公司級會議管理制度(可編輯修改word版)

1、公司級會議管理制度 第一版 受控狀態(tài)： 分發(fā)號： 持有者： 2017-01-26 發(fā)布 2017-02-05 實(shí)施 山東桿有限公司發(fā)布 擬制: 審核: 審批: ft東*有限公司 公司級會議管理制度 一、目的 規(guī)范公司級會議管理,實(shí)現(xiàn)公司標(biāo)準(zhǔn)化管理。 二術(shù)語解釋 公司級會議:公司總裁參加或組織召開的會議。 會議變更：會議時間、會議地點(diǎn)、參會人員、會議主題發(fā)生變更。 會議取消：原計劃的會議不召開； 三、適用范圍 本公司公司級會議管理。 四、內(nèi)容及要求 1會議類型 常規(guī)會議、評審會議、例會、臨時會議。 2會議組織部門 總裁或總裁管轄（或兼職管轄）的直接下屬部門。 3流程概述 見附件附件一、公司級會議

2、流程概述。 4常規(guī)會議流程描述 4.1會議記錄人：總裁文秘員 4.2準(zhǔn)備資料 會議組織部門準(zhǔn)備會議相關(guān)資料，提前2天落實(shí)會議地點(diǎn)、會議時間、參會部門、參 會人員，確保一切可行后，將會議主題相關(guān)資料發(fā)送給與會人員查閱。 與會人員仔細(xì)查閱材料、分析研究，必要的情況下，可召集相關(guān)人員進(jìn)行討論，對會 議內(nèi)容中提出的問題提供解決方案。 4.3申請開會 令義纟卿部門制定令義申請,制單人在擬制,令曲寺人在”審核腔 字,報送總裁在審批處簽字，提前2天將會議申請交總裁文秘員在文件簽收人簽 收。 4.4通知開會 總裁文秘員負(fù)責(zé)根據(jù)會議申請制定會議通知,在擬制處簽字，按照會議通 知要求的下發(fā)時間報送與會人員簽收會議

3、刪,與會人員無法簽收的,由與會人員的部 門人員聯(lián)系部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后代簽。會議通知由總裁文秘員負(fù)責(zé)留存。 4.5布置會場 總裁文秘員負(fù)責(zé)在會議召開前15分鐘，打掃干凈相應(yīng)的會議室，依據(jù)會議通知 和會議請假審批單布置合適數(shù)量的座位,檢測完畢投影等設(shè)備正常工作,制定一份 會議簽到表同時將會前請假人員登記在會議簽到表中，打印、簽字、放置到會 議簽到處。 4.6會議簽到 參會人員穿工作服,自備紙筆,按照會議通知中會議時間,提前5分鐘到達(dá)會場, 在會議簽到表的簽到相應(yīng)位置簽署本人姓名及怨I時間,就坐等待會議的召開。 4.7開會 準(zhǔn)時開會,織義礙人收回斜義怨懐，劊義開嗣,繪未簽到的戀,視為陶, 由會議記錄人提

4、醒其簽到并監(jiān)督其簽到時間；未到會場人員,由會議記錄人在會議簽到 表登記缺席人員姓名。 會議記錄人全程參加會議，會議過程中，會議記錄人記錄參會人員討論的問題，現(xiàn)場 制定會議記錄并現(xiàn)場與參會人員核實(shí)z有異議的現(xiàn)場修改直至無異議,分歧較大的， 可舉手表決，超過參會人員半數(shù)同意方可通過，總裁有一票否決權(quán);相關(guān)人員未現(xiàn)場提出 異議的，視為認(rèn)同。 4.8會議結(jié)束 會議結(jié)束后當(dāng)日,會議記錄A打Ef會議記錄,在擬制”般字,各與會人員在 會議記錄中相應(yīng)的欄位簽名并填寫簽字時間。 人員離場時,各與會人員在會議簽到表中簽退欄相應(yīng)的欄位簽名并填寫簽退 時間后方可離開會場,未簽退人員視為早退（早退時間由會議記錄人確定填

