OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用解決方案

1、OA 辦公系統(tǒng)推廣應(yīng)用辦法OA 辦公系統(tǒng)自 2018 年 6 月份開始提上正式議程以來，經(jīng)過 5個月的學(xué)習(xí)及運(yùn) 行調(diào)試，各個部室相關(guān)人員在此過程中也提出了一些問題，軟件公 司也安排專人多次進(jìn)行培訓(xùn)，指導(dǎo)和修改，到目前為止，該辦公系 統(tǒng)還在探討的路上，未進(jìn)入試運(yùn)行的階段。一、 OA辦公系統(tǒng)的現(xiàn)狀2008 年 11 月份，公司王總親自安排我來參與到該軟件（OA）的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、 調(diào)整及推廣。具體過程如下：培訓(xùn)會前要求如下：1、根據(jù)王總安排，本次由我參與OA 辦公系統(tǒng)軟件的學(xué)習(xí) 工作。各部門經(jīng)過之前 一段時間的學(xué)習(xí)、了解、調(diào)整及試運(yùn)行時存在的問題，要求軟件公 司盡快予以調(diào)整解決。2、本次要求以各個部門

2、為基本單元，相關(guān)部門參與的方式，根據(jù)本部門工作業(yè) 務(wù)要求，需要通過辦公系統(tǒng)錄入的信息或流程進(jìn)行專門的講解和錄 入，過程中對不符合、達(dá)不到、或可簡化的過程進(jìn)行修改和記錄（ 完善）。各業(yè)務(wù)部門人員在初步學(xué)習(xí)和掌握之后進(jìn)行實(shí)際演練，同時 相關(guān)部門或人員進(jìn)行流程梳理，不足之處由軟件工程師修改完善（ 記錄），及時與公司技術(shù)團(tuán)隊(duì)溝通解決。3、要求各個部室安排的參與本次學(xué)習(xí)的人員，負(fù)責(zé)本部室其余人員（包括項(xiàng)目 部）的學(xué)習(xí)和指導(dǎo)工作，并進(jìn)行試運(yùn)行。11 月 1 號，市場部學(xué)習(xí)并演練，人力、財務(wù)、辦公室等參與；11 月 2 號，項(xiàng)目管理部學(xué)習(xí)并演練，材料、財務(wù)、辦公室等參與；11 月 12-14 號，其余六個部

3、門學(xué)習(xí)并演練，相關(guān)部門等參與；4、統(tǒng)一培訓(xùn)學(xué)習(xí)并進(jìn)行演練后，位了各個部門系統(tǒng)熟悉辦公軟件的業(yè)務(wù)信息錄 入及流程，安排軟件工程師再次給各個部室布置上線錄入任務(wù)，以 便熟悉和繼續(xù)完善。二、OA辦公系統(tǒng)下部運(yùn)行計劃1、設(shè)置專職的系統(tǒng)管理員管理員的學(xué)習(xí)培 訓(xùn)平臺的管理員學(xué) 習(xí)培訓(xùn)非常重要，管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度，對軟件所 使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實(shí)施效果產(chǎn)生較大影響建議：（1）由本單位懂得計 算機(jī)專業(yè)的員工擔(dān)任系統(tǒng)管理員一職，并由 OA 辦公系統(tǒng)供應(yīng)商直接對 系統(tǒng)管理員進(jìn)行培訓(xùn)。（2）系統(tǒng)管理員兼顧 公司網(wǎng)頁維護(hù)（企業(yè)文化宣傳）工作。2、各個部門主管的培訓(xùn)各個部門主管的 培訓(xùn)也非常重要，他們

4、是各個部門的直接領(lǐng)導(dǎo)人，對 OA 辦公系統(tǒng)的后期推廣、應(yīng)用起著帶頭、指導(dǎo)和監(jiān) 督作用，只有他們會用并 且愿意使用，加強(qiáng)執(zhí)行力，才能將 OA辦公系統(tǒng)成功應(yīng)用落到實(shí)處 。3、一般用戶的培訓(xùn)一般用戶是使用 OA 辦公系統(tǒng)最頻繁的人群，對他們的培訓(xùn)應(yīng)該更細(xì)化、更具 有針對性。一方面是部門負(fù)責(zé)人對其進(jìn)行不定期的培訓(xùn)指導(dǎo)、另一 方面由系統(tǒng)管理員定期組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，解決日常發(fā)現(xiàn)的問題、對軟 件運(yùn)行缺陷、對相關(guān)審批權(quán)限進(jìn)行更改或設(shè)置。4、思想觀念轉(zhuǎn)變OA 辦公系統(tǒng)在我們公司作 為一樣新事物、新技術(shù)軟件出現(xiàn)并期望運(yùn)用，和以往新 事物的出現(xiàn)同樣具有一定的挑戰(zhàn)性。長期以來大家工作及生活已經(jīng) 習(xí)慣與以往的慣性思維，習(xí)慣

5、性工作模式，在當(dāng)前工作比較緊張的 情況下，再額外增加對該系統(tǒng)的認(rèn)識、學(xué)習(xí)、信息錄入、審批、修 改完善等。工作量的增加、對系統(tǒng)的學(xué)習(xí)時間不足、了解不夠深入、 系統(tǒng)本身在適應(yīng)我們公司的現(xiàn)狀存在不一致之處等等、難免使人在 心里上、思想上產(chǎn)生抵觸、排斥的對立情緒，隨之而來就是在實(shí)施 中的這樣那樣的問題，運(yùn)行實(shí)施效果不好。如何改變，建議如下：（ 1） 行政領(lǐng)導(dǎo)召開專 題會議，希望各個部門負(fù)責(zé)人從內(nèi)心深處提高認(rèn)識、轉(zhuǎn)變觀 念、從我做起、正確引導(dǎo)、不斷深入，提高執(zhí)行力。（ 2）明確各個部門的 責(zé)任人和執(zhí)行人，要求在規(guī)定期間內(nèi)完成 OA辦公系統(tǒng)學(xué)習(xí)、 推廣、應(yīng)用等工作。（3）OA 辦公系統(tǒng)運(yùn)行設(shè)定過渡期及“關(guān)門”日期；過渡期：2018 年 6 月 1 日至 2019 年 5 月 31 日，各個部門學(xué)習(xí)、熟悉、應(yīng)用該系 統(tǒng)。關(guān)門日期：2019 年 6 月 1 日，各個部門絕大部分業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)辦公。系統(tǒng)審批流 程和關(guān)鍵數(shù)據(jù)均有體現(xiàn)。5、軟件本身進(jìn)一步完善、不斷修改、調(diào)整和提高，下一步我們的專職系統(tǒng)維護(hù)人員 、軟件工程師、