文書工作與檔案管理

1、文書的整理歸檔文書的整理歸檔 一、文書整理歸檔及其意義一、文書整理歸檔及其意義 二、文書整理歸檔的范圍和原則要求二、文書整理歸檔的范圍和原則要求 三、文書整理歸檔的方法和步驟三、文書整理歸檔的方法和步驟 文書整理歸檔及其意義文書整理歸檔及其意義 （一）文書整理歸檔（一）文書整理歸檔 文書歸檔整理是指將處理完畢的、具有一定考查利用價值的、應作為文書歸檔整理是指將處理完畢的、具有一定考查利用價值的、應作為 檔案保存的文件材料，按照他們在形成過程中聯(lián)系，以檔案保存的文件材料，按照他們在形成過程中聯(lián)系，以“件件”為單位，分為單位，分 類整理，并進行裝盒、歸檔的過程。類整理，并進行裝盒、歸檔的過程。 1

2、 1）歸整的文書，必須是辦理完畢的）歸整的文書，必須是辦理完畢的 2 2）歸整的文書，必須具有一定的考查利用價值）歸整的文書，必須具有一定的考查利用價值 3 3）歸整的文書的材料介質(zhì)必須是紙質(zhì)的）歸整的文書的材料介質(zhì)必須是紙質(zhì)的 4 4）歸整的文書是以）歸整的文書是以“件件”為單位的為單位的 5 5）歸整文書的保管應裝盒）歸整文書的保管應裝盒 文書整理歸檔的范圍和原則文書整理歸檔的范圍和原則 一、文書整理的范圍一、文書整理的范圍 企事業(yè)單位的文書檔案歸檔范圍主要有：企事業(yè)單位的文書檔案歸檔范圍主要有： 1 1、黨群工作類方面的文件材料。、黨群工作類方面的文件材料。 2 2、行政管理類方面的文件

3、材料。、行政管理類方面的文件材料。 3 3、經(jīng)營管理類方面的文件材料。、經(jīng)營管理類方面的文件材料。 4 4、生產(chǎn)技術(shù)管理類方面的文件材料。、生產(chǎn)技術(shù)管理類方面的文件材料。 文書整理歸檔及其意義文書整理歸檔及其意義 （二）文書整理歸檔的意義 保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的查找利用和保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的查找利用和 維護文書檔案的完整與安全，便于文書檔案的保管。維護文書檔案的完整與安全，便于文書檔案的保管。 二、文書整理歸檔的基本原則二、文書整理歸檔的基本原則 1 1、遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)、遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián) 系。系。 2 2、準確

4、判定文件的保管期限。、準確判定文件的保管期限。 3 3、適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，便于保管利用。、適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，便于保管利用。 文書整理歸檔的范圍和原則文書整理歸檔的范圍和原則 文書整理歸檔的范圍和原則文書整理歸檔的范圍和原則 三、文書整理歸檔的質(zhì)量要求三、文書整理歸檔的質(zhì)量要求 1 1、整理歸檔的文書應該齊全完整、整理歸檔的文書應該齊全完整 2 2、整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求、整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求 3 3、整理歸檔的文書材料的保管期限應準確界定、整理歸檔的文書材料的保管期限應準確界定 文書整理歸檔的方法和步驟文書整理歸檔的方法和步驟 編制編制 分類分類 方案

5、方案 類目類目 初初 步步 整整 理理 系統(tǒng)系統(tǒng) 整理整理 歸歸 檔檔 區(qū)區(qū) 分分 全全 宗宗 一、區(qū)分全宗一、區(qū)分全宗 1.1.全宗全宗：是一個國家機構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機是一個國家機構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機 聯(lián)系的文件整體。聯(lián)系的文件整體。 2.2.立檔單位立檔單位：是指構(gòu)成檔案全宗的國家機關(guān)、社會組織、個是指構(gòu)成檔案全宗的國家機關(guān)、社會組織、個 人或生產(chǎn)建設(shè)、科研項目的組織者，通常稱為人或生產(chǎn)建設(shè)、科研項目的組織者，通常稱為“全宗構(gòu)成全宗構(gòu)成 者者”。 一般機關(guān)單位，通常只管理一個全宗，專業(yè)檔案館則管理多一般機關(guān)單位，通常只管理一個全宗，專業(yè)檔案館則管理多 個全宗。個全

