07檔案管理辦法

1、路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-2004檔案管理辦法72004-06-27發(fā)布版本：12004-07-06 實(shí)施 修訂：0總則機(jī)構(gòu)與職責(zé)檔案歸檔要求檔案庫房管理庫房檔案和設(shè)備檢查制度收入、移出檔案總登記檔案鑒定和處置檔案著錄檔案借閱和復(fù)制制度10合并、撤銷機(jī)構(gòu)的檔案管理11檔案管理獎懲附錄:檔案保管期限表 文件材料立卷歸檔辦法 借用檔案規(guī)定 項(xiàng)目文檔管理辦法1總則1.0.1為了加強(qiáng)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),特制定本辦法。1.0.2 本辦法是依據(jù)中華人民共和國檔案法和檔案法實(shí)施辦法，結(jié)合公 司實(shí)際制定的。1.0.3本辦法適用于公司及所屬各

2、單位的檔案管理。1.0.4 檔案：是指國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及個人，在其工作、生產(chǎn)、經(jīng)營建設(shè)和 科學(xué)研究等活動中直接形成的，對本單位和社會有保存價值以備查考利用的各種 文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。1.0.5檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于 利用。各單位所形成的檔案均應(yīng)由各單位檔案室實(shí)行統(tǒng)一管理， 不得由各承辦部 門和個人分散保存。2機(jī)構(gòu)與職責(zé)2.0.1公司綜合類檔案由負(fù)責(zé)行政工作的領(lǐng)導(dǎo)主管；科技檔案由公司總工程師主管。2.0.2公司總經(jīng)理事務(wù)部設(shè)檔案室，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理全公司的檔 案工作。其主要職責(zé)是:對全公司檔案工作統(tǒng)一計(jì)劃部署，進(jìn)行檢查督促和

3、業(yè)務(wù)指導(dǎo)。制定公司檔案管理規(guī)章制度、工作標(biāo)準(zhǔn)并負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行。組織接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)公司重要文書、科技和會計(jì)檔案。辦理檔案的借出和閱覽手續(xù)，積極開展檔案的利用工作，編制專題目錄、 索引、卡片和匯編檔案資料。5參加公司有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)會議和重點(diǎn)工程竣工驗(yàn)收會議、科研成果鑒定會議及公司本部重要設(shè)備開箱的資料驗(yàn)收工作。6會同有關(guān)部門對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。積極開展檔案的編研工作，推行檔案現(xiàn)代化管理，學(xué)習(xí)、研究、采用新技術(shù)。2.0.3各項(xiàng)目經(jīng)理部設(shè)專（兼）職檔案資料員。其主要職責(zé)是:負(fù)責(zé)工地的文件圖紙資料的收發(fā)、登記、借閱和保密工作。負(fù)責(zé)完整收集、整理和保管工地的文件、圖紙檔案資料。2.0

4、.4檔案管理員的入職要求：檔案人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策;事業(yè)心強(qiáng)，鉆研檔案專業(yè)理論知識，熟悉交通行業(yè)和本單位主管的業(yè)務(wù)范圍；3忠于職守，遵守紀(jì)律；身體健康，具有中專以上文化水平和一定專業(yè)知識。負(fù)責(zé)黨組織檔案工作的人員必須是共產(chǎn)黨員，符合機(jī)要人員條件。2.0.5檔案管理員的職責(zé)：認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)。指導(dǎo)文書立卷人員和專業(yè)技術(shù)人員做好文件材料的收集、立卷、歸檔工作，提高案卷質(zhì)量。3做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作，熟悉所保管的 檔案情況。4保護(hù)檔案的安全，堅(jiān)持做好“七防”工作。非經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)不得擅自銷 毀檔案。5做

5、好檔案利用服務(wù)工作，編制各種檢索工具，迅速準(zhǔn)確地查調(diào)檔案，匯 編檔案資料。6開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，并采取各種有力措施，檢查督促所屬單位做好 檔案工作。7遵守保密制度。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機(jī)密內(nèi)容。3檔案歸檔要求3.0.1凡本單位各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理、立卷，并定期向檔案室歸檔。3.0.2檔案室接收的檔案，應(yīng)符合公司有關(guān)案卷質(zhì)量的規(guī)定要求。3.0.3檔案歸檔:各單位每年的文書檔案，應(yīng)于第二年上半年向公司檔案室歸檔;財(cái)務(wù)會計(jì)檔案于第三年3月底以前歸檔；科技檔案按工程項(xiàng)目、產(chǎn)品、課題分階段或全部鑒定驗(yàn)收后兩個月內(nèi)

6、向 檔案室歸檔；3新購置的機(jī)械、儀器設(shè)備檔案開箱驗(yàn)收后歸檔；4聲像檔案一般在年終向檔案室歸檔，會議形成的聲像檔案，在會議結(jié)束 兩個月內(nèi)由會議主辦部門負(fù)責(zé)歸檔。5交接雙方應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對，并履行簽字手續(xù)。3.0.4 各單位要保證檔案收集渠道暢通。文書立卷歸檔審查過程中，查對各部 室的收發(fā)文簿、文件收集齊全才歸檔；科技檔案在工程交工驗(yàn)收、成果鑒定、新 購設(shè)備開箱時，檢查收集科技文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)才歸檔。3.0.5國有企業(yè)單位的檔案歸國家所有。中外合作項(xiàng)目在協(xié)議、合同生效形成 的檔案，為中外雙方共同所有。該協(xié)議、合同終止時，檔案原件歸中方所有，外 方可以保存復(fù)制件。集體所有的

