五公司文書管理制度

1、五公司文書管理制度（一）總則第二條 所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告會議決議、規(guī)定、合 同書、專利許可證書、電報、各種賬簿圖表、參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。第三條 全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。第五條文書按下列要點(diǎn)處置或辦理：1- 凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文 書”的形式進(jìn)行。所有文書的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明 確責(zé)任。2. 即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書形 式記錄下來。1文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)。2. 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書治理，另有文書治理細(xì)則做出規(guī)定。（二

2、）文書的收發(fā)第七條 到達(dá)文書全部山文書主管部門接收，并按下列要點(diǎn)處置：1. 一樣文書予以啟封，分送各部門。2. 私人文書不必開啟，直截了當(dāng)送收信人。3. 分送各部門的文書若有差錯，必須趕忙退回總務(wù)部。（三）文書的處理第八條 文書按隱秘程度可分為以下兒類：1. 絕密。指極為重要同時不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。2. 隱秘。指次重要同時所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。表23-7表格登記單表稱 圖名聯(lián)數(shù)填制 單位送位一移單功能內(nèi)容性質(zhì)印 制 日數(shù)量表 格 編每 月 用期號量1. 產(chǎn)品2經(jīng)理 室自存、 生管部產(chǎn)品講明產(chǎn)品講明、規(guī)格訂定各產(chǎn)品2.工程分 析表2工程分析工程標(biāo)準(zhǔn)3.品檢標(biāo) 準(zhǔn)2

3、品檢 組品檢標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)退料名 稱. 數(shù)量4.領(lǐng)退料 單3領(lǐng)料 人自存、 會計(jì)、 生管領(lǐng)料憑證領(lǐng)退料名 稱. 數(shù)量憑證5.原物料 庫存卡1倉庫物料治理原物料耗用 狀況賬 卡6.耗用月 報表3自存、 會計(jì)、 生管對賬、操縱原物料耗用 狀況月 報7.庫存月 報表3原物料庫存 記錄8.制造通 知單7生管自存、 業(yè)務(wù)、 生產(chǎn)部派工用制造講明、 原物料講明發(fā) 工 用9.生產(chǎn)進(jìn) 度表7生產(chǎn)進(jìn)度10.生產(chǎn) 狀況表1自存程序操 縱用進(jìn)縱 步盼 細(xì)虧產(chǎn)一工作表11.完工 報告單2自存、 經(jīng)理室運(yùn)算成本原物料工時 品質(zhì)記錄每批報告12.品檢 日報表2品管自存、生管品檢狀況各批品檢狀 況日 報13.品檢 記錄表1自存匸作

4、表3. 隱秘。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4一般。指非隱秘文書。假如附有其他調(diào)查咨詢卷之類的重要東西，則另 當(dāng)不論。5-傳閱。指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。第九條一般文書的處理原則如下：1-由部門經(jīng)理以上級不的主管，負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行批閱、回答、批辦以及其 他必要的處理，或者山其指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。2. 假如遇到重要或?qū)ｉT事項(xiàng)，必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指 示辦理。3各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須與各部門商量后方能予以處置。第十條隱秘文書的處理原則如下：1. 隱秘文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。2. 指名或親啟文書，原則上應(yīng)在封面上注明文書所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)和發(fā) 文者姓名，并

5、由發(fā)文者封緘。3. 到達(dá)的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人不得 擅自啟封。假如某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。第十一條文書的閱覽原則如下1. 某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示差不多閱覽完畢。如有必要， 可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。2. 有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”,按“傳閱登記 簿“規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。第十二條 與各部門有關(guān)的文書，在處理意見上假如存在分歧，則山文書的 主管部門出面進(jìn)行協(xié)商，假如不能協(xié)商一致，上報或請示上級領(lǐng)導(dǎo)，由上級裁決。（四）請示審批第十三條 請示審批是公司經(jīng)營的

6、一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營重要事項(xiàng)，都 必須經(jīng)請示，獲得董事會、總裁和常務(wù)董事審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能實(shí) 行。第十四條 須請示審批事項(xiàng)如下：I. 職務(wù)及重要人事安排；2各種制度性規(guī)定的變更；3. 重要契約的締結(jié)、解除與變更；4. 訴訟行為；5-與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請示回執(zhí)、申請等等；6. 土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)益的購買與轉(zhuǎn)讓；7. 大額贈送、謝禮、以及宣傳廣告費(fèi)用的開支；8. 分支機(jī)構(gòu)的增減與升降；q 怖筲上筲事宜10. 借嘉貸款，山及借貸銀行的開設(shè)與變更；II. 重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價岀售；12. 定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢止，以及費(fèi)用開支的修訂

