淺談秘書說話的藝術(shù)畢業(yè)論文

1、長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)實踐報告題目：淺談秘書說話的藝術(shù)畢業(yè)論文畢業(yè)設(shè)計畢業(yè)專題類型：指導(dǎo)老師： 學(xué) 院：文化傳播學(xué)院班 級：文秘1032班學(xué) 號： 姓 名： 2012 年 4 月 30 日 摘要說話是一門科學(xué)，有其規(guī)律和要求；說話更是一門藝術(shù)，不僅要把話說明白，還要說得巧妙。劉勰在文心雕龍論說篇中對語言表達的重要性作出了闡釋：“一人之辯，重于九鼎之寶；三寸之舌，強于百萬之師?！笨梢?，在社會生活中，語言表達的藝術(shù)效力是何等巨大?！娟P(guān)鍵詞匯】主觀意識、時效性、高效能、立誠、切境目 錄前言5第一章 秘書職能中的說話藝術(shù)內(nèi)涵.5（一）大膽表達主觀意識.5第二章 秘書在組織結(jié)構(gòu)中的作用.5（一）在組織

2、機構(gòu)中的溝通樞紐作用.6（二）在組織機構(gòu)中的參謀職能作用.6 （三）在組織機構(gòu)中的助手信息作用.6（四）在組織機構(gòu)中的門面形象作用.6第三章 秘書的語言表達運用的表現(xiàn).6（一）語言運用的表現(xiàn).6第四章 秘書說話的藝術(shù)水平的目的及意義.7（一）.維護領(lǐng)導(dǎo)，強大內(nèi)心.7（二）提高效能，體現(xiàn)專業(yè).7（三）保障公司利益，爭取主動性.7第五章 秘書說話藝術(shù)的原則8（一）“三t”原則.8（二）語言藝術(shù)的立誠原則.8（三）語言藝術(shù)的切境原則.8第六章 說話藝術(shù)提升的方法9第七章 結(jié)束語10前言來百泰的前第一天，就碰巧參加了百泰季度員工生日會，人力資源部姜經(jīng)理看過簡歷要我準備一個節(jié)目，本以為是很小型的晚會。當

3、天租完衣服來到場地才知道，原來會有這么多人來參加生日會。上午過去就開始幫忙布置會場，拉花，貼氣球，準備游戲要用的氣球，蠟燭，椅子等道具。中午十二點開始彩排，我是第四個節(jié)目，很順利的彩排完，經(jīng)理覺得很好，于是把跟我差不多時間進來的新員工全部帶過來，叫我們大家一起出一個節(jié)目給董事長看。才知道，這是一次多么好的機會?；顒佑晌医M織。有喜也有憂。高興在我可以在進入公司之前讓全部的人認識我，憂的是，十多個人由我組織個活動，如果組織不好，會給董事長不好的影響。也白費了經(jīng)理的信任。利用彩排的兩個小時，通過我們大家一起的討論和老員工的指點，完成了此次活動。先由我一個人獨舞，在轉(zhuǎn)到年底最火的江南stely.都是我

4、學(xué)過的，所有很輕松的組織教完。在自我介紹。讓董事了解我們品牌公司新員工的活力。整個活動最深刻的就是踩氣球和我們的節(jié)目。在我們工作的休閑時間用這些游戲和節(jié)目來充實我們的生活是多么充實。熟悉百泰后，我發(fā)現(xiàn)我不僅更注重團隊合作，而且更注重自己的知識和人際溝通。在公司里面有能力的很多。但是各個不同層次的都有。這就是溝通技巧的重要性。它不僅讓你過的開心，而且會確定你的生活圈。和你對人對事的方式。但是也會有人不喜歡你這樣張揚的人，我就遇到了，眼神里都會有鄙視你那么張揚的人。其實遇到這樣的人并不可怕，可怕的事你不能遇事冷靜思考怎么才能去更你的同時溝通。來讓你的同事接受你，喜歡你。甚至崇拜你。我當時回了個微笑

5、， 熱情的說了句：你好，我是公司新來的同事，希望以后多多指教。她也只是冷眼看過。之后再路上遇到她都會給她打招呼，看見了會微笑。之后發(fā)現(xiàn)她也喜歡舞蹈，而且跳的也還挺好的。之后我經(jīng)常去樓頂上課，她偶爾也來看看，隨著身邊朋友的增多和時間的了解。她慢慢的接受我。有時候有些人是需要你耐心的去溝通的。在刁難的人也會有熱情的一面，找到它，了解它，你就會成功達到你的目的。 總結(jié)下來，只要你處理好人與人的溝通，你不經(jīng)過得可以很好。還可以有良好的人際圈。生活處處有交往。處理好人際交往，做一位與時俱進的助理是很有必要的。一、 秘書職能中的說話藝術(shù)內(nèi)涵（一）大膽表達主觀意識主觀意識即要求秘書在日常的工作中要有責(zé)任意識

