項(xiàng)目管理系統(tǒng)流程和要求規(guī)范

1、實(shí)用文檔項(xiàng)目管理流程和規(guī)范（初稿）2008年11月標(biāo)準(zhǔn)1、項(xiàng)目組織構(gòu)成 21.1 總經(jīng)理 21.2 項(xiàng)目總監(jiān) 21.3 項(xiàng)目經(jīng)理 31.4 財(cái)務(wù)經(jīng)理 31.5 項(xiàng)目人員 32、項(xiàng)目管理流程 32.1 項(xiàng)目立項(xiàng) 42.2 項(xiàng)目計(jì)劃 52.3 項(xiàng)目變更 62.4 項(xiàng)目執(zhí)行 62.5 項(xiàng)目跟蹤 72.6 項(xiàng)目收尾 73、項(xiàng)目管理規(guī)范 83.1 溝通管理 83.2 報(bào)價(jià)管理 83.3 合同管理 93.4 外包管理 103.5 文檔管理 113.6 績效管理 114、項(xiàng)目經(jīng)理要求 134.1 基本素質(zhì)（ -5 ） 134.2 應(yīng)具備的特質(zhì)（ -9 ） 134.3 能力要求（ -4 ） 144.4 基本責(zé)

2、任 154.5 項(xiàng)目綜合管理 161 、 項(xiàng)目組織構(gòu)成 公司以項(xiàng)目為核心，涉及總經(jīng)理、項(xiàng)目總監(jiān)、項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理和項(xiàng)目人員，相應(yīng)的職責(zé)分工為：1.1 總經(jīng)理項(xiàng)目對(duì)外 總負(fù)責(zé)人。1.2 項(xiàng)目總監(jiān) 協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行項(xiàng)目管理，全程跟蹤并監(jiān)控所有項(xiàng)目的情況（重點(diǎn)為項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目費(fèi)用和項(xiàng)目質(zhì)量） 。（1）輔助項(xiàng)目經(jīng)理制定項(xiàng)目計(jì)劃（項(xiàng)目立項(xiàng)、任務(wù)分解、進(jìn)度和資源配置等），并初步審核項(xiàng)目計(jì)劃的合理性；（2）項(xiàng)目執(zhí)行監(jiān)控（項(xiàng)目進(jìn)度和成本控制情況、日志填寫和審 核情況等），并定期向總經(jīng)理匯報(bào)；（3）項(xiàng)目匯總相關(guān)，包括預(yù)算提交督促、預(yù)算審核輔助、績效 數(shù)據(jù)查核等；（4）其他相關(guān)，包括項(xiàng)目管理系統(tǒng)的設(shè)置

3、（人員添加和禁用）項(xiàng)目人員工作飽和情況等。1.3 項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目對(duì)內(nèi)總負(fù)責(zé)人，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面管理， 確保項(xiàng)目進(jìn)度、 項(xiàng)目 成本和項(xiàng)目質(zhì)量。（1）過程管理，包括項(xiàng)目需求與方案、項(xiàng)目預(yù)算與安排、項(xiàng)目 執(zhí)行與控制（進(jìn)度、成本） 、項(xiàng)目收尾與驗(yàn)收等；（2）綜合管理，包括信息管理、溝通管理、團(tuán)隊(duì)管理、沖突管 理和風(fēng)險(xiǎn)管理等；（3）其他相關(guān)，即項(xiàng)目相關(guān)的其他事項(xiàng)。1.4 財(cái)務(wù)經(jīng)理項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理，為項(xiàng)目提供全面的財(cái)務(wù)支持，包括項(xiàng)目合同、 項(xiàng) 目雜費(fèi)及項(xiàng)目費(fèi)用監(jiān)控等。1.5 項(xiàng)目人員參與項(xiàng)目，承擔(dān)具體的項(xiàng)目任務(wù)，由項(xiàng)目經(jīng)理安排管理。2 、 項(xiàng)目管理流程公司所有項(xiàng)目的管理，都必須以“ 項(xiàng)目管理系統(tǒng) ”為基礎(chǔ)，其基

