合同管理技巧

1、合同管理技巧在企業(yè)經(jīng)營管理活動中，合同已經(jīng)成為各種商業(yè)交易中常用的法 律文書，合同糾紛屢見不鮮。合同糾紛包括在合同訂立、履行等過程 中發(fā)生的各種爭議。合同訂立是當事人使用特定方法將彼此之間的權 利義務關系固定于一定形式之中的過程。 合同訂立遵循意思自治的原 那么，即當事人通過平等協(xié)商，自愿訂立。合同一旦生效，對合同當事 人具有約束力，必須嚴格遵守合同條款，否那么就可能要承當違約責任。 一個完整的合同包括：找到正確的對象、適當?shù)谋憩F(xiàn)形式、明確具體 的行為及正確的執(zhí)行。一、找到正確的交易對象企業(yè)慎重選擇交易對象，是躲避經(jīng)營風險的主要手段之一。 主要 注意交易對象的主體資格及授權狀況、交易對象的資信

2、審查及交易方 式的選擇。第一，對于交易對象的資格的審查。具體來說，交易對象是公司 的，應注意核實營業(yè)執(zhí)照本年度是否進行工商年檢；公司名稱是否與 合同上所列的名稱一致；合同約定的事項是否超出營業(yè)執(zhí)照規(guī)定的經(jīng) 營范圍；相對方的注冊資本能否與承接的業(yè)務相匹配；相對方是否有生產相關產品的資質證書，是否具備相關的生產或經(jīng)營等方面的手 續(xù)；法定代表人的姓名；公司成立的時間；公司的地址。交易對象假設 是個人包括自然人、個體工商戶、個體獨資企業(yè)的，需要注意核 實身份證件、工作證明情況；核實營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證以及業(yè)務所需要的特許文件等事項如果交易方委托他人辦理的，還應當注意審查授權委托書，核實 代理人的身

3、份證明，并注意授權權限、授權事項及授權日期，必要的 應當與對方聯(lián)系核實真實情況。第二，對于交易對象的資信審查。一般來說，交易對象是誠信合 法經(jīng)營及履行能力、信譽方面都較強的，經(jīng)營風險相對要小些。具體 說來，應注意全面考察相對人的成立時間、經(jīng)營狀況、資產狀況、信 譽狀況對合同履行的影響，可通過與對方合作過的單位或個人進行調 查了解或者要求相對方提供與第三人簽訂的合同原件。第三，對于交易方式的選擇。選擇恰當?shù)慕灰追绞?，一方面有利于?jīng)營目標的快速實現(xiàn)， 一方 面有利于防范交易方違約賠償不能的風險。對于交易對象為自然人 的，建議實行現(xiàn)金交易，除非交易對象愿意提供履行擔保。對于交易 的對象為個體工商戶、

4、個人獨資企業(yè)的，如交易方對履約沒有提供擔 保，建議實行現(xiàn)金交易；如果提供了擔保，那么在合同履行中要密切注 意費用拖欠的情況，及時采取措施。對于交易對象為公司的，可以根 據(jù)該公司的履約情況來選擇確定相對較佳的交易方式。二、適當?shù)谋憩F(xiàn)形式。口頭形式和書面形式是訂立合同最重要的兩種形式。 企業(yè)在日常 經(jīng)營活動中，多基于交易行為內容較為簡單，周期較短而且能夠及時 履行，與交易方達成眾多的口頭協(xié)議。但是，由于口頭協(xié)議中，交易 雙方關于合同內容的意思表示僅僅是停留于口頭， 一般情況下，沒有其他關于合同權利義務的證據(jù)，加之口頭訂立的合同內容較為簡單， 對于合同履行中出現(xiàn)的情況可能沒有約定或約定不明。一旦交易

