收發(fā)文管理規(guī)定》

1、收發(fā)文管理規(guī)定（試行） 1 總則 1.1 為加強(qiáng)公司的收發(fā)文管理工作，提高收文處理的速度和確保收發(fā)文處理的規(guī)范性，特 制定本管理規(guī)定。 1.2 本規(guī)定適用于公司及各直屬部門。 2 定義 2.1 本規(guī)定中的收文管理是指對收到的公文進(jìn)行處理，包括簽收、登記、審核、擬辦、批 辦、承辦、催辦及反饋等程序。 2.2 本規(guī)定中的內(nèi)部來文是指收到公司范圍內(nèi)的文件。內(nèi)部收文內(nèi)容包括：內(nèi)部文件、 各類報表、計劃總結(jié)、專項業(yè)務(wù)審核單等。 2.3 本規(guī)定中的外部來文是指收到公司范圍外部的文件。外部收文內(nèi)容包括：外部文件、 函件等。 2.4 本規(guī)定中的發(fā)文管理是指包括文件的草擬、審核、簽發(fā)（會簽） 、復(fù)核、用印、分發(fā)

2、、 文件整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。文件是指公司在經(jīng)營管理過程 中形成的具有管理效力和規(guī)范體式的文件等 3 職責(zé) 3.1 行政部為收發(fā)文管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)收發(fā)文管理工作。 3.2 行政部對各部門收發(fā)文管理的規(guī)范性予以監(jiān)督檢查。 3.3 各部門在收到交辦的來文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤，推諉，原則在 2 個工作日內(nèi)完 成對來文的處理。 3.4 各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)文件的起草，應(yīng)堅持“實事求是，精簡高效”的原則，確保文件的格 式規(guī)范、用詞準(zhǔn)確。 4 收文管理 4.1 文件的擬辦和批辦 4.1.1 簽收登記 4.1.1.1 內(nèi)、外來文均由行政部負(fù)責(zé)簽收登記；并由行政部填制信息批閱單，注

3、明收文日 期、收文編號、發(fā)文單位、公文名稱等。 4.1.2 收文編號 4.1.2.1 其他來源的收文按 外【收文年份】流水號 編號。 4.1.2.2 內(nèi)部文件按 文件來源部門簡稱【收文年份】流水號 編號。 4.1.3 擬辦和批辦 4.1.3.1 文件由行政部按規(guī)定擬定信息說明及處理建議，按先部門后領(lǐng)導(dǎo)的順序進(jìn)行公文 處理。 4.2 文件的承辦 4.2.1 凡需要承辦的來文，行政部須在當(dāng)天將文件流轉(zhuǎn)給承辦部門或分管領(lǐng)導(dǎo)。 4.2.2 承辦部門相關(guān)人員和分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對來文認(rèn)真審閱，并須簽署明確意見、建議及姓 名和日期；行政部應(yīng)該將這些意見或建議及時呈送對該來文所涉事項有決定權(quán)的公司 領(lǐng)導(dǎo)，并由該領(lǐng)

4、導(dǎo)簽署具體意見、建議或決定。 4.2.3 承辦部門一般要在二個工作日內(nèi)完成來文處理；特殊情況確有困難的，承辦部門應(yīng) 及時與行政部及信息報送部門進(jìn)行溝通說明。 4.2.4 對不需要承辦、也不需要傳閱的公文由行政部作存查處理。 4.2.5 文件的催辦 4.2.6.1 送領(lǐng)導(dǎo)或者交承辦部門處理的來文，行政部要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急來文跟蹤催辦， 重要來文重點催辦，一般來文定期催辦。 4.2.6.2 對在規(guī)定時間內(nèi)沒有及時處理，同時沒有特殊困難原因的承辦部門，由辦公室予 以記錄，做為部門月度考核內(nèi)容之一。 4.3 反饋和辦復(fù) 4.3. 1 若行使決定權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)另行指示或授權(quán)相關(guān)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)跟蹤、落實或

5、處理 來文所涉事項， 則行政部須將該指示或授權(quán)信息反饋給相關(guān)職能部門或公司領(lǐng)導(dǎo)， 由他們簽署傳閱部門 / 人員意見。 4.3.2 行使決定權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)要求向其反饋來文所涉事項的進(jìn)展或處理結(jié)果，則行政部 須將該事項的進(jìn)展或處理結(jié)果及時反饋。 4.3.3 行政部應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)作出決定的當(dāng)天將相關(guān)處理意見、建議或決定及時反饋給來文 部門或單位。 4.3.4 對于上報的請示類公文，上一級管理組織可以批復(fù)、簡復(fù)、批示等形式的公文回復(fù)。 對于上報的報告、意見類公文，上一級管理組織應(yīng)簽批明確意見，可以簡復(fù)的形式回 復(fù)。對于專項業(yè)務(wù)審核單，上一級管理組織應(yīng)簽批明確意見。 4.4 收文管理的注意事項 4.4.1