7、。13. 有關(guān)公司經(jīng)營的重要打算與企劃；14. 其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。第十五條請示審批者為分公司經(jīng)理，以及以此為標(biāo)準(zhǔn)確定的主管。第十六條 對請示審批的提案文書必須進(jìn)行認(rèn)真斟酌，以便能順利實(shí)施。第十七條 請示審批的事項(xiàng)，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。假 如情況緊急，承諾直截了當(dāng)以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示提案文 書上報。第十八條 請示提案文書的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理山、講明和附錄。提案 文書應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、出版部門、總務(wù)部門和財務(wù)部門等 等。第十九條 請示提案文書必須編號，注明起草者或請示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及 部門，并簽名蓋章。 第二請示審批內(nèi)容一旦被上

8、級認(rèn)可并做出決定，則以請示提案書（副 本）替代批復(fù)返回，并請示部門予以執(zhí)行。第二十一條 請示提案原本山總務(wù)部保管。（五）文書的制作第二十二條文書制度要領(lǐng)如下：1. 文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。2- 起草文書的理山包括起因，以及中間交涉過程，加以證明必須做出交代, 必要時附上相關(guān)資料與文件。3- 必須明確起草文書的責(zé)任者，并署上請示審批提案者姓名。4. 對請示提案文書進(jìn)行修改時，修改者必須認(rèn)真批閱原件，修改后必須署 名。第二十三條文書的起草必須征得主管同意，同時在主管有了明確的決定之 后進(jìn)行。文書起草只是一個“文書化”的過程與結(jié)果。文書的草案必須 予以儲存。第二十四條 重要

9、文書，必須通過公證，同時在正式文書形成前，把握并附 上具有價值的證據(jù)或證明文件。第二十五條文書的署名按下列規(guī)定進(jìn)行：1. 公司內(nèi)文書，假如是一樣往來文書，只需主管署名；假如是單純的上報 文書，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；假如是重要文書, 按責(zé)任范疇山總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)2. 對外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書.回執(zhí)公告等重要文書, 一律署總裁職務(wù)與姓名。假如是總裁托付事項(xiàng)可山指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以 外的文書，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第二十六條文書的蓋章按下列要點(diǎn)進(jìn)行：1. 在正本上必須加蓋文書署名者的印章，

10、副本能夠加蓋署名者或所在部門 印章。2. 假如文書署名者不在，可加蓋職務(wù)或代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印 章替代。但在這種情形下，文書存檔前必須加蓋署名者印章。3. 以部門或公司名義起草的文書，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。第二十七條 總裁與公司印章按下列原則使用：1.在有必要加蓋總裁公司印章時，必須填寫托付申請書，經(jīng)所屬部門主管 認(rèn)可同時加蓋印章之后，向總務(wù)部門提出。2總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準(zhǔn)申請。如有必要則需請示總裁。3-在需要總裁簽字的情形下，手續(xù)同前。4. 經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后，去印章保管員處加蓋公司印章。5- 一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的印章，須經(jīng)主管同意，直截了當(dāng)向 印章保管員申

11、請加蓋。（六）文書的發(fā)送第二十八條 一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送，必要 時還須給文秘室以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。1. 文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位、單位地址以及收件人姓名，同 時注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉(zhuǎn)交”等字樣。2. 公司內(nèi)部文書原則上不作封緘。第二十九條 各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與郵資明 細(xì)賬”上做好登記并填寫。表23-8表格請印申請單請印單位表格名稱用途聯(lián)數(shù)及分送單位式聯(lián)，第1聯(lián)：第2聯(lián)第3聯(lián)請印日期需要日期表格編號表格格式仍舊格式印刷品依附樣印刷現(xiàn)有存量請印數(shù)量每月耗量使用年度需校對否需 否（七）文書的整理與儲

12、存第三十條 文書按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書, 另一類是能夠歸檔的文書。第三十一條 全部完結(jié)的文書，分不按所屬部門、文件隱秘程度、整理編號 和儲存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書儲存簿”上做好登記，歸檔儲存。第三十二條 制度規(guī)定、不動產(chǎn)權(quán)益書、合同書、往來公文與特許專利等專 門重要的文書，由總務(wù)部填寫“重要文書名目”后，予以儲存。第三十三條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類，一類是專門重要的文書， 直截了當(dāng)歸主管儲存，另一類是一樣的文書，留存各部門保管。第三十四條文書的儲存年限如下：1.永久儲存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性 規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系 文書；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2儲存十年文書，包括要求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津 貼有關(guān)文書，財務(wù)會計(jì)賬簿、傳票與會計(jì)分析報表，以及永久儲存以外的重要文 書。3. 儲存五年文書，指不需要儲存十年的次重要文書。4. 儲存一年文書，指無關(guān)緊要或者臨時性文書。假如是調(diào)查報告原件，則 由所在部門主管負(fù)責(zé)確定儲存年限。第三十五條 全部重要的隱秘文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