6、宗。 3.3.全宗的變化全宗的變化 （1 1）構(gòu)成全宗的立檔單位并非一成不變，該變化直接影響全總）構(gòu)成全宗的立檔單位并非一成不變，該變化直接影響全總 的劃分，如單位的合并、撤銷、增設(shè)等。的劃分，如單位的合并、撤銷、增設(shè)等。 （2 2）只有根本性變化才能改變?nèi)?，根本性變化時指牽涉到政）只有根本性變化才能改變?nèi)冢拘宰兓瘯r指牽涉到政 治性質(zhì)和基本職能的變化。治性質(zhì)和基本職能的變化。 （3 3）以下變化不影響全宗）以下變化不影響全宗： A.A.單位名稱改變單位名稱改變 B.B.領(lǐng)導關(guān)系變更領(lǐng)導關(guān)系變更 C.C.內(nèi)部組織機構(gòu)調(diào)整內(nèi)部組織機構(gòu)調(diào)整 D.D.工作地點在變更工作地點在變更 E.E.短期

7、停止活動后又恢復短期停止活動后又恢復 4.4.確定全宗確定全宗 判斷檔案所屬全宗，判斷檔案所屬全宗，關(guān)鍵關(guān)鍵是確定立檔單位是確定立檔單位檔案形檔案形 成者。成者。 實際工作中，常有一些文件經(jīng)過幾個立檔單位辦理，實際工作中，常有一些文件經(jīng)過幾個立檔單位辦理， 這樣的文件應當歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗類。這樣的文件應當歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗類。 二、全宗的特殊形式二、全宗的特殊形式 1.1.人物全宗人物全宗 定義：定義：社會知名人士在其一生活動中形成的檔案整體。歷史上社會知名人士在其一生活動中形成的檔案整體。歷史上 一些著名的家庭、家族所形成的檔案也屬于這一類。一些著名的家庭、家族

8、所形成的檔案也屬于這一類。 形成任務全宗的個人、家庭、家族也就是立檔單位。形成任務全宗的個人、家庭、家族也就是立檔單位。 包括：包括：與人物的手稿、著作、日記、信件、遺囑以及記載個人與人物的手稿、著作、日記、信件、遺囑以及記載個人 或家庭活動的全部有價值的材料，也包括別人撰寫的相關(guān)材或家庭活動的全部有價值的材料，也包括別人撰寫的相關(guān)材 料。料。但一般不包括人物在機關(guān)、單位任職時所處理的官方文但一般不包括人物在機關(guān)、單位任職時所處理的官方文 件原件件原件，如不把握這一界限，會導致許多全宗管理的混亂。，如不把握這一界限，會導致許多全宗管理的混亂。 2.2.全宗的補充形式全宗的補充形式 難以按全宗分

9、類或者不便于按全宗保管的特殊情況，可難以按全宗分類或者不便于按全宗保管的特殊情況，可 根據(jù)全宗原則采取某些變通方法。根據(jù)全宗原則采取某些變通方法。 主要分為三種：主要分為三種：“聯(lián)合全宗聯(lián)合全宗” “ “全宗匯集全宗匯集” “ “檔案匯集檔案匯集” 3.3.全宗群全宗群 三、全宗內(nèi)文件分類三、全宗內(nèi)文件分類 1.1.年度分類法年度分類法 2.2.組織機構(gòu)分類法組織機構(gòu)分類法 3.3.問題分類法問題分類法 4.4.復式分類法：復式分類法：（1 1）年度年度- -組織機構(gòu)組織機構(gòu) （2 2）組織機構(gòu)）組織機構(gòu)- -年度年度 （3 3）年度）年度- -問題問題 （4 4）問題）問題- -年度年度 年

10、度分類法年度分類法 是以是以形成形成和和處理處理文件日期所屬的年度為依據(jù)進文件日期所屬的年度為依據(jù)進 行分類，將每一年形成的檔案分成一類的方法。行分類，將每一年形成的檔案分成一類的方法。 這是常用的方法，采用此法，應這是常用的方法，采用此法，應準確判定文件所準確判定文件所 屬的年度。屬的年度。 A.A.文件無明文件無明 確日期（主要確日期（主要 針對殘損或出針對殘損或出 土文件）土文件） 運用多種方法，判定文件的準確日期或者接近日運用多種方法，判定文件的準確日期或者接近日 期。如分析內(nèi)容、研究制成材料、字體、格式等。期。如分析內(nèi)容、研究制成材料、字體、格式等。 B.B.文件上有文件上有 兩個以

