公司參觀接待流程和指引

1、公司參觀接待流程和指引 前 言適用范圍：公司各部門規(guī)范目的：為規(guī)范公司對外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司對外來賓接待，展示公司禮儀好客的形象，特制定本規(guī)定。xx參觀接待流程和指引 流程圖參見附件一 1、接待來訪前期確認工作1.1、來訪時間及賓客信息確認客人后，盡快確認賓客來訪時間（年/月/日/時）?？齑_認賓客的隨行人數(shù)。認接待的地點。認賓客信息，確認接待級別。（姓名、單位、職位、頭銜等）解客戶公司經(jīng)營性質。1.2、接待活動主題以及來訪情況確認客的來訪目的以及合作誠意。期談判的內(nèi)容。次來訪帶來的深遠影響。述確認此行活動的主題。1.3、來訪安排戶接待安排表、一式三份，于客戶到訪前一星期

2、呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門負責。排（接送、住宿、餐飲、禮品等具體安排）。排客戶來訪前應根據(jù)客戶級別相應知會部門負責人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理，以確定參與洽談的人員。如需要總裁參加，必須提前2天通知總經(jīng)辦，以便確認。1.4、資料稿件準備確認次接待的不同以及需要準備：匯報演講ppt、匯報演講稿件、公司品牌宣片、公司品牌傳冊、產(chǎn)品彩頁等。負責準備國旗、姓名牌、公司介紹、市場版產(chǎn)品目錄、公司介紹投影設備等。數(shù)表、樣品等，應事先與相關人員聯(lián)系以確保無誤。 戶來訪，必須制定詳細的接待方案，呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理及市場部經(jīng)理。1.5、成立接待小組（詳情參見附件二）根據(jù)每次接待情況的不同，組建接待小組?？谌耍航y(tǒng)一受理來訪

3、需求，并協(xié)調(diào)確定接待負責人，接待結束后負責接待信息歸檔、傳遞。理：制定接待計劃、進行接待準備工作，協(xié)助填寫客人來訪記錄，可參與實施接待。責人：對此次接待效果負責；需積極配合文件投入處的協(xié)調(diào)安排，承擔接待工作。具體負責人（例如：賓客車輛接送、酒店住宿、會場布置行政部；講解人員技術支持部；等等。）2、接待來訪前期準備工作2.1、吃、住、行安排（詳情參見附件三）根據(jù)實際情況安排接送（飛機、船舶、火車）。2.2、制定參觀路線 訪前確認的相關信息，制定參觀路線。 方希望展示的方向，制定參觀路線。 賓要求制定相關參觀路線。 觀路線圖/參觀路線流程。2.3、公司整體布置（詳情參見附表二）： 歡迎橫幅 指示水

4、牌（大堂、電梯出口、樓梯間等） 花籃/植物綠化 kt版簽名墻 紅地毯（以上信息可以根據(jù)每次具體來訪而定） ： 紅地毯（按照參觀區(qū)域布置紅毯） 植物/花盆裝飾 果盤/茶水/咖啡： 展廳產(chǎn)品展示、調(diào)試、演示、講解。 會議室公司宣傳冊、產(chǎn)品彩頁、投影設備、演示樣品。 會客室果盤、茶水/咖啡/飲料、香煙（煙缸）、打火機等。 （以上信息可以根據(jù)每次具體情況而定）2.4、采購接待所需物品（詳情參見附表二）根據(jù)每次接待活動的實際情況而定。操作流程：接待小組提出一定訴求；行政部門制作預算報價呈批；行政部獲批后進行采購；根據(jù)要求進行布置/裝飾。 *消耗用品（果盤、茶包、咖啡、飲料、香煙、一次性紙杯、鮮花等） *

5、循環(huán)用品（套裝茶具、咖啡機、裝飾擺件等） *特殊用品（機器設備等）2.5、員工面貌整理（詳情參見附件四） 統(tǒng)一要求全體員工職業(yè)裝接待。2.6、人員安排（詳情參見附表二）員（整體調(diào)控各項事物的順利進行，例：總經(jīng)理助理、接待助理、接待配合部門經(jīng)理等。）負責人員員3、接待來訪當日具體工作3.1、車輛待命根據(jù)前期確認信息具體制定車輛安排計劃表（具體方案由行政部主要策劃）。級：一級高級接待 *高級商務車（豐田三花、奔馳商務等）。 *高級轎車（奔馳、寶馬等）。二級中級接待 *中級商務車（別克商務、日產(chǎn)商務等）。 *中級轎車（雷克薩斯、大眾等）。 三級普通接待 *普通商務車（東風商務車、江淮商務車等）。 *