5、雙方發(fā)生糾紛，可能會面臨約定情況不清、沒有依據(jù)憑證等問題，主張權 利的一方在訴訟中可能面臨很大的舉證困難， 甚至承當不利的法律后 果。因此建議企業(yè)日常經(jīng)營活動中，盡量選擇書面形式訂立合同。雙 方達成口頭協(xié)議的，事后也應立即將口頭協(xié)議以書面記載的形式固 定，并讓交易對方蓋章簽字確認。合同訂立書面形式的，首先，對于由多頁紙張組成的，應加蓋騎 縫章，防止文件被惡意調換。其次，在交易中經(jīng)常使用的提貨單、出 庫單、貨運單、收據(jù)等運輸、交接憑證，應有相關單位、負責人的蓋 章簽字。再次，法人的意思表示最有效的憑證是蓋章，應注意審查加 蓋的公章或合同專用章上的單位名稱與營業(yè)執(zhí)照上的單位名稱是否 完全相同。最后

6、，應注意對合同原件的妥善保管，建立有效的存檔、 提取、復印、查詢、摘抄的合同文件管理制度。三、明確具體的行為。合同中一般包括的條款有：當事人的名稱或姓名和住所、標的、 數(shù)量、質量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決辦 法，這些內容根本構建起交易雙方之間的合同權利義務關系。第一，對于交易的標的物，應注意該標的物首先應明確具體并且 是法律規(guī)定可以流通的，或雖是限制流通物但辦理了相關手續(xù)的； 其 次交易方應當具有對標的物的處分權，并且應當注意留存有權處分標 的物的相關證據(jù)；再次標的物的數(shù)量、質量、價款及履行期限、履行地點、方式和履行費用應在合同中明確約定。第二， 對于違約事項及責任的承當

7、， 可以在合同中約定如果交易 方違反合同約定的義務，承當繼續(xù)履行、采取補救措施、賠償損失等 違約責任。如果合同中約定定金條款的，應注意定金書寫必須標準； 定金的金額不得超過合同金額的 20%，超過局部是得不到法律支持 的；定金還應當具有實際給付的行為。對于損害賠償?shù)馁M用，建議明 確列明包括律師費、公證費及鑒定費，否那么引起糾紛時，合同對這些 費用沒有約定的可能得不到法院支持。 如果因交易方違約， 一方依據(jù) 合同約定單方解除合同的， 行使解除權的權利時負有通知相對方的義 務，合同自通知到達對方時解除。第三，對于爭議解決的方式，交易方可以選擇協(xié)商、仲裁、訴訟 等方式解決。應當注意的是，選擇仲裁機構

8、必須明確具體；提起合同 訴訟，原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、標的物 所在地的法院都有管轄權， 交易方可根據(jù)有利于起訴的原那么在合同中 約定管轄法院。四、正確的執(zhí)行。合同履行是合同法律關系中的債務人履行其合同義務， 債權人的 債權因此得到實現(xiàn)的過程。 合同經(jīng)過訂立而成立生效后， 即進入履行 階段，通過履行貫徹交易雙方約定的權利和義務， 從而使合同目的得 以實現(xiàn)。企業(yè)在合同履行過程中，應當注意防范商業(yè)秘密被泄露的風險； 交易方履行不能損失擴大的風險。第一，企業(yè)在日常經(jīng)營活動及員工管理中， 應注意對可能涉及到 的商業(yè)秘密，如圖紙、技術方案等采取必要的保密措施，對涉及商業(yè) 秘密的材料要在顯著處進行標注，并對該材料的使用、復制、提取、 歸還等嚴格進行登記。第二，企業(yè)應時刻監(jiān)測交易對方的履約情況， 當出現(xiàn)可能導致合 同履行目的不能或難以實現(xiàn)的情形時， 應及時采取有利措施， 防止損 失擴大。但應注意盡到通知交易方的義務， 在交易方恢復履行能力后， 企業(yè)也應繼續(xù)履行合同。第三，注意證據(jù)的保存，建立建立嚴格的資料使用審批、催還、 歸檔制度。保存的證據(jù)包括但不限于以下 4 方面：1、證明合同成立并生效的證據(jù)。如合同書