工程公司采購部管理制度

1、采購管理制度 V: 201303 采購過程需簡化、程序可循，做到有據(jù)可查、防范風(fēng)險、降低成本。 本制度主要包含以下六點： 一、采購預(yù)算 針對需要釆購得辦公用品或項目花費等，需有相應(yīng)得采購預(yù)算后方可分時間，按需求, 組織實施，確保各項采購任務(wù)完成。其中包括辦公用品、工程內(nèi)容采購等。 1、辦公用晶得釆購 由行政部統(tǒng)一收集各部門人員提交得辦公用品釆購申請單，在總經(jīng)理或其授權(quán) 人確認(rèn)采購產(chǎn)品與預(yù)算后由行政部負(fù)責(zé)采購。 2、工程釆購 2、1采購計劃下達(dá)： 公司工程項目采購計劃由具體工程項目經(jīng)理整理工程采購清單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后， 統(tǒng)一下達(dá)到采購部。工程項目中得采購清單中必須明確說明需要采購內(nèi)容得：工程項目

2、 名稱，產(chǎn)品名稱，規(guī)格，數(shù)量，特殊要求，品牌，到貨時間及地點，收貨人，包裝要求等。非 該項目經(jīng)理提出得采購計劃槪不采購。 2、2釆購計劃變更： 所有采購計劃得變更必須經(jīng)過項目經(jīng)理得確認(rèn)。采購人員接到采購計劃將采購 計劃與此工程合同進(jìn)行核對，對所需要采購產(chǎn)品得數(shù)量名稱要求等做進(jìn)一步得校核。如 有出入需要更改，需經(jīng)項目經(jīng)理確認(rèn)才予釆購（其中包括數(shù)量增;咸、型號更改、性能參 數(shù)改變等）。 2、3采購時效管理： 所有得采購計劃根據(jù)具體工程情況，確定哪些設(shè)備先到位，那些設(shè)備訂貨周期長，力 爭做到設(shè)備不耽誤工程得前提下，設(shè)備及時到位，不擠占、積壓公司采購貨款。所有下 達(dá)得采購計劃在供應(yīng)商供貨期沒有變更得情

3、況下按采購計劃規(guī)定時間完成任務(wù)，做到 及時采購并及時跟蹤及時發(fā)貨及時反饋現(xiàn)場收貨情況及產(chǎn)品得使用情況，并保證供應(yīng) 商對產(chǎn)品得售后服務(wù)。 2、4建立工程采購檔案： 采購相關(guān)資料由電子文檔與書而文檔兩部分組成。電子文檔包括采購詢價文件，各 供應(yīng)商報價，采購合同（電子版）。書而文檔包括供應(yīng)商報價單，采購合同。 書而文檔被掃描后成為電子文檔。所有電子文檔與書面文檔在工程驗收后1個月內(nèi) 成E交由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)分別錄入公司電子檔案庫與公司資料庫。 二、采購（比價） 平時多熟悉與掌握公司所需得各類物資得名稱、型號、規(guī)格、單價、用途、產(chǎn)地等， 瀏覽相關(guān)網(wǎng)站。積極開拓供應(yīng)商資源，做到貨比三家，控制、降低采購成本。

4、如出現(xiàn)采 購到得產(chǎn)品與采購計劃不符，則其損失將追究采購負(fù)責(zé)人得責(zé)任。對特殊非標(biāo)產(chǎn)品得釆 購、按合同約定要求廠方提供相關(guān)證件或檢測報告，必要時需要安排相關(guān)人員到廠家進(jìn) 行生產(chǎn)過程得監(jiān)督與檢查。 采購活動具體實施分以詢價、比價、議價、供應(yīng)商管理等四個方而： 1、詢價： 詢價可以通過多種方式，包括網(wǎng)絡(luò)查詢，而對直接供應(yīng)商，供應(yīng)商自我推銷，展會等 多種渠道。即使就是確定部分適合長期合作得合作伙伴得同時，也要不斷開拓新供應(yīng)商, 尋找新產(chǎn)品，可采用少量進(jìn)貨得原則不斷改進(jìn)。 2、比價： 對供應(yīng)商所報得產(chǎn)品價格進(jìn)行有效得核對（對具有可比性得廠家產(chǎn)品進(jìn)行比價）。對 單項產(chǎn)品做到至少比價三家。在比價同時做出價格分

