OA系統(tǒng)管理辦法[全文]

1、 oa系統(tǒng)管理辦法編制日期： 6></a><b style='color:white;background-color:#00aa00'>201<b style='color:white;background-color:#00aa00'>2年11月<b style='color:white;background-color:#00aa00'>21日 目錄- <b style='color:white;background-color:#00aa00'>2 - 第一

2、章 總則- <b style='color:white;background-color:#00aa00'>2 - 第二章 管理分工與職責(zé)- 3 - 第三章 使用要求- 5 - 第四章 業(yè)務(wù)管理規(guī)則- 7 - 第五章 安全保障- 9 - 第六章 應(yīng)急處理- 9 - 第七章 處罰規(guī)定- 9 - 第八章 附則 oa系統(tǒng)管理辦法（暫行意見稿）總則為保證集團(tuán)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（本辦法簡(jiǎn)稱oa系統(tǒng)）順利實(shí)施，保證其高效、安全運(yùn)行，充分發(fā)揮oa系統(tǒng)的作用，結(jié)合集團(tuán)辦公自動(dòng)化工作實(shí)際情況，特制定本辦法。oa系統(tǒng)，主要運(yùn)用于集團(tuán)總部各部門、各下屬公司及項(xiàng)目部之間的公文流轉(zhuǎn)。oa系統(tǒng)內(nèi)容

3、包括協(xié)同辦公、公文管理、車輛管理、工作報(bào)表、用品管理、任務(wù)管理、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作日志、文檔管理、公共信息、個(gè)人設(shè)置、綜合辦公、常用工具等功能。oa系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，對(duì)每位公司員工工作事項(xiàng)的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進(jìn)行記錄，員工使用oa系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)同工作的情況將納入該單位年度考核范圍。本辦法適用于集團(tuán)總部各部門、各下屬公司和項(xiàng)目部。管理分工與職責(zé)集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)oa系統(tǒng)的管理、規(guī)劃、實(shí)施、培訓(xùn)和檢查考核等工作，對(duì)系統(tǒng)實(shí)行統(tǒng)一部署，分級(jí)管理。其主要職責(zé)：13></a>根據(jù)總裁辦的指令，辦理系統(tǒng)使用單位的注冊(cè)、名稱變更、撤銷等相關(guān)手續(xù)的審核工作；<b

4、style='color:white;background-color:#00aa00'>2根據(jù)公司的發(fā)展，將新的管理規(guī)定實(shí)施到oa系統(tǒng)中；3根據(jù)實(shí)際情況對(duì)oa系統(tǒng)各類表單和流程進(jìn)行修改及修訂工作；4征詢各使用單位的意見和建議，協(xié)調(diào)解決各使用單位在使用過(guò)程中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題；5培訓(xùn)各使用單位的員工；6做好其他相關(guān)工作。集團(tuán)行政管理中心網(wǎng)絡(luò)信息管理員（以下稱系統(tǒng)管理員）負(fù)責(zé)oa系統(tǒng)的維護(hù)和管理等工作。其主要職責(zé)：1負(fù)責(zé)管理oa系統(tǒng)的軟、硬件配置、升級(jí)。<b style='color:white;background-color:#00aa00'&g

5、t;2負(fù)責(zé)日常的oa系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備故障處理。3負(fù)責(zé)oa系統(tǒng)的安全技術(shù)防范，定期就系統(tǒng)運(yùn)行進(jìn)行嚴(yán)格檢查。4負(fù)責(zé)集團(tuán)總部各部門辦公終端系統(tǒng)的安裝。各使用單位必須設(shè)一名負(fù)責(zé)人分管oa系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)管理工作，指導(dǎo)和監(jiān)督本單位員工使用oa的情況；集團(tuán)各管理中心、各下屬公司和項(xiàng)目部應(yīng)指定文檔管理員一名，負(fù)責(zé)對(duì)本部門文檔進(jìn)行管理（新建、歸檔、整理、授權(quán)等）。使用單位需變更系統(tǒng)中的相關(guān)資料，應(yīng)向行政管理中心提出申請(qǐng)，并辦理相關(guān)手續(xù)：1使用單位名稱變更的，應(yīng)辦理名稱變更手續(xù)，并由該單位來(lái)函確定新的使用人員名單；<b style='color:white;background-color:#00

