辦公室文秘人員如何寫好公文類工作總結(jié)

1、辦公室文秘人員如何寫好公文類工作總結(jié) 工作總結(jié)雖然不是國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法規(guī)定的公文種類之一，但它的使用頻率之高卻是許多正式公文所無法相比的?？梢哉f，寫好總結(jié)這一常用文體是政府系統(tǒng)各級(jí)辦公室文秘人員的一項(xiàng)根本功。下面是職場收集的辦公室文秘人員如何寫好公文類工作總結(jié)，歡送大家閱讀。 工作總結(jié)，通常叫總結(jié)，是通過對(duì)以往工作的回憶、反思和分析研究，找出成績與問題、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，得出規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，用以指導(dǎo)今后工作實(shí)踐的一種應(yīng)用文體。總結(jié)所要解決和答復(fù)的，是某一時(shí)期的工作中已經(jīng)做了什么，如何做的，有什么經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。它要求把零星的、淺薄的、外表的、感性的認(rèn)識(shí)，上升到全面的、系統(tǒng)的、本質(zhì)的、理性的認(rèn)識(shí)。由此

2、可見，總結(jié)的實(shí)質(zhì)就是運(yùn)用辯證唯物主義的觀點(diǎn)，把過去的工作實(shí)踐提升到理論高度予以認(rèn)識(shí)的寫作活動(dòng)。 總結(jié)具有以下特點(diǎn)： 第一，自我性?？偨Y(jié)是人們自身實(shí)踐的產(chǎn)物。它以客觀評(píng)價(jià)自身工作活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)為目的，以回憶自身工作情況為根本內(nèi)容，以自身工作實(shí)踐的事實(shí)為材料，其總結(jié)歸納出來的理性認(rèn)識(shí)反映的是自身工作實(shí)踐的規(guī)律。因此，自我性是總結(jié)的最本質(zhì)特點(diǎn)。它要求總結(jié)的內(nèi)容必須真實(shí)，總結(jié)的材料要自身實(shí)踐，不能東拼西湊、添枝加葉;總結(jié)的觀點(diǎn)必須恰如其分，只能是從自身實(shí)踐活動(dòng)中抽象出來的認(rèn)識(shí)，不能任意粉飾、拔高。 第二，歸納性?？偨Y(jié)應(yīng)當(dāng)忠實(shí)于自身工作實(shí)踐活動(dòng)。但是，總結(jié)不是對(duì)工作實(shí)踐作簡單的復(fù)制，完全照搬工作實(shí)踐活

3、動(dòng)的全過程，而是通過對(duì)實(shí)踐活動(dòng)的回憶，對(duì)實(shí)踐作本質(zhì)的概括。它不僅要反映工作做得“怎么樣”，而且還要說明“為什么”這樣做，今后應(yīng)當(dāng)“怎么做”。要在回憶工作實(shí)踐活動(dòng)全過程的根底上，對(duì)工作中的成績與問題、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)進(jìn)行分析研究，把感性認(rèn)識(shí)上升為理性認(rèn)識(shí)，歸納出能夠反映事物本質(zhì)的規(guī)律。這也正是總結(jié)的價(jià)值所在。 三，群眾性。無論哪一個(gè)部門、哪一個(gè)單位的總結(jié)，都要集中反映群眾的工作實(shí)踐，反映群眾創(chuàng)造的成績和經(jīng)驗(yàn)。 第四，證明性。就是說總結(jié)的根本表達(dá)手段是被動(dòng)的(嚴(yán)格地說是證明)，它要用自身實(shí)踐活動(dòng)中的真實(shí)的、典型的材料來證明所得出的各個(gè)判斷的正確性。 毛澤東同志曾經(jīng)指出：“在生產(chǎn)斗爭和科學(xué)試驗(yàn)的范圍內(nèi)，人