11、上日期兩個以上日期 且屬于不同年且屬于不同年 度度 應根據(jù)文件特點，確定最能說明文件時間特點的應根據(jù)文件特點，確定最能說明文件時間特點的 日期作為分類依據(jù)。日期作為分類依據(jù)。法規(guī)性文件法規(guī)性文件以批準日期為根據(jù)；以批準日期為根據(jù)； 領(lǐng)導性文件領(lǐng)導性文件以簽署日期為根據(jù)；以簽署日期為根據(jù)；計劃、總結(jié)、預算、計劃、總結(jié)、預算、 決算決算類文件以內(nèi)容針對的時間為根據(jù)；類文件以內(nèi)容針對的時間為根據(jù)；來往文書來往文書以收以收 文日期為依據(jù)。文日期為依據(jù)。 C.C.跨年度文件跨年度文件1.1.單份跨年文件：根據(jù)單份跨年文件：根據(jù) 文件內(nèi)容，歸入偏重的文件內(nèi)容，歸入偏重的 部分。部分。 2.2.一組有密切聯(lián)

12、系的文件：一組有密切聯(lián)系的文件： 如一次從如一次從20092009年持續(xù)到年持續(xù)到20112011 年的會議文件，可歸入年的會議文件，可歸入20112011 年。年。 組織機構(gòu)分類法組織機構(gòu)分類法 1.1.將立檔單位每一個內(nèi)部組織機構(gòu)形成的檔案分成一類，也將立檔單位每一個內(nèi)部組織機構(gòu)形成的檔案分成一類，也 是常用的分類法。是常用的分類法。 2.2.優(yōu)點：優(yōu)點： （1 1）能客觀反映立檔單位各個組織機構(gòu)工作活動的面貌和）能客觀反映立檔單位各個組織機構(gòu)工作活動的面貌和 狀況，較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系。狀況，較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系。 （2 2）便于查找利用檔案。）便于查找利用檔案。 （3

13、3）有較明顯的客觀標準，簡便易行，歸類準確。）有較明顯的客觀標準，簡便易行，歸類準確。 3.3.條件：條件： （1 1）各組織部門間的檔案沒有被混淆，完整齊全。）各組織部門間的檔案沒有被混淆，完整齊全。 （2 2）立檔單位內(nèi)部組織健全，且相對穩(wěn)定。內(nèi)部組織機構(gòu)）立檔單位內(nèi)部組織健全，且相對穩(wěn)定。內(nèi)部組織機構(gòu) 少、工作簡單，或者經(jīng)常變動的單位均不適合采用這種方少、工作簡單，或者經(jīng)常變動的單位均不適合采用這種方 法。法。 （3 3）對于機關(guān)內(nèi)部設(shè)立的臨時性機構(gòu)產(chǎn)生的檔案，按組織）對于機關(guān)內(nèi)部設(shè)立的臨時性機構(gòu)產(chǎn)生的檔案，按組織 機構(gòu)分類時，一般應該和其他內(nèi)部機構(gòu)一樣對待，單獨設(shè)機構(gòu)分類時，一般應該和

14、其他內(nèi)部機構(gòu)一樣對待，單獨設(shè) 類并排在最后一類。類并排在最后一類。 問題分類法問題分類法 1. 1. 又稱為內(nèi)容分類法，也是常用分類法之一。是按照檔案又稱為內(nèi)容分類法，也是常用分類法之一。是按照檔案 內(nèi)容所說明的問題來進行分類。內(nèi)容所說明的問題來進行分類。 2. 2. 與組織機構(gòu)分類法有很多共同點，也能較好地保持文件與組織機構(gòu)分類法有很多共同點，也能較好地保持文件 之間的聯(lián)系，能使相同性質(zhì)的檔案得到集中，可以減少同之間的聯(lián)系，能使相同性質(zhì)的檔案得到集中，可以減少同 類問題檔案分散的現(xiàn)象，便于檔案的查找和利用。類問題檔案分散的現(xiàn)象，便于檔案的查找和利用。 3. 3. 因區(qū)分判斷時人為因素較多，所