5、析。 3、議價： 在確定廠家后進(jìn)行產(chǎn)品價格商務(wù)談判，盡量降低采購成本，可通過多種方式進(jìn)行壓 價（通常可以以公司中標(biāo)價格低，要求降低采購成本為由；以多家公司比較后相對競爭 為由；以拖延時間，給供應(yīng)商產(chǎn)生我們要更改釆購意向為由；也可以與銷售推心置腹，為 對方能給予支持與幫助等等），具體問題需具體分析。權(quán)衡考慮確認(rèn)寫入合同內(nèi)得采購 價格，付款方式，發(fā)票形式，到貨日期等內(nèi)容。參與而對面商務(wù)談判人員應(yīng)至少2人。 4、供應(yīng)商管理： 通過尋找新貨源拓展供應(yīng)商范圍，如強(qiáng)老供應(yīng)商管理。定期對供應(yīng)商進(jìn)行一次評定 （其中以質(zhì)量、售前/后服務(wù)、交貨期、付款及價格等方面考核，聽取各部門得意見），對 不合格供應(yīng)商及時進(jìn)行

6、調(diào)整。 三、工程釆購合同管理 合同版本：本公司采購產(chǎn)品，必須使用本公司采購合同版本。針對合同金額小于5萬元 得采購風(fēng)險較小得小型采購內(nèi)容，可使用簡易設(shè)備采購合同版本。若采購合同較大，采購風(fēng) 險較高得必須使用標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備采購合同。酌情考慮使用哪種合同版本。其她還有運(yùn)輸合同版 本，安裝工程合同版本等。 合同書寫規(guī)范：項目名稱必須與銷售合同一致。合同編號：*-采購物品名稱英文簡寫 -日期（如果有增補(bǔ)再加-2或-3依次類推）。相同項目不同產(chǎn)品得采購合同名稱必須有所區(qū) 別。 合同版本：簡易采購合同版本可以由傳真或掃描得方式簽訂，歸檔得文件可以就是有簽 字蓋章得傳真或掃描打印文件。標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備采購合同及安裝合同等

7、，歸檔得文件必須就是具 有紅章與簽字得合同。 合同得簽訂：電子版得合同需得到對方得確認(rèn)后才能打印出來走公司簽字蓋章流程（避 免對方在瞧到紙質(zhì)版合同后得手工涂改）。采購人員在合同得商務(wù)部分頁簽，技術(shù)負(fù)責(zé)人員, 或項目負(fù)責(zé)人員在合同得技術(shù)附件上頁簽。整本合同必須有騎縫章。簽訂好得合同原則上 不允許出現(xiàn)有手工修改得痕跡，若需大量修改，此合同需作廢重新簽訂。 5、合同屐行：采購合同一旦簽訂后，由采購負(fù)責(zé)人督促合同得正常屐行，并催討所欠、退或 索賠款項及發(fā)票。 6、工程合同管理：合同簽訂前后，由合同負(fù)責(zé)人完成工程采購合同一覽內(nèi)容表，及時更 新并反饋給項目經(jīng)理。 7、合同歸檔：原件合同簽訂后交給財務(wù)統(tǒng)一管

8、理。合同可在財務(wù)室翻閱，如外借需簽在外 借單上簽字。 四、驗貨收貨 辦公用品得采購由采購人員負(fù)責(zé)驗貨與收貨。釆購人員需負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品得質(zhì)量及數(shù) 量滿足財務(wù)計劃得要求。 工程釆購貨物及付費項目得驗貨收貨由采購人員反饋給項目經(jīng)理，由項目經(jīng)理在現(xiàn) 場負(fù)責(zé)采購與驗收。 五、采購合同付款 本公司實行項目制采購付款模式，工程項目所有采購內(nèi)容需要付款得必須填寫付 款申請單，采購人員將付款申請?zhí)峤豁椖拷?jīng)理審批簽字后方可付款，財務(wù)人員審查付 款申請單內(nèi)合同就是否存在，金額就是否符合付款方式約定，相關(guān)人員就是否簽字后， 如無特殊需要，在每周二與周四安排付款。 六、聯(lián)動責(zé)任 1、負(fù)責(zé)與財務(wù)協(xié)調(diào)做好合同管理、發(fā)票清理與

9、結(jié)款工作。 2、及時與技術(shù)部.工程部.商務(wù)部溝通，了解項目進(jìn)行情況與緊急情況變動及售后服務(wù)得 需要，由具體采購負(fù)責(zé)人與廠家協(xié)商.跟蹤，保證產(chǎn)品在最短得吋間內(nèi)返還到工程現(xiàn)場。 3、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上情況，根據(jù)情節(jié)輕重, 除罰款外，情節(jié)嚴(yán)重者可作辭退處理。 4、做好各部門及本部門內(nèi)得工作協(xié)調(diào)。 5、樹立公司形象，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，體現(xiàn)自我價值，為公司創(chuàng)造更多效益。 上海碧州環(huán)保設(shè)備工程有限公司一辦公用品采購申請單 序 號 產(chǎn)品需稱 型號 數(shù)量 到貨 時間 預(yù)算 簽字 單價 總價 需求人 總經(jīng)理 或授權(quán)人 上海碧州環(huán)保設(shè)備工程有限公司一付款申請單 項目名稱： 收款方： 第一次