用章、項(xiàng)目管理部章等印章，由有業(yè)務(wù)需要的各公司職能部門(mén)提出申請(qǐng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，集團(tuán)辦公室行政管理部印章室備案，報(bào)總裁批準(zhǔn)后，由申請(qǐng)部門(mén)印章管理員按規(guī)定刻制。其他：1、印章的刻制包括新公司成立或因業(yè)務(wù)需要的印章刻制及因原印章不適用、磨損等而需要更換的印章刻制。2、印章刻制須經(jīng)授權(quán)審批。公章、專(zhuān)用印章、法定代表人私章應(yīng)在公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制并備案，部門(mén)名稱章如所在地公安機(jī)關(guān)允許備案的，也需備案。（公安部對(duì)辦理刻制印章的手續(xù)未作統(tǒng)一規(guī)定，實(shí)際請(qǐng)依照所在地公安機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定）3、各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求申請(qǐng)刻制印章，每名印章均明確授權(quán)使用范圍并按要求使用，閑置印章

6、應(yīng)交回辦公室統(tǒng)一保管或銷(xiāo)毀。4、保證各種重要印章（如公司公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、合同專(zhuān)用章等）的唯一性，不允許就同一授權(quán)范圍刻制多套印章。5、新印章刻制完畢后，應(yīng)在二個(gè)工作日內(nèi)將印章及公安部門(mén)出具的備案資料移交到相關(guān)授權(quán)印章管理員，填寫(xiě)印章簽收領(lǐng)用備案表（附件二），經(jīng)總裁審批。印章簽收領(lǐng)用備案表原件交集團(tuán)辦公室行政管理部印章室存檔，同步存檔至辦公室。六、印章管理1、印章管理員的界定：公章、法定代表人私章、（工程）合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章以及內(nèi)各部門(mén)章由總裁制定專(zhuān)人管理。2、各部門(mén)、各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為該部門(mén)、該項(xiàng)目印章管理員的第一責(zé)任人。3、印章管理員的職責(zé)：辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌印章的管理、指導(dǎo)、監(jiān)督

7、工作。印章管理員的職責(zé)包括：印章的保管、使用以及承擔(dān)相關(guān)的責(zé)任。印章管理員的印章清單及其聯(lián)系方式必須報(bào)辦公室備案。 印章管理員務(wù)必在合理合法的前提下使用印章，用印時(shí)需校對(duì)審批表是否已經(jīng)各審批人審核且簽署，是否已在需蓋章資料上修訂完畢。若因不正當(dāng)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或損害公司聲譽(yù)，實(shí)行“誰(shuí)批準(zhǔn)，誰(shuí)負(fù)責(zé)”、“誰(shuí)用印，誰(shuí)負(fù)責(zé)”、“誰(shuí)授權(quán)，誰(shuí)負(fù)責(zé)”等為原則追究相關(guān)責(zé)任人。 其他：1、印章必須專(zhuān)柜存放。特別注意：公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章等重要印章不得與空白票據(jù)同柜存放。2、印章必須存放在保險(xiǎn)柜內(nèi)保管，每次用印完畢應(yīng)隨時(shí)鎖入保險(xiǎn)柜，防止被盜用，禁止將印章置于辦公桌上或未上鎖的柜子等隨意可拿取的地

8、方。3、 如發(fā)生印章丟失，立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)到當(dāng)?shù)毓膊块T(mén)辦理注銷(xiāo)登記，并聲明作廢。如丟失印章日后不再使用，將公安部門(mén)出具注銷(xiāo)印章證明及有部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的遺失印章報(bào)告交集團(tuán)辦公室行政管理部印章室備案；如丟失印章日后需要繼續(xù)使用的，重刻印章并將公安部門(mén)出具注銷(xiāo)印章證明、重刻印章備案證明及有部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的遺失印章報(bào)告交集團(tuán)辦公室行政管理部印章室備案。4、辦公室每半年（6月、12月）將對(duì)項(xiàng)目各類(lèi)印章進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)檢查，同時(shí)檢查印章的管理及使用是否符合本辦法的要求。對(duì)印章管理混亂，使用不當(dāng)?shù)?，視情?jié)嚴(yán)重程度予以一定處罰或追究法律責(zé)任。七、印章使用印章不得隨意使用，經(jīng)辦人員應(yīng)提供審批依據(jù)，連同需蓋章文件一并

