淺談精益管理在檔案管理中的應(yīng)用(20210317083954)

1、淺談精益管理在檔案管理中的應(yīng)用中圖分類號：G271G271文獻標識：A A文章編號：1674-11451674-1145（20172017）12-000-0112-000-01摘 要 公司從成立至今每年產(chǎn)生大量的資料，庫存量達 到幾十萬件，隨著公司標準化工作的推進，標桿電廠建設(shè)的 趨勢，以及華潤集團、電力檔案管理“五年”規(guī)劃的進展要 求，在此形勢下，通過檔案規(guī)范化整理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、 并采用集團檔案管理軟件、信息化體系建設(shè)等措施，實現(xiàn)公 司檔案信息化和現(xiàn)代化管理。關(guān)鍵詞 檔案管理 優(yōu)化 數(shù)字化掃描 信息化管理一、概述 檔案管理是公司的重要組成部分，積極開發(fā)利用檔案， 充分發(fā)揮檔案應(yīng)用價值，對

2、提高公司整體管理水平具有舉足輕重的意義。隨著公司標 準化工作的推進，標桿電廠建設(shè)的趨勢，以及華潤集團、電 力檔案管理“五年”規(guī)劃的進展要求，在此形勢下，通過檔 案規(guī)范化整理、 紙質(zhì)檔案數(shù)字化、 并采用集團檔案管理軟件、 信息化體系建設(shè)等措施，分析精益管理在公司檔案管理的應(yīng) 用，使我司檔案管理規(guī)范化、標準化，以提升檔案管理整體 水平。二、檔案的重要性1.1.從社會來講， 檔案是歷史的真實記錄， “今世賴之以知 古，后世賴之以知今” ，又是經(jīng)濟、文化等建設(shè)的重要憑證。2.2.對公司來講是記載公司從成立 - -發(fā)展 - -到今日輝煌的成 就的整個過程記錄，是公司發(fā)展過程的重要憑證。3.3.在公司生產(chǎn)

3、經(jīng)營管理中，檔案為機組的檢修、技改及 其他工程項目提供經(jīng)驗借鑒、機組的檢修、改造記錄，為公 司每年審計、可研項目提供依據(jù)，為公司合法權(quán)益提供真實 有效的信息，為員工提供借閱利用參考資料等。4.4.檔案數(shù)字化管理更是首要任務(wù)，檔案數(shù)字化工作是是 國資委對中央企業(yè)檔案工作的要求；是華潤集團信息化戰(zhàn)略 的重要內(nèi)容；更是公司標桿化電廠建設(shè)需要，也是國家檔案 管理工作的趨勢。三、公司檔案管理中存在的主要問題1.1.資料歸檔不完善，老檔案破損，字跡退化。檔案歸檔 不完善，檔案破損，對后期檔案利用產(chǎn)生很大影響，特別是 公司進行審計工作，無法提供依據(jù)。2.2.管理制度、流程需完善。制度的不完善，執(zhí)行力度不 夠

4、，是導(dǎo)致歸檔不完善、 質(zhì)量不高的原因。 檔案制度不完善， 無法制約歸檔資料單位。流程不完善，造成歸檔單位無法審 理進行歸檔、各種資料簽批緩慢，不利于公司檔案管理現(xiàn)代 化發(fā)展。3.3.缺乏規(guī)范化標準。規(guī)范化標準不完善、不齊全，導(dǎo)致 檔案歸檔混亂，不能進行統(tǒng)一歸檔、立卷等。導(dǎo)致管理范圍 不夠明確。四、精益管理在檔案管理中的應(yīng)用1.1.通過精益管理方法實現(xiàn)檔案管理制度標準化。檔案管 理的規(guī)范化、科學化與有效性與檔案管理制度的健全與完善 是是相互依存的，因此，為了提高公司檔案管理工作水平， 就要制定實效、完善的檔案管理制度。為有效促進開展制度 標準化工作， 利用精益管理手段， 成立檔案管理標準化 SG

5、ASGA 小組，小組通過頭腦風暴方式討論、分析原因、設(shè)定目標并 制定對策進行實施開展各項工作，如明確各部門分工與職 責、規(guī)范各個檔案管理工作流程，組織對檔案管理制度進行 討論、修訂，分析制度存在的漏洞與問題，結(jié)合相關(guān)法律法 規(guī)等制定科學有效的管理制度。2.2.通？八精益管理方法實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化管理。通過對 檔案室當前存貯各類檔案進行粗略估計，對實現(xiàn)數(shù)字化掃描 增加了很大的難度，公司第一時間成立檔案數(shù)字化 SGASGA 小 組，進行討論，制定數(shù)字化方案。小組定期組織會議進行討論，利用群策群力的方法，對 檔案管理的狀況進行了分析，紙質(zhì)檔案庫存量大、檔案歸檔 不齊全、制度不夠完善、檔案年限久字跡模

6、糊等原因分析制 定詳細的實施措施，設(shè)定目標，為實現(xiàn)目標開展各項有序的工作通過對現(xiàn)存檔案的優(yōu)化、整合的研究，強化檔案鑒定工 作，使庫存檔案去粗取精，通過對檔案排列的重組，結(jié)構(gòu)的 優(yōu)化，分類的科學界定，節(jié)省現(xiàn)實及遠期貯存空間，提高經(jīng) 濟效益。通過對各部門及施工單位歸檔情況進行分析，全面制訂 詳細的計劃， 進行制度討論、 制度培訓、 單獨檔案知識輔導(dǎo)， 以實現(xiàn)檔案歸檔的完善、齊全，為數(shù)字化做好鋪墊。通過對檔案提供利用服務(wù)流程的研究，探討如何利用現(xiàn) 代化手段多渠道利用檔案，提高檔案的利用率，更加方便快 捷地最大化地利用檔案，拓展服務(wù)流程渠道，通過對庫存檔 案內(nèi)容的研究，深挖檔案資源，為利用者節(jié)省查閱、分析、 綜合、總結(jié)等工作時間，提高辦公效率。3.3.通過精益管理對公司歸檔范圍進行了優(yōu)化。通過精益 管理工具、對公司歸檔范圍、標準、要求、方法等進行了明 確。具體主要制定了機組檢修、技改及其他工程項目竣工檔 案實施細則，將檢修、技改工程歸檔質(zhì)量、流程細化，改善 檔案歸檔質(zhì)量差、歸檔不全等情況；另外，通過歸檔范圍標 準化，提高施工單位對檔案工作的了解，更增強了對檔案歸 檔的意識，對檔案人員自身管理