文書檔案管理辦法

1、文書檔案管理方法為標(biāo)準(zhǔn)公司文書檔案管理，保證公司重要檔案資料的完整性，充 分發(fā)揮公司文檔的作用，制定本方法。一、公司文書檔案管理的范圍一公司收取的上級機(jī)關(guān)和有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的公文；二以公司名義編號制發(fā)的公文；三公司營業(yè)執(zhí)照，法人代碼證書、營業(yè)資質(zhì)證書及有關(guān)申請、 批準(zhǔn)和變更文件；四公司業(yè)務(wù)工程檔案包括工程立項資料及合同；五公司人事及財務(wù)檔案；六公司分支機(jī)構(gòu)和下屬單位的設(shè)立，變更及有關(guān)重要資料；七其他反映公司歷史及重要經(jīng)營活動的資料。二、公司文書檔案管理的根本要求一公司文書檔案由綜合管理部負(fù)責(zé)。二所有文書檔案要求資料完整、存放有序、查閱使用方便快 捷。三符合保密工作規(guī)定，嚴(yán)防泄漏國家機(jī)密和商

2、業(yè)秘密。四出現(xiàn)檔案喪失、泄密等情況那么追究責(zé)任人和其主管領(lǐng)導(dǎo)的 管理責(zé)任或法律責(zé)任。三、文件的收回和清理一交各部門和個人傳閱、辦理的文件，傳閱和辦理完畢后， 應(yīng)及時退回綜合管理部。因工作需要辦理時間超過兩周以上的應(yīng)辦理 借閱手續(xù)。二年底前，各部門和借閱辦理文件的個人應(yīng)對文件進(jìn)行一次 清理，將借閱文件統(tǒng)一退回綜合管理部。如需跨年度辦理的，應(yīng)辦理 續(xù)借手續(xù)，或留復(fù)印件，將原件退回。四、立卷和歸檔每年初，綜合管理部將上一年的公文進(jìn)行綜合整理，按照上級機(jī) 關(guān)發(fā)文、綜合、人事、財務(wù)、業(yè)務(wù)等分類立卷，填寫卷內(nèi)目錄后歸檔五、查閱因業(yè)務(wù)需要查閱公司文書檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理借閱手 續(xù)，借閱時間一般不超過一

3、周。六、文件銷毀一年底前綜合管理部清理文件時，可根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公 司管理、業(yè)務(wù)工作的實際對需銷毀的文件進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。二一般業(yè)務(wù)工程資料，工程執(zhí)行完畢二年后，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、 綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后可銷毀。三銷毀文件需列清單，由經(jīng)辦部門和綜合管理部二人以上在 場銷毀。七、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理一各分支機(jī)構(gòu)檔案管理的范圍按照本方法第一條執(zhí)行。二各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作要明確由專人負(fù)責(zé)，并根據(jù)本 方法制定相應(yīng)的檔案管理方法。責(zé)任人要按照檔案管理的根本要求及 檔案的收回、清理、立卷、歸檔、查閱、文件銷毀等規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。三總公司定期對分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行檢查。四由于檔案責(zé)任人的原因，導(dǎo)致公司或該分支機(jī)構(gòu)的重要文 件資料喪失、泄密等情形，那么追究責(zé)任人