15、以，只有不能采用組織因區(qū)分判斷時人為因素較多，所以，只有不能采用組織 機構(gòu)分類法時，才會考慮使用該法。機構(gòu)分類法時，才會考慮使用該法。 復式分類法復式分類法 1.1.年度年度- -組織機構(gòu)：組織機構(gòu)：適用于李丹單位內(nèi)部組織機構(gòu)偶有變化，適用于李丹單位內(nèi)部組織機構(gòu)偶有變化， 但變化不復雜的現(xiàn)行機構(gòu)。但變化不復雜的現(xiàn)行機構(gòu)。 2.2.組織機構(gòu)組織機構(gòu)- -年度：年度：適用于歷史檔案和撤銷機構(gòu)檔案。適用于歷史檔案和撤銷機構(gòu)檔案。 3.3.年度年度- -問題：問題：適用于立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)變動頻繁，檔適用于立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)變動頻繁，檔 案已無法按組織機構(gòu)進行分類的全宗。案已無法按組織機構(gòu)進行分類

16、的全宗。 4.4.問題問題- -年度：年度：適用于歷史檔案和撤銷機構(gòu)檔案。適用于歷史檔案和撤銷機構(gòu)檔案。 （一）（一）歸檔單位歸檔單位 1 1、單份文件，即自然件，一份文件為一件；、單份文件，即自然件，一份文件為一件； 2 2、特殊文件材料：主要是各種報表、名冊、圖冊、書刊等，每冊（本）、特殊文件材料：主要是各種報表、名冊、圖冊、書刊等，每冊（本） 內(nèi)容相對完整，具有獨立的檢索價值，應按照其原來的裝訂方式，一冊（本）內(nèi)容相對完整，具有獨立的檢索價值，應按照其原來的裝訂方式，一冊（本） 作為一件。作為一件。 3 3、文件的正本與定稿作為的一件。過厚時可作為若干件。、文件的正本與定稿作為的一件。過

17、厚時可作為若干件。（計算機及網(wǎng)（計算機及網(wǎng) 絡(luò)環(huán)境中形成的文件，沒有定稿的或打印稿上無修改手跡和領(lǐng)導人批示，其絡(luò)環(huán)境中形成的文件，沒有定稿的或打印稿上無修改手跡和領(lǐng)導人批示，其 打印定稿與正文完全一致的，可將正文與發(fā)文稿紙一并歸檔。）打印定稿與正文完全一致的，可將正文與發(fā)文稿紙一并歸檔。） 4 4、文件的正文與附件，作為完整的一件。 、文件的正文與附件，作為完整的一件。 5 5、會議記錄應以每次會議作為一件。來文與復文作為一件。、會議記錄應以每次會議作為一件。來文與復文作為一件。 6 6、有重要內(nèi)容的文件處理單，應與被處理文件合為一件。文件處理單可、有重要內(nèi)容的文件處理單，應與被處理文件合為一

18、件。文件處理單可 繼續(xù)放在文件的前面，算頁數(shù)。繼續(xù)放在文件的前面，算頁數(shù)。 7 7、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件應視為一件。、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件應視為一件。 8 8、復制件應和原件作為一件歸檔。、復制件應和原件作為一件歸檔。 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 1 1、修裱破損文件。、修裱破損文件。 2 2、復制字跡模糊或易退變的文件、復制字跡模糊或易退變的文件 3 3、超大紙張的折疊。、超大紙張的折疊。 4 4、去掉易銹蝕的金屬物。主要指永久、長期保存的文、去掉易銹蝕的金屬物。主要指永久、長期保存的文 件材料件材料 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 （三）文件的裝訂（三）文

