電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長期存取的需求分析

1、電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長期存取的需求分析摘要：本文基于美國民事訴訟聯(lián)邦規(guī)那么對電子發(fā)現(xiàn)要求的視角，通過比照分析電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長期存取在現(xiàn)實中關(guān)于用途、元數(shù)據(jù)信息包和信息工作流程信息流、收集歸檔范圍以及人員這幾方面的需求，揭示兩者的主體對象雖然都是電子文件信息，但需求卻迥然不同這一矛盾。最后，提出了對我國電子證據(jù)開展的啟示。關(guān)鍵詞：電子發(fā)現(xiàn)；電子文件長期存??；電子證據(jù)；需求電子發(fā)現(xiàn)E-discovery是指為了在民事或刑事訴訟案件中提供有效證據(jù)，所有對電子信息進行跟蹤、定位、保護與檢索的操作【1】。它是來源于2021年12月美國政府新修訂的民事訴訟聯(lián)邦規(guī)那么FRCP的新要求。新FRCP規(guī)定，企業(yè)

2、律師不僅要在訴訟過程中，而且還要在預(yù)審階段提交電子文檔。如果他們做不到這一點，法官可以判處該公司支付一大筆罰款。另外，按照法律規(guī)定，企業(yè)必須保存相關(guān)數(shù)據(jù)，不得刪除關(guān)鍵的電子郵件和文件。對于電子文件長期存取的概念，美國國會圖書館的數(shù)字資源保存研究認為：電子文件長期存取是持續(xù)收集、選擇和組織最有價值的文化資源和重要資源，并對其進行長期保存，確保其真實性，在相應(yīng)權(quán)利保護下為公眾存取【2】。比照電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長期存取的概念，我們可以了解到，電子證據(jù)其實也是電子文件的另一種表現(xiàn)形式，兩者的主體實質(zhì)上都是電子文件信息。電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長期存取內(nèi)在需求都是保證電子文件信息的可讀性、真實性、完整性和平安

3、性，從主體對象來講，這點是沒有差異的。然而，在現(xiàn)實中，我們發(fā)現(xiàn)，電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長期存取的需求卻不是一致的，沒有統(tǒng)一的標準，同時，在理論研究上，電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長期存取的研究也是各自為政。因此，筆者希望通過對電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長期存取需求的比照分析來說明其中的矛盾，并希望能引起大家的關(guān)注。下文將從用途、元數(shù)據(jù)信息包和信息工作流程信息流、收集歸檔范圍以及人員這四個方面展開說明。1用途需求分析電子發(fā)現(xiàn)來源于美國新修訂的民事訴訟聯(lián)邦規(guī)那么，它是由法律推動而產(chǎn)生的，對電子信息用途需求自然也是為了遵從司法需求。從國外的諸多案例中，我們可以看到很多關(guān)于電子發(fā)現(xiàn)的教訓(xùn)，企業(yè)由于未能在法律訴訟過程中提交足

4、夠的文檔而或多或少地受到了懲罰。由此可見，電子發(fā)現(xiàn)具有明顯的強制性及懲罰性色彩，法規(guī)遵從正是電子發(fā)現(xiàn)的重要原因。例如，賽門鐵克公司名，是信息平安領(lǐng)域全球領(lǐng)先的解決方案提供商，在2021年早些時候?qū)?50名左右的IT專業(yè)人士的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，大約有70%的企業(yè)為了應(yīng)對法律風險，長期保存?zhèn)浞荽艓А?】。而電子文件長期存取作為國家、機構(gòu)、企業(yè)的相關(guān)規(guī)定主要是為了滿足業(yè)務(wù)需求。以2021年美國國會投資建設(shè)的電子文件檔案館ERA系統(tǒng)為例，它是由美國國家檔案與文件管理局負責，進行長期保存美國政府業(yè)務(wù)活動中形成的具有重要歷史價值的文件管理，目的是永久保存聯(lián)邦政府各部門電子文件的真實，并提供便利有效的利用效勞【2