6、aa00'>2使用單位撤銷的，應(yīng)辦理注銷手續(xù)。即在系統(tǒng)中刪除該單位名稱，注銷該單位使用人員，并將系統(tǒng)中的相關(guān)文件按撤銷單位提出的處理辦法進(jìn)行處理；3使用單位合并的，合并后的使用單位名稱如果沿用合并前其中一個(gè)使用單位名稱的，則該名稱作為合并后的使用單位名稱在系統(tǒng)中保留，被合并的使用單位按本條第二項(xiàng)規(guī)定辦理注銷手續(xù)；合并后的使用單位如果使用新的單位名稱的，則按本辦法第八條的規(guī)定重新辦理注冊(cè)手續(xù)，合并前在系統(tǒng)中使用的單位名稱按本條第二項(xiàng)規(guī)定辦理注銷手續(xù)。4使用單位協(xié)同審批表單或流程需要修改，必須經(jīng)過(guò)集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由主管部門通知系統(tǒng)管理員進(jìn)行操作。5集團(tuán)各部門、各下屬分公司和項(xiàng)

7、目部申請(qǐng)新員工系統(tǒng)賬號(hào)，需通過(guò)集團(tuán)公司人力資源部向系統(tǒng)管理員提交新員工資料：姓名、部門、職位及其上級(jí)主管。系統(tǒng)管理員添加員工編號(hào)及相關(guān)權(quán)限后，通過(guò)消息方式通知人力資源部及其上級(jí)主管，由上級(jí)主管轉(zhuǎn)達(dá)給新員工，由行政管理中心統(tǒng)一安排新員工進(jìn)行培訓(xùn)和考核。使用要求員工應(yīng)自覺遵守oa系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)章制度，按照工作權(quán)限，認(rèn)真完成本人在系統(tǒng)中所承擔(dān)的工作任務(wù)。系統(tǒng)通過(guò)用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證。員工應(yīng)自己定期更換密碼，防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負(fù)責(zé)。每位員工都要熟練掌握oa系統(tǒng)的使用方法，使用oa 系統(tǒng)進(jìn)行單位內(nèi)部的各項(xiàng)日常辦公。員工的密碼丟失，應(yīng)向行政管理中心提出申請(qǐng)，恢復(fù)初始密碼

8、。員工在oa系統(tǒng)的設(shè)置中心里面，對(duì)自己的個(gè)人信息進(jìn)行添加，如聯(lián)系方式、e-mail、出生日期等，以方便同事之間聯(lián)系時(shí)查找。未經(jīng)集團(tuán)總裁辦同意，非相關(guān)人員不得使用系統(tǒng)管理員的密鑰和密碼登錄系統(tǒng)。為保證各類電子文件的及時(shí)收發(fā)，公司領(lǐng)導(dǎo)及各中心負(fù)責(zé)人原則上應(yīng)該全天在線，其他員工至少每天上、下午各登陸兩次oa系統(tǒng)，接收各類文件，處理待辦事項(xiàng)。員工如因出差或出差時(shí)間較長(zhǎng)而無(wú)法處理待辦事項(xiàng)的，應(yīng)指定授權(quán)的代辦人進(jìn)行相關(guān)操作，取得授權(quán)的代辦人在oa系統(tǒng)上以授權(quán)人名義所做的各類操作，均視為授權(quán)人的本人意見。為使公文流轉(zhuǎn)真正地落到實(shí)處，并提高員工對(duì)“企業(yè)信息化”的認(rèn)識(shí)，有審批權(quán)限的oa使用人必須啟動(dòng)短信提醒功能

9、，同時(shí)必須隨時(shí)隨地、及時(shí)地打開oa系統(tǒng)，處理當(dāng)天的文件，如遇出差、事假等沒有上網(wǎng)條件的情況，須啟用事務(wù)委托功能。各部門在發(fā)文或部門與部門之間需協(xié)調(diào)某些事宜時(shí)必須通過(guò)oa系統(tǒng)，不允許出現(xiàn)紙質(zhì)文件（緊急情況除外）。處理文件填寫意見時(shí)必須將意見寫清楚。有緊急重要文件需要審批，員工可通過(guò)電話或者發(fā)送手機(jī)短信提醒。在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的電子公文，其文種、格式、內(nèi)容等的審核把關(guān)由發(fā)文單位負(fù)責(zé)。公文帶有不方便進(jìn)行電子化處理的附件（如物品等）的，可按紙質(zhì)公文交換的方式進(jìn)行交換。公文正文仍以電子公文形式交換。電子公文接收失敗的，收文單位應(yīng)及時(shí)向發(fā)文單位提出申請(qǐng)，說(shuō)明原因，請(qǐng)求重發(fā)或追加打印份數(shù)；因系統(tǒng)故障不能接收的，應(yīng)