4、本流程為：18嚴(yán)目刖期/項(xiàng)目立項(xiàng) Pit不通過頊日方黑立項(xiàng)審核FWO閤例.PIO瞬理O準(zhǔn)備PI項(xiàng)目經(jīng)理1 1過程FH財(cái)務(wù)經(jīng)理匚可選過建Uscx普通用戶O袂茉匸CD頃目計(jì)劃嚴(yán)略計(jì)劃任軟解頂目執(zhí)杼_i_實(shí)際銀費(fèi)錄入U(xiǎn)ser頃目收尾前屯關(guān)系PM計(jì)劃朶費(fèi)錄入FR人員工資FTi進(jìn)席妥柱P61PM計(jì)劃捉交7計(jì)劃確認(rèn)PMPW匝E箱朿日志誦認(rèn)PM屮費(fèi)用繭認(rèn)日志錄入項(xiàng)目頊茸表項(xiàng)目決茸表L廠-工作考評(píng)表2.1項(xiàng)目立項(xiàng)項(xiàng)目的立項(xiàng)，必須經(jīng)過總經(jīng)理同意，并簽字確認(rèn)2.1.1項(xiàng)目經(jīng)理填寫公司項(xiàng)目安排確認(rèn)表中的項(xiàng)目立項(xiàng)信息,并提交總經(jīng)理簽字確認(rèn);在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中填寫項(xiàng)目立項(xiàng)信息，并提交。2.1.2 項(xiàng)目總監(jiān)根據(jù)總經(jīng)理簽字確

5、認(rèn)的公司項(xiàng)目安排確認(rèn)表 ，在管理系統(tǒng)中 確認(rèn)項(xiàng)目立項(xiàng)。2.2 項(xiàng)目計(jì)劃在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中制定項(xiàng)目計(jì)劃 （包括任務(wù)分解、 前置關(guān)系、 進(jìn) 度安排、資源配置和雜費(fèi)錄入等） ，要嚴(yán)謹(jǐn)合理。2.2.1 項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目情況制定項(xiàng)目詳細(xì)計(jì)劃， 并在預(yù)算表的基礎(chǔ)上形成詳細(xì) 的預(yù)算說明文檔（ excel 格式），提交項(xiàng)目總監(jiān)；2.2.2 項(xiàng)目總監(jiān)根據(jù)項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的預(yù)算和項(xiàng)目經(jīng)理提交的預(yù)算說明文檔， 初 步審核項(xiàng)目預(yù)算的合理性（任務(wù)分解、時(shí)間進(jìn)度、資源分配） 。項(xiàng)目預(yù)算有問題，返回項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行修改，直至符合要求。2.2.3 總經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目總監(jiān)初審?fù)ㄟ^的項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行審核。2.2.4 財(cái)務(wù)經(jīng)理審核通過的項(xiàng)目，由項(xiàng)目

6、經(jīng)理完善公司項(xiàng)目安排確認(rèn)表 ，經(jīng) 總經(jīng)理簽字后，提交給財(cái)務(wù)經(jīng)理存檔。2.3 項(xiàng)目變更需要變更計(jì)劃的項(xiàng)目， 由項(xiàng)目經(jīng)理提出， 項(xiàng)目總監(jiān)在項(xiàng)目管理系 統(tǒng)中進(jìn)行狀態(tài)變更（審核通過可以變更） 。項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整預(yù)算 （包括任務(wù)名稱、 時(shí)間進(jìn)度和資 源配置），詳細(xì)流程與 2.2.1 至 2.2.4 一致。2.4 項(xiàng)目執(zhí)行立項(xiàng)審核通過的項(xiàng)目， 開始進(jìn)入執(zhí)行階段， 即項(xiàng)目人員可以在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中錄入日志。2.4.1 項(xiàng)目人員項(xiàng)目人員根據(jù)項(xiàng)目分工（項(xiàng)目經(jīng)理給的“派工單” ）和實(shí)際工作情況，在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中如實(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行日志填寫。日志填寫的時(shí)限為 3 天。2.4.2 項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理審核項(xiàng)目人員填寫的日

