第6章 設(shè)計報表

1、Access2010 數(shù)據(jù)庫原數(shù)據(jù)庫原 理及應用理及應用 第六章 設(shè)計報表 教學內(nèi)容教學內(nèi)容 使用向?qū)?chuàng)建報表 2 報表分類 3 1 在報表中計算和匯總 4 使用設(shè)計器編輯報表 3 3 這一章我們將學習到下面的知識 6.1 報表概述 報表是Access中的一個重要對象，可通過控制報 表的外觀和尺寸，按照一定的格式顯示和打印數(shù)據(jù)。 報表對象的作用如下： l 打印輸出格式化的數(shù)據(jù)； l 對數(shù)據(jù)進行分組、計算和統(tǒng)計； l 可以打印輸出標簽以便于郵寄或其它目的； l 可以轉(zhuǎn)換為PDF、 XPS 或其他格式的文件。 6.1 報表概述 報表用于對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行汁算、分組、匯報表用于對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行

2、汁算、分組、匯 總和打印?？偤痛蛴　?如果希望按照指定的格式來打印輸出數(shù)據(jù)庫中的如果希望按照指定的格式來打印輸出數(shù)據(jù)庫中的 數(shù)據(jù)，使用報表是一種理想的方法。數(shù)據(jù)，使用報表是一種理想的方法。 6.1.1 報表的結(jié)構(gòu) 報表由節(jié)組成。默認情況下創(chuàng)建的報表包含有 頁面頁眉、主體、頁面頁腳，此外還可以包含有報 表頁眉、組頁眉、組頁腳、報表頁腳。 6.1.1 報表的結(jié)構(gòu) （1）主體： 是報表的關(guān)鍵部分，是顯示數(shù)據(jù)的主要區(qū)域。 （2）頁面頁眉：在每頁頂端打印輸出，通常用來顯示數(shù) 據(jù)的列標題。 （3）頁面頁腳：在每頁底端打印輸出，通常用于插入頁 碼、日期、完成本頁的匯總情況等。 （4）組頁眉：分組后才會出現(xiàn)此

3、節(jié)。 （5）組頁腳：與組頁眉對應。 （6）報表頁眉：僅在報表的首頁打印輸出，主要用于顯 示報表封面的信息。 （7）報表頁腳：在報表結(jié)尾顯示一次。使用報表頁腳顯 示整個報表的計算匯總或其他的統(tǒng)計數(shù)字信息。 組頁眉 報表頁眉頁面頁眉 頁面頁腳 主體 6.1.2 報表視圖 在Access 2010 環(huán)境下，報表主要有4 種視圖類 型： l設(shè)計視圖：用于創(chuàng)建和編輯報表的結(jié)構(gòu) l布局視圖：用來根據(jù)實際報表數(shù)據(jù)調(diào)整布局并設(shè)置報表 布局及控件屬性 l報表視圖：用于查看報表的設(shè)計結(jié)果 l打印預覽視圖：用于查看報表的頁面數(shù)據(jù)輸出形態(tài) 6.1.2 報表視圖 可在這四種報表視圖中切換進行不同視圖下該報 表的查看。4

4、種視圖之間的切換方式是： 打開某個報表，單擊“開始”選項卡上的“視 圖”選項組中的“視圖”選項下的“”按鈕， 選擇要查看的視圖。除了利用導航窗格的視圖 命令按鈕外，打開某個報表對象后，狀態(tài)欄的 右側(cè)也有各種視圖按鈕，可以快速切換視圖按 鈕。 6.1.3 報表的分類 報表主要分為以下四種類型： l縱欄式報表 l表格式報表 l圖表報表 l標簽報表 縱欄式報表縱欄式報表 （1）縱欄式報表：縱欄式報表以垂直的方式顯 示記錄。在主體節(jié)內(nèi)可以顯示表中的一條或多條記 錄，每行顯示一個字段，行的左側(cè)顯示字段名，行 的右側(cè)顯示字段值。 表格式報表表格式報表 （2）表格式報表是以行列的方式來顯示數(shù)據(jù)， 其中行方式

5、顯示記錄，列方式顯示字段。表格式報 表的字段名稱不是顯示在主體節(jié)中，而是放在頁面 頁眉中顯示，這樣輸出報表時各字段名稱只在報表 的每頁上方顯示一次。 圖表報表圖表報表 （3）圖表報表是以圖表的方式來顯示表或查詢 中的數(shù)據(jù)，使用它可以更直觀的反映數(shù)據(jù)之間的關(guān) 系。 標簽報表標簽報表 標簽報表是一種特殊類型的報表，主要用于制 作物品標簽、客戶標簽等。 小結(jié)：報表和窗體的區(qū)別小結(jié)：報表和窗體的區(qū)別 報表和窗體有許多共同之處報表和窗體有許多共同之處: 它們的數(shù)據(jù)來源都是基礎(chǔ)表、查詢和它們的數(shù)據(jù)來源都是基礎(chǔ)表、查詢和SQL語句，創(chuàng)建窗體時所語句，創(chuàng)建窗體時所 用的控件基本上都可以在報表中使用，設(shè)計窗體時