10、及時(shí)向系統(tǒng)管理員反饋。員工要保證通過(guò)oa系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。因個(gè)人原因未登陸和使用oa系統(tǒng)，不能及時(shí)處理相關(guān)工作，造成的責(zé)任由自己負(fù)責(zé)。oa系統(tǒng)流程模板涵蓋范圍內(nèi)的辦公流程，涉及的相關(guān)單位（部門）應(yīng)按照系統(tǒng)模板使用說(shuō)明實(shí)行網(wǎng)上辦公，流程定制發(fā)起的單位（部門）應(yīng)督促系統(tǒng)模板的使用。員工應(yīng)熟練掌握oa系統(tǒng)的操作方法，在使用oa 系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)遵守以下規(guī)定：1通過(guò)oa 系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的協(xié)同，均視同oa使用人員知曉，因此所有員工應(yīng)及時(shí)登錄系統(tǒng)獲取協(xié)同信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)。<b style='color:white;backgroun

11、d-color:#00aa00'>2員工應(yīng)保證通過(guò)oa系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。3員工應(yīng)保證oa系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)的響應(yīng)時(shí)間。網(wǎng)上公文及協(xié)同處理流程涉及到的員工處理時(shí)間原則上不超過(guò)個(gè)工作日。如有出差、請(qǐng)假、培訓(xùn)等特殊原因離開時(shí)，須通過(guò)代理設(shè)置功能委托相關(guān)人員代為辦理。oa系統(tǒng)公共信息管理實(shí)行實(shí)名制，不得在oa系統(tǒng)上發(fā)布與公司工作無(wú)關(guān)的公告或調(diào)查；不允許在oa上發(fā)布私人事務(wù)，禁止談?wù)摴べY等公司機(jī)密，尊重他人權(quán)益及隱私，言論應(yīng)遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)。業(yè)務(wù)管理規(guī)則文檔管理發(fā)文管理根據(jù)公文管理辦法執(zhí)行，會(huì)簽、審批、發(fā)放等環(huán)節(jié)均通過(guò)oa系統(tǒng)進(jìn)行，如需向外發(fā)

12、放紙質(zhì)文件的，由行政管理中心打印發(fā)放。1一般文檔管理各中心、分公司、項(xiàng)目部文檔管理員應(yīng)對(duì)本單位需保存、共享的資料進(jìn)行分類整理，歸檔到本單位“單位文檔”對(duì)應(yīng)目錄中；并根據(jù)查詢權(quán)限授權(quán)其它員工查詢或借閱。重要文檔需另外備份。<b style='color:white;background-color:#00aa00'>2注意事項(xiàng)各個(gè)部門的相關(guān)文件必須分類上傳到部門文檔中，在每個(gè)部門文檔下可以新建文檔夾以便使用。同時(shí)每個(gè)部門的單位文檔必須對(duì)總裁辦領(lǐng)導(dǎo)公開，不允許上傳與工作無(wú)關(guān)的文件。 ?b style='color:white;background-color:#

13、00aa00'>2日常辦公1協(xié)同辦公管理單位人員需要傳遞文件，須用協(xié)同工作與部門內(nèi)部或其他部門人員、部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常的文件的交流和消息溝通。<b style='color:white;background-color:#00aa00'>2會(huì)議管理會(huì)議的召開統(tǒng)一提前由會(huì)議發(fā)起人在oa上進(jìn)行會(huì)議召開通知，其他人員收到通知后必須及時(shí)進(jìn)行處理，說(shuō)明是否參加會(huì)議。3公告管理由行政管理中心起草公告通知等信息，交中心負(fù)責(zé)人審核后在oa系統(tǒng)上發(fā)布。工作日志1集團(tuán)總部所有員工及管理人員均要求每天在oa上填寫工作日志，并作為員工考核的指標(biāo)之一。<b sty

