檔案信息化建設存在的問題及對策

1、摘要現(xiàn)如今，隨著我國科技信息的不斷進步和發(fā)展， 高校檔案信息化已經成為國家建設的重要內容和必然要求。在當今新的形勢下，信息化建設、實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理、檔案信息數(shù)字化管理、檔文章案信息服務網(wǎng)絡化建設是高校檔案管理工作的重要任務。就高校檔案信息化建設中存在的問題進行分析， 以期找出相應地解決策略。關鍵詞高校；檔案；信息化建設；問題教學檔案是教學管理部門對教學管理活動中積累而形成的文字、圖像、相片和音響等資料。它是對教學內容、方法及途徑真實記錄下來的文件集合體。具有保存、查證、參考等信息資源，這些信息資源即能提高教師工作效率又對教學情況的研究提供重要條件和依據(jù)。今，隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展和改革， 在

2、教學管理過程中會積累更多的教務檔案材料。因信息化建設下，對傳統(tǒng)的檔案管理造成巨大沖擊，還出現(xiàn)許多亟待解決的問題，文章就逐一分析。高校信息化建設過程中存在的問題一對檔案信息化建設的重要性認 識不足現(xiàn)如今，不少高校對高校檔案信息化的建設認識不夠充分， 而 且對檔案信息化建設及信息技術的應用缺乏系統(tǒng)的深入研究。認為檔案管理僅僅是一個輔助性的部門， 其基本任務主要是接收、保管檔案，提供相應地保管措施。此外，忽視檔案管理工作的潛在價值。關于高校檔案管理工作的評價體系集中在檔案的信息保存量上，不注重信息資源價值的開發(fā)，并且錯誤地認為檔案信息化建設將相應地紙質檔案通過各種手段轉變?yōu)殡娮訖n案。因不夠重視，造成

3、高校檔案部門管理模式和信息服務水平、信息化時代對于當下的管理要求并不適應。二管理體制滯后現(xiàn)如今，檔案管理的工作不能夠鮮活地適應現(xiàn)代經濟模式的發(fā)展和要求，這其中最為重要的原因在于管理體制過于單一，并且不能夠兼容。可以說,這不能夠較好地利用檔案，并且在一定程度上還有可能造成一些麻煩,增加檔案管理人員的工作量。三基礎設施薄弱高校檔案信息管理基礎設施薄弱，具體來說，包括信息網(wǎng)絡系統(tǒng)、檔案數(shù)字化設備較為落后，不能夠滿足檔案管理的需求。對于高校而言，檔案室會配有檔案管理設備，包括計算機、打印機等等，但是信息化時代下, 這些設備較為簡單，已經不能夠滿足當今檔案管理的需求。外，多是高校對檔案的管理仍舊停留在計

4、算機的日常管理上，使用單 機版作為軟件，而且網(wǎng)絡環(huán)境下的數(shù)據(jù)得不到傳遞和共享、此外，高校檔案的網(wǎng)站建設極為落后，甚至不少高校并沒有建設網(wǎng)站，因此,網(wǎng)站的建設意義重大。四檔案管理人員業(yè)務素質有待提高信息化時代下，高校檔案信息化建設對檔案管理人員的業(yè)務素質提出了較高要求。檔案工作并不是簡單地將檔案進行接受、保管及提供上。新形勢下，一個較為合格的檔案管理人員需要熟練使用計算機、檔案管理軟件，還需要懂得檔案管理規(guī)范、對檔案信息價值有獨到的見解等等。但是因長期以來，對檔案管理重視不足和看攤守點的理念影響下，檔案管理的人員隊伍并不能夠滿足工作需求, 具體來說，工作人員素質不高，年紀較大管理人員對設備操作較

5、為生疏，工作積極性不高，對檔案的管理工作造成一定影響，缺乏相應地培訓，使得新技術、新設備不能夠較好使用。二、針對高校檔案信息化建設存在問題提出的相應對策一提高對檔案管理的認識針 對高校檔案管理而言，首先高校領導者應該提高對檔案管理的認識, 并且檔案管理人員也應當重視提高自己對檔案管理的認識。作為校檔案管理的每部分內容都需要領導者不同程度的參與。高校領導者應當明確提出檔案質量、 規(guī)格及限制需求，基于在不斷提 咼領導者對檔案認識的基礎上，提咼相應管理人員對檔案管理工作的 認識，進而能夠在一定程度上促進檔案管理工作的順利開展。加快信息化規(guī)章制度的推行和制定高校檔案信息化建設中功能能否正常發(fā)揮離不開檔