7、志， 有問題不通過的需要及時(shí)告 知項(xiàng)目人員進(jìn)行修改。日志審核的時(shí)限為 3 天。2.5 項(xiàng)目跟蹤項(xiàng)目跟蹤是項(xiàng)目進(jìn)度、成本和質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。2.5.1 項(xiàng)目經(jīng)理嚴(yán)格按照項(xiàng)目計(jì)劃和客戶要求開展項(xiàng)目， 做好全面的項(xiàng)目管理工 作，尤其是進(jìn)度控制和質(zhì)量控制（項(xiàng)目對(duì)比表和進(jìn)度跟蹤） 。每周末填寫下一周的工作詳細(xì)安排表 ，并于下周一之前提交 財(cái)務(wù)經(jīng)理。2.5.2 項(xiàng)目總監(jiān)通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行情況 （日志填寫、 預(yù)決算對(duì)比 等）；根據(jù)工作詳細(xì)安排表 ，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行全面監(jiān)控，并定時(shí) 向總經(jīng)理匯報(bào)。2.6 項(xiàng)目收尾2.6.1 項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中標(biāo)識(shí)項(xiàng)目結(jié)束， 清理項(xiàng)目日志， 整理并匯總項(xiàng) 目

8、文檔2.6.2 項(xiàng)目總監(jiān)根據(jù)項(xiàng)目決算情況，提請(qǐng)公司總經(jīng)理驗(yàn)收項(xiàng)目。3 、 項(xiàng)目管理規(guī)范3.1 溝通管理為確保項(xiàng)目管理的質(zhì)量，必須加強(qiáng)項(xiàng)目的溝通管理。3.1.1 項(xiàng)目經(jīng)理確保幾個(gè)方面的實(shí)時(shí)和有效溝通：（1）就項(xiàng)目內(nèi)容、進(jìn)度和質(zhì)量要求等與項(xiàng)目人員實(shí)時(shí)溝通；（2）就項(xiàng)目進(jìn)展過程中出現(xiàn)的各種問題，尤其是客戶方面的信 息，必須立即向總經(jīng)理匯報(bào)；（3）就項(xiàng)目進(jìn)度情況及時(shí)與項(xiàng)目總監(jiān)進(jìn)行溝通；（4）就項(xiàng)目中涉及財(cái)務(wù)的事宜及時(shí)與財(cái)務(wù)經(jīng)理溝通。3.1.2 項(xiàng)目總監(jiān)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度， 就項(xiàng)目的進(jìn)展情況與項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行及時(shí)溝通， 并 及時(shí)反饋給公司總經(jīng)理。3.2 報(bào)價(jià)管理任何人員不得以任何形式、對(duì)任何事務(wù)，私自對(duì)外報(bào)價(jià)。3

9、.2.1 項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目的具體情況，在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中制定項(xiàng)目的全預(yù)算。3.2.2 項(xiàng)目總監(jiān)根據(jù)項(xiàng)目全預(yù)算， 編制初步的對(duì)外報(bào)價(jià)表， 與財(cái)務(wù)經(jīng)理會(huì)商后提 交總經(jīng)理。3.2.3 總經(jīng)理總經(jīng)理審核項(xiàng)目總監(jiān)提交的初步對(duì)外報(bào)價(jià)表， 需要調(diào)整的地方由 財(cái)務(wù)經(jīng)理協(xié)助完成。3.2.4 財(cái)務(wù)經(jīng)理將總經(jīng)理審核通過的對(duì)外報(bào)價(jià)表郵件（傳真）給客戶。3.3 合同管理項(xiàng)目合同統(tǒng)一由財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行管理。3.3.1 項(xiàng)目經(jīng)理向財(cái)務(wù)經(jīng)理提供項(xiàng)目相關(guān)的各項(xiàng)信息，如項(xiàng)目名稱、委托事項(xiàng)、 項(xiàng)目周期等。3.3.2 財(cái)務(wù)經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理提供的項(xiàng)目信息， 形成完整的合同文本， 經(jīng)總經(jīng)理 審核通過后傳給客戶。3.4 外包管理需要外包（兼職）

10、或者采購的項(xiàng)目及內(nèi)容，必須經(jīng)過公司總經(jīng)理 的同意。對(duì)于外包或者采購的具體內(nèi)容和詳細(xì)金額， 更需報(bào)公司總經(jīng) 理審核通過后才能開始實(shí)施。外包的內(nèi)容如果涉及到可能的后續(xù)維護(hù)， 則需與公司簽訂統(tǒng)一的 項(xiàng)目外包協(xié)議。采購的內(nèi)容則由辦公室統(tǒng)一執(zhí)行。3.4.1 項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于需要外包或者采購的項(xiàng)目內(nèi)容，列明詳細(xì)的外包內(nèi)容及說 明、時(shí)間安排、 外包人員及價(jià)格 （或采購內(nèi)容、 采購單位、 采購數(shù)量、 采購價(jià)格等），形成文檔提交給財(cái)務(wù)經(jīng)理。3.4.2 財(cái)務(wù)經(jīng)理財(cái)務(wù)經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理提交的表格，逐一核實(shí)各項(xiàng)內(nèi)容及費(fèi)用。 有任何疑問的，項(xiàng)目經(jīng)理必須配合解釋說明。3.4.3 總經(jīng)理審核財(cái)務(wù)經(jīng)理核實(shí)后的外包或者采購內(nèi)容及費(fèi)用