14、le='color:white;background-color:#00aa00'>2工作日志的數(shù)量結(jié)合考勤記錄的天數(shù)，有與考勤數(shù)據(jù)相符的日志記錄。3每個(gè)工作日17：<b style='color:white;background-color:#00aa00'>20以后在日志記錄中填寫當(dāng)天的工作記錄，重點(diǎn)說(shuō)明當(dāng)日至少三項(xiàng)主要工作情況。4工作日志由直接上級(jí)簽閱，執(zhí)行總裁及總裁可以抽查所有員工的日志。簽閱時(shí)，可以簽署意見、指示等。5工作日志除達(dá)到每天及時(shí)記錄的要求，還需要能夠準(zhǔn)確、客觀的反映當(dāng)天重要工作情況，以便為以后的工作回憶提供幫助。6工作日志

15、記錄當(dāng)天重要工作的情況，由公司監(jiān)察室根據(jù)日志與要求的吻合情況給予考核，如果記錄特別差的，公司監(jiān)察室第一次提出改正意見，提醒當(dāng)事人及時(shí)的改正，不能及時(shí)改正的，給予一定經(jīng)濟(jì)處罰。7原則上工作日志均須當(dāng)日完結(jié)，特殊情況允許在次日完成補(bǔ)記工作。oa系統(tǒng)上的月度計(jì)劃、月度總結(jié)模塊的填寫要求按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。消息中心使用要求1 消息中心是日常工作交流工具，不許發(fā)送與工作無(wú)關(guān)的信息。<b style='color:white;background-color:#00aa00'>2 除網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)不能正常使用外，要求所有的員工工作方面的事項(xiàng)全部通過(guò)消息中心系統(tǒng)交流，有據(jù)可查，明確

16、責(zé)任。3要求所有員工定期到“消息中心”中查看消息，及時(shí)查看已經(jīng)收到的消息。知識(shí)發(fā)布要求公司鼓勵(lì)員工將工作中積累的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)及處理辦法寫成書面的文檔發(fā)布到知識(shí)中心的相應(yīng)版塊中。公司新聞的發(fā)布要求公司鼓勵(lì)員工將發(fā)生在身邊有意義的人與事寫出來(lái)提交到公司新聞中。員工建檔要求新員工入職后的一周內(nèi)要求本人填寫好個(gè)人資料詳細(xì)檔案，信息變動(dòng)后要即時(shí)更新。通知與待閱要求員工必須及時(shí)查看通知與待閱欄內(nèi)的文件，特別是通知文件，及時(shí)閱讀，如因未閱讀造成不良后果，由本人承擔(dān)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)oa系統(tǒng)使用及信息查詢規(guī)范1日常檢查部門經(jīng)理以上人員，每天下班后或第二天上班后，必須要查看下屬員工的日志，信息交流、客戶關(guān)系記錄，及時(shí)掌握員工

17、工作狀況。如果檢查中發(fā)現(xiàn)員工的工作有偏差，上級(jí)必須及時(shí)給予指正。如果因此造成工作延誤，上級(jí)要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。特別是在檢查中發(fā)現(xiàn)員工的工作需要其它部門協(xié)助，上級(jí)要積極幫助員工與其它部門協(xié)調(diào)工作。<b style='color:white;background-color:#00aa00'>2日常工作任務(wù)布置通過(guò)“創(chuàng)建任務(wù)”將要求員工完成的工作在系統(tǒng)中布置任務(wù)給相關(guān)人員，并在任務(wù)管理中進(jìn)行查看檢查。3日常流程審批（1）對(duì)各類流程申請(qǐng)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審批，保障流程正常流轉(zhuǎn)。（<b style='color:white;background-color:#00aa00

18、'>2）執(zhí)行公司制度，通過(guò)系統(tǒng)協(xié)同審批模塊發(fā)起自己需要經(jīng)過(guò)審批的相關(guān)流程。（3）如果因未及時(shí)審批、提交相關(guān)流程而造成工作延誤，根據(jù)造成損失按比例對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處罰。在使用oa系統(tǒng)時(shí)需要上傳附件的，要求附件容量大小不得超過(guò)<b style='color:white;background-color:#00aa00'>20m，如果附件確實(shí)較大的，可通過(guò)其它方式發(fā)送。使用系統(tǒng)時(shí)，所有涉密信息不得轉(zhuǎn)發(fā)至無(wú)關(guān)人員，公文流轉(zhuǎn)嚴(yán)格按范圍進(jìn)行流轉(zhuǎn)，嚴(yán)禁擴(kuò)大范圍，也不得存儲(chǔ)在與該系統(tǒng)無(wú)關(guān)的介質(zhì)內(nèi)。禁止安裝與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)絡(luò)軟件，禁止安裝搜狗、搜狐等快捷搜索欄等網(wǎng)絡(luò)輔助工具。