6、案管理部門規(guī)章制度的建立。制定相對完善的檔案信息化運行的措施和辦法能夠對檔案信息化的建設的重點和任務進行明確，還可以對高校檔案管理規(guī)范的建設進行管理、維護、運行，使得信息化建設有章可循、有規(guī)可守。對于檔案信息化建設而言，一般具有查閱制度、保密制度、網(wǎng)絡安全管理制度及操作管理制度等等?？梢哉f，各項制度的完善能夠保障檔案制度的權威性。三加強基礎設施建設，優(yōu)化資源配置校檔案信息化建設需要有相應的檔案處理設備作為硬件保障， 鑒于此而言，高校應當結合實際情況提高購置設備的財政支持，這就要求高校應當提高對檔案管理部門的財政支持。高校在購買檔案管理新設備時，需要依據(jù)高校自身信息化水平購置合適的、性價比高的設

7、備、此外，提高 對原有設備的利用效率，節(jié)約相應地利用資源，將大部分被淘汰但仍 舊可以運用的檔案目錄進行信息準入，這一做法在一定程度上不僅提 高了舊機器的現(xiàn)有效率，還可以將有限地資金用在信息設備的購置上。四加強人才隊伍的建設信息化檔案管理中人才隊伍建設是關鍵， 因我 國檔案管理人才缺乏及管理人員業(yè)務素質低下的情況下， 高校應當通過相應地外部招聘積極引進專業(yè)人才， 推動高校檔案信息化建設的中堅力量。此外，信息化建設中，需要重視對人員的培訓和績效存在的問題和對策 檔案管理，201313 周敏高等院校教學檔案的信息化建設與實踐 科教導刊上旬刊， 20117考核上，依據(jù)考核結果進行相應地獎懲，激發(fā)員工工

8、作積極性。此外，應該重視培訓，讓員工提高自己的業(yè)務水平，確保各個部門和 檔案管理部門能夠形成一個較為統(tǒng)一的、 有機的協(xié)調系統(tǒng)。結語信息化背景下， 信息流動的特點向高校檔案管理工作提出了新的 要求，新形勢下檔案管理工作的重點是信息化的建設， 檔案案例規(guī)范化、數(shù)字化及網(wǎng)絡化的建設，可以說，檔案信息化的管理對提高檔案管理水平具有較為重要的現(xiàn)實意義。鑒于此，高校檔案信息化建設中需要統(tǒng)一規(guī)劃、 遵循相應地標準， 并在各個部門的配合下做好信息服務網(wǎng)絡化的工作。作者馬鳳波單位南陽醫(yī)學高等?？茖W校參考文獻 1 韓成春當前高校教學檔案信息化建設中存在的問題及 其對策 網(wǎng)絡財富， 2009242 鞏淑芳河南省內高

9、校檔案信息化建設四加強人才隊伍的建設信息化檔案管理中人才隊伍建設是關鍵， 因我 國檔案管理人才缺乏及管理人員業(yè)務素質低下的情況下， 高校應當通過相應地外部招聘積極引進專業(yè)人才， 推動高校檔案信息化建設的中堅力量。此外，信息化建設中，需要重視對人員的培訓和績效考核上，依據(jù)考核結果進行相應地獎懲，激發(fā)員工工作積極性。此外，應該重視培訓，讓員工提高自己的業(yè)務水平，確保各個部門和 檔案管理部門能夠形成一個較為統(tǒng)一的、 有機的協(xié)調系統(tǒng)。結語信息化背景下， 信息流動的特點向高校檔案管理工作提出了新的 要求，新形勢下檔案管理工作的重點是信息化的建設， 檔案案例規(guī)范化、數(shù)字化及網(wǎng)絡化的建設，可以說，檔案信息化的管理對提高檔案管理水平具有較為重