5、】。由此可見，電子文件長期存取在用途需求方面是保證用戶長期存取所用，側(cè)重于滿足業(yè)務(wù)需求，同時包含了在司法方面的需求，這是區(qū)別于電子發(fā)現(xiàn)在用途方面的需求方面針對司法訴訟需求。2元數(shù)據(jù)信息包需求和信息工作流程信息流需求分析2.1元數(shù)據(jù)信息包需求。以O(shè)AIS即開放檔案信息系統(tǒng)OpenArchivalInformationSystem的簡稱參考模型為例，其旨在為基于長期保存目的的信息系統(tǒng)建立一個參考模型和根本概念框架，以維護信息系統(tǒng)中數(shù)字信息的長期保護和可存取。OAIS參考模型的信息包包括了三層元數(shù)據(jù)框架：第一層元數(shù)據(jù)框架，是關(guān)于數(shù)據(jù)對象的元數(shù)據(jù)框架，即表征信息。其作用是說明數(shù)據(jù)對象的特征，以便于顯示

6、和理解數(shù)據(jù)對象，屬于信息對象在物理層面上的技術(shù)元數(shù)據(jù)框架。第二層元數(shù)據(jù)框架，是關(guān)于信息對象的元數(shù)據(jù)框架，即保存描述信息。其作用就是從信息長久保存的角度說明信息對象的特征，以確保信息對象可被確認，并以理解信息對象被創(chuàng)立時所處的環(huán)境，它屬于信息對象在邏輯層面上的長久保存元數(shù)據(jù)框架。第三層元數(shù)據(jù)框架，是關(guān)于信息包的元數(shù)據(jù)框架，其作用是從總體上說明、描述信息包特征的信息，以便用戶確認、定位與檢索信息包，主要是從第二層元數(shù)據(jù)中抽取出來的、用于檢索的元數(shù)據(jù)框架【3】。為了滿足在民事或刑事訴訟案件中能在規(guī)定時間內(nèi)提供有效證據(jù)這一要求，電子發(fā)現(xiàn)面臨的不僅是在海量的數(shù)據(jù)中找到有效信息，而且，還要在規(guī)定的時間內(nèi)找

7、到。這就使電子發(fā)現(xiàn)區(qū)別于普通的歸檔存儲，要求有強大的查找功能【4】。同時，電子發(fā)現(xiàn)必須滿足司法中舉證的功能，即與有效信息相關(guān)的關(guān)聯(lián)部門、關(guān)聯(lián)人員和關(guān)聯(lián)事件等信息都應(yīng)作為有效信息被保存。因此，電子發(fā)現(xiàn)對元數(shù)據(jù)的要求更高，除了OAIS參考模型中提到的表征信息和保存描述信息以外，電子發(fā)現(xiàn)還應(yīng)關(guān)注實體聯(lián)系元數(shù)據(jù)，如文件與文件、文件與人員、文件與業(yè)務(wù)等的關(guān)系【5】。總而言之，電子發(fā)現(xiàn)為了滿足企業(yè)在訴訟進行時對相關(guān)文件查找的高效率性與準確性，要求有強大的查找功能，而元數(shù)據(jù)可以幫助實體更好地保存和組織信息。因此，電子發(fā)現(xiàn)對保存的元數(shù)據(jù)提出了更高的要求，不同于普通歸檔存儲所要求，需要有更進一步的補充和標準。2

