檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)探析

1、檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)探析檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)探析【摘要】本文通過對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化的涵義和意義分析, 進(jìn)一步闡述了在科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展的今天，如何利用現(xiàn)代技術(shù)，改 變傳統(tǒng)的檔案管理工作的模式，加快檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理工作；現(xiàn)代化建設(shè)隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng) 域。大容量信息存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn) 行檔案管理日益普及。現(xiàn)代化的檔案管理工作以信息技術(shù)的應(yīng)用為支 撐，不但提高了檔案管理工作的效率，減輕了檔案管理工作的任務(wù)量, 方便了檔案信息的查找與使用，同時(shí)還能夠滿足檔案管理工作保密性 的耍求，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作

2、的模式，促進(jìn)了我國(guó)檔案管理工作 質(zhì)的飛躍。那么怎樣提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，已成為當(dāng)今檔 案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。一、檔案管理工作現(xiàn)代化的涵義檔案管理工作現(xiàn)代化，就是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從 過程的角度理解，檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案部門主動(dòng)連接新科學(xué)技 術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)社會(huì)現(xiàn)代化而進(jìn)行的變革傳統(tǒng)檔案歸展現(xiàn)代檔案管 理的過程。它建立在信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜 合檔案信息資源為處理對(duì)象，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集、管理和提供 服務(wù)。通過建立網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)、業(yè)務(wù)管理平臺(tái)和信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn) 檔案信息資源的自動(dòng)化管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存和充分利用。 包括：檔案管理工作觀念

3、現(xiàn)代化、檔案管理工作發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔 案管理工作裝備現(xiàn)代化、檔案管理工作人員現(xiàn)代化等五個(gè)方面。二、檔案管理工作現(xiàn)代化的意義隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)意義上的 檔案管理工作模式，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息化時(shí)代的要求。檔案管理 工作現(xiàn)代化，已是世界上各國(guó)的發(fā)展趨勢(shì)，也是目前我國(guó)眾多檔案館 建設(shè)的冃標(biāo)和方向。為此，通過加強(qiáng)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)，在優(yōu) 化檔案館藏、細(xì)化檔案管理、強(qiáng)化檔案服務(wù)等方面具有特別重要的意 義。1體現(xiàn)了國(guó)家依法治檔的需要國(guó)家的檔案法中已經(jīng)明確規(guī)定：“各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、 團(tuán)體、企事業(yè)單位其它組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度， 便于對(duì)檔案的利用，配備必

4、要的設(shè)施，確保檔案安全，采用先進(jìn)的技 術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化”。因此，可以說隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展 和應(yīng)用，加快檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)，是檔案管理工作發(fā)展的必然 趨勢(shì)，也是國(guó)家依法治檔的需要。2.提高了檔案資料的利用效率隨著國(guó)家的各項(xiàng)事業(yè)迅速發(fā)展，也促進(jìn)了檔案管理t作建設(shè)的發(fā) 展。由于大量的檔案信息資料不斷生成，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式， 已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)工作。而檔案管理工作現(xiàn)代化，給 傳統(tǒng)的檔案管理工作，帶來了生機(jī)和活力。傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔 案信息對(duì)象，給檔案信息的采集、保存和利用帶來費(fèi)時(shí)費(fèi)力、管理成 本高、查詢困難多、資源共享難等諸多問題。檔案管理工作現(xiàn)代化就 是將以往傳統(tǒng)

5、介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié) 省了占地空間，避免物力和人力的浪費(fèi)，提高了檔案的利用率。3 增強(qiáng)了檔案管理的水平檔案管理工作的現(xiàn)代化，有利于提高工作人員的效率，提升業(yè)務(wù) 水平。改變了傳統(tǒng)的檔案管理人員從煩瑣的歸檔、裝訂手工的模式， 實(shí)現(xiàn)檔案管理由單一的實(shí)體管理向信息管理與實(shí)體管理相結(jié)合，由以 體力勞動(dòng)為主向以腦力勞動(dòng)為主轉(zhuǎn)變。通過網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)即吋查詢, 便于檔案管理人員開展各項(xiàng)檔案管理工作，不僅有效地節(jié)約了大量的 人力、物力和財(cái)力，而且大大地提高了檔案管理人員的工作效率和工 作水平。三、檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的具體方法1.不斷更新檔案管理工作的理念傳統(tǒng)的檔案管理的載體形式、

6、工具使用以及管理運(yùn)營(yíng)模式等，已 經(jīng)在檔案管理工作人員以及使用者的頭腦中有很深的印象。傳統(tǒng)形式 有其不可替代的作用，但是在檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)之后，各種檔 案信息的利用方式和存儲(chǔ)形式都有了很大的變化，信息的更新和交換 不斷變化，也存在很多虛擬狀態(tài)的文件和信息資料。檔案管理工作現(xiàn) 代化建設(shè)的第一步就是更新檔案管理人員的工作觀念，就是在實(shí)現(xiàn)檔 案管理現(xiàn)代化、發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)，檔案工作 人員要樹立與現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法相適應(yīng)的思想和觀念、樹 立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，與社會(huì)進(jìn)步相適應(yīng)。在管理科學(xué) 理論的指導(dǎo)下，從實(shí)際出發(fā)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，大膽探索和改革，全面推進(jìn) 科學(xué)管理，