7、和個人所有的檔案中對國家和社會具有保存價值 的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，可由檔案室代為保管。3.0.6 逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。一個全宗內(nèi)的文書檔案按年度、機(jī)構(gòu)、問題 排列?？萍紮n案應(yīng)按交通部頒布的交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類、編號辦法進(jìn)行 分類、整理，按照規(guī)定編制科學(xué)技術(shù)檔案總目錄和分類目錄。3.0.7案卷分別按永久、長期和短期三種保管方式進(jìn)行系統(tǒng)排列。3.0.8案卷目錄應(yīng)編號排列、專柜保存。并隨時填寫案卷目錄登記簿。4檔案庫房管理4.0.1真做好應(yīng)有專門的庫房保管檔案，繪制庫房存放示意圖，配置必要的設(shè)備，認(rèn) “防盜、防火、防光、防潮、防塵、防污染、防有害生物”等“七防”工 作。堅(jiān)持庫房檢查制度和庫房溫

8、濕度記錄制度，注意調(diào)節(jié)和控制庫房的溫濕度， 確保檔案的安全。4.0.2 檔案庫房（含膠片、磁帶）的溫濕度應(yīng)控制在 14C24C,有設(shè)備的庫 房溫度日變化幅度不得超過正 2C；相對濕度控制在4560%有設(shè)備的庫房濕 度日變化幅度不得超過正負(fù)5%保存母片的膠片庫溫度應(yīng)控制在 13C15C， 相對濕度應(yīng)控制在3545%4.0.3 聲像檔案管理人員，應(yīng)穿工作服、帶潔凈手套操作，防止汗?jié)n、細(xì)菌等 有害物污染檔案。5庫存檔案和設(shè)備檢查制度5.0.1檔案室應(yīng)建立定期檢查庫存檔案和設(shè)備制度，并做好檢查記錄。5.0.2對破損和字跡模糊或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時修補(bǔ)或復(fù)制。5.0.3對庫存檔案發(fā)現(xiàn)可疑情況或者發(fā)生意外事

9、故，應(yīng)及時進(jìn)行檢查，并將檢 查的結(jié)果立即向單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。6收入、移出檔案總登記簿6.0.1檔案室應(yīng)該建立收入、移出檔案總登記簿，及時把收入和移出檔案分別進(jìn)行登記。6.0.2按照要求，準(zhǔn)確編制交通檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)表，每年二月底報(bào)送中國路橋（集團(tuán)）總公司。7檔案鑒定和處置7.0.1檔案室應(yīng)按檔案的保管期限，定期用直接鑒定法對檔案進(jìn)行鑒定。7.0.2文書檔案的鑒定工作應(yīng)在主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理事務(wù)部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下,由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。7.0.3科技檔案的鑒定工作，要在總工程師的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案人員和科技人員共同進(jìn)行。7.0.4 鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)由檔案部門提出檔案鑒定報(bào)告，

10、編寫檔案銷毀清冊, 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方予銷毀，并報(bào)上級檔案部門備案。7.0.5銷毀檔案時，應(yīng)指定兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。8檔案著錄8.0.1檔案保管人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦好檔案的交接手續(xù)。8.0.2 積極開展檔案利用工作。編制多種切實(shí)可行的檢索工具，并可視具體情況進(jìn)行檔案著錄工作。經(jīng)常主動了解各部門的需要，開展檔案編研工作，編制必 要的資料匯編，準(zhǔn)確、及時、主動熱情地提供檔案，為公司各項(xiàng)工作、生產(chǎn)建設(shè)、 經(jīng)營管理和科研服務(wù)。8.0.3編制的資料匯編如需印發(fā)或出版，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)主管部門備 案。9檔案借閱和復(fù)制制度9.0.1建立

11、檔案借閱和復(fù)制制度，設(shè)立檔案閱覽室。借閱和復(fù)制檔案時，必須 嚴(yán)格按照檔案借閱和復(fù)制制度的有關(guān)條款辦理 （詳見 公司借用檔案規(guī)定）。9.0.2聲像檔案實(shí)行兩套制。以復(fù)制件提供利用。借出的聲像檔案不得在有磁場和不潔的環(huán)境中保存，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。歸還時必須保證聲像檔案完 好無損。9.0.3 凡借用檔案解決重大問題，并產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的，應(yīng)填寫 檔案利用效果登記表。9.0.4 檔案從庫房調(diào)出時，檔案人員及時填寫案卷代理卡放置于原案卷位置， 檔案歸還時，將代理卡放入案卷內(nèi)，以備下次調(diào)卷使用。9.0.5 遵守中華人民共和國保守國家秘密法，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家、交通部的 保密法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行保密

12、制度，保守國家秘密、工作秘密和商業(yè)秘密，檔案室在 收到保密委員會和有關(guān)部門關(guān)于檔案解密的通知后，應(yīng)及時調(diào)整密級。10合并、撤銷機(jī)構(gòu)的檔案管理10.0.1 凡合并、撤銷（包括臨時工作機(jī)構(gòu)）機(jī)構(gòu)的全部檔案根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定， 必須將本機(jī)構(gòu)全部檔案進(jìn)行認(rèn)真整理、 妥善保管，不得分散，并按下列辦法進(jìn)行 處理和移交：1撤銷機(jī)構(gòu)的檔案，應(yīng)向有關(guān)的檔案室進(jìn)行移交或由有關(guān)主管機(jī)構(gòu)代管。2 一個機(jī)構(gòu)并入另一個機(jī)構(gòu)或幾個機(jī)構(gòu)合并為一個新的機(jī)構(gòu)，其檔案材料 應(yīng)移交給合并后的機(jī)構(gòu)代管或向有關(guān)的檔案室移交。3機(jī)構(gòu)撤銷或者合并時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機(jī)構(gòu) 繼續(xù)辦理，并作為新的機(jī)構(gòu)的檔案加以保存。4 一個機(jī)