19、件的裝訂 1 1、歸檔文件整理完畢后，固定文件的頁次方法。、歸檔文件整理完畢后，固定文件的頁次方法。 1 1）永久、長期保管的歸檔文件，采用不銹鋼訂書釘或使用縫紉）永久、長期保管的歸檔文件，采用不銹鋼訂書釘或使用縫紉 機在文件的左側(cè)或左上角裝訂；機在文件的左側(cè)或左上角裝訂；2 2）建議裝訂方式統(tǒng)一使用不銹鋼訂）建議裝訂方式統(tǒng)一使用不銹鋼訂 書釘裝釘，文件采用左側(cè)裝釘，左邊和下邊對齊。件內(nèi)文件材料較書釘裝釘，文件采用左側(cè)裝釘，左邊和下邊對齊。件內(nèi)文件材料較 厚的，可延用三孔一線的裝訂方法裝訂；厚的，可延用三孔一線的裝訂方法裝訂；3 3）已成冊不易拆釘?shù)模桑┮殉蓛圆灰撞疳數(shù)?，?保持原貌不變；保

20、持原貌不變；4 4）短期保管的歸檔文件，可不拆訂，保持文件原貌）短期保管的歸檔文件，可不拆訂，保持文件原貌 文件裝訂文件裝訂 還有沒有還有沒有 其它方法其它方法 呢？呢？ 2 2、裝訂前文件排序：、裝訂前文件排序： 1 1）正本在前，定稿在后；）正本在前，定稿在后；2 2）正文在前，附件在后；）正文在前，附件在后；3 3）原件在）原件在 前，復制件在后；前，復制件在后；4 4）轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；）轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；5 5）計算機及其）計算機及其 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙在后；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙在后；6 6） 漢文本在前，

21、少數(shù)民族文本、外文本在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本、外文本在后；7 7）有文件處理單的，放）有文件處理單的，放 在最前并可加蓋歸檔章。在最前并可加蓋歸檔章。 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 （四）案盒內(nèi)文件的排列（四）案盒內(nèi)文件的排列 應在分類方案的最低一級類目即條款和條目內(nèi)以應在分類方案的最低一級類目即條款和條目內(nèi)以“件件”為單為單 位進行排列位進行排列 1 1、事由結(jié)合時間排列、事由結(jié)合時間排列 2 2、按事由結(jié)合重要程度排列、按事由結(jié)合重要程度排列 3 3、成套性文件可集中排列、成套性文件可集中排列 4 4、短期保管的文件可以按辦理完畢后歸檔的先后順序排列、短期保管的文件可以按辦理完畢

22、后歸檔的先后順序排列 人文藝體分院于人文藝體分院于20072007年年3 3月月1919日開始對日開始對20062006年度的文書材料進行系統(tǒng)歸檔，年度的文書材料進行系統(tǒng)歸檔， 有以下需要歸檔文件：有以下需要歸檔文件： 人文藝體分院人文藝體分院2005/20062005/2006學年第二學期教學工作計劃學年第二學期教學工作計劃（0606年年2 2月）月） 人文藝體分院人文藝體分院2006/20072006/2007學年第一學期教學工作計劃學年第一學期教學工作計劃（0606年年9 9月）月） 人文藝體分院人文藝體分院2005/20062005/2006學年第二學期學生工作計劃學年第二學期學生工作

23、計劃（0606年年2 2月）月） 人文藝體分院人文藝體分院2006/20072006/2007學年第一學期學生工作計劃學年第一學期學生工作計劃（0606年年9 9月）月） 人文藝體分院人文藝體分院2005/20062005/2006學年第二學期教學工作總結(jié)學年第二學期教學工作總結(jié)（0606年年6 6月）月） 人文藝體分院人文藝體分院2006/20072006/2007學年第一學期教學工作總結(jié)學年第一學期教學工作總結(jié)（0707年年2 2月）月） 人文藝體分院人文藝體分院2005/20062005/2006學年第二學期學生工作總結(jié)學年第二學期學生工作總結(jié)（0606年年7 7月）月） 人文藝體分院人

24、文藝體分院2006/20072006/2007學年第一學期學生工作總結(jié)學年第一學期學生工作總結(jié)（0707年年2 2月）月） 請問，假如以事由結(jié)合時間排列，應該怎么樣排列？請問，假如以事由結(jié)合時間排列，應該怎么樣排列？ 舉一例 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 （五）案盒內(nèi)文件的編號（五）案盒內(nèi)文件的編號 歸檔文件編號，是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為歸檔文件編號，是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為 符號，并以符號，并以“歸檔章歸檔章”的形式在歸檔文件上注明。的形式在歸檔文件上注明。 歸檔文件應逐件在首頁上端居中的空白處加蓋歸檔文件應逐件在首頁上端居中的空白處加蓋“歸檔歸檔 章章”，并填寫有關(guān)