5、寫）,會議記錄 人負(fù)責(zé)監(jiān)督簽退、收回會議記錄。 4.9下發(fā)纟 會議記人負(fù)責(zé)般會議記擬制會議紀(jì)要,要求事S述詳細(xì)、時間、地點(diǎn)、責(zé) 任人、措施、目標(biāo)、見證資料、考核方式、考核人明確、完整,打印一份，在擬制處 簽字，報總裁審核通過后，在審批處簽字。 會議結(jié)束2日內(nèi)，總裁文秘員負(fù)責(zé)將會議紀(jì)要報送與會人員及會議紀(jì)要內(nèi)容 中涉及的責(zé)任人簽收。 4.10落實(shí)紀(jì)要 總裁文秘員按照會議紀(jì)要落實(shí)管理流程落實(shí)執(zhí)行況。 4.11會議歸檔 總裁文秘員負(fù)責(zé)將每次會議的： a）會議申請;b） 令SB口;c） 令義錚康；d） 會義辟；e ） 諛己要; f）會義恥肖審昨； g）斜義周希牌。 分別按月整理、裝訂，部門存檔。 4.

6、12其他會議流程的說明 其他會議流程環(huán)節(jié)見”附件一、公司級會議流程概述”,環(huán)節(jié)流程同常規(guī)會議流程。對 于緊急召刑勺II耐令義，牘t兄下,歸劭節(jié),可環(huán)中或會后幼相關(guān)題 5會議取消 5.1自會議組織部門通知參加會議之時起至?xí)h申請審批結(jié)束前的會議取消 會議組織部門通知所有與會人員本次會議取消，不再審批本次會議申請。 5.2自會議申請審批后到與會人員簽收會議通知前的會議取消 會議組織部門制定會議取消審批單,報會議主持人審核簽字后,報總裁審批簽字, 審批后即刻交予總裁文秘員，并通知所有與會人員本次會議取消，總裁文秘員不再發(fā)放本 次會議通知。 5.3自與會人員簽收會議通知后到會議召開前的會議取消 會議組

7、織部門制定會議取1肖審批單,報會議主持人審核簽字后,報總裁審批簽字， 審批后即可交予總裁文秘員，總裁文秘員在原計劃的會議召開前通知所有與會人員本次會 議取消舲退義毓O 6會議變更 6.1自會議組織部門通知參加會議之時起至?xí)h申請審批結(jié)束前的變更 按5.1自會議組織部門通知參加會議之時起至?xí)h申請審批結(jié)束前的會議取消取 消本次會議。 會議組織部門按本管理文件重新組織會議。 6.2自會議申請審批后到與會人員簽收會議通知前的變更 按5.2自會議申請審批后到與會人員簽收會議通知前的會議取消取消本次會議。 會議組織部門按本管理文件重新組織會議。 63自與會人員簽收會議通知后到會議召開前的變更 按“5.3

8、自與會人員簽收會議通知后到會議召開前的會議取消取消本次會議。 會議組織部門按本管理文件重新組織會議。 6.4自會議召開到會議結(jié)束前的變更，即會議中斷。 由會議記錄人將中斷情況寫入會議記錄，散會，會議組織部門重新落實(shí)參會人員、組 織會議。 7會議請假 7.1自與會人員接到會議組織部門通知參加會議之時起至?xí)h申請審批結(jié)束前的請假 會議請假人電話通知會議組織部門,會議組織部門責(zé)任人根據(jù)會議情況，確定會議是 否如期進(jìn)行。 會議i卿進(jìn)行的,會議組織部i 丁參改會議申請參會部門、人員，琳S理文帥亍;會 議無法如期進(jìn)行的,會議組織部門按照5.1自會議組織部門通知參加會議之時起 至?xí)h申請審批結(jié)束前的會議取消

9、取消本次會議。 7.2自會議申請審批后到與會人員簽收會議通知前的請假 7.2.1會議請假人在崗 會議請假人電話請示會議主持人后”請假人制定會議請假審批單,”請假人簽字” 處簽字,需要本部門替代人參加會議的,替代參會人員在”替代人簽字”處簽字,于電話請 示后，1小時內(nèi)報送會議組織部門負(fù)責(zé)人審批，由會議組織部門負(fù)責(zé)人批注本次會議是否 如期進(jìn)行。 會議如期進(jìn)行的，會議組織部門于會議召開前半小時，將會議請假審批單交總裁 文秘員，按本管理文件如期召開會議； 會議無法如期進(jìn)行的,會議組織部門按照5.2自會議申請審批后到與會人員簽收會 議通知前的會議取消取消本次會議。 7.2.2會議請假人不在崗 會議請假人