13、構(gòu)改變領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全 宗，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。10.0.2 國有企業(yè)單位資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓時，轉(zhuǎn)讓有關(guān)檔案的具體辦法應(yīng)按國家檔案局的 有關(guān)規(guī)定辦理。11檔案管理獎懲11.0.1在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的單位和個人, 公司應(yīng)給予表彰和獎勵。11.0.2 有下列行為之一的，由公司檔案工作目標(biāo)管理考評領(lǐng)導(dǎo)小組責(zé)令限期改 正，并對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予行政處分；構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任：損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的； 涂改、偽造、抽取檔案的；擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；倒賣檔案牟利或者

14、將檔案賣給、贈送給外國人的；不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施， 造成檔案損失的;檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。11.0.3在利用檔案室的檔案中：有11.0.2的前三項(xiàng)違法行為的，由單位檔案工作目標(biāo)管理考評領(lǐng)導(dǎo)小組給予警告，并根據(jù)檔案的價值和數(shù)量責(zé)令賠償損失。2對丟失檔案，其賠償標(biāo)準(zhǔn)如下：丟失永久保管期限檔案的每卷賠款500元，丟失長期保管期限的檔案每卷賠款 400元，丟失短期保管期限的檔案每卷賠 款300元。丟失音像檔案視情節(jié)、數(shù)量予以經(jīng)濟(jì)處罰。3工程項(xiàng)目承辦人員（項(xiàng)目經(jīng)理）違反 11.0.2第6項(xiàng),不按規(guī)定歸檔或者 不按期移交檔案的，由檔案工作目

15、標(biāo)管理考評領(lǐng)導(dǎo)小組給予警告， 并對項(xiàng)目經(jīng)理 罰款1000元，總工程師、質(zhì)技部部長各罰款 300元。4單位或者各人，有11.0.2第4、5項(xiàng)項(xiàng)違法行為的，由檔案工作目標(biāo)管 理考評領(lǐng)導(dǎo)小組給予警告，并處10000元以下的罰款；有違法所得的，沒收違法 所得。路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-2004LQHD-ZH/B07-附錄 1檔案保管期限表歸檔文件保管期限1、上級黨組織頒發(fā)的屬本單位主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知、通報(bào)等文件重要的一般的永久長期或短期2、上級黨組織頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)的文件短期3、級黨組織召開的需要貫徹執(zhí)行的會議文件重要的一般的

16、長期短期4、上級組織對本單位、本單位對下級單位進(jìn)行工作檢查形成的主要 文件材料重要的一般的永久或長期短期5、本單位召開的黨、團(tuán)、工會、代表大會、職工代表大會的批準(zhǔn)文 件、能知、報(bào)告、決議、總結(jié)、紀(jì)要、講話、開幕詞、閉幕詞、 發(fā)言稿、提案、簡報(bào)、討論的文件、會議代表名單及聲像資料永久順序號黨群工9路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-20046、本單位召開的黨、團(tuán)、工會、代表大會、職工代表大會的小組會短期作記錄、會議參考資料等7、本單位黨、團(tuán)、工會委員會全體會議、黨委會會議的記錄、紀(jì)要永久和討論的定稿文件8本單位黨委制發(fā)的文件方針、政策法規(guī)性的 事務(wù)性的永久長期短期9、黨中央

17、領(lǐng)導(dǎo)人視察本單位工作時指示、講話、題詞及聲像等資料永久10、本單位黨委向上級請示、報(bào)告、匯報(bào)和上級批復(fù)的文件材料 方針政策性的、重要冋題的一般事務(wù)性問題永久短期11、本單位黨員、團(tuán)員年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表及工會各種統(tǒng)計(jì)年報(bào)永久黨12、本單位黨員、團(tuán)員組織關(guān)系和工會會員轉(zhuǎn)移關(guān)系介紹信及存根長期群13、本單位黨員、團(tuán)員有關(guān)獎勵和處分的決定及有關(guān)材料重要的一般的永久長期14、本單位黨組織建設(shè)中形成的文件材料例如：換屆改選、發(fā)展計(jì)工劃等永久長期重要的短期一般的作15、善美選拔優(yōu)秀年輕干部的文件材料長期10路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-200416、上級黨組織紀(jì)律檢查委員會對本單位紀(jì)律

18、檢查委員會及本單位案件檢查處理的文件材料重要的一般的永久長期短期17、本單位黨組織宣傳教育、統(tǒng)戰(zhàn)工作中形成的文件重要的一般的長期短期18、本單位黨組織調(diào)查、研究、大事記、有關(guān)的照片、工作總結(jié)等材 料重要的一般的永久長期19、黨費(fèi)、團(tuán)費(fèi)、工會會費(fèi)收據(jù)等材料短期20、上級工會及本單位工會頒發(fā)的決定、指示、決議、規(guī)定、條例、 制度、辦法等文件重要的一般的長期短期21、上級工會對本單位及本單位對下級進(jìn)行工作檢查形成的文件材料重要的一般的長期短期22、工會年度工作計(jì)劃、總結(jié)等文件材料長期1323、本單位工會工作問題的請示、批復(fù)材料重要的一般的永久長期短期24、本單位工會勞動競賽條件、競賽評比總結(jié)材料、先

