公司erp系統(tǒng)用戶培訓(xùn)手冊(cè)采購(gòu)模塊

1、ERP系統(tǒng)最終用戶培訓(xùn)手冊(cè)采購(gòu)模塊目錄目錄 2編寫說(shuō)明 2目的 3使用對(duì)象 3參考文檔 3相關(guān)崗位及職責(zé) 3崗位及職責(zé) 3Oracle 采購(gòu)系統(tǒng)基本操作說(shuō)明 4如何登錄 Oracle 采購(gòu)系統(tǒng) 4瀏覽器窗口說(shuō)明 5工具欄說(shuō)明 6下拉菜單說(shuō)明 7系統(tǒng)快捷鍵說(shuō)明 9請(qǐng)購(gòu)單的手工錄入 10請(qǐng)購(gòu)單的匯總、查詢及相關(guān)內(nèi)容 12采購(gòu)訂單處理 17手工錄入采購(gòu)訂單 18標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單的自動(dòng)生成 20一攬子采購(gòu)協(xié)議發(fā)放的審批 22采購(gòu)訂單的查詢 23采購(gòu)訂單的接收 27采購(gòu)訂單接收的退回 29接收的更正 31供應(yīng)商管理 33新建供應(yīng)商 33供應(yīng)商合并 36報(bào)表 39報(bào)表的提交 39報(bào)表的打印、輸出 43總結(jié) 4

2、4目的這是最終用戶教育培訓(xùn)的輔助教材， 使相關(guān)人員在清楚了解將來(lái)業(yè)務(wù)流程的同時(shí)， 能 熟練掌握 ORACLE 采購(gòu)訂單管理系統(tǒng)的操作。使用對(duì)象最終用戶培訓(xùn)手冊(cè)適用于東航有關(guān)部門物品的采購(gòu)申請(qǐng)審批人員、采購(gòu)的審批人員、 具體的執(zhí)行人員以及倉(cāng)庫(kù)的保管人員。Oracle 采購(gòu)系統(tǒng)基本操作說(shuō)明本章介紹使用 Oracle 應(yīng)用軟件的有關(guān)基本操作。如何登錄 Oracle 采購(gòu)系統(tǒng)1. 啟動(dòng) Oracle 應(yīng)用軟件系統(tǒng)在 Windows2000的桌面上雙擊 Oracle 應(yīng)用產(chǎn)品的快捷方式圖標(biāo)啟動(dòng)后彈出 Oracle 應(yīng)用產(chǎn)品窗口，如下圖：3輸入用戶名：在用戶名欄鍵入自己的用戶名（用戶名由系統(tǒng)管理員分配指定

3、）4輸入口令：輸入用戶名后敲“回車”鍵、欄Tab”鍵或用鼠標(biāo)單擊口令欄將光標(biāo)移至口令輸入自己的口令5選擇責(zé)任：輸入密碼后，敲“回車”鍵或點(diǎn)擊“連接 ”，進(jìn)入“責(zé)任”窗口：如“采購(gòu)管理系統(tǒng)超級(jí)用戶瀏覽器窗口說(shuō)明處理日常業(yè)務(wù)時(shí)用鼠標(biāo)選中自己使用的菜單欄目， 后點(diǎn)擊“ 確定 ”或用鼠標(biāo)雙擊，進(jìn)入指定窗口。登錄系統(tǒng)后，出現(xiàn)如下屏幕：3)1)2)1）定位列表區(qū) ：顯示出所需要的功能表單名，雙擊表單名或點(diǎn)擊“打開 ”鍵或回車，均可進(jìn)入相應(yīng)的功能表單，也可以將以加號(hào) (+) 開始的項(xiàng)目擴(kuò)充至更遠(yuǎn)的子層直至 找到所需的表單。子層在擴(kuò)充項(xiàng)目的下面縮排顯示。2) 前十個(gè)定位列表區(qū) ：如果有經(jīng)常使用的表單，可以將它