25、欄目的內(nèi)容。，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。 歸檔章的印泥采用紅色。禁止使用不耐久的書寫材料進歸檔章的印泥采用紅色。禁止使用不耐久的書寫材料進 行填寫。行填寫。 必備項目必備項目 選擇項目選擇項目 全全 宗宗 號號 年度年度 保管保管 期限期限 件件 號號 機機 構(gòu)構(gòu) 問問 題題 編號項目編號項目 室編件號室編件號 館編件號館編件號 形成和處理形成和處理 歸檔文件歸檔文件 的年度的年度 如如2003 永長短永長短YCD 分類方案最低一級類目內(nèi)按序從分類方案最低一級類目內(nèi)按序從1始標注始標注。 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 1 1、歸檔章格式、歸檔章格式 長長寬寬:(15:(153) 3) (8(8

26、2) mm2) mm （二）歸檔章具體的填寫方法（二）歸檔章具體的填寫方法 1 1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。 2 2、年度：填寫歸檔文件內(nèi)容針對的年度。、年度：填寫歸檔文件內(nèi)容針對的年度。如：一九八八年表示為如：一九八八年表示為“198198 8”8”，二，二0000二年表示為二年表示為“2002”2002”，不能簡化為，不能簡化為“98”98”、“02”02”。 3 3、機構(gòu)（問題）：參照十大分類的按一級類目填寫，如：黨群類、行、機構(gòu)（問題）：參照十大分類的按一級類目填寫，如：黨群類、行 政類、經(jīng)營類、生產(chǎn)技術(shù)類等。政類、經(jīng)營類、生產(chǎn)技術(shù)類等

27、。 4 4、期限：即文件的保管期限。如：永久，長期，短期。、期限：即文件的保管期限。如：永久，長期，短期。 5 5、件號：是固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識符號，也就是文、件號：是固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識符號，也就是文 件的排列順序號。件的排列順序號。 6 6、總頁數(shù)：指一件文件的總頁數(shù)。以文件中有圖文的頁面為一頁，空、總頁數(shù)：指一件文件的總頁數(shù)。以文件中有圖文的頁面為一頁，空 白頁不計數(shù)。白頁不計數(shù)。 歸檔文件上無頁碼時，需要編頁碼，當文件上有頁碼時，無需重編，一歸檔文件上無頁碼時，需要編頁碼，當文件上有頁碼時，無需重編，一 件內(nèi)的文件頁碼可累計；頁碼編在歸檔文件有圖文的頁面

28、，正面編在右下角，件內(nèi)的文件頁碼可累計；頁碼編在歸檔文件有圖文的頁面，正面編在右下角， 反面編在左下角。文件處理單放在每份文件的首頁。反面編在左下角。文件處理單放在每份文件的首頁。 歸檔文件整理方法歸檔文件整理方法 （一）填寫案盒內(nèi)文件目錄（一）填寫案盒內(nèi)文件目錄 編目應以編目應以“件件”為單位進行，在目錄中一件只體現(xiàn)為一為單位進行，在目錄中一件只體現(xiàn)為一 條條目。條條目。 編目必須做到準確、全面、細致。編目必須做到準確、全面、細致。 掌握檔案計算機管理。掌握檔案計算機管理。 案盒填寫事項案盒填寫事項 歸歸 檔檔 文文 件目件目 錄錄 件號件號責任者責任者文號文號 題題 名名日期日期頁數(shù)頁數(shù)備

29、注備注 1 常 州 市 檔案局 常 檔 案 20028 號 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XX（附件：XXXXXXX） 200201082002010815 補 充 * 歸檔文件應逐件按件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件應逐件按件號順序填寫歸檔文件目錄。 同一事由形成多份文件的，應分別編目。同一事由形成多份文件的，應分別編目。 填寫項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。填寫項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。 1 1、件、件 號：參照號：參照“歸檔章歸檔章”的室編件號填寫。的室編件號填寫。 2 2、責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的署名者或發(fā)文機

