OA系統(tǒng)立項報告

1、OA 項目立項匯報、協(xié)同辦公（0A）的定義：辦公自動化通俗的理解為無紙化辦公，網(wǎng)絡(luò)化辦公、電子化辦公，本意為利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段提高辦公的效率，進而實現(xiàn)辦公的自動化處理。對企業(yè)辦公方 式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。辦公自動化解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運轉(zhuǎn)效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、 多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f，OA 軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇，更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效 率和可控性，提供企業(yè)決策依據(jù)，是提高企事業(yè)分子公司整體運轉(zhuǎn)能力不可缺 少的軟件工具。、目前商派網(wǎng)

2、絡(luò)辦公現(xiàn)狀分析：（1 ）網(wǎng)上辦公完全依靠郵件系統(tǒng)，工作溝通、傳送效率低?；谏膛删W(wǎng)絡(luò)與下屬各子公司異地辦公特點，商派網(wǎng)絡(luò)在行政辦公方面所使用的技術(shù)手段還僅僅停留在電話、傳真、郵寄、郵件等傳統(tǒng)方式，工作效率非常低下，并且使得部門之間聯(lián)系溝通不夠順暢，企業(yè)內(nèi)部形成了一個個信息孤島。商派網(wǎng)絡(luò)向子公司傳達文件花費一整天甚至幾天時間的現(xiàn)象十分普遍，遇到需要下屬子公司反饋（如匯報數(shù)據(jù)等）的工作，則周期比較長，且容易出現(xiàn)差錯，對人力資源應(yīng)用造成極大浪費，商派網(wǎng)絡(luò)公司和各子公司利用信息技術(shù)革新辦公方式的呼吁十分強烈。因此為了提升商派網(wǎng)絡(luò)管理，促進商派網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，需要建設(shè)一套符合上 海某商派網(wǎng)絡(luò)公司股份自身特點的

3、辦公自動化系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破 地域時空的限制，實現(xiàn)商派網(wǎng)絡(luò)與各分子公司、各部門跨地域、高時效 地協(xié)同工作。（2）文件歸檔、存儲與檢索差，安全無保證目前公司的文檔大部分是電子文檔，文件的歸檔與存儲基本沒有管理， 很多文件在部門或個人郵箱存儲，歸檔基本依賴行政部門進行，不便查 詢使用，一旦發(fā)生人員變動，就可能造成損失。文件的權(quán)限（修改、閱 讀、打印、保存等）沒有任何保護，每個能接觸文件的人員都可完全擁 有所有權(quán)限，且對文件的操作沒有任何痕跡記錄。這樣的傳遞管理致使 重要文件隨時都有可能被復(fù)制、打印、修改并通過郵件傳送出去。如果 沒有發(fā)生重大泄密事件，完全僅依賴于員工的品質(zhì)是目前并不可靠的技 術(shù)

4、保障。3）辦公過程中制度、流程理解不清晰導(dǎo)致工作失誤增多，工作量增大。領(lǐng)導(dǎo)出差，很多的事情不是很清楚該如何辦理，特別是一些操作環(huán)節(jié)多 的事情容易拖延。如何提高員工工作的操作規(guī)范化，提高事務(wù)處理的效 率是辦公過程中急需解決的問題。4）辦公過程中商派網(wǎng)絡(luò)與下屬子公司信息不對稱矛盾突出由于異地辦公，如何有效解決商派網(wǎng)絡(luò)與下屬子公司集中管理與分散 經(jīng)營的矛盾，集中管理導(dǎo)致分子公司積極性降低，部分決策權(quán)下放又 導(dǎo)致商派網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督控制力度較以前大為削弱。如何有效監(jiān)控下屬企業(yè) 規(guī)范化運作又充分結(jié)合部分授權(quán)管理調(diào)動分子公司積極性需要信息化 來支撐。同時商派網(wǎng)絡(luò)總部的各個部門之間，總部相關(guān)部門與各公司 之間的溝通