9、交印章管理員用印。1、使用原則合同類(lèi)（已錄入ERP系統(tǒng)）：經(jīng)辦人員需打印完整ERP合同審批流程；注意：除強(qiáng)制要求加蓋公章合同，一般合同（協(xié)議類(lèi)）宜使用合同專(zhuān)用章（不含工程、銷(xiāo)售及勞動(dòng)合同專(zhuān)用章）：用于除工程類(lèi)合同、商品房買(mǎi)賣(mài)合同及其相關(guān)協(xié)議、勞動(dòng)合同外的凡是采用合同書(shū)形式訂立的合同。報(bào)建資料、申請(qǐng)表格或公司證明、函件等：經(jīng)辦人員需填寫(xiě)文件簽章審批表（附件六），由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批；涉及重要函件(如對(duì)政府承諾函）由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況自行決定，是否需增加法務(wù)部意見(jiàn)或總裁意見(jiàn)。除上述規(guī)定外，其他文件簽章審批表，均由部門(mén)第一負(fù)責(zé)人審批；凡文件中注明需加蓋公司公章的，不允許業(yè)務(wù)部門(mén)以其他私刻的專(zhuān)用章代替

10、。財(cái)務(wù)資金部使用其保管的印章，按以下原則使用：A、開(kāi)具銀行結(jié)算業(yè)務(wù)：必須取得付款最終授權(quán)人審批文書(shū)；B、證明公司收款業(yè)務(wù)：財(cái)務(wù)人員或收銀員等在收到客戶繳納款項(xiàng)后,填開(kāi)發(fā)票/收據(jù)的同時(shí)加蓋對(duì)應(yīng)的專(zhuān)用章；2、蓋章要求（1） 用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致。（2）不得在空白紙張、證件、表格等材料和未填好內(nèi)容的介紹信、證明、合同上面加蓋印章，也不得在有涂改痕跡，或使用易于涂改筆跡填寫(xiě)的各類(lèi)材料上面加蓋印章。（3）當(dāng)因文件排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。印章管理員

11、不得在無(wú)正文的頁(yè)面上加蓋印章。（4）介紹信、便函、授權(quán)委托書(shū)要求有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。（5）對(duì)外簽署的合同或協(xié)議及其它需用公司印章的文本等，須簽署日期并在騎縫處加蓋印章或由授權(quán)人每頁(yè)簡(jiǎn)簽，對(duì)于合同或協(xié)議的簽約代表（除要求法定代表人簽署外）須由職能部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司第一負(fù)責(zé)人簽署。（6）需要加蓋公章的證照復(fù)印件，在加蓋公章前必須加蓋或書(shū)寫(xiě)“本復(fù)印件僅限于 XXXXX 業(yè)務(wù)，只限使用一次，再?gòu)?fù)印無(wú)效?！保?）對(duì)于用于證明員工是否不涉及違法犯罪行為、生育證明、政審證明等文件，申請(qǐng)用印者需要就文件內(nèi)容提供相關(guān)政府部門(mén)（公安局、居委會(huì)）出具的證明文件。印章管理員應(yīng)核對(duì)需用印資料與證明文件無(wú)

12、誤后方可加蓋印章。相關(guān)證明文件由印章管理員留底與用印申請(qǐng)表歸檔存放。3、蓋章登記“凡蓋章，必登記”。經(jīng)辦人員需填寫(xiě)蓋章登記表（附件五）后，印章管理員核對(duì)無(wú)誤后，再進(jìn)行蓋章。其他：（1）對(duì)于需要由我方公司先蓋章的合同，還需在簽章審批表備注欄填寫(xiě)預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。印章管理員在蓋章登記表（附件五）備注欄進(jìn)行加注。經(jīng)辦人員在合同簽署完畢以后須將原件一份交給對(duì)應(yīng)公司財(cái)務(wù)資金部。（2）對(duì)合同類(lèi)或其他重要文件蓋章后，印章管理員必須將合同原件一份存檔，如不能即時(shí)收取存檔則需經(jīng)辦人在簽章審批表的備注欄注明預(yù)計(jì)移交日期，并在預(yù)計(jì)移交日期前移交。否則印章管理員對(duì)該經(jīng)辦人所在職能部門(mén)以后提供文件拒絕用印。（3）已加蓋公章