6、所用到各種用的控件基本上都可以在報表中使用，設(shè)計窗體時所用到各種 控件操作也同樣可以存報表的設(shè)計過程中使用。控件操作也同樣可以存報表的設(shè)計過程中使用。 報表與窗體的區(qū)別在于用途不同：報表與窗體的區(qū)別在于用途不同： 在窗體中可以輸入數(shù)據(jù)，在報表中則不能輸入數(shù)據(jù)，報表的主在窗體中可以輸入數(shù)據(jù)，在報表中則不能輸入數(shù)據(jù)，報表的主 要用途是按照指定的格式來打印輸出數(shù)據(jù)。報表處不能進行數(shù)要用途是按照指定的格式來打印輸出數(shù)據(jù)。報表處不能進行數(shù) 據(jù)輸入外，可以完成窗體的所有工作，也可以把窗體保存為報據(jù)輸入外，可以完成窗體的所有工作，也可以把窗體保存為報 表，然后再報表視圖中自定義窗體控件。表，然后再報表視圖中

7、自定義窗體控件。 報表與窗體的另一項區(qū)別在于計算的處理方式：窗體采用計算報表與窗體的另一項區(qū)別在于計算的處理方式：窗體采用計算 字段，通過窗體中的字段進行計算；報表則以分組記錄為依據(jù)，字段，通過窗體中的字段進行計算；報表則以分組記錄為依據(jù)， 將每頁的結(jié)果值或者整份報表的輸出結(jié)果統(tǒng)計出來。將每頁的結(jié)果值或者整份報表的輸出結(jié)果統(tǒng)計出來。 6.2 創(chuàng)建報表 Access2010 主要提供了3 種創(chuàng)建報表的方法： 空報表、報表向?qū)?、報表設(shè)計。 空報表空報表是采用一種所見即所得的方式創(chuàng)建報表； 利用“報表向?qū)蟊硐驅(qū)А惫δ軐⒆詣由蓤蟊恚?報表設(shè)計報表設(shè)計是在設(shè)計視圖下創(chuàng)建報表。 6.2.1 空報表 報

8、表工具提供了最快速創(chuàng)建報表的方式，報表工具提供了最快速創(chuàng)建報表的方式， 因為它會立刻生成報表，而不提示任何信息。因為它會立刻生成報表，而不提示任何信息。 報表將顯示指定數(shù)據(jù)源中的所有字段。報表工報表將顯示指定數(shù)據(jù)源中的所有字段。報表工 具可能無法創(chuàng)建完美的用戶最終所需報表，但具可能無法創(chuàng)建完美的用戶最終所需報表，但 對于迅速查看數(shù)據(jù)源卻極有幫助。對于迅速查看數(shù)據(jù)源卻極有幫助。 點擊報表組中的空報表按鈕可以快速建立一個點擊報表組中的空報表按鈕可以快速建立一個 空白報表，表明報表的建立可從一個空白報表入手，空白報表，表明報表的建立可從一個空白報表入手， 在建立了空白報表的同時，右側(cè)出現(xiàn)字段列表，可

9、在建立了空白報表的同時，右側(cè)出現(xiàn)字段列表，可 提供空白報表的多個數(shù)據(jù)源的字段選擇，進而使得提供空白報表的多個數(shù)據(jù)源的字段選擇，進而使得 空白報表稱為一張滿意的報表。空白報表稱為一張滿意的報表。 6.2.1 空報表 【例6-1】通過“學生”表和“班級”表，使用 “空報表”創(chuàng)建“學生基本信息”報表。 （1）在“創(chuàng)建”功能區(qū)的“報表”工具中選擇 “空報表”命令。 （2）在右邊“字段列表”窗格中依次將“學生” 表中的學號、姓名、性別、出生日期等字段拖動到 主體區(qū)中，拖動時會出現(xiàn)十字圖標。 （3）按相同方法將“班級”表中的字段拖動到 報主體區(qū)中。 （4）單擊“保存”按鈕，將報表名稱存為“學 生基本信息”

10、。 6.2.2 使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表 當使用當使用“報表向?qū)蟊硐驅(qū)А眲?chuàng)建報表時，創(chuàng)建報表時，“報表向?qū)蟊硐驅(qū)А?會提示指定相關(guān)的數(shù)據(jù)源、選擇字段和報表版式等。會提示指定相關(guān)的數(shù)據(jù)源、選擇字段和報表版式等。 根據(jù)向?qū)崾究梢酝瓿纱蟛糠謭蟊碓O(shè)計基本操作，根據(jù)向?qū)崾究梢酝瓿纱蟛糠謭蟊碓O(shè)計基本操作， 加快了創(chuàng)建報表的過程。加快了創(chuàng)建報表的過程。 由由“報表向?qū)蟊硐驅(qū)А痹O(shè)計生成的報表，用戶還可以設(shè)計生成的報表，用戶還可以 在在“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”中進一步修改，得到更加完善的報中進一步修改，得到更加完善的報 表表 。 6.2.2 使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表 【例6-2】使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建“學生