4、類總是不斷開展的，自然界也總是不斷開展的，永遠(yuǎn)不會(huì)停止在一個(gè)水平上。因此，人類總得不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有所發(fā)現(xiàn)，有所創(chuàng)造，有所創(chuàng)造，有所前進(jìn)?！边@是對(duì)總結(jié)作用的精辟論述。 概括起來，總結(jié)具有以下作用： 第一，可以全面、系統(tǒng)、客觀地對(duì)以往工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，做到“心中有底”。 第二，通過總結(jié)，可以肯定成績、發(fā)現(xiàn)問題，分析成功與失敗的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)客觀事物的開展規(guī)律，制訂出更加切實(shí)可行的方針、政策、方案，指導(dǎo)今后的工作。 第三，可以提高我們的工作水平和領(lǐng)導(dǎo)能力。通過總結(jié)可以為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供情況和經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，以便領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)從實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)科學(xué)管理，更好地指導(dǎo)工作。特別是對(duì)典型經(jīng)驗(yàn)、先進(jìn)做法進(jìn)行總結(jié)推廣，可

5、以對(duì)面上工作起到促進(jìn)作用。 總結(jié)的類別，有許多劃分方法，但從總結(jié)涉及的范圍來看，可以分為兩類。 一是全面總結(jié)。也叫綜合總結(jié)，這是對(duì)某一個(gè)單位、部門、系統(tǒng)或地區(qū)某一階段各個(gè)方面工作的全面總結(jié)、內(nèi)容廣泛、注重全局。如xx市人民政府xx年度工作總結(jié)，就需對(duì)經(jīng)濟(jì)開展、社會(huì)事業(yè)、機(jī)關(guān)建設(shè)等多個(gè)方面進(jìn)行總結(jié)。綜合總結(jié)內(nèi)容比擬全面，但并不是必須面面俱到，而應(yīng)選擇成績最顯著、經(jīng)驗(yàn)最突出或?qū)θ止ぷ髯钪匾哪硯讉€(gè)方面去總結(jié)。 二是專題總結(jié)。也叫專題經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。這是對(duì)某一方面工作、某項(xiàng)任務(wù)，或者工作中的某個(gè)突出問題作的專門總結(jié)。這種總結(jié)在實(shí)際工作中使用得也比擬多，它要求內(nèi)容集中、重點(diǎn)突出、針對(duì)性強(qiáng)。如市政府辦公室曾

6、為市政府原秘書長xxx寫過一篇署名文章，題目是堅(jiān)持兩全一高指導(dǎo)思想深入開展三無一有競賽活動(dòng)，發(fā)表在秘書工作上。 這篇文章就是對(duì)如何在全市政府系統(tǒng)辦公室提出“兩全一高”指導(dǎo)思想，怎樣開展“三無一有”競賽活動(dòng)進(jìn)行專題總結(jié)的。寫專題總結(jié)，要在對(duì)某一問題有深刻認(rèn)識(shí)的根底上，進(jìn)行嚴(yán)密的分析、論證，做出結(jié)論，通常是按照提出問題、分析問題、解決問題這樣一條線索來進(jìn)行構(gòu)思的。 (一)總結(jié)的一般寫法 總結(jié)，特別是專題總結(jié)，有各種各樣的寫法，但不管怎樣的寫法，一般都要有以下幾方面的內(nèi)容： 1.標(biāo)題。總結(jié)的標(biāo)題大體有兩類構(gòu)成形成。 一是公文式標(biāo)題。也叫四項(xiàng)式標(biāo)題，由單位名稱、時(shí)間、事由、文種等項(xiàng)組合而成。有的是完全

7、式標(biāo)題，即四項(xiàng)都有，如xx縣人民政府xx年度工作總結(jié);有的是不完全式標(biāo)題，省去文種以外的一項(xiàng)或兩項(xiàng)，如xx年三無一有競賽活動(dòng)總結(jié)工作總結(jié)等。 二是非公文式標(biāo)題。也叫新聞式標(biāo)題，常用于專題總結(jié)，這種標(biāo)題比擬靈活，一般又分為單標(biāo)題和復(fù)式標(biāo)題兩類。 單標(biāo)題：即用所要表述的中心觀點(diǎn)作為標(biāo)題。如xx年初政府系統(tǒng)辦公室“三無一有”競賽活動(dòng)總結(jié)表彰大會(huì)上，偃師市作的典型發(fā)言強(qiáng)化調(diào)查研究效勞領(lǐng)導(dǎo)決策，用的就是這種單標(biāo)題的形式。 復(fù)式標(biāo)題，即既有正題又有副題，正題突出中心，副題注明單位、時(shí)間、事由和文種。如綜合治理齊抓共管持之以恒xx縣整頓社會(huì)治安工作總結(jié)。 2.正文?？偨Y(jié)的正文由前言、主體和結(jié)尾三局部組成。