8、.2信息工作流程信息流需求。電子發(fā)現(xiàn)在對電子信息進行操作的過程中必須滿足一定的原那么和標準，而原那么和標準的不統(tǒng)一曾經(jīng)使電子發(fā)現(xiàn)舉步維艱。2021年，旨在解決電子發(fā)現(xiàn)原那么不統(tǒng)一及標準斷位的電子發(fā)現(xiàn)參考模型問世，目前，此模型已被業(yè)界廣為傳頌，大多數(shù)企業(yè)也在此模式的指導(dǎo)下管理企業(yè)信息。此模型涉及信息管理、確認、收集、保存、處理、評估、分析、產(chǎn)出及傳遞等九大元素，如下圖所示：電子發(fā)現(xiàn)參考模型圖恰當?shù)男畔⒐芾砟軌驕p輕風險和費用。信息確認：能夠定位潛在電子儲存信息源及信息范圍、廣度和寬度。信息收集：以備信息的進一步利用，如信息處理及評估等。信息保存：防止數(shù)據(jù)的不當更改及毀壞。信息處理：減少數(shù)據(jù)儲存量，

9、如有必要，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成相應(yīng)格式進行評估和分析。信息評估：信息相關(guān)性及重要性分類等評估。信息分析：通過可靠的方法驗證數(shù)據(jù)是否滿足訴訟要求。信息產(chǎn)出：以適當?shù)男畔⒏袷剑眠m宜的信息傳遞機制傳播信息。信息傳遞：以最便捷、易懂的方式按照利用者需求的方式傳遞信息。反觀電子文件長期存取在信息工作流程的需求，以美國企業(yè)檔案管理為例，其具體管理環(huán)節(jié)包括了收集、整理、鑒定、保存/銷毀、利用，對應(yīng)電子發(fā)現(xiàn)參考模型的元素分別是信息收集、信息處理、信息評估、信息保存、信息產(chǎn)出。通過分析電子發(fā)現(xiàn)參考模型與電子文件長期存取在信息工作流程上的差異，可以知道電子文件長期存取關(guān)注的重點在于電子文件的前期階段，即保存信息，并使

10、信息的長期穩(wěn)定性得到保證。而電子發(fā)現(xiàn)關(guān)注的重點在于電子文件的后期階段，即發(fā)現(xiàn)利用信息，為利用者提供所存信息的獲取之道。但是，后期階段的發(fā)現(xiàn)利用需要前期階段的長期保存予以保證，所以，電子發(fā)現(xiàn)在信息工作流程的需求方面既包含了電子文件長期存取的需求，在此根底上，又提出了自己新的需求。3收集歸檔范圍需求分析對于電子文件長期存取而言，由于它的用途需求定位在側(cè)重于滿足國家、企業(yè)、機構(gòu)的業(yè)務(wù)需求，那么，在一定程度上，也就決定了電子文件長期存取的收集歸檔范圍也是圍繞國家、企業(yè)、機構(gòu)的業(yè)務(wù)需求進行收集的。以美國哈佛大學(xué)檔案館為例，哈佛大學(xué)的檔案館是為大學(xué)的行政、學(xué)術(shù)研究和編纂校史效勞的。檔案館保存著自建校以來的

11、重要歷史檔案，這些檔案大體上可以分為行政性文件和學(xué)術(shù)性文件兩大局部。行政性文件是對學(xué)校日常行政工作具有重大參考意義的法律、歷史和行政文件，包括了建立哈佛大學(xué)的法律文件、在1800年以前形成的全部的歷史檔案和1801年后具有重要意義的行政檔案等。學(xué)術(shù)性文件是對學(xué)術(shù)研究效勞方面有重要價值的文件，主要包括了學(xué)校教師和學(xué)生既往的各種學(xué)術(shù)成果，如學(xué)術(shù)論文、哈佛大學(xué)歷年出版的全部書籍和各種出版物等【7】。由于哈佛大學(xué)檔案館保存文件的用途主要是滿足學(xué)校日常行政業(yè)務(wù)和學(xué)術(shù)交流，而不是司法訴訟的要求，所以，歸檔文件的范圍并沒有表達出司法訴訟的需求。但是，如果僅僅是行政性文件和學(xué)術(shù)性文件是無法滿足電子發(fā)現(xiàn)對文件歸