13、的任何經(jīng)濟(jì)類(lèi)或交易類(lèi)合同、協(xié)議的原件（含先由我方蓋章的合同或經(jīng)辦人外借公章加蓋印章的合同），經(jīng)辦人員必須在五個(gè)工作日內(nèi)將合同原件（預(yù)蓋合同可提供復(fù)印件）移交對(duì)應(yīng)公司財(cái)務(wù)資金部，未經(jīng)網(wǎng)上審批的合同，還需同時(shí)抄送復(fù)印件給法務(wù)部對(duì)應(yīng)的法務(wù)專(zhuān)員留存。（4）已蓋章的文件若不能使用，必須及時(shí)交回印章管理員處銷(xiāo)毀，印章管理員應(yīng)將銷(xiāo)毀情況在蓋章登記表中進(jìn)行備注。八、印章外借原則上，印章不允許外借帶出。若因工作需要確需將印章帶出，應(yīng)由使用部門(mén)提交申請(qǐng)，由經(jīng)辦人員填寫(xiě)借用/延期印章審批表（附件四），經(jīng)有效終審人審批。注意：1.凡印章外借帶出，有效終審人均為總裁；2.如公司公章外借帶出，經(jīng)辦人員需一并填寫(xiě)借用公章保

14、證書(shū)（附件九）。其他：1、每一審批只可外借一次，印章借出期間，印章臨時(shí)保管人只可將印章用于申請(qǐng)事由，并對(duì)印章的使用承擔(dān)一切責(zé)任。印章外借必須提前7個(gè)工作日通知印章管理員，方便印章管理員根據(jù)情況再通知各有關(guān)部門(mén)做好緊急用印的需要。2、申請(qǐng)外借印章的用印事宜完成或已到計(jì)劃歸還印章日期應(yīng)及時(shí)歸還印章。3、印章借用應(yīng)根據(jù)實(shí)際用印需要確定借用印章時(shí)間，最長(zhǎng)不得超過(guò)五個(gè)工作日。如借用印章時(shí)間長(zhǎng)于五個(gè)工作日的應(yīng)詳細(xì)列明原因。4、印章管理員取得借用/延期印章審批表后，應(yīng)檢查審批表中主管領(lǐng)導(dǎo)及最終審批人的簽名與預(yù)留的簽名樣式是否一致，并與經(jīng)辦人就借用印章的名稱、事由、歸還時(shí)間進(jìn)行核實(shí)。5、核實(shí)領(lǐng)取印章經(jīng)辦人與申

15、請(qǐng)審批表中的借用印章保管人是否一致，核對(duì)領(lǐng)取印章人員的員工卡等身份證明文件。6、印章管理員與借章人應(yīng)對(duì)借用印章當(dāng)面檢查確認(rèn)，在借用/延期印章審批表上印章式樣欄處的“借用時(shí)印章印?！奔由w借用時(shí)印章印模，并進(jìn)行簽收手續(xù)。7、印章管理員應(yīng)對(duì)借用/延期印章審批表進(jìn)行編號(hào)，與借用公章保證書(shū)一并歸檔保管。8、由于用印事宜未完成而未能在計(jì)劃歸還日期前歸還印章的，應(yīng)在經(jīng)批準(zhǔn)的歸還日期前辦理延期手續(xù)，填寫(xiě)借用/延期印章審批表，寫(xiě)明需要延期的原因及計(jì)劃歸還的日期。經(jīng)原各審批人審批，交印章管理員備案。9、對(duì)于到計(jì)劃歸還日期未辦理延期歸還手續(xù)而尚未歸還的印章，印章管理員應(yīng)責(zé)令借章人歸還，如不歸還的，應(yīng)逐級(jí)向集團(tuán)辦公室