19、進(jìn)集體、個人 名單（光榮榜）與事跡材料及獎狀存根長期短期25、上級團(tuán)組織頒發(fā)的決議、決定、規(guī)定、指示、條例、制度、辦法、通知、通報(bào)等文件材料重要的一般的長期短期26、上級團(tuán)組織召開的各種重要會議文件短期27、本單位團(tuán)委工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查研究等文件材料計(jì)劃總結(jié)短期長期28、先進(jìn)團(tuán)員典型事跡材料、團(tuán)委的經(jīng)驗(yàn)材料與上級的批復(fù)重要的一般的永久長期短期29、政工職稱評審的文件材料長期1、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本單位主管業(yè)務(wù)并需要執(zhí)行的法律、指示、命 令、條例、規(guī)定、重要通知、通報(bào)等文件重要的一般的永久長期短期行政路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-20042、代上級機(jī)關(guān)草擬的并被采用的

20、文件的最草稿及印件重要的、法規(guī)的其他的永久長期短期3、上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和無隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù) 但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件短期4、本單位頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)的及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）決議、決 定、指示、命令、條例、規(guī)定、辦法等文件重要的主簽的一般的（指事務(wù)性的規(guī)定、辦法等）永久短期5、本單位的請示報(bào)告與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、下級單位的請示與本單位批復(fù)方針政策性的、重要問題的一般事務(wù)性問題的永久長期短期6、國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人及有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)等視察、檢查本單 位工作的重要請示、講話、題詞及聲像資料重要的一般的永久長期短期7、本單位行政領(lǐng)導(dǎo)會議的記錄、紀(jì)要和討論的文件永久管理行政管理17

21、永久8 本單位召開的工作會議、專業(yè)會議、重要電話會議的文件及聲像資料長期短期重要的如：開會批準(zhǔn)文件、通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、講話、開幕詞、閉幕詞、討論的文件、會議代表名單、聲像資料 簡報(bào)、會議參考資料、發(fā)言稿、經(jīng)驗(yàn)材料9、本單位領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動形成的重要信件、電話記錄及從外單位帶回與本單位有關(guān)的未經(jīng)文書處理部門登記的文件材料永久重要的長期短期件的剪報(bào)照片、情況簡報(bào)、信息等定稿印本、榮譽(yù)獎勵證書11、本單位與同級單位和非隸屬單位工作往來形成的文件永久長期重要的短期般的般的 10、本單位的歷史沿革、大事記、年鑒匯編、反映本單位重要活動事12、規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、總結(jié)長期(1)永久上級機(jī)關(guān)下達(dá)的國民經(jīng)濟(jì)

22、計(jì)劃、年度計(jì)劃、長遠(yuǎn)規(guī)劃和設(shè)想 等計(jì)劃規(guī)劃文件永久上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)本單位編制的各種規(guī)劃、計(jì)劃和本單位下達(dá)的計(jì)劃 年度的和年度以上的（沒有年度的、季度和半年的）長期本單位編制的中、期發(fā)展規(guī)劃及基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)、科學(xué)研究等方面的計(jì)劃長期重要的般的長期本單位技術(shù)改造措施、安全措施規(guī)劃、推行現(xiàn)代化管理規(guī)劃和企路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-2004長期(5)本單位總體改革方案(6)本單位關(guān)于技術(shù)隊(duì)伍、職工發(fā)展規(guī)劃永久短期(7 )本單位年、季度經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)年度的(無年度的、季度的)(8 )本單位年度生產(chǎn)、技術(shù)發(fā)展計(jì)劃及執(zhí)行情況分析(9)下級單位報(bào)送的各種年度計(jì)劃(10)本單位和本

23、單位匯總的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表(包括計(jì)算軟盤等)年度的永久短期長期永久-長期業(yè)升級規(guī)劃19短期季度、月份的(11)下級單位報(bào)送的各種年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表短期(12)本單位的工作報(bào)告、總結(jié)(包括專題報(bào)告綜合報(bào)告專題總結(jié)等) 典型的主要職能活動的年度和年度以上的般的(13)下級單位報(bào)送的總結(jié)、報(bào)告路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-200413、機(jī)構(gòu)人事勞資文件永久（1）上級對本單位和本單位對下級關(guān)于機(jī)構(gòu)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用鑒辦公遷址等文件永久（2）本單位組織簡則、人員編制、工作條例、章程、工作職責(zé)、職工名冊、職工考核材料永久（3）本單位干部的任免、評級、考核、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、

24、聘長期任、退職、離休、退休、撫恤、死亡等文件材料上級對本單位領(lǐng)導(dǎo)人、本單位對直屬單位領(lǐng)導(dǎo)人任免永久長期其他的長期短期（4）有關(guān)本單位定編、崗位定員和勞動人事調(diào)配等材料（包括永久職工調(diào)動工作的行政、工資關(guān)系介紹信及存根）長期（5）本單位內(nèi)部職能部門的制度、辦法（6）本單位所管轄的干部的資獎勵和處分的決定及有關(guān)材料永久重要的長期一般的永久長期（7）本單位先進(jìn)工作者、勞動模范名單及事跡材料長期短期本單位批準(zhǔn)的和匯輯的長期短期一般的長期短期（8）本單調(diào)資方案、測算材料、升級名單、總結(jié)等長期短期（9）各種津貼的實(shí)施方案長期短期（10）勞動合同制的文件材料（11）經(jīng)營承包合同及承包合同完成情況獎決定的文件

