檔案管理制度_檔案管理制度

1、 *檔案管理制度_檔案管理制度 檔案管理制度 目 錄 檔案工作崗位責任制 文件、材料收集歸檔制度 檔案鑒定制度 檔案借閱管理制度 檔案保密管理制度 檔案復制制度 檔案統(tǒng)計制度 檔案庫房管理制度 檔案銷毀制度 檔案工作崗位責任制 一、 分管檔案工作的局領(lǐng)導職責 1、 組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行中華人民共和國檔案法和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動。 2、 加強對局檔案工作的領(lǐng)導，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。 3、 關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件

2、，使檔案工作與局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。二、 局檔案員職責 1、貫徹實施檔案法、山東省檔案條例等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。 2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導。 3、負責收集出國考察人員應(yīng)當歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。 4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。 5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。 6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進館的檔案。三、 分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導職責 1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩(wěn)

3、定。 2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。 3、組織本單位人員學習檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。 4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔 工作 。 5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。 6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。四、 各處、室專（兼）職檔案人員職責 1、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。 2、負責本單位文件材料的形成、積累

4、、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。 3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。 4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、主動接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導和督促檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交。 6、積極參加業(yè)務(wù)學習，不斷提高檔案工作水平。 7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。 8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。 文件、材料收集歸檔制度 一、收集歸檔范圍 本機關(guān)在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記

5、表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。(一)本級文件 1、各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。2、工作計劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報、簡報、通報、通知。3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報告。 4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。5、各項決定、決議、規(guī)定、標準、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。6、各級領(lǐng)導的報告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。8、各種報表、名冊、登記表、簿

6、冊、數(shù)據(jù)、憑證。9、反映本機關(guān)、本地區(qū)重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話記錄、機關(guān)工作日記。 11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)隆ⅹ勂?、獎品?3、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。14、已故人員資料。 15、重要的人民來信及處理材料。 16、本機關(guān)編輯、出版的書刊、資料樣板。 17、本機關(guān)(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統(tǒng)計、報表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。 (二)上級文件材料 1、上級(

7、包括各部門及派駐本機關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗材料。 2、各級領(lǐng)導同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區(qū)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)?、獎旗、獎品?、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)情況的文章。 (三)同級文件材料 1、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開會議，共同進行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。 2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。 3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。 4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。

8、 (四)下級文件材料 1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。 2、重要的調(diào)查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。 3、重要的名冊、登記表。 4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。 二、歸檔份數(shù) 文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。三、歸檔時間和方法 (一)凡經(jīng)過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。 (二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。 (三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結(jié)束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進行

9、該項工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。 (四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項活動結(jié)束時交由文書檔案員歸檔。 (五)年度工作總結(jié)、各種年報、黨員、干部名冊，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。 (六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。 四、歸檔要求 (一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。 (三)歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應(yīng)加上標題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。

10、(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復制件。 (五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。 檔案鑒定制度 、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。 、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發(fā)展觀點。 、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。 、檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導地進行，一般應(yīng)有領(lǐng)導、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負責進行。 、凡是經(jīng)過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按

11、照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。 、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。 檔案借閱管理制度 為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。 2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。 3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照檔案安全保密標準中的要求辦理。 4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負責人 批準，但

12、借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。 5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。 6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家檔案法、保密法予以追究法律現(xiàn)行責任。 檔案保密管理制度 1、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。 2、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動用。 3、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。

13、4、利用絕密、機密檔案以及引進技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準的，嚴禁提供利用。 5、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個人一律無權(quán)外供。對于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。 6、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權(quán)處理或自行銷毀。

14、 7、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報告，及時追查。 8、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。 9、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。 10、單位領(lǐng)導和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)經(jīng)驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。 檔案復制制度 1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經(jīng)檔案室審批；本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人同意；復制機密檔案材料（局會議記錄等）須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導審批后方可復制。 2、外單位一般不予復制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復制。

15、 3、 復制后要及時進行登記。 檔案統(tǒng)計制度 、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。 、統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據(jù)。 、統(tǒng)計內(nèi)容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。 、統(tǒng)計任務(wù)。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、提供資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。 、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。

16、 、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。 、按期統(tǒng)計。平時必須積極收集資料，做好單項的統(tǒng)計；半年必須做好各項工作的初步統(tǒng)計；年終必須進行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計。 、專人統(tǒng)計。配備統(tǒng)計人員，熟悉統(tǒng)計業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計資料，數(shù)字統(tǒng)計連貫；準確統(tǒng)計數(shù)字，按時統(tǒng)計上報。 檔案庫房管理制度 、檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。 、按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學化，以利于檔案的保

17、護管理。 、堅持以防為主、防治結(jié)合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。 、加強庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購置先進設(shè)備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術(shù)，實行科學管理。 、庫房要保持溫度在攝氏，相對濕度在之內(nèi)；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。 、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。 、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續(xù)；檔案外借，要認真清點，履行批準手續(xù)，并保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，