辦公室文員的崗位職責(zé)及工作說明書

1、辦公室文員的崗位職責(zé)及工作說明書一、文件管理 工作程序標(biāo)準(zhǔn)核查媒介注意事項1成文1.1 內(nèi)部通啟（ MEM）O 成文：1.2 根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿；1.3 請經(jīng)理核查簽字；1.4 部門管理制度成文：1.5 根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿；1.6 審核通過后，在發(fā)文本上填寫的內(nèi)容包括：文件標(biāo)題、發(fā)文時間、擬稿部門、請 求審批時間、主送及抄報、抄送部門、有附件的，應(yīng)列明名稱；1.7 審核通過后，送企業(yè)管理部審批；1.8 呈報總經(jīng)理審批。1.9 發(fā)文稿紙2發(fā)文2.1 將文件原件復(fù)印存檔；2.2 在發(fā)文登記簿上登記下發(fā)文件的名稱、發(fā)文時間、接收部門名稱；2.3 到相關(guān)部門下發(fā)文件；2.4 請相關(guān)部門的文員以上管

2、理人員在發(fā)文登記簿中 “外收發(fā)簽字 ”一欄簽收。2.5 發(fā)文登記簿3.收文3.1 收到各部門發(fā)出的酒店內(nèi)部文件后，簽收并上報經(jīng)理；3.2 將 VIP 信息填寫在辦公室 VIP 信息欄上；3.3 將報紙等需要張貼的材料，在規(guī)定版面張貼；3.4 監(jiān)督部門人員在閱讀文件后，在文件上簽字。3.4.1 對于重要的接待通知，要在十分鐘內(nèi)向經(jīng) 理進行匯報；342對于收到的計劃、MEM等文件，應(yīng)檢查有無部門有效簽字人的簽字。4分類存放4.1對于時效性較強的文件，如貴賓團體接待服務(wù)計劃單、MEM等設(shè)專用表格夾存放；4.2 對于本部門下發(fā)的文件原件設(shè)專用文件夾存放，規(guī)章制度存放于相應(yīng)的制度夾中；4.3 對于下發(fā)的

3、規(guī)章制度根據(jù)發(fā)放的部門進行分類存放；4.4 在文件的每頁右上角用鉛筆標(biāo)明該文件在目錄中的序號、總頁數(shù)及當(dāng)前頁數(shù)，如 “1-3-1 ”指的是本制度夾中的第一份制度，本制度共有三頁，這是第一頁；4.5 在存放新下發(fā)的制度時， 對于制度中已明確標(biāo)明作廢的舊制度要作出作廢標(biāo)志， 同新 下發(fā)的制度一并進行存放，對于一些補充規(guī)定，要將原文件找出后，與新文件一并存放， 同時在目錄上作出標(biāo)注；4.6 規(guī)章制度明細表 對于標(biāo)明作廢的文件不能自行進行處理，要做好統(tǒng)一保管。5裝訂整理5.1每月月底將當(dāng)月的貴賓團隊接待通單、MEMO等整理匯總，裝訂成冊，在封皮上 寫明年、月、日以及保存期限；5.2 每月月底要對存放的

4、制度進行整理，對于內(nèi)容有相互聯(lián)系的要進行合并存放。6借用6.1 部門員工借用文件時要在借用登記表上登記，注明借用文件的名稱、借用日期、借用人及需借用的時間；6.2 對于外部門借用文件的，要經(jīng)經(jīng)理同意后方可辦理借用手續(xù)；6.3外部門辦理借用文件手續(xù)時，要持對方負責(zé)人簽字的 MEMQ注明借用的原因、借用的 文件名稱及所需借用的時間，并在借用登記表上登記文件名稱、時間及借用人；6.4 文件歸還后，要查看有無遺失、破損現(xiàn)象，并由借用人在借用登記表上簽字，記 錄歸還時間。6.5 借用登記表對于到期沒有歸還的文件， 要找該部門負責(zé)人進行跟 催，對于需要延長使用時間的， 應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。7.銷毀7.1對于到

