檔案管理員試用期轉(zhuǎn)正述職報(bào)告

1、深圳市 *科* 技股份有限公司述職報(bào)告述職人：日期： 2015/8/20深圳市 *科* 技股份有限公司三. 工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題點(diǎn)目錄一 . 文檔管理員崗位職責(zé)二. 近 3 月檔案整理工作內(nèi)容 四. 改善建議五 . 后續(xù)工作計(jì)劃六. 總結(jié)深圳市 *科* 技股份有限公司一、文檔管理員崗位職責(zé)1. 公司文檔管理1）負(fù)責(zé)公司制度類、文書類文件的校稿、編號(hào)、發(fā)布、歸檔等受控管理及相關(guān)資訊信 息的收集與反饋；2）負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、鑒定、編目、統(tǒng)計(jì)、排列和檢索、歸檔、提供利用、 更新、防護(hù)、銷毀、適時(shí)更新維護(hù)、盤點(diǎn)等管理 ;3）負(fù)責(zé)公司檔案室管理，嚴(yán)格履行檔案管理與借閱使用手續(xù)及保密制度，保證檔案的 完

2、整與安全；4）負(fù)責(zé)公司文檔管理電子化實(shí)施，包括紙質(zhì)、電子可編輯與簽印掃描件的同步化處理；5）指定文檔（公司合同 /協(xié)議、項(xiàng)目文檔、證照 / 資質(zhì)證明文件等）的整理、編目、電 子化查尋平臺(tái)建立；2. 其它1）負(fù)責(zé)本部行政辦公用品的申購(gòu)與發(fā)放；2）負(fù)責(zé)總經(jīng)辦開(kāi)展的各類會(huì)議、培訓(xùn)的籌備工作以及指定的會(huì)議記錄工作；3）負(fù)責(zé)上級(jí)交辦其它各類工作，協(xié)助本部其它崗位工作；、近 3月檔案整理工作內(nèi)容1、檔案室檔案的盤點(diǎn)、整理、核對(duì)、更新2、辦公室文件柜的盤點(diǎn)、整理、核對(duì)、更新3 、最近 3 月接收文件清單4、總經(jīng)辦部門其它內(nèi)務(wù)處理檔案室檔案的盤點(diǎn)、整理核對(duì)更新1密碼柜合計(jì)深圳市 *科* 技股份有限公司檔案室

3、- 類目卷數(shù)A 經(jīng)營(yíng)管理類45 卷B 生產(chǎn)管理類1卷C 行政管理類2卷D 研發(fā)生產(chǎn)類7卷E 科研開(kāi)發(fā)類3卷F 項(xiàng)目建設(shè)類64 卷G 設(shè)備儀器類97 卷219 卷深圳市 *科* 技股份有限公司1、檔案室檔案的盤點(diǎn)、整理、核對(duì)、更新檔案室鐵柜效果圖示1、檔案室檔案的盤點(diǎn)、整理、核對(duì)、更新類目部門資料起止日期檔案內(nèi)容卷數(shù)信息部2008.1-8SAP-ERP項(xiàng)目相關(guān)資料52008-2014深圳 HS-采購(gòu)訂單192 A- 經(jīng)營(yíng)管理類采購(gòu)部2008.2-12深圳 KYF-采購(gòu)訂單2011-2012深圳宏 HD- 采購(gòu)訂單22009-2014惠州宏 HS-采購(gòu)訂單16電纜附件部2010-2013模具加工合

4、同1B-生產(chǎn)管理類輻照中心2008-2009加速器購(gòu)銷合同1深圳市 *科* 技股份有限公司1、檔案室檔案的盤點(diǎn)、整理、核對(duì)、更新類目部門資料起止日期檔案內(nèi)容卷數(shù)C- 行政管理類宏商海達(dá)2008-2014年度審計(jì)報(bào)告 / 驗(yàn)資報(bào)告1總經(jīng)辦2014-2014* 先生離任審計(jì)資料1研發(fā)中心2005-2013研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃 / 申請(qǐng)書12005-2012研發(fā)項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告1D-研發(fā)生產(chǎn)類電纜附件部2012-2013配套表 /安裝作業(yè)指導(dǎo)書2工藝技術(shù)部2013-2014惠州 工藝模具圖紙1研發(fā)中心2008.2-11研發(fā)/檢測(cè)設(shè)備日常保養(yǎng)記錄21、檔案室檔案的盤點(diǎn)、整理、核對(duì)、更新類目部門資料起止日期檔案內(nèi)容