6、對需要傳閱涉及保密的來文，不得擴(kuò)大傳閱范圍。 4.4.2 所有部門之間一般不得將收到的來文橫向傳遞（除相互溝通外） ，須經(jīng)行政部 進(jìn)行流轉(zhuǎn)。 4.4.3 行政部在來文處理時要及時準(zhǔn)確，承辦部門及領(lǐng)導(dǎo)在公文流轉(zhuǎn)過程中要注意保密 和保管。 4.4.4 會議紀(jì)要由會議組織部門編寫后，行政部按相應(yīng)要求流轉(zhuǎn)、傳閱。 5 發(fā)文管理 5.1 文件種類及適用范圍 5.1.1 決議是經(jīng)股東會、董事會、監(jiān)事會會議討論通過的重要決策事項。 5.1.2 決定是對重要事項或重大行動作出的安排。 5.1.3 通報是指表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或情況。 5.1.4 通知指要求下一級組織辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項。

7、 5.1.5 公示是對重大人事任命、各類小組成員組建等資格審查情況征求意見，一般用于公 司范圍內(nèi)部。 5.1.6 批復(fù)是對回復(fù)下一級組織的請示事項，對下一級組織上報的價格類、人事類等請示 可以以批復(fù)形式回復(fù)，一般用于公司范圍內(nèi)部。 5.1.7 質(zhì)詢（問責(zé)）是針對具體事件、問題的質(zhì)詢（問責(zé)） ，要求下一級組織作出回復(fù)解釋 等，一般用于公司范圍內(nèi)部。 5.1.8 簡復(fù)是作為批復(fù)的一種簡單文件形式，對下一級組織上報的非計劃考核類、方案類、 規(guī)劃類等請示可以簡復(fù)形式回復(fù)，一般用于公司范圍內(nèi)部。 5.1.9 批示是指對下一級組織提交的報告、總結(jié)、計劃等文件批語性文件，一般用于公司 范圍內(nèi)部。 5.1.1

8、0 請示是向上一級組織請求批示、批準(zhǔn)。 5.1.11 報告是向上一級組織匯報工作，反映情況、提出建議、回復(fù)上一級組織的詢問或要 求。 5.1.12 意見是對重要問題提出見解和處理辦法。 5.1.13 函是平級部門之間的相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，建議時使用。主要有：商洽 函、建議函、質(zhì)問函、告知函等。 5.1.15 會議紀(jì)要是指記載、傳達(dá)會議情況和議定事項（僅作為內(nèi)部文件使用） 。執(zhí)行性的 會議紀(jì)要，必須以決議、決定、通知等形式成文，會議紀(jì)要作為附件 6 發(fā)文文件格式 6.1 文件格式組成：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文編號、簽發(fā)人、 標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日

9、期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、 發(fā)文單位、核對、打印等部分。 6.2 保密文件須在文件右上角加蓋保密印鑒，注明密級及保密期限。 6.3 發(fā)文編號應(yīng)當(dāng)包括公司代字、年份、流水號其中的流水號從“1”開始，表示流水號的 實際阿拉伯?dāng)?shù)字前面無須另加“ 0”。 631以股東會/董事會/監(jiān)事會名義發(fā)文按 公司簡稱股東會/董事會/監(jiān)事會發(fā)文年份 流水號 方式編號。 6.3.2 以公司名義發(fā)文按 公司簡稱發(fā)文年份 流水號 方式編號。 6.3.3 以部門名義發(fā)文按 部門簡稱發(fā)文年份流水號 方式編號。 6.4 文件標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容并標(biāo)明文件種類，其結(jié)構(gòu)包括：發(fā)文 單位、事由和文種三

10、部分。文件標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件加書名號外，一般 不用標(biāo)點符號。 6.5 主題詞：是文件內(nèi)容的高度概括，是標(biāo)題的濃縮，一般用詞組表示，最多用四個詞組， 每個詞組不超過 4 個字。 6.6 主送單位：指文件的主要受理對象，受理單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 主送單位寫在正文之前，標(biāo)題的下面。 6.7 抄送單位：指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉文件的其他單位，應(yīng)先單位后個人，單位 應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，個人直接寫姓名，在文件末頁下端，于兩條等長的 平行細(xì)實線內(nèi)書寫。 6.8 成文日期：以有權(quán)簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 6.9 落款及印章：文件

