采購部規(guī)章管理制度

1、采購部規(guī)章管理制度選購部規(guī)章管理制度一、總那么為加強(qiáng)選購工作的管理,進(jìn)步選購工作的效率,制定本制度。全部的選購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為根據(jù)開展工作。選購部應(yīng)當(dāng)依據(jù)公司的選購懇求、庫存原材料的種類、數(shù)量,考慮物資材料供求形勢、供給商的交貨期與供貨率、運(yùn)輸時間等因素,科學(xué)確定選購時間、選購批量、選購批次與報價,確保物資材料的準(zhǔn)時供給,保證公司經(jīng)營可以持續(xù)進(jìn)展及選購的最正確經(jīng)濟(jì)效益。二、目的作用1、作為選購部開展工作的標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)。2、作為公司領(lǐng)導(dǎo)考核選購部工作業(yè)績的衡量根據(jù)。3、作為選購部人員工作中互相監(jiān)視與協(xié)作協(xié)作的根據(jù)。三、選購部崗位職責(zé)1、廉潔奉公,不徇私舞弊,不違法亂紀(jì),節(jié)儉節(jié)省,講究職業(yè)

2、道德。2、建立材料選購供給渠道,進(jìn)展供給商的擇優(yōu)選擇。建立堅(jiān)固、牢靠的供給基地,并不斷進(jìn)展新產(chǎn)品、新材料供給商的查找、資料搜集及開發(fā)工作,以保證材料供給的不連續(xù)性。3、選購員在工作中要多跑、多比照、多總結(jié),邊學(xué)習(xí)邊理論不斷進(jìn)步自己的選購業(yè)務(wù)程度。4、負(fù)責(zé)物料訂購及交期掌握,主動追蹤未完成選購料件,準(zhǔn)時處理各種異樣狀況,確保選購方案能如期、如質(zhì)、如量的完成。5、加強(qiáng)與用法材料部門的聯(lián)絡(luò),掌握好各部門所需的各種材料確保生產(chǎn)及銷售能順當(dāng)進(jìn)展。6、在購進(jìn)材料時發(fā)生質(zhì)量、數(shù)量異樣狀況下,應(yīng)馬上實(shí)行緊急措施,并與有關(guān)部門進(jìn)展協(xié)商處理。7、每年度對原有合格供方進(jìn)展復(fù)審,淘汰不合格的供給商。8、準(zhǔn)時跟蹤把握原

3、材料市場價格行情改變及品質(zhì)狀況,以提升產(chǎn)品品質(zhì)及降低選購本錢。9、大宗材料選購必需要求供給商供應(yīng)合格證明,嚴(yán)禁購進(jìn)質(zhì)量不合格材料,同時監(jiān)控材料用法情況,掌握不合理材料的選購與鋪張的狀況發(fā)生。10、負(fù)責(zé)與供給商以及其她部門的協(xié)調(diào)工作,幫助檢驗(yàn)部做好進(jìn)貨以及檢驗(yàn)事宜。11、定期匯總所進(jìn)的選購資料,幫助財(cái)會進(jìn)展本錢核算。12、主動參加緊急的、臨時的選購工作。13、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其她任務(wù)。四、選購原那么1、詢價比價原那么物品選購必需有三家以上供給商供應(yīng)報價,在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后效勞、資信、客戶群等因素的根底上進(jìn)展綜合評估,并與供給商進(jìn)一步議定最終價格,臨時性應(yīng)急購置的物品除外。2、全都性原