12、檔范圍的需求的。目前，普遍認為，電子發(fā)現(xiàn)文件歸檔范圍除了常規(guī)檔案的歸檔范圍以外，還應(yīng)包括與機構(gòu)重要事件相關(guān)的個人數(shù)據(jù)保全/收集對象物，不僅包括個人使用的電腦、持有的電子媒體，還包括正在訪問的各種郵件效勞器、微軟的共享點或lotusnotes的郵件/數(shù)據(jù)庫等?？傊?，物理存在的關(guān)聯(lián)事件、關(guān)聯(lián)部門和關(guān)聯(lián)員工的數(shù)據(jù)全部作為保全/收集對象物都是電子發(fā)現(xiàn)對文件歸檔范圍的需求8。以電子郵件為例，以往的文件歸檔范圍中并沒有將電子郵件納入到歸檔范圍，但是，電子發(fā)現(xiàn)說明電子郵件已在各種法律訴訟案中得到廣泛應(yīng)用，電子證據(jù)發(fā)現(xiàn)公司ElectronicEvidenceDiscovery的Jessen和Shear曾指出，

13、某公司職員起訴以前所在的公司非法解雇員工，電子證據(jù)發(fā)現(xiàn)公司從被告公司的750000份電子郵件中查找到了證據(jù)，使原告勝訴9。除此以外，電子發(fā)現(xiàn)對文件歸檔范圍的需求不僅包括公共郵件，還包括了與事件相關(guān)的私人郵件。這是有別于電子文件長期存取對文件歸檔范圍的需求。4人員需求分析傳統(tǒng)的文件管理對人員的需求一般是業(yè)務(wù)人員和檔案人員共同完成文件收集、鑒定、保存/銷毀、利用等流程。即使在信息化社會的大背景下，文件多數(shù)以電子信息形式出現(xiàn)的今天，文件管理對人員的需求也逐漸包括了IT管理人員，但是對其的專業(yè)性要求也不是非常高。然而，對電子發(fā)現(xiàn)來說，由于電子發(fā)現(xiàn)越來越多地被企業(yè)所需要，企業(yè)希望從各種類型的電子存儲信息

14、中提取最大的商業(yè)價值，提高整個電子發(fā)現(xiàn)流程的效率，最終降低本錢和風險，同時應(yīng)對電子發(fā)現(xiàn)可能帶來的法律風險。因此，電子發(fā)現(xiàn)對人員的需求不僅包括了業(yè)務(wù)人員、檔案人員，還包括了法律人員以及專業(yè)的IT人員。法律人員將會以法律參謀的角色參與到電子發(fā)現(xiàn)確認、收集和評估的流程中，保障與訴訟關(guān)聯(lián)的信息得以保存，為與企業(yè)相關(guān)的法律案件證據(jù)的搜集提供法律意見8。IT人員會以技術(shù)人員的角色參與到電子發(fā)現(xiàn)處理、產(chǎn)出和傳遞的流程中，保證保存信息的可讀性、真實性、完整性和平安性，以及在規(guī)定的時間內(nèi)最大限度地發(fā)現(xiàn)有效信息。為了滿足企業(yè)運作高效率的特點，以及無法在規(guī)定的時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)有效的信息，企業(yè)有可能會面臨巨額的罰款的風險，

15、IT人員由傳統(tǒng)文件管理中被動地響應(yīng)電子發(fā)現(xiàn)請求，轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極地應(yīng)對風險、制定面向整個企業(yè)機構(gòu)的相關(guān)策略，因此，電子發(fā)現(xiàn)對IT人員的專業(yè)要求非常高?？偟膩碚f，電子發(fā)現(xiàn)管理的主體與電子文件長期存取管理的主體都是電子信息，從本質(zhì)上講，兩者需求應(yīng)該是一致的，但是，由于兩者的側(cè)重點不同而導(dǎo)致需求的不一致。具體的需求矛盾如下表所示：電子發(fā)現(xiàn)與電子文件長期存取的需求矛盾比照表電子發(fā)現(xiàn)電子文件長期存取用途需求側(cè)重于司法需求側(cè)重于業(yè)務(wù)需求元數(shù)據(jù)信息包需求表征信息和保存描述信息，實體聯(lián)系元數(shù)據(jù)表征信息和保存描述信息信息工作流程信息流需求側(cè)重于發(fā)現(xiàn)、利用信息側(cè)重于保存信息歸檔范圍需求除了公共的行政性文件、業(yè)務(wù)性文件，