25、材料（12）全面質(zhì)量管理QC成果的文件材料17（13）養(yǎng)老保險統(tǒng)籌的文件材料14、外事和涉外文件(1) 外事活動中形成的文件材料，包括與外商簽訂的協(xié)書、意向書、合同等有關(guān)材料本單位經(jīng)辦的非本單位經(jīng)辦但需要執(zhí)行的(2)單位出國活動、接待外賓和聘請外國專家和專家在我國活動所形成的文件(如請示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、重要簡報(bào)、會議紀(jì)要、談話記錄等及有關(guān)聲像資料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作往來文件)重要的一般的永久長期永久長期短期純事務(wù)性的本單位選拔出國留學(xué)生、實(shí)習(xí)生、研修生、研究生所形成的文件重要的一般的本單位與外國商務(wù)機(jī)構(gòu)及其他企業(yè)、事業(yè)單位建立工作聯(lián)系和一般業(yè)務(wù)往來形成的文件重要的般

26、的永久長期短期長期短期路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-2004理15、其他永久(1)本單位編輯出版物樣本、原稿和經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人修改過的清樣(2)本單位發(fā)布的文告（如公告、通告、告示、聲明等）文稿及剪永久長期報(bào)短期重要的一般的永久-長期(3)本單位發(fā)出、收到的賀信、賀電短期重要的永久-長期一般的短期(4)本單位普查、調(diào)查、視察、檢查工作形成的文件材料重要的永久-長期一般的短期(5)本單位信訪工作文件、簡報(bào)、摘報(bào)、記錄、處理報(bào)告與總結(jié)、永久請示與批復(fù)長期重要的一般的永久(6)本單位檔鑒定工作報(bào)告及檔案銷毀審批清冊等文件材料長期(7)本單位檔案信息資源開發(fā)編研材料長期(8)本單位

27、檔案管理升級有關(guān)材料短期重要的永久一般的永久(9)本單位檔案管理經(jīng)驗(yàn)材料及有關(guān)證書永久重要的19一般的永久(10)檔案交接憑證1、本單位向工商管理部門登記、申請執(zhí)照的有關(guān)文件永久永久長期2、本單位經(jīng)營方針目標(biāo)管理方面文件3、單位升為國家一級、二級、省先進(jìn)企業(yè)等活動中形成的文件材料重要的永久長期短期4、般的 實(shí)行股份制、中外合資和國內(nèi)聯(lián)營的單位在經(jīng)營活動中所形成的 文件材料（包括會議文件）及招標(biāo)投標(biāo)材料和本單位投標(biāo)材料,永久長期聯(lián)合投標(biāo)協(xié)議、意向書等5、短期重要的般的銷售方面(1)本單位與有關(guān)單位及國外廠家簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、意永久向書及有關(guān)談判材料與合同執(zhí)行情況等重要的長期短期長期短期產(chǎn)品銷

28、售調(diào)查預(yù)測決策措施及用戶對產(chǎn)品情況反饋和處短期般的 產(chǎn)品銷售價格目錄長期理材料長期短期產(chǎn)品訂貨、展銷會形成的文件 有關(guān)工商、稅務(wù)管理部門的審批報(bào)表等有關(guān)材料(6)國內(nèi)外同行業(yè)調(diào)查考察報(bào)告路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-20046、物資供應(yīng)(1)(6)四、永久長期年度原材料、物資供應(yīng)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)及總結(jié)生產(chǎn)用材料收支與結(jié)存明細(xì)表材料價格表物資消耗、儲備定額物資消耗統(tǒng)計(jì)報(bào)表年度材料運(yùn)輸計(jì)劃、總結(jié)月份運(yùn)輸計(jì)劃（記錄）統(tǒng)計(jì)表財(cái)產(chǎn)、物資調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓交接清冊重要的一般的1、本單位制定的財(cái)務(wù)管理的規(guī)定、制度2、本單位財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、預(yù)算、編制說明、總結(jié)3、固定資產(chǎn)的調(diào)撥、報(bào)廢、封存的有關(guān)文

29、件材料重要的般的4、本單位和本單位匯總的各種決算5、本單位的各種帳簿（總帳、明細(xì)帳、序明帳、現(xiàn)金出納帳）重要的記帳憑證和原始憑證6、各單位上報(bào)及上級批復(fù)和以下屬單位批復(fù)的決算7、本單位每月發(fā)工資登記表8涉及外事的各種憑證短期短期長期永久長期短期短期永久-長期短期永久長期永久長期永久長期短期永久長期長期長期永久31路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-20041、上級機(jī)關(guān)對審計(jì)工作的規(guī)定、指示、請示與批復(fù)重要的一般的永久長期2、本單位、上級機(jī)關(guān)、下屬單位審計(jì)工作計(jì)劃、總結(jié)本單位上級單位及下屬單位長期短期3、本單位制定的審計(jì)工作規(guī)章制度重要的一般的永久長期短期4、審計(jì)工作的通知