4、那么選購人員定購的物品必需與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量全都。在市場條件不能滿足請購部門要求或本錢過高的狀況下,選購人員須準(zhǔn)時反應(yīng)信息供申請部門更改請購單或作參加。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單全都,經(jīng)審核后,差值不得超過請購量的510%。3、低價搜尋原那么:選購人員隨時搜集市場價格信息,建立供給商信息檔案庫,理解市場最新動態(tài)及最低價格,實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化選購。4、廉潔原那么(1)自覺維護(hù)企業(yè)利益,努力進(jìn)步選購物品質(zhì)量,降低選購本錢。(2)廉潔自律,不收禮,不受賄,不承受吃請,更不能向供給商伸手。(3)嚴(yán)格按選購制度與程序辦事,自覺承受監(jiān)視。(4)加強(qiáng)學(xué)習(xí),廣泛把握與選購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工

5、藝、新設(shè)備及市場信息。(5)工作仔細(xì)認(rèn)真,不出過失,不因自身工作失誤給公司造成損失。5、招標(biāo)選購原那么凡大宗或常常用法的物品,都應(yīng)通過詢議價或招標(biāo)的形式,由企管、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門共同參加,定出一段時間內(nèi)(一年或半年)的供給商、價格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化選購程序,進(jìn)步工作效率。對于價格隨市場改變較快的物品,除縮短招標(biāo)間隔時限外,還應(yīng)隨時把握市場行情,調(diào)整選購價格。6、審計(jì)監(jiān)視原那么選購人員要自覺承受財(cái)務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)對選購活動的監(jiān)視與質(zhì)詢。對選購人員在選購過程中發(fā)生的違紀(jì)違法的行為,公司有權(quán)對相關(guān)人員按照公司員工獎懲制度等進(jìn)展懲罰直至追究其法律責(zé)任。五、選購流程(一)選購申請與審核1、請購經(jīng)辦人員應(yīng)

6、依據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營的實(shí)際需要,依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算,參酌庫存狀況開立請購單,請購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價格、用處等;假設(shè)涉及技術(shù)指標(biāo)的,須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。選購量以滿足每周用法為標(biāo)準(zhǔn),個別狀況除外,但一次不應(yīng)超過每月選購量。2、需求日期一樣,屬同一供給廠商供給的物資商品,請購部門應(yīng)以請購單附清單,一單多品方式提出請購。3、請購單由各部門領(lǐng)導(dǎo)審核經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后遞交選購部門選購。各審核環(huán)節(jié)對選購申請?zhí)岢鲎h異者,應(yīng)準(zhǔn)時將看法反應(yīng)給選購申請部門。4、緊急請購時,由請購部門填寫緊急請購單并在“說明欄注明緣由,以急件遞送;選購部門收到緊急請購單后應(yīng)優(yōu)先處理。5、遇公司生產(chǎn)

7、、生活急需的物資,可以電話或其她形式請示公司總經(jīng)理口頭審批,征得同意后提報選購部門,簽字確認(rèn)手續(xù)在后期按選購流程補(bǔ)齊。6、無法按請購部門的需求日期到貨的物資,選購經(jīng)辦須準(zhǔn)時反應(yīng)給請購部門。(二)請購遞交1、請購經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由請購部門委派一名專業(yè)人員伴隨選購,以防選購失誤;請購部門的專業(yè)人員僅作選購物資檢驗(yàn),不得為選購經(jīng)辦人員指定供給商。2、假設(shè)請購部門無法委派專業(yè)人員伴隨選購,那么應(yīng)在遞交請購單時同負(fù)責(zé)選購人員具體溝通選購物資的規(guī)格、參數(shù)及其它技術(shù)指標(biāo),務(wù)必保證選購物資的精確性。(三)請購撤銷1、請購的撤銷應(yīng)馬上由請購部門通知選購部門停頓選購,同時于請購單(選購)聯(lián)加蓋紅色“撤銷的戳記及注