16、行政管理部負(fù)責(zé)人匯報(bào)，呈報(bào)集團(tuán)總裁。10、印章歸還時(shí)，印章管理員應(yīng)認(rèn)真檢查歸還印章的真?zhèn)涡约巴旰眯?，并在借出時(shí)的借用/延期印章審批表的“歸還時(shí)印章印?！碧幖由w歸還時(shí)印章印模，同時(shí)與借出時(shí)的印章印模進(jìn)行驗(yàn)印，準(zhǔn)確無(wú)誤后，雙方簽名確認(rèn)，并填寫(xiě)歸還日期；經(jīng)辦人需在歸還印章時(shí)提交已簽名確認(rèn)的借用公章保證書(shū)到印章管理員處存檔，如不能提交，印章管理員上報(bào)給經(jīng)辦人的部門(mén)第一負(fù)責(zé)人。11、若外借印章是用于加蓋經(jīng)濟(jì)類(lèi)或交易類(lèi)合同的，在借用人歸還印章的同時(shí)，將一份合同原件交給對(duì)應(yīng)公司財(cái)務(wù)資金部。12、外借印章有損壞或遺失情況，借章人應(yīng)在發(fā)現(xiàn)上述情況的第一時(shí)間向印章管理員匯報(bào)，配合查處，并由外借部門(mén)派專(zhuān)人跟辦印章重

17、刻的后續(xù)事宜。九、印章交接1、印章管理員因事、病、休假等原因臨時(shí)離崗的，應(yīng)提前做好工作安排或是將其持有的印章移交由印章臨時(shí)代管人代管，并辦理臨時(shí)交接，印章代管人不得保管同一間公司銀行預(yù)留印鑒的所有印章。2、印章管理員要向代管人交代用印時(shí)的注意事項(xiàng)，并辦理好交接手續(xù)。交接工作中，應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行管印人員登記備案制。移交人應(yīng)填寫(xiě)印章管理員臨時(shí)交接登記簿（附件七），登記交接印章的起止日期、印章類(lèi)別及數(shù)量，由雙方簽名確認(rèn)。代管人應(yīng)對(duì)代管期間的用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，對(duì)重要的文件應(yīng)該復(fù)印留底。印章管理員正常上班后，代管人員應(yīng)與印章管理員辦理交接手續(xù)，以明確雙方責(zé)任。 3、印章管理員調(diào)職、辭職或因其他原因臨時(shí)離崗

18、一個(gè)月以上時(shí)，由印章管理員直屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出接任的人選，報(bào)集團(tuán)辦公室行政管理部印章室備案。印章移交應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，詳細(xì)填列印章管理員移交清冊(cè)（附件八），由移交人、接收人、監(jiān)交人三方簽名確認(rèn)并在二個(gè)工作日內(nèi)將印章管理員移交清冊(cè)交集團(tuán)辦公室行政管理部印章室備案（同步至辦公室）。印章移交工作由印章管理員直屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或其指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)移交的資料、物品不符，應(yīng)責(zé)成原印章管理員限期查明，待查明相符后，方可辦理移交手續(xù)。未按規(guī)定辦理移交手續(xù)的印章管理員，不得辦理調(diào)動(dòng)、離職手續(xù)。4、印章持有情況應(yīng)納入員工離職時(shí)移交工作的一部分，如員工持有公司印章的，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。十、印章更換、銷(xiāo)毀印章的更換、銷(xiāo)毀包括因印章的不適用而更換、因磨損而更換以及后續(xù)的報(bào)廢處置工作，由印章保管員填寫(xiě)印章收繳/銷(xiāo)毀申請(qǐng)（備案）表（附件三），經(jīng)總裁審批后，提交至集團(tuán)辦圖章及檔案管理分部（同步至辦公室）存檔。十一、處罰原則項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為項(xiàng)目自行保管印章第一責(zé)任人；對(duì)未按本制度要求使用、保管