10、電話請示會議主持人后,請假人找公司人員代其制定會議請假審批單， 其他同”721會議請fg人在崗” o 73自與會人員簽收會議通知后到會議召開前的請假 7.3.1會議請假人在崗 同”721會議請假人在崗”,對于會議無法如期進(jìn)行的,會議組織門按照5.3自與 會人員簽收會議通知后到會議召開前的會議取消”取消本次會議。 7.3.2會議請假人不在崗 同”7.2.2會議請假人不在崗” ”對于會議無法如期進(jìn)行的”會議組織部門按照”5.3自 與會人員簽收會議通知后到會議召開前的會議取消取消本次會議。 7.4自會議召開到會議結(jié)束前的請假 會議請假人現(xiàn)場請示會議主捋人，主持人同意后，會議可以正常進(jìn)行的,請假人簽退

11、 會議，同時在會議簽到表的會中請假欄填寫相關(guān)信息、簽字,交主持人簽字后方 可離開會場；會議無法正常進(jìn)行的,散會,會議組織部門重新落實(shí)組織會議。 8會議優(yōu)先級 8.1公司級會議優(yōu)先于部門會議； 8.2緊急性質(zhì)的臨時會議、例會優(yōu)先； 83因例會與緊急性質(zhì)會議時間沖突，導(dǎo)致例會不能按時召開的，由總裁文秘員負(fù)責(zé)電話 通知順延,并在會議簽到表的備注中注明例會延時原因； 8.4緊急性質(zhì)會議時間沖突的，由總裁文秘員負(fù)責(zé)安排先后順序； 8.5臨時會議之間時間沖突的，原則上由會議組織部門在落實(shí)會議時避免,出現(xiàn)后按會 議變更執(zhí)行。 9會議要求 9.1會議組織部門會前未落實(shí)參會人員導(dǎo)致會議后續(xù)工作無法正常進(jìn)行的，負(fù)

12、激勵會議組 織人100元/次； 9.2未及時發(fā)放會議通知導(dǎo)致會議無法按時進(jìn)行的,負(fù)激勵責(zé)任人100元/次; 9.3會議通知可由參會人員下級人員聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后代簽,參會人員無故不簽收的, 負(fù)激勵責(zé)任人100元/次； 9.4參會人員應(yīng)穿看工作服參加會議，未穿工作服的,負(fù)激勵50元/次； 9.5代人簽到、簽退會議簽到表的，負(fù)激勵代簽人200元/次； 9.6遲到、早退的,負(fù)激勵責(zé)任人100元/次； 9.7缺席會議z負(fù)激勵責(zé)任人200元/次； 9.8會議中，手機(jī)響鈴、隨意出入會場、接打電話以及其他擾亂會場的行為，負(fù)激勵責(zé)任 人50元/次，一次會議中,再次出現(xiàn)上述情形,負(fù)激勵責(zé)任人100元/次； 9.9會

13、議中，需要出入會場或接打電話等特殊情況，經(jīng)會議主持人同意后，計時離場，超 時負(fù)激勵50元/次； 9.10會議以解決問題為目的,討論會議無關(guān)的話題、言行過激、摻雜個人感的,由會議 主持人警告一次，再次觸犯的,負(fù)激勵責(zé)任人100元/次； 9.11會場吸煙的，負(fù)激勵100元/次,逐出會場； 9.12會議時間超1.5小時的，每1.5小時休息10分鐘; 9.13按時開會、散會;女口散會時間會議主題未討論完畢的,對于后續(xù)有會議刼田勺,重新組 織會議討論；對于后續(xù)無會議安排的,會議主持人取得與會人員同意情況下,會議可以 繼續(xù)的,繼續(xù)討論,無法繼續(xù)的按時散會； 9.14未及B拔放會議記錄或會議紀(jì)要寧疣舞實(shí)會窗

14、夬議的，負(fù)激勵責(zé)任A100 元/次； 9.15會議中評審?fù)ㄟ^的工作任務(wù),責(zé)任人會后未履行的，負(fù)激勵責(zé)任人200元/次; 9.16會議文檔丟失的，負(fù)激勵責(zé)任人100元/件； 9.17以上負(fù)激勵以現(xiàn)金形式予以樂捐； 9.18其他違反本管理文件的情形,視情節(jié)嚴(yán)重程度不同給予50-500元罰款。 10費(fèi)用管理 10.1總裁文秘員負(fù)責(zé)樂捐費(fèi)用管理，建立費(fèi)用明細(xì)賬，所有會議人員負(fù)責(zé)監(jiān)督。 10.2樂捐費(fèi)用可用于爰心捐款、補(bǔ)助貧困職工、會議支出等用途。 11本管理文件由企管部負(fù)責(zé)解釋； 12本管理文件自2017年02月05日起實(shí)施。 13本管理文件為存檔文件,帶有文件發(fā)放、回收記錄。 第5頁共5頁 ft東*