30、、決定、結(jié)論、會議紀(jì)要、對審計(jì)報(bào)告的書面意見、請示與批復(fù)永久長期5、審計(jì)工作會議文件長期6、與審計(jì)工作有關(guān)的群眾來信短期1、上級機(jī)關(guān)對監(jiān)察工作的規(guī)定、指示、請示與批復(fù)重要的一般的永久長期2、本單位、上級機(jī)關(guān)、下屬單位監(jiān)察工作計(jì)劃、總結(jié)本單位上級單位及下屬單位長期短期3、監(jiān)察工作的通知、決定、結(jié)論、會議紀(jì)要、請示與批復(fù)重要的一般的永久長期短期五、審計(jì)八、監(jiān)察4、監(jiān)察工作會議文件長期5、與監(jiān)察工作有關(guān)的的群眾來信保管期限與有關(guān)文件相同6、有關(guān)監(jiān)察案件方面的文件材料批準(zhǔn)立案的依據(jù)調(diào)查報(bào)告及有關(guān)證據(jù)被調(diào)查人所在單位領(lǐng)導(dǎo)的意見被調(diào)查人的檢查材料及其對核查事實(shí)的意見審查結(jié)論和處理意見，結(jié)案報(bào)告及其與本案有

31、關(guān)的重要材料永久長期 永久長期 永久長期 永久長期 永久長期1、國家有關(guān)教育培訓(xùn)方面的方針、政策、指示、規(guī)定、辦法及本單 位貫徹執(zhí)行的文件材料永久長期2、干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)采用的教材長期3、在職職工培訓(xùn)考試成績單長期4、外培、代培合同、學(xué)員名單長期5、年度招生計(jì)劃、簡章等文件材料長期6、學(xué)生入學(xué)審批手續(xù)、錄取通知書名單長期7、學(xué)校自己編輯和被教育部門采用推廣出版的教學(xué)講議、教學(xué)經(jīng)驗(yàn) 材料及教學(xué)論文長期8有價值的課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)中的優(yōu)異成果、學(xué)術(shù)論 文長期9、典型教學(xué)、試題、試卷、分析材料長期七教育培訓(xùn)教育10、電化教學(xué)中錄音、錄像磁帶等文件材料長期11、全學(xué)程學(xué)籍成績表長期1

32、2、學(xué)生違紀(jì)處理及獎勵有關(guān)文件材料長期13、學(xué)生、教師名冊及畢業(yè)證書登記簿永久14、學(xué)校在學(xué)術(shù)交流中所形成的文件材料長期15、本單位制定的教學(xué)工作規(guī)章制度重要的一般的永久長期短期16、職業(yè)技能鑒定考評的文件材料長期短期培訓(xùn)35路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-2004（一）可行性研究、任務(wù)書等文件材料1、項(xiàng)目建議書及批復(fù)2、3、4、主管機(jī)關(guān)長期建設(shè)單位永久施工單位設(shè)計(jì)單位長期可行性研究報(bào)告項(xiàng)目評估環(huán)境預(yù)測及調(diào)查報(bào)告5、設(shè)計(jì)任務(wù)書及審批文件（二）設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件材料1、2、3、長期長期長期永久永久永久長期工程地質(zhì)、水文、氣象及地震原始記錄工程地形地質(zhì)測繪報(bào)告、重要的測繪計(jì)算、

33、作為設(shè)計(jì)依據(jù)的水文、氣象、地震材料經(jīng)濟(jì)調(diào)查報(bào)告、工廠、公路、橋梁、隧道、路線的選址、選線報(bào)告永久長期永久長期長期長期長期永久永久（三）設(shè)計(jì)文件材料1、2、3、4、5、6、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)施工圖設(shè)計(jì)及變更文件設(shè)計(jì)計(jì)算書、采用的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)、通用設(shè)計(jì)關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)總體規(guī)劃設(shè)計(jì)工程概、預(yù)算7、設(shè)計(jì)評價、鑒定及審批（四）工程管理文件材料1、2、3、4、征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷補(bǔ)償協(xié)議書承發(fā)包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃等文件施工執(zhí)照、施工許可證、報(bào)建審核書及審建圖環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生及水暖、電、煤氣供應(yīng)協(xié)議書永久短期永久永久長期永久永久永久永久永久永久永久長期永久永久永久長期永久永久長期路橋華東

34、綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-2004本（五）施工文件材料1、開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審短期長期紀(jì)要永久建2、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃長期3、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝長期短期永久設(shè)一般的長期長期重要的永久短期4、原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定長期項(xiàng)永久5、建筑材料試驗(yàn)報(bào)告6、設(shè)計(jì)變更（設(shè)計(jì)修改通知單、工程更改洽商單）、短期目材料代用審批永久長期7、施工定位測量、地質(zhì)勘察永久長期8、土、巖試驗(yàn)報(bào)告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖永久長期9、施工原始記錄、日記、大事記、大型、特大型工永久長期程項(xiàng)目的混合配合比設(shè)計(jì)資料、水泥砼配合比設(shè)長期長期計(jì)資料、

35、瀝青砼配合比設(shè)計(jì)資料長期永久10、蔽工程驗(yàn)收記錄及質(zhì)量檢驗(yàn)單長期11、工程記錄及測試、沉陷、位移變形觀測記錄長期12、工程質(zhì)量事故處理報(bào)告13、分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量檢查評定14、交工驗(yàn)收記錄證明15、施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)16、創(chuàng)優(yōu)工程資料2717、施工中形成的其他有保存價值的文件材料路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-2004（六）竣工文件材料項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報(bào)告1、全部竣工圖2、項(xiàng)目質(zhì)量評審材料3、工程現(xiàn)場聲像材料4、竣工驗(yàn)收會議決議文件5、“長期”降為“短期”（七）大中型工程的附屬建筑物、小型項(xiàng)目基建工程及單位的一般工程的各種文件。比以上同類項(xiàng)目的技術(shù)文件保管期限的劃分

