標書制作教學(xué)培訓(xùn)課件

1、 特變電工沈變公司特變電工沈變公司20112011年新進員工入職培訓(xùn)年新進員工入職培訓(xùn) 國內(nèi)標書制作流程國內(nèi)標書制作流程 主講：主講： 一、標書制作基本介紹一、標書制作基本介紹 二、解讀招標文件二、解讀招標文件 三、標書制作準備三、標書制作準備 四、標書內(nèi)容講解四、標書內(nèi)容講解 五、標書制作實例五、標書制作實例 一、標書制作基本介紹一、標書制作基本介紹 1.項目執(zhí)行部部門職能項目執(zhí)行部部門職能 2.標書制作人員崗位說明書標書制作人員崗位說明書 3.執(zhí)行項目經(jīng)理崗位說明書執(zhí)行項目經(jīng)理崗位說明書 二、解讀招標文件二、解讀招標文件 1.招標文件基本信息招標文件基本信息 認真通讀招標文件商務(wù)部分， 提

2、取有效信息，如：投標文件編制 要求、開標時間、投標有效期、投 標文件的密封及遞交要求、評標標 準等重要信息。 從招標文件技術(shù)部分中找出主 要技術(shù)參數(shù)，供貨范圍。因進口組 部件對投標產(chǎn)品價格影響較大，因 此也應(yīng)格外留意。 2.投標文件格式投標文件格式 根據(jù)招標文件要求制作投標文 件。重大項目一般會把投標文件格 式及順序給出，原則上不允許更改。 盡量保證投標文件內(nèi)容完整，前后 一致，結(jié)構(gòu)嚴謹，格式美觀！ 3.資質(zhì)審查文件資質(zhì)審查文件 在認真研讀招標文件全部內(nèi)容 的前提下，應(yīng)當(dāng)按客戶要求盡可能 地提供完整的資質(zhì)文件，并最大程 度的展示我們在同行業(yè)中的優(yōu)勢和 競爭力。尤其對于工廠簡介和業(yè)績， 要留意是

3、否有增減和變動。 4.合同條款合同條款 從商務(wù)合同條款中找出交貨期、 付款方式、質(zhì)保期等重要信息。對 于交貨期，如果不能確定，要盡早 與企管部負責(zé)人聯(lián)系，看能否滿足， 不滿足的應(yīng)與辦事處溝通，并酌情 在投標文件中提出。對于付款方式， 如果屬于三、四類客戶，且招方提 出的付款方式和我們 公司提出的有很大差距，也應(yīng)慎重 考慮，并征求項目經(jīng)理意見。 5.貨物需求及技術(shù)需求解讀貨物需求及技術(shù)需求解讀 這里，應(yīng)當(dāng)明確貨物型號，數(shù) 量，交貨地點和交貨方式（車板或 基礎(chǔ)），和具體的交貨時間，注意 投標文件的一致性。 三、標書制作準備：三、標書制作準備： 1.投標預(yù)測表的編制投標預(yù)測表的編制 項目執(zhí)行部在接到

4、招標文件并 及時制定該項目的標書制作員后， 制作員會第一時間與負責(zé)該項目的 銷售經(jīng)理取得聯(lián)系，以方便項目溝 通聯(lián)系。若此時未收到投標預(yù)測表， 則同時提醒銷售經(jīng)理盡快提交投標 預(yù)測表。 投標預(yù)測表是辦事處對該項目 跟蹤情況的反饋，也是身處市場前 沿的辦事處對該項目中標因素取舍 的有力說明。具體包括項目說明 （是否核準）、競爭廠家、對手分 析、以及與以往類似項目投標情況 的對比情況。當(dāng)然，銷售公司內(nèi)勤 人員會高度重視辦事處對項目提出 的意見和建議。 技術(shù)方案準備通知卡技術(shù)方案準備通知卡 標書制作員收到標書后，第一 時間將標書雙面打印出來，先瀏覽 技術(shù)投標文件，并準確填寫技術(shù)方 案準備通知卡。將技術(shù)

5、方案準備通 知卡（紙介，一式兩份）和技書規(guī) 范書（即技術(shù)招標文件）一同轉(zhuǎn)交 技術(shù)中心曲廣財處，曲廣財簽字接 收后，將通知卡收回一份存檔。 此外，標書制作員還需于當(dāng)日 通過曲廣財確定該項目的技術(shù)負責(zé) 人，并與之取得聯(lián)系，確定變壓器 設(shè)計是以技術(shù)參數(shù)還是價格為主要 導(dǎo)向。期間的各種有關(guān)澄清或變更 均要第一時間反饋給項目主設(shè)。 技術(shù)方案準備通知卡格式 詢詢 價價 針對不同的項目，經(jīng)常對組部 件有特殊要求，這時應(yīng)當(dāng)盡快仔細 核對技術(shù)文件里的具體要求，對于 可能有的智能在線監(jiān)測設(shè)備、中性 點電阻柜等已明確要求的組部件， 要及時匯總，填寫詢價單，并附組 部件的技術(shù)規(guī)范，一并OA發(fā)給采 購部，并電話通知相關(guān)