30、關(guān)。、責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的署名者或發(fā)文機關(guān)。 3 3、文、文 號：文件的發(fā)文字號。號：文件的發(fā)文字號。 4 4、題、題 名：即文件的標題，一般應照抄實錄。名：即文件的標題，一般應照抄實錄。 加擬標題，外加加擬標題，外加“ ” ” 號。號。 附件標題抄錄，外加附件標題抄錄，外加“（ ）”。 5 5、日、日 期：指文件的形成日期，以期：指文件的形成日期，以8 8位阿拉伯數(shù)字標注年月日。幾份文位阿拉伯數(shù)字標注年月日。幾份文 件作為一件時，應以裝訂時的首份文件日期為準。件作為一件時，應以裝訂時的首份文件日期為準。 6 6、頁、頁 數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)。數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)

31、。 7 7、備、備 注：注釋文件需說明的情況（文件的移出、修改、補充、破損、注：注釋文件需說明的情況（文件的移出、修改、補充、破損、 銷毀、秘級等）。內(nèi)容較多時，可在備注欄中加注銷毀、秘級等）。內(nèi)容較多時，可在備注欄中加注“”號，將具體內(nèi)容填號，將具體內(nèi)容填 入備考表中。入備考表中。 歸檔文件目錄歸檔文件目錄項目的填寫（一）項目的填寫（一） 歸歸 檔檔 文文 件件 目目 錄錄 全全宗宗名名稱稱 年年 度度 保保管管期期限限 機機構(gòu)構(gòu)（問問題題） 歸檔文件目錄歸檔文件目錄項目的填寫（二）項目的填寫（二） 1 1、目錄組成：由目錄封面、歸檔文件目錄、也可內(nèi)加口取紙、目錄組成：由目錄封面、歸檔文件目

32、錄、也可內(nèi)加口取紙 以區(qū)分機構(gòu)（問題）或保管期限組成。以區(qū)分機構(gòu)（問題）或保管期限組成。 2 2、歸檔文件目錄的尺寸為、歸檔文件目錄的尺寸為A4A4型紙。型紙。 3 3、歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。、歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。 4 4、企事業(yè)單位如參照十大類分類的按大類裝釘成冊；、企事業(yè)單位如參照十大類分類的按大類裝釘成冊； 5 5、參照機關(guān)整理的分不同保管期限分別裝訂成三冊（三個保、參照機關(guān)整理的分不同保管期限分別裝訂成三冊（三個保 管期限）。管期限）。 6 6、檔案盒中無須放置該盒的歸檔文件目錄。、檔案盒中無須放置該盒的歸檔文件目錄。 案盒填寫事項案盒填寫事項 （二）填寫備考

33、表（二）填寫備考表 1 1、盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、 移出、銷毀等情況。歸檔文件目錄備注有移出、銷毀等情況。歸檔文件目錄備注有“* *”號的，須在盒號的，須在盒 內(nèi)備考表中填寫詳細說明。內(nèi)備考表中填寫詳細說明。 2 2、整理人：負責整理本盒歸檔文件的人員姓名。、整理人：負責整理本盒歸檔文件的人員姓名。 3 3、檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。、檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 4 4、日期：歸檔文件整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔、日期：歸檔文件整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔 文件整理完畢的日期。

34、文件整理完畢的日期。 案盒填寫事項案盒填寫事項 （三）填寫案盒封面、盒脊（三）填寫案盒封面、盒脊 外形尺寸為外形尺寸為310mm310mm220mm220mm（長（長 寬）。寬）。 厚度有厚度有10cmm10cmm、20mm20mm、30mm30mm、40mm40mm等等 四種。四種。 使用的檔案盒厚度要相對一致。使用的檔案盒厚度要相對一致。 全 宗 號 全 宗 號 B 0 1 5 年 度 年 度 2 0 0 2 保 管 期 限 保 管 期 限 永 久 * 機 構(gòu) （ 問 題 ） * 機 構(gòu) （ 問 題 ） 黨 群 工 作 類 室 室 2 3 3 7 館 館 起 止 件 號 起 止 件 號 盒 號 盒 號 2 案盒填寫事項案盒填寫事項 1 1、盒封面填寫：單位全稱或規(guī)范化簡稱。、盒封面填寫：單位全稱或規(guī)范化簡稱。 2 2、檔案盒背脊項目填寫：要求用藍、黑色墨水或墨汁、檔案盒背脊項目填寫：要求用藍、黑色墨水或墨汁 填寫。填寫。 3 3、檔