36、降一級。即“永久”降為“長期”、九、長期長期長期永久永久永久永久永久永久長期長期永久長期筑路機(jī)械、汽車、潛水設(shè)備等自行設(shè)計(jì)、制造和修理方面形成的各種載體的文件材料1、設(shè)計(jì)任務(wù)書（計(jì)劃任務(wù)書）、方案設(shè)計(jì)、經(jīng)濟(jì)論證、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)修改、設(shè)計(jì)通知單和圖紙、各種計(jì)算書、說明書、會審記錄和紀(jì)要、合同、協(xié)議書2、施工圖修改通知單3、產(chǎn)品的竣工圖紙（完工圖）、試車、試驗(yàn)調(diào)試總結(jié)報(bào)告、試驗(yàn)調(diào)查記錄、分析材料、產(chǎn)品試制完工驗(yàn)收文件、定型驗(yàn)收文件、產(chǎn)品出廠文件、質(zhì)量檢驗(yàn)證書、技術(shù)鑒定書、總結(jié)、產(chǎn)品圖紙目錄、配件目錄、修理標(biāo)準(zhǔn)以及在試制、制造、改革過程中的來往文件長期長期長期永久永久長期長期永久永久39路橋華東

37、綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-20044、產(chǎn)品制造工藝、工藝裝備、工藝技術(shù)條、工藝總 結(jié)等文件永久5、弓1進(jìn)外國技術(shù)和專利產(chǎn)品的圖紙、性能使用說明 書、外文原圖、原稿和譯文重要 的永 一般 的長6、關(guān)于采用國內(nèi)、國外新技術(shù)及生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)的文件材 料長期重要 的永 一般 的長7、車、船修理計(jì)劃、修理單、合同、估價單、結(jié)帳 單、修理總結(jié)長期長期8、重大技術(shù)改造和重大修改項(xiàng)目的論證、設(shè)計(jì)繪圖、 改進(jìn)方案、計(jì)算、分析研究、審批意見、鑒定意見長期永久永久9、改裝工藝、定型設(shè)計(jì)、大、中小修形成、積累的各種圖紙文件、修理工藝、技術(shù)總結(jié)文件材料長期永久長期10、各類汽車、筑路機(jī)械等運(yùn)輸設(shè)備的圖

38、紙、性能使 用說明書、計(jì)算書長期11、工廠的各類生產(chǎn)和附屬的設(shè)備圖紙使用維修說明書、計(jì)算書長期12、科學(xué)研究、教學(xué)、生產(chǎn)技術(shù)、檢驗(yàn)、試驗(yàn)的儀器 設(shè)備圖紙和說明計(jì)算書長期品設(shè)備儀器41路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-200413、種類機(jī)械、儀器在大、中修理過程中形成的圖紙長期修理（竣工圖）、質(zhì)量檢驗(yàn)證書及文件說明材料單位短期14、設(shè)備、儀器修理記錄卡長-短15、凡是國外購進(jìn)的種類儀器、機(jī)械設(shè)備的請示、批重要重要復(fù)、涉外文件（包括與外商談判記錄、協(xié)議書、議定的永的永書、意向書、合冋等）及全套圖紙、照片、使用維修一般說明書、計(jì)算書及譯本的長保管期限431、上級機(jī)關(guān)對安全、保

39、衛(wèi)工作的規(guī)定、指示重要的一般的永久長期2、本單位制定的安全、保衛(wèi)工作的規(guī)章制度重要的一般的永久長期短期3、本單位、上級機(jī)關(guān)、下屬單位安全、保衛(wèi)工作的計(jì)劃、總結(jié)本單位上級單位及下屬單位長期短期4、安全生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表永久5調(diào)查處理報(bào)告、批復(fù)重要的一般的永久長期短期6、安全生產(chǎn)風(fēng)險抵押“百日安全生產(chǎn)”、“安全生產(chǎn)周”活動，“二防”工作文 件重要的一般的長期短期7、先進(jìn)集體、先進(jìn)各人事跡材料長期8安全保衛(wèi)工作會議文件長期十安全保衛(wèi)路橋華東綜合管理手冊件一檔案管理辦法單位QHD-Z位/B07-2（位4單位單位1、課題立項(xiàng)報(bào)告及批準(zhǔn)文件、研究課題任務(wù)長期書、已批準(zhǔn)的科學(xué)研究工作專題計(jì)劃、大綱及審批意見2、

40、科研合同、協(xié)議書、研究過程的實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、考查記錄、 分析計(jì)算、圖表照片、樣本、樣品、專題會議記錄3、專題研究總結(jié)、技術(shù)鑒定報(bào)告、鑒定書、研究成果報(bào)告及審批材料評價、論文、著作4、科研技術(shù)交流、推廣研究成果的文件5、為本專題科研工作考察、調(diào)查總結(jié)、報(bào)告6、未完成、中止、負(fù)結(jié)果的科研項(xiàng)目文件7、圍繞本單位生產(chǎn)職能活動的具有重大意義的翻譯技術(shù)文件及學(xué)術(shù)活動中的學(xué)術(shù)報(bào)告、決議、總結(jié)了言、紀(jì)要等8、被采用的有關(guān)科研方面的專家建議32長期長期9、研究工作階段小結(jié)永久的短永久永久長期的短的短的短路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-2004歸檔文件審批機(jī)關(guān)使用單位形成單位設(shè)計(jì)單位1、