6、普通轎車/打車。輛：安排一到二輛隨即車輛，應對突發(fā)狀況。3.2、設備調(diào)試 產(chǎn)品設備調(diào)試： 第一階段：定下來訪計劃后，根據(jù)計劃所需展示的產(chǎn)品，進行調(diào)動與調(diào)配。 第二階段：來訪前一天，最終設備調(diào)試。 第三階段：來訪當天，進行最終設備確認。3.3、工作人員到位 接待前一日開會，最終確認審核各項事物的安排情況。 接待當日，所有參與接待人員提前到崗。 最終確認每項環(huán)節(jié)的安排，防止出現(xiàn)紕漏。3.4、領導會晤 陪同人員參與會晤（接待主負責人、副總、經(jīng)理、總助、會議速記等）。會晤期間，所有接待人員待命。3.5、結束送行 根據(jù)身份確定規(guī)格而定。（一級客戶送至公司門口、汽車旁。二級三級客戶送至公司門口等）茲為促進

7、公共關系擴大宣傳效果兼顧公司機密特本注：1、 為接待部門執(zhí)行， 為接待小組執(zhí)行。 2、 為需要才執(zhí)行的流程， 為必須執(zhí)行的流程附件二xxx客戶來訪接待人員職責說明一、接待接口人1、處理接待信息一般有兩個來源：一是客人直接向管理工程部提出；二是對接客戶人員提出的接待需求。并要有相關領導批準，并對其要求參觀交流的內(nèi)容進行審查控制。2、確定接待負責人根據(jù)來訪內(nèi)容協(xié)調(diào)確定接待負責人及接待助理，并向接待負責人及接待助理提供申請方的基本信息及聯(lián)系方式。3、歸檔保存接待記錄接待接口人歸檔，建立客戶接待信息庫，對其中有價值的信息知會相關領導。每月向干部處及相關主管提交接待人員的表現(xiàn)情況，作為工作考核參考。4、

8、資料維護負責組織對交流資料的維護。每半年檢查更新一次，督促各資料編寫人更新內(nèi)容。要符合公司宣傳策略，把好信息保密關。二、接待助理人1、進行接待安排制定詳細接待計劃。確定來訪的議題及來訪時間、地點。明確雙方與會人數(shù)、人員姓名、職位。作好接待日程安排及議程安排。與接待負責人確認此接待計劃。禮品資料準備。會議準備。填寫任務令及工作聯(lián)絡單聯(lián)系相關部門準備。2、接待工作記錄/意見反饋填寫接待記錄，記錄會談的內(nèi)容、來訪人員的信息資料等。接待后組織會議，收集意見。三、接待負責人實施接待：主持接待，按接待議程陪同客人參觀，為客人講解與客人交流。附件三xxx客戶來訪接待注意事項一、接待注意事項：1、接機舉的牌子

9、應該有公司名、人名和歡迎辭?？腿藖砹艘鲃咏有欣?，而且要挑最重的，就算推辭也要接過來。接機的車子要按生意情況和來人官階來定。2、吃飯（根據(jù)情況選定餐廳）飯桌上談生意是中國的特色。顧客定方向，主人定消費額度。菜的個數(shù)應該比人數(shù)多一道，酒水占總金額的40%。問過客人之后再定餐廳，菜可以先點好，依照客戶進行小改動。3、酒店根據(jù)客人需求和級別來訂酒店。（三星五星）具體方案由行政部制定。二、特別注意事項4、送禮送禮；酒店是最好的地方。1.一二級客人可以旁敲側擊詢問他家里的情況，談到最多的人就是送禮對象。2.三級客人應先用小禮物試探一下，再用大概兩倍于它的工資的錢活動。5、合影這是大部分民營企業(yè)忽略的一點。即拍即印，再配上高檔相框的合影也許會讓客戶收藏一輩子。6、必要擺放在客戶座位前應該有名牌，包括公司和姓名，如果官位比較大也要寫上職位。還要筆記本，有關公司的書面資料等。7、幻燈片對于公司的歷史要簡明扼要，而關于兩公司的合作歷史要詳之又詳。對于自己滿足客戶的能力要著重介紹，一定要真實，但不用什么都說。8、參觀廠房在顧客來之前就要準備演示，需要有人通知客人即將參觀的車間，而且要專人展示（只展示基礎的東西）。但核心技術要說的比較深奧，而且沒必要展示。9、反饋在最末一次餐飯上，一定要問一下賓客他們的感受，一個為