6、。作為現(xiàn)代一名合格的秘書，就必須要具備屬于自己的獨立思維，擁有自己的主觀意識，避免在工作上形成思想的依賴者和行動的附和者。為此，秘書在充分發(fā)揮秘書參謀輔助效能的時候，在維護公司整體利益及上司利益之下，要結(jié)合自己的思維大膽的說有建設(shè)性的話！另一方面必須懂得匯報性語言的客觀性、時效性、概括性特點,還要掌握各種準確數(shù)據(jù),準備好匯報內(nèi)容,抓住有利時機用得體的表達方式機動靈活地匯報,取得最佳效果。 二、 秘書在組織結(jié)構(gòu)中的作用（一）在組織機構(gòu)中的溝通樞紐作用秘書處在一個組織上下溝通、左右協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的重要位置，是領(lǐng)導(dǎo)管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機構(gòu)。上級指令的下達，下級意見的上報，本單位與外界的信息周轉(zhuǎn)和吞吐

7、都要通過秘書部門實現(xiàn)。秘書沒有良好的溝通、協(xié)調(diào)能力，想要充當好上下、左右信息的接收者、傳遞者和表達者是困難的。這樣一個多元溝通的環(huán)境，必然要求秘書具有說話藝術(shù)，即要找準角色定位，以適合溝通對象和表達目的。（二）在組織機構(gòu)中的參謀職能作用新時期秘書工作要從“偏重辦文辦事”轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹绒k文辦事，又出謀獻策”。領(lǐng)導(dǎo)者的決策活動離不開輔助力量的謀劃與支持，進一步肯定了秘書工作的參謀作用。處于這一重要地位的秘書人員，如何規(guī)勸和提醒領(lǐng)導(dǎo)更要講究藝術(shù)。此時不僅要表達更要善表達。只有在適當?shù)臅r間、恰當?shù)膱龊希f出恰當?shù)?、有分量的話語，才能最有效。另外，秘書在給領(lǐng)導(dǎo)提建議時，千萬不要忘了自己只是起輔助作用的，不能

8、錯位地把自己當成某一問題的決策者，因此說話得體現(xiàn)秘書的身份。領(lǐng)導(dǎo)不是“弱智”，因而秘書在提建議時，最好是以淺喻深，言在此而意在彼。對于一些事情的看法、建議，點到為止。 （三）在組織機構(gòu)中的助手信息作用秘書的工作總是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)行蹤而開展的，是為領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)的。因此，秘書應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)建立起有效的工作“對接”語言，實現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)之間的有效的溝通。一是聽懂并能準確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想；二是要能夠及時向領(lǐng)導(dǎo)提供他最關(guān)心的信息。在“聽”與“答”的過程中，秘書必須簡潔明確，講求效率，使自己講出的話一語中的，邏輯嚴密，詞約意豐。 （四）在組織機構(gòu)中的門面形象作用秘書在組織內(nèi)部代表的可能是領(lǐng)導(dǎo)的形象，在組織外可

9、能代表的是整個組織形象，他所表現(xiàn)出的言行舉止、精神風(fēng)貌都會給領(lǐng)導(dǎo)、組織帶來聲譽影響。三、秘書的語言表達運用的表現(xiàn)語言的表達是多樣的，但也不是不可捉摸的，只要仔細琢磨，還是能夠歸納的。（一）語言運用的表現(xiàn)一是禮貌性用語；二是贊美性用語；三是幽默性用語；四是委婉性用語；五是含蓄性用語。例如我此次在外實習(xí)，就運用到了語言表達，面試四家公司，四家都應(yīng)聘上了，原因我分析如下幾點：1. 聘見面時的自信微笑和簡潔明了的問候，體現(xiàn)秘書禮儀的專業(yè)。2.自我介紹時的謙虛和語言的明快，體現(xiàn)秘書知識的強硬。3.懂得衡量身份，也懂得適當?shù)姆磫栒Z，可以減輕自己的壓力和調(diào)節(jié)氣氛。不至于在人之下的壓力讓自己的水平得不到正常的