8、明撤銷緣由。2、選購部門辦妥撤銷后,將原請購單退回請購部門。3、原請購單未能撤銷時,選購部門應(yīng)準(zhǔn)時通知原請購部門。(四)選購作業(yè)處理期限選購部門應(yīng)依選購地區(qū)及市場供需,分類制定商品選購作業(yè)處理期限,通知各有關(guān)部門以便參考,遇有變更時,應(yīng)馬上修正。1、單次選購金額預(yù)算在1萬元以下的零散選購工程,如無特別物資,選購周期不超過5天。2、單次選購金額預(yù)算在1萬元以上20萬元以下的工程由選購部進(jìn)展比價選購,選購周期不應(yīng)超過15天。3、單次選購金額預(yù)算在20萬元以上100萬以下的工程選購部自行招標(biāo)選購,選購周期不應(yīng)超過40天。4、單次選購金額預(yù)算在100萬元以上的工程可托付招標(biāo)公司代理招標(biāo),選購周期不應(yīng)超

9、過60天。五詢價1、選購經(jīng)辦人員接獲請購單后應(yīng)依請購案件的緩急,并參考市場行情及過去選購記錄或廠商供應(yīng)的資料,進(jìn)展詢價并填寫詢價記錄表,按低價原那么進(jìn)展選購。2、選購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急選購案件,主管應(yīng)馬上指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價,待接到請購單后,按一般選購程序優(yōu)先辦理。3、詢價前應(yīng)仔細(xì)批閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,理解圖紙及其技術(shù)要求,遇到問題應(yīng)準(zhǔn)時的與請購部門溝通。4、全部選購工程必需向生產(chǎn)廠家或效勞商挺直詢價,原那么上不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價;除經(jīng)核準(zhǔn)得以電話詢價之外,另需精選3家以上的供給商進(jìn)展比價或經(jīng)分析后議價。5、假設(shè)廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或

10、屬代用品者,選購經(jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于請購單上予以注明,需經(jīng)用法部門或請購部門審批前方可連續(xù)選購流程,并盡可能供應(yīng)樣品供用法部門確認(rèn)。6、樣品供應(yīng)與確認(rèn):(1)假設(shè)須進(jìn)展樣品供應(yīng)與確認(rèn)的,須確定送樣周期,由選購經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)追蹤,收到樣品后,須第一時間送交需求部門進(jìn)展確認(rèn),必要時需會同財(cái)務(wù)部等部門相關(guān)人員予以確認(rèn)。(2)對于需要保存樣品的,須作封樣處理,以便日后作收貨比擬。7、詢價時對于一樣規(guī)格與技術(shù)要求,應(yīng)對不同品牌進(jìn)展詢價;至少對5家以上的供給商進(jìn)展詢價。8、比價選購或招標(biāo)選購應(yīng)以具體的詢價表或擬定完好的招標(biāo)文件格式進(jìn)展詢價。9、選購經(jīng)辦人員在詢價時遇到特別狀況應(yīng)準(zhǔn)時報請上級領(lǐng)導(dǎo)批示。(六)

11、比價、議價1、收到供給商第一次報價或進(jìn)展開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報狀況,設(shè)定議價目的或抱負(fù)中標(biāo)價格。2、對于合格供給商的價格程度進(jìn)展市場分析,就是否其她廠商的價格最低,所報價格的綜合條件更加突出。3、要弄清供給商報價就是否含稅,并確認(rèn)供給商能否開具增值稅專用發(fā)票,對能開具增值稅專用發(fā)票的供給商應(yīng)優(yōu)先考慮;對廠商的供給力量,交貨時間及產(chǎn)品或效勞質(zhì)量進(jìn)展確認(rèn)。4、比價選購或招標(biāo)選購所邀請的單位均應(yīng)具備肯定資質(zhì)與實(shí)力,具有供應(yīng)或完成我公司所需物資與工程的力量;重要工程應(yīng)通過肯定的方法對目的單位的實(shí)力、資質(zhì)進(jìn)展驗(yàn)證與審查,如通過進(jìn)展實(shí)地考察理解供給商的各方面的實(shí)力等。5、參考目的或抱負(fù)中標(biāo)價格與擬合作單位