6、的具體人員。 對于需要設(shè)計提供參數(shù)才能詢價的 組部件，如開關(guān)，套管等，要及時 與主設(shè)溝通，盡早獲得其參數(shù)，以 免影響詢價，延遲工作進度。 “澄澄 清清” 認真通讀招標文件商務(wù)部分， 提煉出有效信息，如果有前后矛盾， 或重要之處說明不夠明確的地方， 要盡快與辦事處溝通，或直接發(fā)澄 清到招標公司，切不可想當(dāng)然，憑 主觀感覺做判斷。標書制作很注重 時效性，所以很多問題都要 多留心，快解決。倘若自己應(yīng)具體 情況無法解決，一定要跟項目經(jīng)理 反映，以求通過最快的速度和最佳 的方式解決問題。 投標評審?fù)稑嗽u審 目前公司已全面啟動生產(chǎn)管理系 統(tǒng)電子投標評審系統(tǒng)，標書制作員要 準確填寫投標項目基本信息和投標明

7、細，并提交全部招標文件作為評審依 據(jù)（制作詳細的供貨范圍供采購部評 審），并適時關(guān)注評審進度，必要時 可致電并提醒相關(guān)人員。 2.投標保證金投標保證金 根據(jù)招標文件要求給出投標保證 金，形式通常為保函或電匯。如數(shù)額 巨大，且招標方對形式?jīng)]做要求，則 盡量選用保函。 投標保證金申請流程： （1）填寫資金申請單 a 如沒有固定數(shù)值，但招標方要 求保證金不低于投標總價的2%或 1.5%或 1% 等，則需找市場部報價 主管（趙源濤）對投標產(chǎn)品初步估 價，然后計算投標保證金金額，填 寫資金申請單，并由項目經(jīng)理審核 簽字。 b 如投標保證金金額已確定， 方可直接填寫資金申請單。 c 申請單主要內(nèi)容如下：

8、資金用途：XXX項目投標保證 金（保函/匯票/電匯）。 申請金額：按照已確定下來的 投標保證金金額填寫（包括大小寫） 收款單位名稱、收款單位賬號：根 據(jù)招標文件中提供的相關(guān)信息填寫， 該項非常重要，需仔細核對，不允 許出現(xiàn)任何差錯。 （2）將招標文件封皮及招標文 件中關(guān)于投標保證金的部分打印， 與填寫好的資金申請單釘在一起按 流程簽字并最終移交財務(wù)部辦理。 （3）當(dāng)財務(wù)部把投標保證金付 款憑證（保函、匯票原件，電匯底 聯(lián)）傳回標書制作員手中時，應(yīng)仔 細核對是否與招標文件要求一致， 如果發(fā)現(xiàn)不同，即刻反饋給財務(wù)部， 并請其盡快更正。 3.投標報價審批表投標報價審批表 技術(shù)人員完成產(chǎn)品投標設(shè)計后會

9、 給出投標方案審批表和主材單，一 式兩份，標書制作員和財務(wù)部報價 專員各一份。標書制作員填寫產(chǎn)品 運費估算單交儲運部專員，儲運部 專員會根據(jù)投標產(chǎn)品交貨地點、路 況、運輸尺寸和產(chǎn)品重量等確定運 輸式，核算出運費。標書制作員再 按照公司規(guī)定的投標報價審批表填 寫報價，并及時把采購部提供的特 殊組部件的報價匯總給財務(wù)部報價。 注意，財務(wù)部提供報價單時要認真 核對各分項價格，確保沒有多項， 少項，以及價格明顯不合理項。 4.投標項目對比表投標項目對比表 根據(jù)外勤人員提供的投標預(yù)測根據(jù)外勤人員提供的投標預(yù)測 表和平時的溝通總結(jié)得出。表和平時的溝通總結(jié)得出。 四、標書制作內(nèi)容講解四、標書制作內(nèi)容講解 1

10、.投標分項報價表編制投標分項報價表編制 根據(jù)招標文件給出的報價表模 板制作投標分項報價表，如招標文 件沒有給出又需要我們分項報價的， 可根據(jù)以往給出的格式制作。注意 各合價與分項價之和務(wù)必要一 致，財務(wù)給出的價格不是衡量分項 價格的唯一標準。 2.貨物說明一覽表貨物說明一覽表 該表招標文件通常會給出格式 或做出要求，可視實際情況具體填 寫。交貨期和交貨地點（車板或基 礎(chǔ)）應(yīng)當(dāng)準確。 3.技術(shù)規(guī)格偏差表的編制技術(shù)規(guī)格偏差表的編制 根據(jù)招標文件給出的技術(shù)規(guī)格偏 差表格式制作。無論多么微小，也無 論是優(yōu)于招標文件或是劣于招標文件 的技術(shù)偏差，都應(yīng)該在技術(shù)偏差表中 體現(xiàn)，如果沒有計入偏差表，招標方 可以認為我方響應(yīng)招標文件要求。 4.商務(wù)條款偏離表的編制商務(wù)條款偏離表的編制 根據(jù)招標文件給出的商務(wù)條款 偏離表格式制作。 5.法定代表人授權(quán)書法定代表人授權(quán)書 嚴格按照招標文件給出的格式 制作法定代表人授權(quán)書（注意看清 招標文件具體要求，例如，招標文 件要求附法定代表人及授權(quán)代表身