5、保存期限的貴賓團體接待服務(wù)計劃單、MEM等文件，請示是否銷毀；7.2同意后，以MEM的形式，列明需銷毀文件的名稱、文件下發(fā)日期、保存的起止日期， 上報審批簽字；7.3將審批簽字后的MEM上報質(zhì)檢部進行審批；7.4 接到質(zhì)檢部同意銷毀的書面批復(fù)后，方可銷毀；7.5 銷毀時根據(jù)表格數(shù)量的大小可采取到鍋爐房燒毀或用碎紙機粉碎等方式；7.6 文件銷毀時要在現(xiàn)場，確保文件真正被銷毀，防止資料外流。二、表格管理 工作程序標(biāo)準(zhǔn)核查媒介注意事項1申領(lǐng)1.1 對于酒店統(tǒng)一外出印刷的表格按照酒店核定的表格月用量， 每月列入物品月計劃申 報單中申領(lǐng)；1.2 對于部門專用表格月用量在三十張以上的，按照部門月用量，每月

6、月初填寫印刷申 請單，經(jīng)審批簽字后，上報質(zhì)檢部審批；1.3 對于月用量較少，但長期使用的表格，亦應(yīng)根據(jù)實際使用情況，定期申請印刷使用；1.4 接到表格印刷完畢的通知后，到美工室將表格領(lǐng)回，并在印刷申請單中部門確認 一欄簽字確認；1.5 對于酒店統(tǒng)一使用但沒有外出印刷的表格， 按照酒店規(guī)定的表格領(lǐng)取時間到質(zhì)檢部領(lǐng) 取。1.6 印刷申請單2登記2.1 對于領(lǐng)取的表格要進行登記，設(shè)立表格臺帳；2.2 部門員工在領(lǐng)用表格時，要在領(lǐng)用登記表上登記，注明日期、名稱、數(shù)量及領(lǐng)用人；2.3 月末將當(dāng)月表格領(lǐng)用情況匯總，并在表格臺帳支出欄內(nèi)登記當(dāng)月發(fā)放的總數(shù)量。2.3.1 表格臺帳2.3.2 領(lǐng)用登記表2.3.

7、3 發(fā)放過程中要注意核算和控制表格的月用量。3整理3.1 對于使用過的不需當(dāng)天上交給相關(guān)部門的 表格，要每十天進行一次整理；3.2 月末將當(dāng)月的表格進行匯總、裝訂，在封皮上標(biāo)明名稱、月份；3.3 對于需要進行總結(jié)分析的，要統(tǒng)計出有關(guān)數(shù)據(jù)。3.4 對表格要進行分類整理。4存放4.1 在表格存放櫥內(nèi)標(biāo)明存放期限，如一個月、三個月、半年等；4.2 將整理好的表格按照保存期限分開存放。5借用5.1 對于各部門需要借用使用過的表格時，需經(jīng)經(jīng)理同意后方可辦理借用手續(xù)；5.2外部門辦理借用表格手續(xù)時，要持對方負責(zé)人簽字的MEMO注明借用的原因，借用的表格名稱、借用日期及所需借用的時間，并在借用登記表上登記表

8、格名稱、借用日 期及借用人；5.3 表格歸還后，要查看有無遺失現(xiàn)象，并由借用人在借用登記表上簽字，記錄歸 還時間。5.4 借用登記表5.4.1 對于到期沒有歸還的表格，要找該部門負責(zé)人進行跟催；5.4.2 對于需要延長使用時間的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。6.銷毀6.1 對于到達保存期限的表格，需請示是否銷毀；6.2征得同意后，以MEM的形式，列明需銷毀的表格名稱、日期、表格保存的起止時間 由審批簽字；6.3將經(jīng)理審批簽字的MEM上報質(zhì)量管理部進行審批；6.4 接到質(zhì)檢部同意銷毀的書面批復(fù)后，方可銷毀；6.5 銷毀時根據(jù)表格量的大小可采取到鍋爐房燒毀或用碎紙機粉碎等方式；6.6 表格銷毀時要在現(xiàn)場，確保

9、 表格真正被銷毀，防止資料外流。三、物資管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)核查媒介注意事項1盤點1.1 每月 20日對部門辦公用品、固定資產(chǎn)、低值易耗品及機油等物資進行盤點，并分別 與其臺帳的帳面結(jié)存數(shù)量進行核對，保證帳物 相符；1.2 如盤點中發(fā)現(xiàn)物資短缺現(xiàn)象應(yīng)及時查明原因，并上報部門。1.3 編制月計劃1.3.1 每月 24日前根據(jù)盤點情況及部門下月的工作計劃，作出下月物資申領(lǐng)計劃；1.3.2 填寫一式四份的物品月計劃申報單 ，列 明物品品名、規(guī)格、上月用量、本月 結(jié)存、 本月申報、物品單價、每種物品的申報金額， 并計算累計金額，對于特殊申領(lǐng)的 物品，要在用途一欄單獨注明申領(lǐng)原因，在經(jīng)手人一欄簽字。1.3.