5、、 交流存在一定的障礙和效能的問題。（5）領(lǐng)導(dǎo)辦公缺乏決策支持手工報表使得信息采集、處理不夠全面，無法為企業(yè)管理和決策提供 科學(xué)、快速的依據(jù)、商派網(wǎng)絡(luò)實施辦公自動化建設(shè)的目標分析：根據(jù)商派網(wǎng)絡(luò)公司戰(zhàn)略、商派網(wǎng)絡(luò)公司發(fā)展現(xiàn)狀及國內(nèi)外市場環(huán)境，公司需 要通過信息化來解決當(dāng)前的管理層缺乏有效的決策支持信息，目前信息化在 財務(wù)方面已經(jīng)實施了金蝶 K3 系統(tǒng)，解決了財務(wù)為核心的問題，但是還缺少以 人為核心、對人的行為過程進行管理的系統(tǒng)，管理層難以通過現(xiàn)有的系統(tǒng)實 現(xiàn)對管理思想和制度的貫徹、信息孤島等問題；OA 辦公管理系統(tǒng)作為整個商派網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)的試點項目，力求實現(xiàn)打通企業(yè)內(nèi)部存在的信息孤島、 使公

6、司內(nèi)部的有效信息結(jié)構(gòu)化、提高員工工作效率。建議與知名0A供應(yīng)商合作，在合理的時間和成本約束下，高質(zhì)量地完成本項目需求，本項目需求建議可以為如下內(nèi)容：以人為核心，數(shù)據(jù)從上而下透視的權(quán)限管控平臺： 構(gòu)建管理過程顯性化、員 工工作痕跡顯性化的平臺。 商派網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)崗位權(quán)限自上而下透視組 織內(nèi)任何宏觀和微觀的數(shù)據(jù)。如：商派網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)找到某個員工時，該員工在 公司所有的工作痕跡都可以被找到。如：目前的計劃任務(wù)完成情況，領(lǐng)導(dǎo)交 辦的待辦事宜處理情況，文檔方案情況，手頭負責(zé)的辦公資產(chǎn)情況，負責(zé)的 客戶、項目情況，在公司的預(yù)算收支情況等，從而對以人為核心的績效考核 提供客觀數(shù)據(jù)支持。打造高效的制度化執(zhí)行平

7、臺 ：制度電子化，流程規(guī)范化、標準化，提升商派網(wǎng)絡(luò)整體執(zhí)行力。在軟性制度 （即通常的文本型制度 ）的要求下， 通過工作流程的圖形化和表格化的操作模式， 為所有員工提供更清晰的運作流程， 從而 減少由于人為理解原因而造成制度的不流暢運作，繼而提高制度的執(zhí)行效 果。同時管理流程執(zhí)行過程中，每個環(huán)節(jié)、部門、人員出現(xiàn)工作滯留，都會 被系統(tǒng)真實的記錄和反映。通過對系統(tǒng)的流程數(shù)據(jù)分析， 最終達到優(yōu)化流程 的目的。 通過流程優(yōu)化， 減少商派網(wǎng)絡(luò)辦公業(yè)務(wù)中的非增值活動、 等待時間、 重復(fù)和協(xié)調(diào)的工作量， 在解決協(xié)同工作和信息共享的同時， 實現(xiàn)在線業(yè)務(wù)流 轉(zhuǎn)和管理，真正提高辦公效率，挖掘和發(fā)揮員工價值；移動辦公

8、平臺： 基于公司移動辦公的需要，實現(xiàn)手機網(wǎng)上審批、遠程異地辦 公的功能。 移動辦公改變了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式， 擴大了辦公區(qū)域， 用戶可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時辦公。信息發(fā)布平臺 : 為企業(yè)的信息發(fā)布、 交流提供一個有效的場所， 使企業(yè)的規(guī) 章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知 企業(yè)發(fā)展動態(tài)。協(xié)同工作平臺 : 將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項目或任務(wù)的 “扁 平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時， 心理距離也將逐漸縮小， 提高企業(yè)團隊化協(xié)作能力， 最大限度地釋放人的創(chuàng) 造力，并沉淀工作中的溝通信息。