4、們復(fù)制至 前十個(gè)定位列表 區(qū) 。前十個(gè)列表顯示出表單名，可以立即選擇它們而無(wú)需在定位列表區(qū)中搜索。添加方法：在定位列表區(qū)中選擇需用的表單，點(diǎn)擊向右的箭頭；刪除方法：在前十個(gè)定位 列表區(qū)中選擇需刪除的表單，點(diǎn)擊向左的箭頭。3) 擴(kuò)充/折疊按鈕 ：用于擴(kuò)充或折疊功能表單。擴(kuò)充折疊擴(kuò)充所有子層全部擴(kuò)充全部折疊工具欄說(shuō)明系統(tǒng)工具欄如下圖所示：保存剪切刪除記錄附件粘貼窗口幫助查找打印縮放新建復(fù)制編輯字段文件夾工具下一步返回至瀏覽器關(guān)閉表單 清除記錄轉(zhuǎn)換下拉菜單說(shuō)明系統(tǒng)內(nèi)功能表單中的下拉菜單如下圖所示：從圖中可看出，既可以使用工具欄，也可以 使用下拉菜單，對(duì)系統(tǒng)表單進(jìn)行操作。文件()鎮(zhèn)48(自褲岡 HF済

5、工且(D窗口幫助(H)ORACU超申試(石家莊査找 査挖全郃 查詢標(biāo)準(zhǔn)(Q)記錄(Q)R 0 :啜/J鄉(xiāng)心丨?樂】沿 ji n F申永生.充成RMB0.00幣種項(xiàng)目編號(hào)匯總郴娜黔換 附件版本類別編號(hào)請(qǐng)求(B)說(shuō)明單位多L1外劭加工(Q)目錄(5分配(Q)審批(A)，文件(0蹄(目視圉電):治噸 工且(!)WO幫肋但)ORACU項(xiàng)目說(shuō)明單位5外刪工9)目錄) 分配(Q) 1伍涼莊印妙廠經(jīng)言單位)-斷建)r 2瀏菟器是購(gòu)管理系統(tǒng)田級(jí)用戶層直 水平平錯(cuò) 垂直平錯(cuò)目的地芙型申請(qǐng)人組織 地點(diǎn) 千庫(kù)存孚掘愛今雲(yún)?U說(shuō)明X 認(rèn)合計(jì)編號(hào) 莢型版本獎(jiǎng)別系統(tǒng)快捷鍵說(shuō)明在 ORACLE 系統(tǒng)中，除了可以使用工具欄和

6、下拉菜單進(jìn)行操作外，系統(tǒng)還提供了快捷鍵， 以方便系統(tǒng)表單操作，下面列舉一些常用快捷鍵：Ctrl-S保存Ctrl-L值列表F11輸入查詢條件Ctrl-F11查找符合條件的記錄（如果不用 F11輸入查詢條件，使用 Ctrl-F11 則查找出所有記錄）請(qǐng)購(gòu)單的手工錄入本章主要介紹在采購(gòu)系統(tǒng)中如何手工輸入采購(gòu)申請(qǐng)單路徑：采購(gòu) 申請(qǐng) 申請(qǐng)。輸入請(qǐng)購(gòu)單的總體信息211. 在類型欄中，選擇類型為采購(gòu)申請(qǐng)。2. 在說(shuō)明欄中，輸入自己請(qǐng)購(gòu)單的標(biāo)識(shí)。3. 選擇庫(kù)存組織4. 輸入地點(diǎn)5. 來(lái)源6. 選擇建議供應(yīng)商（可選）7. 在 項(xiàng)目區(qū)域 輸入請(qǐng)購(gòu)的項(xiàng)目信息（可輸入多行信息）。輸入項(xiàng)目類型輸入項(xiàng)目編號(hào)項(xiàng)目類別及說(shuō)明