8、(1)前言。即正文的開頭，要求簡明扼要，緊扣中心，有吸引力，一般是概述根本情況，為主題內(nèi)容的展開作必要鋪墊。寫法比擬靈活，通常有以下幾種方式： 概述式：概括介紹根本情況，即交待工作的背景、時(shí)間、地點(diǎn)、條件等，不要求全求詳，一般不要涉及與中心無關(guān)的事項(xiàng)。 結(jié)論式：先明確提出總結(jié)出的結(jié)論，使人了解經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的核心所在，然后再引出下文。 提示式：對(duì)工作的主要內(nèi)容作提示性、概括性的介紹，它不概括經(jīng)驗(yàn)，只提示總結(jié)的工作內(nèi)容和范圍。 提問式：先設(shè)問提出問題，點(diǎn)明總結(jié)的重點(diǎn)引起人們的關(guān)注。 比照式：對(duì)有關(guān)情況進(jìn)行比擬，以說明成績，說明優(yōu)勢，引出下文。 總結(jié)也可以綜合應(yīng)用上述幾種方式開頭，但都要交待清楚根本情況

9、，要通過適當(dāng)?shù)臍w納和概括，用一些根本的統(tǒng)計(jì)數(shù)字來說明，以增強(qiáng)表達(dá)效果。 (2)主體。這是總結(jié)的核心局部，主要包括以下內(nèi)容： 一是做法、成績與經(jīng)驗(yàn)。這是總結(jié)的主要內(nèi)容，要求寫得詳細(xì)、具體。要寫明做了哪些工作，采取了怎樣的措施、方法和步驟，有什么效果，取得了哪些成績，取得成績的主客觀原因是什么，哪些做法是成功的、行之有效的，有什么經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)。這些內(nèi)容中，做法、成績是根底材料，經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)是總結(jié)的重點(diǎn)，在全文中占有主導(dǎo)地位。這局部內(nèi)容一般比擬豐富，寫作中要處理好主次詳略的關(guān)系。那些關(guān)鍵性的、有創(chuàng)造性的做法要介紹得詳盡、具體、清楚，突出的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)要重點(diǎn)說明，其他內(nèi)容那么可寫得概括、簡單一些。 具體寫作時(shí)

10、，做法可以單獨(dú)寫，也可以和經(jīng)驗(yàn)結(jié)合起來寫。經(jīng)驗(yàn)可以分條開列，自成一個(gè)局部，也可以結(jié)合工作進(jìn)度來寫，將其融入每局部之中。寫經(jīng)驗(yàn)時(shí)，不但要指出具體經(jīng)驗(yàn)是哪些，還要用典型材料對(duì)經(jīng)驗(yàn)加以充分的闡述，提示經(jīng)驗(yàn)的意義和效果。在形式上，有的列小標(biāo)題，有的不列;有的用序數(shù)逐條標(biāo)出，有的那么根據(jù)內(nèi)在邏輯關(guān)系分段表述。 二是問題與教訓(xùn)。要寫出工作中存在的問題與缺乏，以及它們給工作帶來的影響、造成的損失，分析出現(xiàn)問題、失誤的主客觀原因及由此得出的教訓(xùn)。不同的總結(jié)對(duì)這局部內(nèi)容的輕重處理也不盡相同，比方著重反映問題的總結(jié)，就要把這局部作為重點(diǎn)來寫。 三是今后的工作設(shè)想和努力方向。這是在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的根底上，針對(duì)工作的實(shí)