16、還包括與事件相關(guān)的私人文件公共行政性文件、業(yè)務(wù)性文件人員需求業(yè)務(wù)人員、檔案人員、法律人員以及專業(yè)IT人員業(yè)務(wù)人員、檔案人員5對我國電子證據(jù)開展的啟示2021年，電子證據(jù)在我國新修訂的民事訴訟法中被擬為證據(jù)的新成員，但是，由于目前相關(guān)的法規(guī)制度不健全，產(chǎn)生電子文件的信息系統(tǒng)不標準，電子證據(jù)的可讀性、真實性、完整性無法得到保障。從這點來看，即使電子證據(jù)能被法律界正名，也會得不到廣泛的應(yīng)用。而電子發(fā)現(xiàn)是美國在電子證據(jù)采集方面的法規(guī)要求，是對保護電子證據(jù)擁有法律證明力的具體實踐。從美國電子發(fā)現(xiàn)的經(jīng)驗中，我們可以得到以下幾點啟示：首先，加快推進相關(guān)法規(guī)制度建設(shè)。隨著信息化的加劇，電子文件已經(jīng)成了絕大局部

17、文件的主要形式，電子證據(jù)的正名是大勢所趨。雖然，我國的?民事訴訟法?、?刑事訴訟法?和?行政訴訟法?中都規(guī)定了“視聽材料是證據(jù)中的一個種類，電子文件可以歸入此類中，但是，法律中并沒有明確“視聽材料的定義、分類和標準等10。正是因為我國法律對電子文件界定的不明確，使得電子文件的證據(jù)性無法可依。只有從法律上明確地確定電子文件作為證據(jù)的地位，并對判斷其證據(jù)效力的客觀標準作出規(guī)定，電子證據(jù)才不至于有效而不被人們重用。其次，加強電子文件的標準化管理。電子證據(jù)即便能被正名，但是，如果無法保證電子文件在取證前的可用性、真實性、完整性和平安性，那一切都將只是空談。要保證電子文件能成為“呈堂證供，具有法律上認可

18、的證明力，需要有完善的電子文件管理標準和標準保障電子文件在產(chǎn)生、管理、利用等一系列流程中保持其原始狀態(tài)不被惡意修改。這就要求制定統(tǒng)一的電子文件管理標準和標準予以保障，包括了人員、政策、硬件、軟件、文件的產(chǎn)生和收集等各方面。最后，統(tǒng)一電子證據(jù)與電子文件長期存取的需求。美國電子發(fā)現(xiàn)的經(jīng)驗告訴我們，電子證據(jù)與電子文件長期存取的需求是統(tǒng)一的。電子發(fā)現(xiàn)是電子文件長期存取的具體應(yīng)用；而電子文件長期存取那么是電子發(fā)現(xiàn)的具體措施、技術(shù)手段和現(xiàn)實保障。兩者的需求不應(yīng)該彼此割裂，更不應(yīng)該獨立存在和開展。只有電子文件長期存取功能無法滿足電子發(fā)現(xiàn)的需求；反之，只有電子發(fā)現(xiàn)的功能也無法保障電子文件長期存取。在推動電子證據(jù)開展的道路上，我們要構(gòu)建一個既能滿足電子證據(jù)需求又能滿足電子文件長期存取需求的、統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)體系框架。參考文獻：【1】WatchStor .電子發(fā)現(xiàn)為何重要EB/OL.2021-7-7.：/tech.watchstor /backup-and-archiving-113777.htm.【2】李麗云.國外數(shù)字資源長期保存研究J.蘭臺世界