12、或擬中標(biāo)單位進(jìn)展價格及條件的進(jìn)一步會談。6、除固定資產(chǎn)外,單次選購金額在1萬元以下工程可自行選購;單次選購金額預(yù)算在1萬元以上的全部工程都應(yīng)邀請至少5家上的供給商參加比價或招標(biāo)選購;單次選購金額預(yù)算在20萬元以上100萬元以下的工程應(yīng)由選購部組織招標(biāo),公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加監(jiān)視;單次選購金額預(yù)算價格在100萬元以上的工程由公司領(lǐng)導(dǎo)打算就是否托付第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)。(七)比價、議價結(jié)果匯總1、比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同意前方可匯總。2、比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)根據(jù)招標(biāo)匯總表的格式完好列出報價、工期、付款方式及其她價格條件、列出擬選用單位及選用理由,根據(jù)肯定挨次逐一審核。3、如比價、議價結(jié)果

13、未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核,應(yīng)進(jìn)展修改或重新處理。(八)、選擇供給商選購人員須建立供給商信息臺帳并準(zhǔn)時完善更新,供給商應(yīng)從以下幾點(diǎn)動身擇優(yōu)選擇:(1)具有合法經(jīng)營主體;(2)具有相應(yīng)資質(zhì)的供給商;(3)具有良好的信譽(yù);(4)具有良好的品質(zhì)、交貨期、價格、效勞等條件。(九)簽定合同選購買賣條件一經(jīng)協(xié)議后,即可由雙方將協(xié)議詳情、權(quán)利與義務(wù)在書面協(xié)議書上具體記載簽訂合同,以獲得法律的保障。選購合同通常由主要條款、根本條款、附件三局部組成。1、主要條款包含合同雙方名稱、地址,合同編號,法定代表人或代理人姓名,合同文本份數(shù),有效期限,簽訂時間、簽訂地點(diǎn)及合同雙方當(dāng)事人的簽名蓋章。2、根本條款留意事項(xiàng)(1)選購物

14、品、工程的名稱、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙就是合同不行分割的局部;(2)質(zhì)量條款中應(yīng)留意產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),明確規(guī)定供方對產(chǎn)品質(zhì)量的條件、期限及檢驗(yàn)的期限,成套產(chǎn)品還要規(guī)定對附件的質(zhì)量要求;(3)缺陷責(zé)任條款中選購方應(yīng)就選購物資的合格保證期進(jìn)展會談,應(yīng)考慮由誰來支付與處理缺陷物品、包裝與將物品運(yùn)回供給商處等有關(guān)的費(fèi)用與附帶本錢;(4)價格條款中應(yīng)留意貨幣單位,如涉及國際選購的還應(yīng)留意匯率改變,考慮匯率改變對合同的影響;(5)應(yīng)留意選購物資的包裝標(biāo)準(zhǔn)。產(chǎn)品包裝要按國家標(biāo)準(zhǔn)或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行,沒用國家或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)的可按雙方商定的包裝標(biāo)準(zhǔn)在合同中寫明;(6)選購物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)按國家規(guī)定的計(jì)量方法執(zhí)行,特別狀況可按合同規(guī)定計(jì)量方法執(zhí)行。質(zhì)量驗(yàn)收所采納的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與檢驗(yàn)方法,都必需在合同中明確規(guī)定,并寫明檢驗(yàn)的地點(diǎn)及提出異議的期限。3、選購方在簽訂合同時的留意事項(xiàng)及規(guī)定(1)如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的,買賣雙方都應(yīng)留意保密責(zé)任;(2)擬定合同條款時肯定要將各種風(fēng)險降低到最低;(3)為防止合同工程量追加或追加無根據(jù),打包選購時要求供貨方供應(yīng)分項(xiàng)報價清單(4)遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點(diǎn)的狀況時務(wù)必請廠商派代表來場幫助清點(diǎn);(5)質(zhì)保期肯定要明確從什么時候開頭,并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期;(6)具體商定發(fā)票的類型及供應(yīng)