15、有限公司 附件一、公司級會議流程概述 流程順序 常規(guī)會議 評審會 例會 臨時會議 時間要求 見證資料 時間要求 見證資料 時間要求 見證資料 時間要求 見證資料 1準(zhǔn)備資料 提前2天 主題相關(guān)資料 提前2天 待評審方案 提前2天 主題相關(guān)資料 當(dāng)天組織 主題相關(guān)資料 2.申請舲 提前2天 會議申請 提前2天 會議申請 / / / 根據(jù)時間制走會 議申請 3通知舲 按照要求的時間 會議通知 按照要求的時間 會議通知 / / / 根據(jù)時間制走會 議通知 4布置會場 提前15分鐘 / 提前15分鐘 / 提前15分鐘 / / / 5會義入場 提前5分鐘 會議簽到表 提前5分鐘 會議簽到表 提前5分鐘

16、會議簽到表 會前 會議簽到表 6.開會 按照要求準(zhǔn)時 或人員齊全提前 會議記錄 按照要求準(zhǔn)時 或人員齊全提前 會議記錄 按照要求準(zhǔn)時 或人員齊全提前 會議記錄 / / 7.散會 主題討論結(jié)束 或 根據(jù)會議情況 會議簽到表 主題討論結(jié)束 或 根據(jù)會議情況 會議簽到表 主題討論結(jié)束 或 根據(jù)會議情況 會議簽到表 主題討論結(jié)束 或 根據(jù)會議情況 會議簽到表 8.下發(fā)纟強(qiáng) 會后2天 會議紀(jì)要 會后2天 訣己要 會后2天 會議紀(jì)要 當(dāng)天 會議紀(jì)要 9.落實(shí)纟強(qiáng) 按會議紀(jì)要落實(shí)管理流程執(zhí)行 10會議歸檔 按要求整理、歸檔 附件二、例會明細(xì)表 例會名稱 例會時間 主持崗位 參會崗位 會議范疇 采購管理例會

17、每月14日 9:00 采購管理中心 負(fù)責(zé)人 總裁； 運(yùn)營管理中心負(fù)責(zé)人、采購管理中心負(fù)責(zé)人、物價管理中心負(fù)責(zé)人、事業(yè)部 負(fù)責(zé)人 國內(nèi)營銷管理中心負(fù)責(zé)人 財務(wù)中心負(fù)責(zé)人、總裁文秘員。 采購管理工作中問題的解決 銷售例會 每月10 H 9:00 國內(nèi)營銷管理 中心負(fù)責(zé)人 ，讒； 國內(nèi)營銷管理中心負(fù)責(zé)人 海外營銷管理中心負(fù)責(zé)人 事業(yè)部負(fù)責(zé)人、運(yùn)營 管理中心負(fù)責(zé)人、采購管理中心負(fù)責(zé)人、財務(wù)中心負(fù)責(zé)人、總裁文秘員。 市場情況、計劃完成情況、銷售 訂單、儲備計劃以及為了保證銷 售訂單及儲備計劃的完成等相關(guān) 事宜 組織系統(tǒng)例會 每月12日 9:00 人力資源部 負(fù)責(zé)人 總裁國內(nèi)營諸管理中匕、總經(jīng)理、海外營銷管理中C、總經(jīng)理、各事業(yè)部總經(jīng)里運(yùn) 營管理中心總經(jīng)理、薪酬纟責(zé)效委員會全體成員、財務(wù)中心負(fù)責(zé)人、總裁文秘 員 纟崖5）、對立、m纟埶考核 核算賬、預(yù)算優(yōu)化、調(diào)整；績效 面談問題洛實(shí)；年度目標(biāo)調(diào)整等 有關(guān)組織系統(tǒng)的各方面內(nèi)容 生產(chǎn)例會 每月13 S 9:00 拖拉機(jī)事業(yè)部 負(fù)責(zé)人 ，讒； 拖拉機(jī)事業(yè)部負(fù)責(zé)人、國內(nèi)營銷管理中心負(fù)責(zé)