9、公文流轉(zhuǎn)平臺 : 改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、 呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公信息門戶平臺： 構(gòu)建商派網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一的信息訪問入口和信息統(tǒng)一管理的平臺， 員工可以通過門戶根據(jù)崗位權(quán)限獲得相關(guān)的信息， 以及進行各種知識的交流 和儲存等。同時信息自動按照崗位權(quán)限推送到商派網(wǎng)絡(luò)的門戶， 分子公司門 戶、部門門戶、個人門戶，同時管理層關(guān)心的信息（如系統(tǒng)自動抓取外網(wǎng)相 關(guān)信息、相關(guān)數(shù)據(jù)報表、審批事宜等）自動推動到管理層門戶，方便不同層 級人員對信息的利用。企業(yè)通信平臺 : 集成或新建電子郵

10、件系統(tǒng)和企業(yè)范圍內(nèi)的即時交流系統(tǒng)， 使 企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢。知識共享平臺： 打破知識文檔分散存儲在不同的員工和不同的部門， 根據(jù)權(quán) 限統(tǒng)一管理公司所有的知識文檔， 沉淀日常工作產(chǎn)生的工作成果并在合理范 圍內(nèi)進行共享，提高內(nèi)部工作經(jīng)驗的分享，改進企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng) 能力，提高生產(chǎn)效率和員工的技能素質(zhì)， 避免員工流動帶來的企業(yè)知識流失， 減少企業(yè)管理和培訓(xùn)成本。綜合事務(wù)平臺： 實現(xiàn)對商派網(wǎng)絡(luò)的辦公用品、 辦公資產(chǎn)、 計劃日程、 會議室、 車輛的動態(tài)管理。實現(xiàn)實物資產(chǎn)登記、資產(chǎn)狀態(tài)的生命周期管理、辦公資產(chǎn) 的分攤、辦公資產(chǎn)費用的統(tǒng)計以及供應(yīng)商的管理。信息集成平臺 : 現(xiàn)代企業(yè)中已存

11、在的生產(chǎn)、 銷售、 財務(wù)等一些企業(yè)經(jīng)營管理 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜 態(tài)的；0A系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到管理 層信息門戶中， 使管理層能夠通過一套系統(tǒng)即時獲取企業(yè)經(jīng)營決策數(shù)據(jù)， 提 高企業(yè)整體反應(yīng)速度。商派網(wǎng)絡(luò)分級分權(quán)監(jiān)控管理平臺： 基于商派網(wǎng)絡(luò)多層多元化管理的特點， 不同子公司的管理模式基于行業(yè)的特點需要實現(xiàn)分權(quán)管理以調(diào)動積極性， 同時 商派網(wǎng)絡(luò)對于全資、 控股、 參股分子公司的運營可以通過系統(tǒng)實現(xiàn)靈活掌控 方式，既可實時監(jiān)控、監(jiān)督是否按照商派網(wǎng)絡(luò)的規(guī)章制度執(zhí)行，同時又可實 現(xiàn)管理運營數(shù)據(jù)報表實時上報和信息溝通傳遞。四、0A實施組織方案：1、需要成立專門的項目領(lǐng)導(dǎo)小組來進行項目的選型工作。2 、OA建設(shè)原則為：整體規(guī)劃、分步實施、充分考慮商派網(wǎng)絡(luò)管理的個性化和現(xiàn)有的辦公習(xí)慣。方便領(lǐng)導(dǎo)操作和審批、報表查閱。3 、硬件網(wǎng)絡(luò)部署充分考慮現(xiàn)有的條件，不重復(fù)建設(shè)。4 、OA軟件在技術(shù)有一定的先進性，預(yù)留接口，滿足今后業(yè)務(wù)、組織的變化和需求的擴展。5 、選擇有一定規(guī)模實力和豐富案例經(jīng)驗的知名 0A廠商來進行實施工作，充分借鑒他們的成功案例經(jīng)驗，最大化降低項目風(fēng)險，最短期內(nèi)快速取得效果。五、實施0A預(yù)期效果分析：1、引進先進的辦公理念，提升商派網(wǎng)絡(luò)的整