11、應(yīng)當(dāng)加蓋公司印章。 6.10 附件：文件附件說明應(yīng)附在正文后、發(fā)文單位前，并注明附件順序和名稱。 6.11 附注：文件如有附注(需要說明的其他事項) ，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。 6.12文件用紙：一般采用國際 A4型(210mm*297n)m特殊文種用紙可根據(jù)實際需要確定。 6.13 文頭與頁邊：文件的各頁在印制時，均應(yīng)在四邊留出空白的余地。一般天頭寬 25 毫 米，地腳 20毫米，訂口寬 28毫米，翻口寬 20毫米。 6.14 字體、字號與行間距：按附件規(guī)定行文。 6.15 頁碼：文件應(yīng)標(biāo)明頁碼，在每頁的中間標(biāo)出第 x 頁共 y 頁 6.16 裝訂：文件左上側(cè)裝訂，不掉頁。 7 發(fā)文程序 7.1 擬

12、稿：公司或所屬部門因工作需要以公司或所屬部門名義發(fā)文的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人草擬 發(fā)文稿。 7.2 初審：由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人發(fā)送電子文稿給行政部，由同級行政部確定附件材料是否齊全， 格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等，并編制統(tǒng)一的“發(fā)文會簽單” 。 7.3 文件會簽：發(fā)文會簽單先由擬稿人、擬稿部門簽署意見，發(fā)文內(nèi)容涉及其它部門的， 應(yīng)由行政部提出會簽意見，對有關(guān)部門提出的意見，發(fā)文部門應(yīng)與其協(xié)商，如意見不一 致的應(yīng)如實反映，最終由簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)定稿。文件會簽由行政部負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)。 7.4 文件簽發(fā)：以公司名義發(fā)文由公司總經(jīng)理簽發(fā)；以部門名義發(fā)文由公司總經(jīng)理授權(quán)分 管副總經(jīng)理簽發(fā)。 7.5 文件簽收：經(jīng)有權(quán)簽發(fā)人簽發(fā)的文件，通過網(wǎng)絡(luò)

13、或書面形式送達(dá)相關(guān)部門、人員。以 書面形式發(fā)布的，行政部應(yīng)做好簽收登記。 7.6 印章：有權(quán)領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文會簽單上簽批后，業(yè)務(wù)部門將文件正式稿送行政部根據(jù)印信 管理規(guī)定辦理手續(xù)后加蓋相應(yīng)的印鑒并送有關(guān)單位。 7.7 文件歸檔及管理： 7.7.1 文件簽發(fā)完畢后，簽發(fā)的文件、發(fā)文會簽單及會簽稿由行政部統(tǒng)一收發(fā)、傳閱、用 印、歸檔和銷毀。 7.7.2 文件歸檔時，應(yīng)保證文件不少于一份，便于備份查閱。文件翻印需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人 或業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，注明不準(zhǔn)翻印的文件除外。 7.7.3 歸檔范圍內(nèi)的文件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值大小等整理，要保證歸 檔文件的齊全、完整，便于保管和查找利用。

14、7.7.4 擬制、修改和簽批文件，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。熱敏紙傳 真件不得直接作為文件歸檔，應(yīng)將復(fù)印件存檔。 7.7.5 文件被撤消，視作自撤消之日起不產(chǎn)生效力；文件被廢止 , 視作自廢止之日起 不產(chǎn)生效力。 7.7.6 如部門撤消，需要?dú)w檔的文件整理后按檔案管理規(guī)定移交行政部存檔。 8 發(fā)文行文規(guī)定 8.1 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 8.2行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，不得越級請示和報告。 8.3對外單位的重要發(fā)文，可以另行抄送公司股東范圍內(nèi)的相關(guān)公司。 8.4 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送 形式，但不得抄送同級和

15、下級單位?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。 8.5下一級組織內(nèi)部行文或下行文，可以抄送的形式送上一級組織閱知、備案。 8.6文件中的數(shù)字，除發(fā)文編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須 用阿拉伯?dāng)?shù)碼外，均用漢字書寫。在同一文件中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。 9附則 9.1本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋及修改。 9.2本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。 公司信息批閱單 密級：絕密 機(jī)密秘密 來文單位 來文名 稱 信息編號 收件時 間 信息說明 及處理建 議 處理及批 示意見 傳閱部門 /人員意 見 信息處理 反饋 XXX有限公司文件 （1號仿宋加黑） 杭州安科發(fā)文年份*號（4號仿宋） 標(biāo)題 （3號宋體加黑） 主送單位：（小4號宋體） 正文（小4號宋體） 空1行） 附件： （小4號宋體） 空2行） （行距1.5倍） 發(fā)文單位（小4號宋體） 簽發(fā)人（小 4號宋體）：（小4號楷體） 發(fā)文日期：年 月日（小4號宋體） 主題詞（黑小4號）:（小4號宋體） 抄送：（小 4號宋體） 打印：核對：年 月 日（小 4號宋體） XX