11、。3.5 文檔管理形成規(guī)范的文檔管理習(xí)慣和方式（按項(xiàng)目、分子向、有日期） ， 隨時(shí)對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行整理，減少桌面文檔數(shù)量。3.5.1 項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目結(jié)束后，整理項(xiàng)目相關(guān)的文檔，大包發(fā)送給財(cái)務(wù)經(jīng)理。3.5.2 財(cái)務(wù)經(jīng)理建立專門的項(xiàng)目文檔，存放項(xiàng)目經(jīng)理提交的相關(guān)文檔。3.6 績效管理工作績效都通過項(xiàng)目考評(píng)表體現(xiàn)， 因此，項(xiàng)目考評(píng)表關(guān)系著所有 人的切身利益，必須認(rèn)真對(duì)待。3.6.1 項(xiàng)目匯總每月初（ 10 號(hào)）由財(cái)務(wù)經(jīng)理統(tǒng)一進(jìn)行項(xiàng)目匯總，只有經(jīng)過匯總 的項(xiàng)目預(yù)算和項(xiàng)目日志 （狀態(tài)為審核通過） 才能進(jìn)入項(xiàng)目考評(píng)表的統(tǒng) 計(jì)，并被算入績效。匯總之前，項(xiàng)目經(jīng)理必須完成如下工作：（1）項(xiàng)目預(yù)算的調(diào)整、提交，并報(bào)總

12、經(jīng)理審核通過；（2）相關(guān)項(xiàng)目涉及的人員日志填寫并審核完成。匯總后，每個(gè)人及時(shí)查看核實(shí)自己的項(xiàng)目考評(píng)（績效）情況。如 有問題，立即找項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目總監(jiān)。說明：因?yàn)槿罩緵]有填寫，導(dǎo)致日志沒有被匯總的，責(zé)任由個(gè)人 負(fù)責(zé)； 因?yàn)槿罩緵]有審核，導(dǎo)致日志沒有被匯總的，責(zé)任由項(xiàng)目 經(jīng)理負(fù)責(zé)； 因?yàn)轭A(yù)算沒有審核通過，導(dǎo)致預(yù)算沒有被匯總的，責(zé)任由 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)（項(xiàng)目人員缺失的預(yù)算值，用項(xiàng)目經(jīng)理自己 的預(yù)算去彌補(bǔ)）。3.6.2 季度考核項(xiàng)目考評(píng)按季統(tǒng)計(jì)， 并根據(jù)季度情況確定下個(gè)季度的人員工資漲 跌幅度。財(cái)務(wù)經(jīng)理將每個(gè)人的季度項(xiàng)目考評(píng)表打印出來， 經(jīng)過每人簽字確 認(rèn)后存檔。3.6.3 項(xiàng)目獎(jiǎng)金按照項(xiàng)目節(jié)省成本（項(xiàng)目

13、預(yù)決算的差值）的 13-15%計(jì)算項(xiàng)目獎(jiǎng) 金。分配比例為：項(xiàng)目人員為 8%，年終機(jī)動(dòng)為 2%，其余為項(xiàng)目經(jīng)理 的。其中，機(jī)動(dòng)比例的年終分配方案，由項(xiàng)目經(jīng)理確定并報(bào)總經(jīng)理。3.7 財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目預(yù)算項(xiàng)目決算費(fèi)用報(bào)銷4 、 項(xiàng)目經(jīng)理要求4.1 基本素質(zhì)（ -5 ）身體健康，心理素質(zhì)（思維、個(gè)性、創(chuàng)新等） ，知識(shí)，經(jīng)驗(yàn)，良 好的職業(yè)道德。4.2 應(yīng)具備的特質(zhì)（ -9 ）較強(qiáng)的專業(yè)（技術(shù)）背景；成熟的人格；講求實(shí)際；和高層主管 有良好的關(guān)系；使項(xiàng)目成員保持振奮；在幾個(gè)不同的部門工作過；臨 危不懼；具有創(chuàng)造性思維；把完成任務(wù)放在第一位。4.3 能力要求（ -4 ）項(xiàng)目經(jīng)理的任務(wù)是復(fù)雜的，這就要求項(xiàng)目經(jīng)理具