41、有關(guān)技術(shù)問題的請示、報(bào)告、批復(fù)、批示、會議紀(jì)要技術(shù)審查重要 的永 一般 的短重要 的永 一般 的短2、各種技術(shù)規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、定額長期長期永久3、本單位頒發(fā)的基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)、科學(xué)研究等方面的專題技術(shù)決定、決議、實(shí)施細(xì)則長期永久4、已批準(zhǔn)的公路、交通工業(yè)發(fā)展規(guī)劃永久永久永久十二、技5、關(guān)于公路、交通工業(yè)或其他建筑設(shè)施的調(diào)查、勘 測的綜合報(bào)告、總結(jié)及原始資料永久永久重要重要6、已被采用的國內(nèi)外專家技術(shù)問題的建議及技術(shù)服的長的長務(wù)、技術(shù)咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓活動中形成的文件材料一般一般的短的短7、經(jīng)批準(zhǔn)采用的科學(xué)技術(shù)發(fā)明創(chuàng)造的文件材料永久永久重要8本單位或參與國內(nèi)外有關(guān)專業(yè)技術(shù)調(diào)查、考察報(bào)的長告一般的

42、短重要9、本單位與專業(yè)協(xié)作單位有關(guān)技術(shù)性方面的來往信的長件一般的短術(shù)管理4749路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD-ZH/B07-200410、計(jì)算機(jī)管理：立項(xiàng)課題通知書、告或課題開發(fā)計(jì)劃；實(shí)施進(jìn)度報(bào)告;書、系統(tǒng)分析報(bào)告、系統(tǒng)設(shè)計(jì)報(bào)告;十三榮譽(yù)獎杯（狀）可行性研究報(bào)技術(shù)合同協(xié)議程序設(shè)計(jì)說明書、程序清單及使用說明書； 系統(tǒng)測試及分析報(bào)告;課題總結(jié)報(bào)告、研究報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、鑒定（評審）成果申報(bào)等文件材料11質(zhì)量管理技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和計(jì)量能源管理工作形成的文件反映本單位主要職能活動的獎杯、獎狀、獎?wù)?、錦旗等物品國家級省、部級市、局級的短永久長期短期路橋華東綜合管理手冊一檔案管理辦法LQHD

43、-ZH/B07-2004LQHD-ZH/B07-附錄 2文件材料立卷歸檔辦法1總則1.0.1為做好公司文件材料立卷歸檔工作，提高案卷質(zhì)量，以達(dá)到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，特制定本辦法。1.0.2本辦法是依據(jù)交通部公路工程文件材料立卷歸檔管理辦法，結(jié)合公 司實(shí)際編制的。1.0.3 范圍:歸檔的文件，文書材料按年度立卷，科技文件材料按工程項(xiàng)目、 科研課題、產(chǎn)品及設(shè)備型號立卷。各單位在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價 值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，都要按照文件材料立卷歸檔要 求分別立卷歸檔。2組織與職責(zé)2.0.1 應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料必須堅(jiān)持文書處理部門或業(yè)務(wù)部門立卷制度。 公司的文書立

44、卷工作，文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。科技文件材料的整理、立卷 工作，應(yīng)由工程項(xiàng)目承辦人員負(fù)責(zé)。2.0.2 各部門都要有平時歸卷制度。對處理完畢和領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料，由文 書立卷人員負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管?？萍嘉募牧弦残杵綍r歸卷，應(yīng)由項(xiàng)目承辦人 員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷。對因工作需要時臨時借用文件，應(yīng)及時提供利用， 并在臨時借用文件登記簿上登記，歸還時注銷。2.0.3 各部門根據(jù)自己的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，擬制簡明確切的“案卷類目”，并編上條款號。承辦人員應(yīng)將處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料在七天至 半月內(nèi)收集齊全，加以整理，送本部門立卷人員歸卷。2.0.4 立卷人員職責(zé)：1文書立卷人員應(yīng)了解本部門的工作

45、業(yè)務(wù)，掌握立卷工作的知識，熟悉立卷工作的規(guī)定和方法。按照案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，做好立卷歸檔工作。2認(rèn)真執(zhí)行歸檔制度，根據(jù)本部門業(yè)務(wù)范圍和當(dāng)年工作任務(wù)， 負(fù)責(zé)編制平 時歸卷使用的“案卷類目”，對處理完畢的文件和借出的文件，應(yīng)主動及時向承 辦人收集歸卷，集中統(tǒng)一保管。具體要求是：1)2)發(fā)文應(yīng)在文件發(fā)出時，將原稿和印件同時歸卷。本機(jī)關(guān)召開的會議形成的文件，會議結(jié)束時歸卷。3)參加上級召開的會議帶回的文件，傳達(dá)完畢歸卷。4）3歸卷文件，要做好檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施，保證歸檔文件的 齊全完整，檢查時要做到：1）公文體式正確，簽署用印完整。正件與附件、原稿與印件、請示與批 復(fù)件、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件、合同、協(xié)議書、帳內(nèi)件與帳外件齊全完整。各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時收集歸卷。2）照片、錄音、錄像帶、磁盤等已作文字注釋。4對所形成的科技文件材料，收集齊全，核對準(zhǔn)確，加以系統(tǒng)整理，組成 保管單位（卷、冊、袋、盒）。3文件材料立卷3.1 總體要求3.1.1 文書檔案的文件材料立卷，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)， 保持它 們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價值，分