7、會(huì)自動(dòng)帶入輸入請(qǐng)購(gòu)單的項(xiàng)目信息1. 在數(shù)量欄中，輸入所需數(shù)量。2. 在價(jià)格欄中，輸入所需材料的單價(jià)（此價(jià)格可從項(xiàng)目信息自動(dòng)帶出）。3. 在日期欄中，選擇材料需求日期。 這樣一張請(qǐng)購(gòu)單所需的基本信息已完成。保存，請(qǐng)購(gòu)單的編號(hào)將自動(dòng)產(chǎn)生。 單擊“ 審批” 提交批準(zhǔn)。選擇相應(yīng)的審批層次和審批人。2點(diǎn) 擊確定請(qǐng)購(gòu)單的匯總、查詢及相關(guān)內(nèi)容本章主要介紹如何查詢已輸入請(qǐng)購(gòu)單的狀態(tài)、活動(dòng)歷史、存在問(wèn)題等。本操作適用于請(qǐng)購(gòu)單的日常查詢。請(qǐng)購(gòu)單查詢路徑：采購(gòu) 申請(qǐng) 申請(qǐng)匯總根據(jù)屏幕相關(guān)內(nèi)容查詢條件 （可選 ）進(jìn)行查詢 :1. 按請(qǐng)購(gòu)單號(hào)2. 按編制人3. 按項(xiàng)目4. 按單據(jù)類型5. 按請(qǐng)購(gòu)人6. 選擇查詢結(jié)果 按

8、“ 查找” 按鈕進(jìn)行查詢，進(jìn)入請(qǐng)購(gòu)單匯總窗口。注意上圖中的審批狀態(tài)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)選擇要查看的記錄 按行按鈕可查看請(qǐng)購(gòu)單行信息。按新建 按鈕可輸入新的請(qǐng)購(gòu)單。按打開 按鈕可修改審批狀態(tài)為未完成的訂單。請(qǐng)購(gòu)單控制路徑 ：采購(gòu) 請(qǐng)購(gòu)單 請(qǐng)購(gòu)單匯總 選擇菜單： 工具 控制1. 選擇活動(dòng)，更改單據(jù)狀態(tài)。2. 輸入進(jìn)行此活動(dòng)的原因。點(diǎn)擊“ 確定 ”，請(qǐng)購(gòu)單的狀態(tài)被更改。請(qǐng)購(gòu)單歷史記錄查看路徑 ：采購(gòu) 請(qǐng)購(gòu)單 請(qǐng)購(gòu)單匯總選擇菜單： 工具 查看活動(dòng)歷史記錄顯示該請(qǐng)購(gòu)單活動(dòng)的歷史記錄請(qǐng)購(gòu)單模板應(yīng)用路徑 ：采購(gòu) 申請(qǐng) 申請(qǐng)進(jìn)入請(qǐng)購(gòu)單錄入屏幕點(diǎn)擊“ 目錄” 按扭1 選擇請(qǐng)購(gòu)單模板2 點(diǎn)擊“ 查找” 按鈕出現(xiàn)供應(yīng)商項(xiàng)目目

9、錄窗口1. 選擇所需行項(xiàng)目2. 點(diǎn)擊添加 ，復(fù)制記錄到訂單區(qū)，被選區(qū)中已選擇項(xiàng)將變?yōu)樗{(lán)色3. 輸入請(qǐng)購(gòu)數(shù)量4. 輸入需要日期重復(fù)1-4輸入其他請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目。請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目輸完后，點(diǎn)擊“選擇 ”按鈕，所需項(xiàng)目將被復(fù)制到請(qǐng)購(gòu)單上。對(duì)于一些經(jīng)常需要請(qǐng)購(gòu)的物料，可以建立申請(qǐng)模板，利用申請(qǐng)模板直接把物料復(fù)制 到請(qǐng)購(gòu)單上，方便快捷。采購(gòu)訂單處理本章主要介紹在采購(gòu)系統(tǒng)中如何進(jìn)行采購(gòu)訂單操作。在 ORACLE 采購(gòu)系統(tǒng)中采購(gòu)訂 單分為標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單、計(jì)劃采購(gòu)訂單、一攬子采購(gòu)協(xié)議和合同采購(gòu)協(xié)議四種類型。采購(gòu)訂單處理的總體流程為：輸入采購(gòu)訂單 （手工和由請(qǐng)購(gòu)單生成 ）審批 采購(gòu)訂單查詢及控制手工錄入采購(gòu)訂單路徑：采購(gòu)訂單 采