19、安全保障oa系統(tǒng)的推廣應(yīng)用由集團(tuán)行政管理中心進(jìn)行檢查考核，對(duì)長(zhǎng)期不使用oa系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)、或數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的，按處罰規(guī)定處理。嚴(yán)禁外來(lái)人員未經(jīng)允許進(jìn)入oa系統(tǒng)，若有違反而導(dǎo)致病毒向公司內(nèi)部傳播或公司商業(yè)秘密向外部傳播而造成公司損失的，將根據(jù)公司規(guī)定給予相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。偵測(cè)、盜用、冒用他人賬號(hào)和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫(kù)信息，遺失或泄漏賬號(hào)、密碼等安全認(rèn)證信息，其處罰見考核制度。聯(lián)入oa系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)，應(yīng)安裝殺毒軟件。使用外來(lái)磁盤應(yīng)檢測(cè)，以防病毒入侵。文檔管理員應(yīng)對(duì)文件資料的保密性、正確性、完整性、發(fā)布范圍負(fù)責(zé)，不得將涉密信息、帶病毒文檔錄入oa系統(tǒng)。使用系統(tǒng)時(shí)，所有涉

20、密信息不得在該系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布，也不得存儲(chǔ)在與該系統(tǒng)無(wú)關(guān)的計(jì)算機(jī)中。應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全保密知識(shí)教育，遵守保密紀(jì)律與保密規(guī)定。不得利用電子系統(tǒng)從事危害國(guó)家安全、泄露國(guó)家秘密的違法犯罪活動(dòng)；不得復(fù)制和傳播妨礙社會(huì)治安或淫穢色情信息，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將提交公安機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。系統(tǒng)出現(xiàn)異常，造成數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不完整、軟件故障、數(shù)據(jù)丟失，影響系統(tǒng)完整運(yùn)行的，應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)行政管理中心反饋。信息傳輸工作應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)管理制度，遵循統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范。接收的信息，應(yīng)按照時(shí)限要求辦理；發(fā)送的重要信息應(yīng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批。員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)操作規(guī)程。對(duì)不遵守規(guī)程、影響信息傳輸工作正常運(yùn)行的員工予以通報(bào)批評(píng)；造成事故的，應(yīng)追究有關(guān)

21、人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。密級(jí)文件不進(jìn)入系統(tǒng)，按照現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)方式處理；電子文件嚴(yán)格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批仍按公司公文管理辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。機(jī)房作為oa系統(tǒng)的中樞，原則上不允許外來(lái)人員進(jìn)入，確須進(jìn)入的，需由系統(tǒng)管理員陪同，全體員工均有義務(wù)保護(hù)機(jī)房?jī)?nèi)所有設(shè)備的安全。應(yīng)急處理系統(tǒng)出現(xiàn)故障，導(dǎo)致電子公文與信息無(wú)法在系統(tǒng)中進(jìn)行正常交換的，應(yīng)及時(shí)通知系統(tǒng)管理員。由系統(tǒng)管理員盡快組織有關(guān)單位查明原因，排除故障，并在<b style='color:white;background-color:#00aa00'>24小時(shí)內(nèi)做出響應(yīng)。若<b style='color:white;background-color:#00aa00'>24小時(shí)內(nèi)仍未排除故障，造成系統(tǒng)不能正常運(yùn)行的，由集團(tuán)行政管理中心提出解決辦法，同時(shí)報(bào)告集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并以紙質(zhì)文件的方式通知使用單位，保障公文與信息交換工作的正常運(yùn)行。系統(tǒng)運(yùn)行中遇到的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員反饋。處罰規(guī)定對(duì)處理oa系統(tǒng)流程或協(xié)同工作延誤而造成工作積壓的情況，按以下標(biāo)準(zhǔn)處罰：一個(gè)月