7、形成和強(qiáng)化現(xiàn)代化管理意識(shí)。2 積極構(gòu)建檔案數(shù)字化平臺(tái)按照國(guó)家和地方信息化建設(shè)整體規(guī)劃，加快檔案管理工作的信息 存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)在線化和信息共享化平 臺(tái)建設(shè)。一是加強(qiáng)檔案管理工作現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括計(jì)算機(jī)、 終端服務(wù)器、交換器、調(diào)制解調(diào)器、光纖傳輸系統(tǒng)等基礎(chǔ)的硬件建設(shè)， 不斷提高檔案管理工作的信息化水平。二是應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的記錄 方式和載體形式的轉(zhuǎn)換，充分利用多媒體、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速 掃描、光盤存貯等技術(shù)手段將檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上，并 加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。三是應(yīng)當(dāng)利 用數(shù)字化的存儲(chǔ)手段和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，將分散的數(shù)字化檔案信息

8、資源進(jìn) 行連接，開發(fā)科學(xué)、適用、快捷的檔案檔案管理應(yīng)用軟件及操作系統(tǒng) 軟件，實(shí)行檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，建立圖書館檔案數(shù)字化平臺(tái)。 逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理丁作的現(xiàn)代化。3.建立完善的檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化體系在國(guó)家和地方有關(guān)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，提出符合自身實(shí)際 的檔案信息資源補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)。特別是要采用通用的標(biāo)準(zhǔn)格式來標(biāo)引檔案 資源，完善數(shù)字檔案分布式數(shù)據(jù)庫跨庫檢索，使其適應(yīng)internet環(huán) 境，實(shí)現(xiàn)檔案編碼、目錄和檔案內(nèi)容的一體化。要建立和完善檔案信 息系統(tǒng)的運(yùn)行與監(jiān)控管理的標(biāo)準(zhǔn)化，依據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求, 提出符合自身實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)的信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、運(yùn)行監(jiān)控管 理和維護(hù)管理推廣的補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)

9、。要不斷完善檔案制度機(jī)制建設(shè)，使檔 案管理工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)軌道1。4加強(qiáng)高素質(zhì)、復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)當(dāng)今各行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)鍵都在于人才，加強(qiáng)檔案管理工作現(xiàn)代化建 設(shè)，人才是第一位的、決定性的要素。目前，很多行政企事業(yè)單位， 檔案管理人員多是兼職，專業(yè)化人才比較缺乏，隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊。 因此，要通過檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)，培養(yǎng)一支既精通檔案管理， 乂熟悉信息技術(shù)的一專多能的復(fù)合型人才隊(duì)伍2。一是調(diào)整知識(shí)結(jié) 構(gòu)，掌握多種技能。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化，要求檔案管理工作人 員相應(yīng)的調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，形成一支有較高的知識(shí)化和專業(yè)化水 平的隊(duì)伍。建造多元化知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識(shí)，學(xué)

10、習(xí)和掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)知識(shí)和管理科學(xué)知識(shí),尤其是電了計(jì)算機(jī)、 光學(xué)等學(xué)科知識(shí)，訓(xùn)練和培養(yǎng)出復(fù)合型專業(yè)人才，有效的提高檔案工 作人員的素質(zhì)，適用現(xiàn)代化的需要。二是要注重檔案管理工作人員的 能力培養(yǎng)。要注重培訓(xùn)原來的管理工作人員，提侶口主學(xué)習(xí)新的技能 和理論，讓他們具備工作能力。要引進(jìn)和關(guān)技術(shù)人才，加快人才的進(jìn) 步和素質(zhì)的提升，以此來提高整體工作水平。不斷更新人才的組成結(jié) 構(gòu)，才能將檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)推向新的層次。5.建立完善的檔案信息安全保障措施網(wǎng)絡(luò)化為檔案的管理利用提供了便利條件，但是網(wǎng)絡(luò)的不安全性 也嚴(yán)重制約著檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展。為了保障檔案管理工作的 安全，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全管

11、理。首先，要加強(qiáng)檔案專網(wǎng)和檔案外 網(wǎng)建設(shè)，對(duì)內(nèi)、外網(wǎng)進(jìn)行安全防護(hù)，提高網(wǎng)絡(luò)安全和信息傳輸?shù)姆€(wěn)定 運(yùn)行和安全可靠。按照國(guó)家和地方的整體要求，建設(shè)完善的檔案網(wǎng)絡(luò) 系統(tǒng)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，提高網(wǎng)絡(luò)性能。其次，使用加解密技術(shù)、訪問 控制技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)等手段對(duì)信息的動(dòng)態(tài)傳輸和靜態(tài)存儲(chǔ)以及可 驗(yàn)證的信息交換過程進(jìn)行保護(hù)。加強(qiáng)檢測(cè)工作，包括對(duì)于信息傳輸內(nèi) 容的可控性檢測(cè)、對(duì)違規(guī)與惡意攻擊的檢測(cè)、對(duì)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)弱點(diǎn)的檢 測(cè)、對(duì)信息平臺(tái)訪問過程的甄別檢測(cè)等等，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行能力3 o總之，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起給檔案界提供了一個(gè)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的契 機(jī)。趕上這次浪潮，我們就會(huì)縮短與先進(jìn)國(guó)家的差距，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的 發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會(huì)在新世紀(jì)這張口紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