10、3 物品月計劃申報單1.3.4 所做的各種物資的月計劃金 額應(yīng)控制在酒店下達的月各項費用指標(biāo)范圍內(nèi)。2審核上報2.1 將填寫好的物品月計劃申報單上報經(jīng)理審批簽字；2.2 將經(jīng)理審批通過的物品月計劃申報單在 每月25日前上報倉管部。2.3 物品月計劃申報單3.領(lǐng)取3.1 持酒店審批通過的物品月計劃申報單在 規(guī)定領(lǐng)取物資的時間內(nèi)到倉管部記帳員 處 開具物品申領(lǐng)單 ，并由經(jīng)理簽字確認；3.2 持物品申領(lǐng)單到倉管部相關(guān)庫房辦理物品領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)取物品。3.3 物品申領(lǐng)單4登記4.1 物品領(lǐng)回后，按照實際領(lǐng)取的物資名稱及數(shù) 量分別在相關(guān)的臺帳上進行登記。4.2. 臺帳5發(fā)放5.1 物品發(fā)放時，應(yīng)在臺帳支出

11、欄內(nèi)做好登記；5.2 由領(lǐng)用人在領(lǐng)用登記表上簽字確認。5.2.1 各種臺帳5.2.2 領(lǐng)用登記表6借用6.1 其它部門因工作需要借用物品時，應(yīng)征得理同意；6.2借用時應(yīng)持借用物品部門負責(zé)人簽 MEMO注明借用的物品名稱、借用的原 因、需 借用的時間，并在借用登記表上 進行登記；6.3 歸還時，要檢查物品是否完好，如有損壞應(yīng) 由借用部門予以賠償；6.4 檢查合格后予以接收，并由借用人在借用登記表上進行簽字并記錄歸還時間。6.5 借用登記表四、勞保用品管理 工作程序標(biāo)準(zhǔn)核查媒介注意事項1.制定計劃1.1 每月 5 日按照勞保用品規(guī)定將需要領(lǐng)用的勞保用品填列在一式兩份的物品月 計劃申報單中。1.1.

12、1 物品月計劃申報單1.1.2 遇節(jié)假日提前制定計劃；2審核上報2.1 將列好的物品月計劃申報單上報審批簽字；2.2 審批通過后，持勞保用品申領(lǐng)計劃到人事部勞保福利員處開具 ;2.3 物品月計劃申報單3.領(lǐng)取到倉管部辦理領(lǐng)取手續(xù)。4登記4.1 勞保用品領(lǐng)回后，在臺帳上登記。4.2 臺帳5發(fā)放5.1 發(fā)放時，在臺帳上做好登記；5.2 由領(lǐng)用人在領(lǐng)用登記表上簽字確認。5.2.1 臺帳5.2.2 領(lǐng)用登記表五、出勤統(tǒng)計工作程序標(biāo)準(zhǔn) 核查媒介注意事項 .整理表 格1.1 每天上班后整理前一日的出勤登記表 ， 核對應(yīng)出勤人數(shù)和實際出勤人數(shù)，查看有 無遲到、早退、請假情況，并在出勤登記表上注明；1.2 對

13、出勤登記與實際情況不符的問題，上報部門經(jīng)理；1.3 根據(jù)部門出勤情況填寫工作出勤日報表 ；1.4 以上表格填寫完畢，在填表人一欄簽字；1.5 按照酒店要求檢查前日的員工離崗去向跟蹤調(diào)查表 ，并在檢查人一欄簽字確認。1.5.1 出勤登記表1.5.2 工作出勤日報表1.5.3 員工離崗去向跟蹤調(diào)查表1.5.4 注意檢查員工是否有全天未 按規(guī)定填寫員工離崗去向跟蹤調(diào)查表的現(xiàn)象。 2填寫 出勤表2.1 按照實際出勤情況填寫出勤簿 ；2.2 如有請假單，要粘貼在出勤簿的背面。出勤簿2.2.1 填寫考勤時要嚴(yán)格采用考勤符號；2.2.2 請假單應(yīng)由經(jīng)理簽字。.上報審批3.1 將填寫好的工作出勤日報表連同出勤