5、卷數(shù)E-科研開(kāi)發(fā)類總經(jīng)辦2012-2014核電協(xié)議及科學(xué)技術(shù)成果鑒定證書1研發(fā)中心2008-2013實(shí)驗(yàn)任務(wù)委托單2F-項(xiàng)目建設(shè)類基建部2012-2015寶龍一期項(xiàng)目建設(shè)資料72一號(hào)、三號(hào)建筑竣工圖紙4盒G-設(shè)備儀器類裝備/ 設(shè)備2013-2015自制設(shè)備50開(kāi)發(fā)部外購(gòu)設(shè)備35電子檔案 （無(wú)紙質(zhì)件 ）:83份1 （中厚壁 2份，品質(zhì) 1份，輻照 19份，工藝技術(shù)部 809份）深圳市 *科* 技股份有限公司2、辦公室文件柜的盤點(diǎn)、整理、核對(duì)、更新深圳市 *科* 技股份有限公司2、辦公室文件柜的盤點(diǎn)、整理、核對(duì)、更新辦公室 -類目盒數(shù)備注政府項(xiàng)目類10 盒發(fā)改委、科創(chuàng)委、經(jīng)信委、市監(jiān)局、高新局等研

6、發(fā)項(xiàng)目類2盒華號(hào)一號(hào)、 5.0 加速器知識(shí)產(chǎn)權(quán)類8盒專利、商標(biāo)類檢驗(yàn)報(bào)告類9盒上纜所、武高所、桂林、核 電、SGS 報(bào)告等證書證照類12 盒車輛、產(chǎn)權(quán)、體系、產(chǎn)品證書、各分公司證照等工商檔案類11 盒各分、子公司工商檔案合同、協(xié)議類2盒廠房租賃 / 精益項(xiàng)目合同等其它類6盒律師函、會(huì)議紀(jì)要、協(xié)會(huì)資料、新三板等合計(jì)59 盒深圳市 *科* 技股份有限公司3 、最近 3 月接收文件清單接收文件名稱份數(shù)提交人 / 部門提交日期設(shè)備/ 模具立項(xiàng)圖紙 （已掃描 ）9份2015/47 月行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) （已掃描 ）9份2015/5/8專利登記簿副本 （已掃描）9份2015/4/13上纜所檢驗(yàn)報(bào)告 （已掃描 ）7份

7、2015/5/22桂林檢驗(yàn)報(bào)告 （已掃描 ）1份2015/5/22宏商品牌榮譽(yù) / 授權(quán)證書 （已掃描 ）2份2015/5/22武高所檢驗(yàn)報(bào)告 （已掃描 ）1份2015/6/15合計(jì)38 份深圳市 *科* 技股份有限公司4、總經(jīng)辦部門內(nèi)務(wù)處理總部及分子公司常用證照 / 資質(zhì)證明文件 / 各類證書電子化及 共享平臺(tái)建立（地址： 平臺(tái) 部門文件夾 總經(jīng)辦 5 、證照印章）；檔案收集、登錄、借閱、回收等其它日常工作；惠州周 / 月例會(huì)會(huì)議記錄協(xié)助處理、每月電子月報(bào)收集； 部門行政辦公用品申領(lǐng)；領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事項(xiàng)等（協(xié)助準(zhǔn)備政府項(xiàng)目申報(bào)資料、收發(fā)快遞、費(fèi)用報(bào)銷、掃描）；深圳市 *科* 技股份有限公司、工

8、作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題點(diǎn)問(wèn)題描述舉例說(shuō)明改善措施1檔案室檔案存在一文件占兩個(gè)檔號(hào)、空號(hào)現(xiàn)象1.占用兩個(gè)檔號(hào)：原歸檔的設(shè)備儀器 資料“多種原料配方自動(dòng)磅秤操作手 冊(cè) ”占用兩個(gè)檔號(hào)： G3-ZB-004/G3個(gè)- 檔 ZB-005 可 2.空號(hào) :放置于惠州的部分設(shè)備儀器類 檔案均無(wú)登記檔號(hào)，如 :LY-300L注CD 交深 塑機(jī)使用說(shuō)明書 （設(shè)備編號(hào) HS-SB-18更7）1.同一內(nèi)容占用兩個(gè)檔號(hào) 的文件已更正使用其中一 號(hào)，另一個(gè)檔號(hào)后續(xù) 再使用； 2.放置于惠州的檔案待移 圳后全面整理盤點(diǎn)并 新目錄。 1.2原檔案總覽表部分已歸檔 檔案漏建目錄，實(shí)際整理 時(shí)有實(shí)物 （201年4 深 /惠 宏 商/海