10、購(gòu)訂單或：采購(gòu)訂單 采購(gòu)訂單匯總 新建 PO采購(gòu)訂單的總體信息選擇該張訂單的采購(gòu)訂單類型“ 類型 ”。輸入該訂單所屬的供應(yīng)商名稱“ 供應(yīng)商 ”。輸入該供應(yīng)商的 地點(diǎn)輸入該供應(yīng)商的 聯(lián)系人輸入該張采購(gòu)訂單的 采購(gòu)員 。此時(shí)注意采購(gòu)訂單的日期“ 已創(chuàng)建 ”和狀態(tài)“ 狀態(tài) ”。輸入采購(gòu)訂單的明細(xì)信息當(dāng)輸完采購(gòu)訂單的總體信息后，開始輸入訂單行信息1. 輸入物料代碼“ 項(xiàng)目 ”。2. 輸入采購(gòu)數(shù)量“ 數(shù)量 ”3. 修改采購(gòu)訂單價(jià)格“ 采購(gòu)價(jià)格在采購(gòu)單錄入主屏幕上 ,選擇“ 審批”標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單的自動(dòng)生成本章主要介紹在采購(gòu)系統(tǒng)中如何根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)自動(dòng)生成采購(gòu)訂單。路徑：采購(gòu)訂單 自動(dòng)創(chuàng)建查找需要的請(qǐng)購(gòu)單輸入采

11、購(gòu)申請(qǐng)單的查詢條件 （注意“ 批準(zhǔn) ”應(yīng)選擇“ 是”） 單擊查找 。選擇請(qǐng)購(gòu)單行建立采購(gòu)訂單選擇一行或多行申請(qǐng)行，在行前打勾。活動(dòng) 域選擇 創(chuàng)建單據(jù)類型 域選擇 標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單點(diǎn)“自動(dòng)” 進(jìn)入下列屏幕，點(diǎn)擊 “創(chuàng)建” ，進(jìn)入采購(gòu)訂單輸入屏幕。您可以進(jìn)一步修改您的采購(gòu)訂單， 輸入供應(yīng)商、 需要日期等必須錄入的內(nèi)容， 然后保存， 提交審批。一攬子采購(gòu)協(xié)議發(fā)放的審批本章主要介紹一攬子采購(gòu)協(xié)議在發(fā)放時(shí)提交審批的操作過(guò)程。提交審批路徑：采購(gòu)訂單 發(fā)放在采購(gòu)發(fā)放錄入界面， 輸入一攬子采購(gòu)協(xié)議的訂單號(hào)， 輸入發(fā)運(yùn)組織和發(fā)放數(shù)量， 需 要日期等信息后， 存盤，單擊“審批 ”。以后的操作同采購(gòu)訂單的審批。 審批通

12、過(guò)后， 就可以對(duì)這一協(xié)議進(jìn)行發(fā)放。采購(gòu)訂單的查詢本章主要介紹如何查詢采購(gòu)單信息。路徑：采購(gòu)訂單 采購(gòu)訂單匯總?cè)缟蠄D所示 , 可以輸入各種查詢條件1 按采購(gòu)訂單號(hào)2 按采購(gòu)訂單類型（如采購(gòu)訂單，一攬子協(xié)議）3 按供應(yīng)商4 按采購(gòu)員5 按項(xiàng)目信息6 選擇查詢結(jié)果 單擊查找 ，符合條件的采購(gòu)訂單就出現(xiàn)在采購(gòu)訂單匯總界面上選擇要查看的采購(gòu)訂單，通過(guò)“ 工具 ”菜單中相應(yīng)的子菜單，可以進(jìn)行如下操作： 查看訂單行路徑：工具 查看行顯示該訂單的采購(gòu)行信息 查看發(fā)貨信息 路徑：工具 查看裝運(yùn) 顯示該訂單的發(fā)貨信息 查看分配信息路徑：工具 查看分配顯示該訂單的帳戶分配信息 查看接收信息路徑：工具 查看接收 顯示