14、 登記表和員工離崗去向跟蹤調(diào)查 表上報經(jīng)理審批簽字；3.2 將檢查中發(fā)現(xiàn)的問題列出明細，匯報給經(jīng) 理；3.3 審批簽字后，于每天中午 12:00 前將上述表 格與出勤簿一起上報人事部 ;3.3.1 工作出勤日報表3.3.2 出勤登記表333員工離崗去向跟蹤調(diào)查表4出勤簿4取出勤簿每天 16:00 后到人事部將出勤簿取。5. 匯總統(tǒng)計5.1 每月 2 日前，參照出勤簿將上月部門每 名員工的出勤情況，并將統(tǒng)計情況填寫 到 月份出勤情況報表上，對于缺勤情況寫 明缺勤天數(shù)及原因；5.2 對于當(dāng)月新到崗員工，應(yīng)注明到崗時間；5.3 將填寫好的月份出勤情況報表上報部門經(jīng)理審批簽字；5.4 每月2日前報送人

15、事部 ;5.5 月份出勤情況報表5.6 對于全勤人員注明全勤即可。六、獎金核算 工作程序標(biāo)準(zhǔn)核查媒介注意事項1抄寫?yīng)劷饟苋霐?shù)1.1 接到人事部勞動工資核算員抄寫部門獎金撥入數(shù)的通知后，應(yīng)于當(dāng)日到人事部抄寫；1.2 抄寫時，注意核查所撥入的獎金數(shù)額是否正確， 如有異議向人事部勞動工資核算員咨 詢。1.3 填寫征求意見表 。2分解酒店扣罰2.1 到質(zhì)檢部領(lǐng)取上月酒店對部門的扣罰匯總 表；2.2 按照扣罰匯總表上所列的扣罰情況核對罰款單 ，對罰款單不全的，要立 即到相關(guān)部門進行領(lǐng)?。?.3 按酒店扣罰及連帶比例，對罰款單進行分解，責(zé)任到人；2.4 按分解好的扣罰，填寫扣罰明細表 。2.4.1 扣罰明

16、 細表2.4.2 對責(zé)任人不明確的扣罰，請示經(jīng)理。3申請減免3.1對需要申請酒店給予減免的扣罰，應(yīng)以 MEM形式列出處罰項目及罰款單號，注明申 請減免的原因；3.2 將寫好的減免申請上報經(jīng)理審批簽字；3.3 于酒店下發(fā)獎金撥入數(shù)之日起三日內(nèi)， 將經(jīng)理簽字確認后的減免申請上報質(zhì)檢部進行 審批。4統(tǒng)計內(nèi)部扣罰4.1 參照員工日考評表統(tǒng)計部門員工個人的部門內(nèi)部扣罰總數(shù)；4.2 匯總部門內(nèi)部扣罰總數(shù)。4.3 員工日考評表.計算獎金5.1 對部門的獎金撥入數(shù)進行二次5.2 請示經(jīng)理如何進行內(nèi)部加發(fā)；5.3 員工當(dāng)月獎金實發(fā)金額 =員工當(dāng)月獎金應(yīng)發(fā)金額 +加發(fā)金額-酒店扣罰金額 -部門扣罰 金額。6. 填

17、表6.1 將每位員工的獎金應(yīng)發(fā)金額、加發(fā)金額、酒 店扣罰金額、部門扣罰金額、實發(fā)金額 分別填寫到月份獎金發(fā)放明細表上；6.2 在月份獎金發(fā)放明細表的填表人一欄簽字。6.3 月份獎 金發(fā)放 明細表7審批上報罰明細表一起上報經(jīng)理審批簽字；審批簽字的月份獎金發(fā)放明細表上報7.1 將做好的月份獎金發(fā)放明細表連同扣7.2 在人事部下達的規(guī)定上交的時間內(nèi)將經(jīng)理 給人事部勞動工資核算員。7.2.1 月份獎金發(fā)放明細表7.2.2 扣罰明細表8發(fā)放8.1 當(dāng)接到財務(wù)部現(xiàn)金出納員通知領(lǐng)取獎金的 通知后，到財務(wù)部辦理領(lǐng)取手續(xù)8.2 按照月份獎金發(fā)放明細表上所列的實發(fā) 金額進行發(fā)放，并由領(lǐng)取人簽字。8.3 月份獎金發(fā)放明細表8.4 應(yīng)提前將每位員工的應(yīng)發(fā)款項分好 .9.交表9.1 將員工領(lǐng)用簽字的月份獎金發(fā)放明細表 交財務(wù)部現(xiàn)金出納員 ;9.2 月份獎金發(fā)放明細表9.3 要做到帳目清楚、錢帳相符。七、用心做事事例匯總