10、發(fā)揮。做到善表達。4.問到工作經(jīng)驗實事求是，因為實習(xí)就是學(xué)習(xí)，不必太夸張自己的經(jīng)驗。5.對自己所面試的公司有一定的了解，做到有問必答。6 .制定了屬于自己的職業(yè)規(guī)劃，讓hr對你有一定的印象和興趣。hr們最重視的。四、秘書說話的藝術(shù)水平的目的及意義（一）.維護領(lǐng)導(dǎo)，強大內(nèi)心金無足赤，人無完人，公司是船舵手，難免會在航行的過程中突遇迷霧，從而使之失去航行的方向感。此時，若作為領(lǐng)導(dǎo)近身綜合性參謀助手的秘書能夠給予領(lǐng)導(dǎo)及時的提醒與幫助，或許就可以幫助領(lǐng)導(dǎo)撥正公司運行的方向，為領(lǐng)導(dǎo)最大程度的降低因決策的失誤而造成個人形象的損失。所以作為秘書的我們應(yīng)該有靈敏的參謀意識。作為秘書，工作實踐中，我們還要注意嚴

11、守領(lǐng)導(dǎo)的秘密，無論是公司秘密還是私人秘密，都不能去探聽，更不可亂加揣測、肆意傳播，這樣不僅會損害領(lǐng)導(dǎo)的形象，我們也可能會因此丟了飯碗。不僅僅如此，我們還要學(xué)會做“壞人”，讓領(lǐng)導(dǎo)當“好人”，力求在關(guān)鍵時刻可以幫助經(jīng)理做出正確的決策。聽過一個故事，一個新聘用的女秘書跟領(lǐng)導(dǎo)出差，在與客人一起坐電梯上樓談事情。在電梯上升的過程中，放了一個屁，客人看了看女秘書，女秘書看了看領(lǐng)導(dǎo)，滿臉通紅的大聲嚷道：“不是我”。結(jié)果回去就被解雇了。秘書問原因，領(lǐng)導(dǎo)說你連屁大個事兒都承擔(dān)不了，我聘用你還有什么用。這則故事雖然事情很小，但是都是人之常情，作為秘書稍動神色可能結(jié)果就不一樣了。出入職場，誤會難免，端正心態(tài)，做個內(nèi)

12、心強大的人是很有必要的。（二）提高效能，體現(xiàn)專業(yè)在工作的過程中，秘書說話時間的恰當與否，說話地點的合適與否，說話語言的得體與否直接關(guān)系到問題解決的及時與否。因此，秘書只有熟練掌握說話的藝術(shù)，才能夠在最短的時間內(nèi)實現(xiàn)工作的最大效能。就跟上面的抓準時機一樣，做到效率做大化。體現(xiàn)文秘的專業(yè)。（三）保障公司利益，爭取主動性從某種程度上講，在公司利益面前，秘書的說話藝術(shù)顯得尤為的重要。面對公司的客戶或者對手，秘書只有充分發(fā)揮說話藝術(shù)的魅力，才能夠在對外的交流談判中事先占據(jù)主動，最大程度的為公司爭取更多的利益。面對公司的領(lǐng)導(dǎo)與同事，秘書只有熟練運用說話的技巧，才能在與領(lǐng)導(dǎo)溝通的過程中實現(xiàn)既可以維護領(lǐng)導(dǎo)的個

13、人形象又可以保障公司的整體利益，才能夠在與同事的交流協(xié)作中充分調(diào)動系統(tǒng)要素的主動性與積極性，達到系統(tǒng)目標優(yōu)化的最大性。五、秘書說話藝術(shù)的原則待添加的隱藏文字內(nèi)容2良好的語言表達能力是秘書人員順利完成秘書工作的前提和保證。而卓越的說話藝術(shù)，不僅能讓秘書的職業(yè)生涯加倍輕松,更能讓秘書在工作中取得事半功倍的效果。（一）“三t”原則在說話藝術(shù)的實際運用中，還必須謹慎地遵循“三t”原則。即“機智（tact）”“時間（timing）”“寬容（tolerance）”?！皺C智”主要是要求秘書面對各種情況時，要察言觀色，反應(yīng)靈敏，既要把握好自己的角色，又要注意雙向溝通?！皶r間”“寬容”是要求秘書說話要言不煩，重

14、點清晰，效率高，對別人的不理解要有耐心細致、寬以待人的態(tài)度。（二）語言藝術(shù)的立誠原則“立誠”中的“誠”，可以理解為“誠心誠意，誠情誠感”。要求秘書說話的內(nèi)容要真實，態(tài)度要誠懇，不虛情假意，則能叫人信服?！罢\”是“信”的前提，而“信”則是“誠”的心理保證，唯有“誠”才能“信”。說話的魅力不在于說得多么流暢，多么滔滔不絕，而在于是否善于表達真誠，當用語得體，表達真誠時，就會贏得對方的信任，建立起人際信賴關(guān)系。這種關(guān)系的建立，要相信別人不都是傻子，丟掉自以為是的小聰明，只有以誠相待，才會取得相互的信任。（三）語言藝術(shù)的切境原則切境的“境”，是指具體的語境。語境一般定義為語言符號（包括口頭的和書面的）