13、該訂單的接收信息查看訂單活動(dòng)歷史記錄信息 路徑：工具 查看活動(dòng)歷史記錄顯示該訂單的活動(dòng)歷史記錄查看訂單相關(guān)的發(fā)票信息 路徑：工具 查看發(fā)票 可顯示該訂單相關(guān)的發(fā)票信息 采購(gòu)訂單的復(fù)制 路徑：工具 復(fù)制單據(jù) 復(fù)制采購(gòu)訂單采購(gòu)訂單的控制 路徑：工具 控制顯示控制單據(jù)窗口1 選擇活動(dòng)內(nèi)容。2 輸入活動(dòng)原因。3 點(diǎn)擊“ 確定 ”保存退出。采購(gòu)訂單的接收采購(gòu)訂單的接收包括本章主要介紹在采購(gòu)系統(tǒng)中如何根據(jù)采購(gòu)訂單接收供應(yīng)商交貨。直接接收入庫(kù)、檢驗(yàn)接收入庫(kù)和標(biāo)準(zhǔn)接收三種方式。本章主要介紹在采購(gòu)系統(tǒng)中如何根據(jù)采購(gòu)訂單接收供應(yīng)商交貨。正常采購(gòu)物料的接收使用標(biāo)準(zhǔn)接收和直接接收兩種方式。路徑：接收 接收 查詢接收信

14、息：來(lái)源類型 ：選擇供應(yīng)商（供應(yīng)商）。采購(gòu)訂單 ：輸入采購(gòu)訂單號(hào)。輸入接收的項(xiàng)目編碼。按“查找 ”鍵或回車，表示接收查詢條件，進(jìn)入下一查詢結(jié)果屏幕。采購(gòu)接收檢查送貨單信息與此處的訂單信息相符后，輸入實(shí)際接收的數(shù)量。保存。點(diǎn)擊“ 題頭 ”鍵，出現(xiàn)下圖：此處是系統(tǒng)為該次接收產(chǎn)生的收據(jù)號(hào)，必須記錄下來(lái)。采購(gòu)訂單接收的退回本章主要介紹在采購(gòu)系統(tǒng)中如何退回已經(jīng)接收的物品。本操作適用于所有物品的采購(gòu)接收的返回。路徑：接收 退貨查詢符合條件的收據(jù)接收（收據(jù)號(hào)）：輸入送貨批的收據(jù)號(hào)。也可輸入采購(gòu)單編號(hào)、供應(yīng)商和項(xiàng)目編碼作為查詢條件。按“查找 ”鍵或回車，表示接收查詢條件，進(jìn)入下一查詢結(jié)果屏幕。輸入退貨信息點(diǎn)擊

15、相應(yīng)記錄 , 選擇所要退貨的記錄輸入要退貨的數(shù)量 選擇退回目標(biāo)如果該項(xiàng)目要求批次 -序列控制 ,點(diǎn)擊批次和序列 輸入具體的批次 -序列.（ 具體操作見 材料的交貨入庫(kù)處理 ）接收的更正本章主要介紹在采購(gòu)系統(tǒng)中如何根據(jù)對(duì)接收數(shù)據(jù)進(jìn)行更正。本操作適用于所有物品的采購(gòu)接收的更正。路徑：接收 / 更正查詢符合條件的收據(jù)接收（收據(jù)號(hào)）：輸入送貨批的收據(jù)號(hào)。也可輸入采購(gòu)單編號(hào)、供應(yīng)商和項(xiàng)目編碼作為查詢條件。按“ 查找 ”鍵或回車，表示接收查詢條件，進(jìn)入下一查詢結(jié)果屏幕。輸入接收更正信息輸入更正的數(shù)量 在方框里打鉤 保存后退出供應(yīng)商管理本章內(nèi)容主要介紹在在采購(gòu)管理系統(tǒng)中對(duì)供應(yīng)商的增加、修改。本操作適用于在日