11、成績報 表”。 （1）在“創(chuàng)建”功能區(qū)的“報表”工具中選擇 “報表向?qū)А泵?，彈出“報表向?qū)А泵睢?（2）在“表/查詢”下拉列表框中指定“成績” 表作為報表的數(shù)據(jù)源并選定字段。 （3）指定分組級別。 （4）選擇字段對記錄進行排序，并進行匯總。 （5）確定報表的布局方式 （6）為報表指定標題，輸入“學生成績表”， 保存并預覽。 6.2.3 使用“圖表”工具創(chuàng)建圖表 報表 【例6-3】使用“圖表”工具創(chuàng)建“學生政治情 況統(tǒng)計”圖表報表。具體操作步驟如下： （1）指定數(shù)據(jù)源 （2）指定圖表的數(shù)據(jù)字段 （3）選擇圖表類型 （4）指定圖表中的布局方式 （5）指定圖表標題 （6）保存并退出 6.2.5創(chuàng)

12、建標簽報表 標簽是一種可以快速查找和定位的工具，標簽是一種可以快速查找和定位的工具， Access 中的標簽報表完全根據(jù)標簽紙的大小靈活中的標簽報表完全根據(jù)標簽紙的大小靈活 進行布局。通過已有的數(shù)據(jù)源，利用標簽報表的獨進行布局。通過已有的數(shù)據(jù)源，利用標簽報表的獨 特特性，可以方便快捷地創(chuàng)建大量標簽式的信息報特特性，可以方便快捷地創(chuàng)建大量標簽式的信息報 表。在制作標簽時，一般先用標簽向?qū)瓿沙醪街票怼Ｔ谥谱鳂撕灂r，一般先用標簽向?qū)瓿沙醪街?作，然后在作，然后在“報表設(shè)計報表設(shè)計”視圖中進行格式布局修飾。視圖中進行格式布局修飾。 【例6-5】使用“學生”表，創(chuàng)建標簽報表。 6.3 在在使用設(shè)計視

13、圖創(chuàng)建報表 6.3.1 創(chuàng)建簡單報表創(chuàng)建簡單報表 例例6-6：通過設(shè)計視圖創(chuàng)建：通過設(shè)計視圖創(chuàng)建“學生課程成績學生課程成績”報報 表，以行的形式顯示表，以行的形式顯示“學號學號”、“姓名姓名”、“課程課程 名稱名稱”、“成績成績”等數(shù)據(jù)。（等數(shù)據(jù)。（P103） 6.3.2 報表的排序、分組和計算 排序與分組功能可以在創(chuàng)建報表時，對報表數(shù)據(jù) 分類匯總。 1.排序記錄 例6-7：將例6-6學生課程成績進行排序。（P104 ） 2.分組記錄 例6-8：將例6-6按學號進行分組（P105） 3.在報表中實現(xiàn)計算 例6-9：將例6-6再統(tǒng)計出每個學生的平均成績和 總成績。（P106） Sum（成績） A

14、vg（成績） 4.報表常用函數(shù)（P107的表6-1） 6.3.3創(chuàng)建主創(chuàng)建主/子報表子報表 例6-10：創(chuàng)建學生信息主報表，根據(jù)學生信息查 詢學生成績的子報表。（P107） 步驟： 1）創(chuàng)建學生信息主報表 2）“設(shè)計”控件組“子窗體/子報表” 主體區(qū)域單擊 3）選擇字段 4）確定主報表與子報表連接字段 5）切換到瀏覽視圖 6.3.4 創(chuàng)建多列報表 6.3.4 創(chuàng)建多列報表 【例6-11】使用“教師”表，創(chuàng)建多列報表。 （1）使用“報表向?qū)А泵?，?chuàng)建一個單列的 “教師”報表。 （2）選擇“報表設(shè)計工具”中的“頁面設(shè)置” 命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，將“列”選項卡 中的“列數(shù)”設(shè)置為2。 注意

15、： 如列寬空間不夠?qū)⒉荒芏嗔酗@示。 6.4打印報表打印報表 1.頁面設(shè)置 2.在報表中添加日期和時間 3.在報表中添加頁碼 4.打印報表 ACCESS提供了多種預定義報表格式，這些格式提供了多種預定義報表格式，這些格式 可以統(tǒng)一地更改報表中所有文本的字體、字號及線可以統(tǒng)一地更改報表中所有文本的字體、字號及線 條粗細等外觀屬性。條粗細等外觀屬性。 6.4 打印報表打印報表 6.4.1 設(shè)置報表格式 6.4.2添加日期和時間 添加日期和時間添加日期和時間 在報表中添加日期和時間、頁碼和分頁符對在報表中添加日期和時間、頁碼和分頁符對ACCESS 2010來說是很容易的事。在來說是很容易的事。在ACCESS 2010有其專門控件來有其專門控件來 完成。完成。 6.4.3 添加分頁符和頁碼 Page 和Pages 是內(nèi)置變量，Page代表當前 頁號，Pages代表總頁數(shù)。 6.4.5 使用節(jié) 報表中的內(nèi)容是以節(jié)劃分的。每一個節(jié)都有其特 定的目的，而且按照一定的順序輸出在頁面