14、有高度的靈活 性、適應(yīng)性、協(xié)調(diào)能力、說服能力、交流技巧、處理沖突的能力，以 及在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中和復(fù)雜的組織關(guān)系中求生存的能力。 換言之， 作為 一個(gè)成功的項(xiàng)目經(jīng)理，需要有堅(jiān)強(qiáng)的性格、高超的管理能力、熟練的 技術(shù)手段。因而項(xiàng)目經(jīng)理的選拔和培訓(xùn)應(yīng)注重素質(zhì)和能力兩個(gè)方面。4.3.1 領(lǐng)導(dǎo)能力領(lǐng)導(dǎo)能力又包括指導(dǎo)能力、 授權(quán)能力和激勵(lì)能力三個(gè)方面。 項(xiàng)目 經(jīng)理能夠指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員去完成項(xiàng)目； 授權(quán)能力是指項(xiàng)目經(jīng)理能夠 賦予項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員相應(yīng)的權(quán)力， 讓他們可以做出與自己工作相關(guān)的決 策；激勵(lì)能力是指項(xiàng)目經(jīng)理懂得怎樣激勵(lì)隊(duì)員， 并能設(shè)計(jì)出一種富于 支持和鼓勵(lì)的工作環(huán)境。4.3.2 人員開發(fā)能力指一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目

15、經(jīng)理在完成項(xiàng)目的同時(shí)， 能對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員進(jìn) 行訓(xùn)練和培養(yǎng)，使他們能夠?qū)㈨?xiàng)目視為增加自身價(jià)值的機(jī)會(huì)。4.3.3 溝通能力。需要與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、 承包商、 客戶以及公司高層管理人員定期 交流溝通， 因?yàn)橹挥谐浞值臏贤ú趴赡鼙ＷC項(xiàng)目的順利進(jìn)行、 及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在問題并予以更正等。434決策能力決策能力是一種綜合的判斷能力，即面對(duì)幾個(gè)方案或錯(cuò)綜復(fù)雜的 情況，能夠做出正確的判斷并采取行動(dòng)。4.4基本責(zé)任日間項(xiàng)目目標(biāo)：三約束，即時(shí)間、費(fèi)用和質(zhì)量功效功能要求目標(biāo)費(fèi)用有晦預(yù)算性能費(fèi)用完咸;期琨時(shí)間項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)：通過一系列的領(lǐng)導(dǎo)及管理活動(dòng)使項(xiàng)目的目標(biāo)成 功實(shí)現(xiàn)，并使項(xiàng)目相關(guān)者都獲得滿意。確保項(xiàng)目全部工作在預(yù)算范圍

16、內(nèi)按時(shí)優(yōu)質(zhì)地完成；保證項(xiàng)目的目標(biāo)符合于上級(jí)組織目標(biāo)；充分利用和保管上級(jí)分配給項(xiàng)目的資源；及時(shí)與上級(jí)就項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行溝通；對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)，需求得到滿足，人力資源增值； 客戶滿意，客戶關(guān)系改善； 其他利益相關(guān)者滿意。4.5 項(xiàng)目綜合管理4.5.1 項(xiàng)目方案主要包括項(xiàng)目方案、目標(biāo)及概述，以及項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目周期、項(xiàng) 目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目人員安排等其它關(guān)鍵要素。4.5.2 項(xiàng)目進(jìn)度管理項(xiàng)目實(shí)施之前，必須根據(jù)項(xiàng)目方案、 項(xiàng)目質(zhì)量要求和里程碑（進(jìn) 度）要求制定嚴(yán)格的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，必須監(jiān)控 實(shí)際進(jìn)度，并分析原因，采取措施。4.5.3 項(xiàng)目費(fèi)用管理項(xiàng)目費(fèi)用包括項(xiàng)目前期預(yù)算， 中期費(fèi)用支出和后期項(xiàng)目決算， 各 個(gè)環(huán)節(jié)都需要經(jīng)過公司總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。4.5.4 項(xiàng)目質(zhì)量管理項(xiàng)目必須按照客戶要求準(zhǔn)確的執(zhí)行