9、達(dá)采購(gòu)訂單 ,共 17本 ）漏建目錄： 2014.1惠12州采購(gòu)訂單12本，海達(dá)采購(gòu)訂單 1本，深圳宏商 采購(gòu)訂單 4本已 整理，還有 6卷待入檔案 盒歸檔 ）3原檔案總覽表中登記信息 不全面，如整份資料中有 部分文件漏登記等G2-ZB-001，0材08料明細(xì)為空白已根據(jù)實(shí)際情況全部更新， 并 于每個(gè)檔案盒內(nèi)附 ”卷內(nèi) 目錄”含（資料明細(xì)，頁(yè)數(shù) 等信息 ）深圳市 *科* 技股份有限公司三、工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題點(diǎn)問(wèn)題描述舉例說(shuō)明改善措施4檔案歸檔不及時(shí)201年4 201年5 ，僅基建部和深圳 /惠 州采購(gòu)部檔案有進(jìn)行歸檔。請(qǐng) 各部門嚴(yán)格依照 “ 檔案 管理辦法 ”中檔案歸檔時(shí) 限對(duì)本部門檔案進(jìn)行歸檔。

10、5歸檔檔案資料不全如 研發(fā)中心歸檔的： 201年0 立項(xiàng) 的”*有立”項(xiàng)申請(qǐng)，但無(wú)過(guò)程支持 文件及項(xiàng)目驗(yàn)收文件； 200年7 立項(xiàng) 的 ”*無(wú)* 立”項(xiàng)申請(qǐng)和過(guò)程文件，但 有項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告。希望各部門后續(xù)檔案歸檔時(shí)可以提供完整的配套資 料，便于查閱及日后追溯。6文件編號(hào)規(guī)則目前公司制度類文件編號(hào)規(guī)則為： HS-年度 -第幾號(hào)文件 ，若文件內(nèi)容有 修 訂，版本需升級(jí)，編號(hào)也得隨著年 份的改變而更改，就文件管理而言， 同一文件的編號(hào)應(yīng)是唯一的。建 議更改文件編號(hào)規(guī)則， 以部門來(lái)區(qū)分，如 HS公（ 司 代碼 ）-A表（ 制度類 ）-部門代 碼-序號(hào) HS-A-HR-0表01 示人力資源部的第一份制 度

11、文件 深圳市 *科* 技股份有限公司四、改善建議 惠州設(shè)備儀器類檔案移交至深圳檔案室統(tǒng)一管理 （7/30） ； 檔案借閱統(tǒng)一走 OA 流程 （不論是現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)查閱，還是借出 數(shù)天/ 出差攜出 ）； 各部門檔案歸檔時(shí)，紙質(zhì)檔與電子檔同步移交； 檔案借閱完畢及時(shí)歸還，以免造成遺失、損壞等情形； 檔案室再配置 12 個(gè)文件柜備用（現(xiàn)有部分歸檔檔案無(wú)處 放置）；深圳市 *科* 技股份有限公司五、后續(xù)工作計(jì)劃計(jì)劃事項(xiàng)預(yù)計(jì)完成日期1深圳檔案室剩余未完成檔案盤點(diǎn)整理 （投標(biāo) / 鑒定會(huì) /項(xiàng)目申報(bào)等文件）2015/7/312現(xiàn)行合同 / 協(xié)議整理、編目、電子化查尋平臺(tái)建立（指走合同評(píng)審流程 蓋公章、金額在 3

12、 萬(wàn)以上的合同 / 協(xié)議）待領(lǐng)導(dǎo)指示具體 可行辦法后執(zhí)行3各分子公司主證照于宏商平臺(tái)全面更新 （本月發(fā)通知給各分子公司 ）實(shí)時(shí)更新4整理歸檔新三板、華龍一號(hào)項(xiàng)目資料原件（入夾、目錄、索引，含電 子檔及可編輯檔與掃描檔） - 此項(xiàng)需提供全套資料2015/8/315放置于惠州的已歸檔檔案整理盤點(diǎn)及目錄更新搬新廠后一月內(nèi)6惠州各部門每月月報(bào)收集每月 12 號(hào)前7惠州周 / 月例會(huì)會(huì)議紀(jì)要協(xié)助處理及決議跟進(jìn)每周8文檔管理軟件的選型與導(dǎo)入2015/12/319協(xié)助部門同事臨時(shí)交辦工作即時(shí)深圳市 *科* 技股份有限公司總結(jié)：由于本人是第一次接觸檔案管理的工作，所以在整理盤點(diǎn)檔案過(guò)程中，可能還存在不夠完善的問(wèn)題，在今后的工作中，我將繼續(xù)加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，