16、常業(yè)務(wù)定義及維護(hù)供應(yīng)商信息。新建供應(yīng)商在供應(yīng)商 視窗中設(shè)置供應(yīng)商，以記錄您從其接收貨物和服務(wù)的個(gè)人和公司信息。 為供應(yīng)商和供應(yīng)商地點(diǎn)輸入的信息， 在以后將作為輸入該供應(yīng)商的事務(wù)處理時(shí)的默認(rèn) 值。路徑：供應(yīng)基準(zhǔn) 供應(yīng)商輸入供應(yīng)商基本信息輸入新供應(yīng)商的名稱、編碼、及適用的付款條件和供應(yīng)商類型等信息后。 點(diǎn)擊地點(diǎn) 按鈕輸入供應(yīng)商的地點(diǎn)、地址、電話等信息。當(dāng)保存了新供應(yīng)商的付款條款是預(yù)設(shè)的默認(rèn)值，您可以對(duì)這些值進(jìn)行修改。注意，如果您輸入的供貨商名稱或編號(hào)已經(jīng)存在， Oracle 系統(tǒng)將顯示一條錯(cuò)誤信息，且不允許繼續(xù)輸入，您需查明其是否為重復(fù)錄入的供應(yīng)商。輸入供應(yīng)商分類信息。輸入供應(yīng)商類型輸入供應(yīng)商地點(diǎn)

17、詳細(xì)信息。上述信息輸完后，點(diǎn)擊地點(diǎn)按鈕進(jìn)入以下屏幕。1 輸入地點(diǎn)和國(guó)家名稱2 輸入地址。3 輸入所在地信息4 輸入郵政編碼5 輸入地點(diǎn)選項(xiàng)是否支付地點(diǎn)是否為采購(gòu)地點(diǎn)是否僅為詢價(jià)地點(diǎn)6 輸入該供應(yīng)商地點(diǎn)的電話信息輸入供應(yīng)商的聯(lián)系人信息。每個(gè)供應(yīng)商可有多個(gè)聯(lián)系人。1 輸入聯(lián)系人姓名2 輸入聯(lián)系電話3 輸入失效日期（必要時(shí)輸入） 選擇其他選項(xiàng)可以輸入您要記錄的供應(yīng)商地點(diǎn)其他信息，例如：銀行帳戶、會(huì)計(jì)、發(fā)票稅等信息。如需查看其會(huì)計(jì)信息的默認(rèn)值，您可根據(jù)實(shí)際情況修改其默認(rèn)值。保存所做的工作。供應(yīng)商合并本章內(nèi)容主要介紹在在采購(gòu)訂單管理系統(tǒng)中合并供應(yīng)商信息 本操作適用于在日常業(yè)務(wù)對(duì)重復(fù)的供應(yīng)商進(jìn)行合并。 路

18、徑：采購(gòu) 供應(yīng)基準(zhǔn) 供應(yīng)商合并選擇合并內(nèi)容發(fā)票： 在此選擇要從舊供應(yīng)商傳送給新供應(yīng)商的發(fā)票全部： 傳送舊供應(yīng)商所有的發(fā)票未付： 只傳送舊供應(yīng)商未支付的發(fā)票無(wú)： 不傳傳送舊供應(yīng)商的發(fā)票PO： 如果要將所有采購(gòu)訂單從舊供應(yīng)商傳送給新供應(yīng)商，請(qǐng)選擇“PO （采購(gòu)訂單） ”輸入舊供應(yīng)商名稱和地點(diǎn)以及新供應(yīng)商名稱。 應(yīng)付款管理系統(tǒng)會(huì)將信息從舊供應(yīng) 商傳送給新供應(yīng)商。如果您要將舊供應(yīng)商地點(diǎn)重新指定給新供應(yīng)商，請(qǐng)選擇“復(fù)制地點(diǎn)” 。在合并期間，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將輸入合并日期作為舊供應(yīng)商地點(diǎn)的失效日期并使用您選擇要傳送 的信息來(lái)創(chuàng)建新供應(yīng)商的新地點(diǎn)。如果您要將舊供應(yīng)商地點(diǎn)信息與新供應(yīng)商地點(diǎn)信息合并，請(qǐng)勿選擇“復(fù)制地點(diǎn)” 而是在“地點(diǎn)”字段輸入新供應(yīng)商的現(xiàn)有地點(diǎn)之一。合并期間，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將輸入合并日期來(lái)作為舊供應(yīng)商地點(diǎn)的失效日期并將您選定的所有信息與新供應(yīng)商地點(diǎn) 信息合并。合并供應(yīng)商信息單擊“合并”單擊“確定” ，系統(tǒng)提示如下：?jiǎn)螕簟按_定” ，在菜單中選