15、在表達思想時特定的背景因素、時空條件。這要求秘書在交流溝通的過程中，在結(jié)合自己的主觀想法的同時，還要時刻考慮語言交際的時間、地點、場合、對象等客觀因素。要求秘書在發(fā)揮說話藝術(shù)魅力的時候，要以語境為基礎(chǔ)，說話藝術(shù)中的任何一種方法、技巧的使用，都要以切境為前提。從某種程度上說，說話藝術(shù)的切境與否直接關(guān)系到秘書說話的“好”與“不好”。這一點就比善表達更深層次，全身心投入，就像讀書，你切身體會書本中的言詞和你在表面的大聲朗讀是有區(qū)別的。只有切鏡的體會，才會有深刻的了解，從而做出正確的判斷。 六、說話藝術(shù)提升的方法、卡耐基說過：“說話藝術(shù)不是低水平的人考慮的問題，而是高水平的人試圖辦成大事的殺手锏?！?

16、說話是一種技術(shù)，也是一門藝術(shù)。學(xué)會說話，非常容易；但學(xué)會說讓別人愛聽的話，可不是一種容易的事。特別是在日常的秘書工作中，學(xué)會把你最難說的話，用最巧妙的藝術(shù)向領(lǐng)導(dǎo)表達，就會覺得做任何事如魚得水了。多讀書多看報，積累自己的詞匯和漢語言知識 。任何東西不是一蹴而就的，它是經(jīng)過時間的沉淀，慢慢累積而來的，多多閱讀有效書籍，有關(guān)報紙，查看相關(guān)文件，積累詞匯，才能為多說話，說好話做好鋪墊。（二）多運用相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語。 口語話的東西雖然容易讓人接受，但總給人格調(diào)不高的感覺，也顯得很業(yè)余，沒什么高水平。偶爾運用專業(yè)的術(shù)語，會使人覺你很在行，懂得比別人多。例如，我工作的地方，是窗簾布藝店，很多客戶對窗簾的款

17、式部分不了解，通常，大型的窗簾都要加眉簾，而眉簾也有很多種，當你通俗的向顧客說，要做遮蓋軌道的布簾，他們一般覺得沒必要，但你介紹時，歐式款的水波眉簾能更好的提升窗簾的效果，他們大部分就能欣然接受，其實做的東西是一樣的。（三）善于舉例。 有些東西，光靠說是不行的，還得拿證據(jù)，這就從實際出發(fā)，抓住身邊的事，舉例說明。例如，有些顧客挑中了某款東西，一般的銷售人員會不停的說那東西好，但不說他好在那，好比窗簾，每種布料，款型不同，做出的效果也就不同，那最好的方式，就是把以往顧客做的同款效果圖給他看，這是最直觀的，把案例擺出來，就會比較有說服力。（四）提高心理素質(zhì)。 大多數(shù)人和陌生人交流時，處于緊張狀態(tài)，

18、更別說是向上級報告工作情況，只有當處于放松的狀態(tài)時，說話就不會變得那么困難了。所以心理素質(zhì)的提高是很有必要的。（五）使交談變得豐富起來。 每個人在開始談話時，可能局限于缺乏機智又毫無意義的話題，但這種談話是必要的，那是過度期，不要期望一開始交談，對方就處于熱情高漲狀態(tài)，那么我們就需要主動的談另一個話題，或者順著先前的話題蔓延。（六）實踐提高。 每個人對自己總是有話題的，保持著對對方好奇，也許就會有話可說，例如，在秘書與上級交流是，讓上級多多談?wù)勛约?，也許會相應(yīng)的消除緊張感，也不會陷入沉靜中。比如，我的客戶，很喜歡談他自己的想法，原來計劃把房子裝成某種風(fēng)格，且一直努力著，而我的任務(wù)是肯定能他的想

19、法，讓他繼續(xù)他的設(shè)想，然后根據(jù)他的要求，推薦相應(yīng)的款式及布料。通過這些實踐來增加自己的閱歷，提高自己的交往能力、（七）忌取笑、逗弄或諷刺。每個都喜歡自己的說的話受關(guān)注，當他的觀點被對方取笑時會覺得是一種侮辱。如果你想通過談話成為一個受歡迎的人，就要努力抵制取笑、逗弄或諷刺的誘惑。七、結(jié)束語 作為秘書，不能單純用普通人說話的標準要求自己。秘書說話，不單純是為了表達自己的思想或情感，更主要的是為了實現(xiàn)自己的工作目標，提高工作效能，從而保障公司利益。從而提升自己的人生價值。從現(xiàn)在開始，為了我的秘書職業(yè)道路，我會反復(fù)鉆研秘書說話的藝術(shù)，爭取早日做一名愛說話、會說話、善說話的與時俱進的當代秘書。致謝：首先要