11、際問題，提出改良措施，或者說明今后打算，或者說明工作開展趨勢，展望工作前景，提出新的目標(biāo)。 (3)結(jié)尾。可以概述全文，可以說明好經(jīng)驗(yàn)帶來的效果，可以提出今后努力方向或改良意見，也可以不要結(jié)尾段，以今后的工作打算作為結(jié)束語。 3.落款。寫上總結(jié)的單位名稱，標(biāo)明時(shí)間，題目中已有單位名稱的，可只標(biāo)明時(shí)間。 (二)總結(jié)常用的結(jié)構(gòu)形式。 寫總結(jié)沒有固定的模式，以上所述各個(gè)局部所占的比重和筆墨多少，各個(gè)局部根據(jù)什么樣的邏輯聯(lián)系起來，強(qiáng)調(diào)什么，突出什么，都應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作的情況和總結(jié)的側(cè)重點(diǎn)來考慮，所選擇的素材應(yīng)當(dāng)反映事物內(nèi)在的聯(lián)系，服從全文的中心。其結(jié)構(gòu)原那么，一是要根據(jù)客觀材料，在總結(jié)所要表達(dá)的總的觀點(diǎn)指

12、導(dǎo)下，確定總結(jié)寫哪幾個(gè)局部。二是要根據(jù)事物內(nèi)在的聯(lián)系，確定各個(gè)局部之間、局部與中心之間的關(guān)系，即結(jié)構(gòu)各個(gè)局部之間的關(guān)系。三是要根據(jù)客觀實(shí)情確定中心和重點(diǎn)。四是要根據(jù)各局部之間的關(guān)系、總結(jié)的重點(diǎn)以及認(rèn)識(shí)規(guī)律，確定各個(gè)局部的次序。 一般說來，總結(jié)不外乎從縱橫兩個(gè)角度來組織材料，安排結(jié)構(gòu)。通常采用以下一些形式。 1.分部式。即按照“情況成績經(jīng)驗(yàn)問題一意見”或者“主旨一一做法效果體會(huì)”的順序，先寫主要工作情況，即做了哪些工作，取得了什么成績，然后寫主要做法，經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)或體會(huì)。這種寫法將總結(jié)分成了幾個(gè)大局部，依次來寫。為了做到眉目清楚，每個(gè)局部可用小標(biāo)題，或者用序號(hào)列出。這是長期以來寫總結(jié)沿用的習(xí)慣寫法

13、，所以又稱傳統(tǒng)式或程序式結(jié)構(gòu)法。 這種寫法的好處是容量較大，眉目清楚，適用于大型總結(jié)、全面總結(jié)。 2.階段式。這是把要總結(jié)工作的整個(gè)過程，按時(shí)間順序劃分成幾個(gè)階段來寫。每個(gè)局部把其中一個(gè)階段的工作情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)結(jié)合在一起來寫。采用這種縱式結(jié)構(gòu)，全文脈絡(luò)清楚，便于突出工作的開展進(jìn)程和每個(gè)階段工作的特點(diǎn)，適用于同期較長而又有明顯階段性的工作總結(jié)。如三講教育工作總結(jié)。 運(yùn)用這種結(jié)構(gòu)形式，一定不要記流水帳，要注意突出各個(gè)階段的特點(diǎn)，注意各階段之間的連貫性。 3.條文并列式。 這是把總結(jié)的內(nèi)容按性質(zhì)分類，逐條逐項(xiàng)排列。一種是以經(jīng)驗(yàn)體會(huì)為序分條，結(jié)合經(jīng)驗(yàn)體會(huì)的分析闡述，自然地介紹工作情況，夾議夾敘，講清問

14、題;一種是以工作工程為序分條，在介紹工作情況的根底上，引出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。兩種寫法，前者更佳。各條有相對(duì)的獨(dú)立性，又圍繞中心有密切的聯(lián)系。各條文之間，外表看是一種并列形式，實(shí)質(zhì)上要表達(dá)一定的邏輯關(guān)系，或者是并列關(guān)系，或者是主從關(guān)系等等。 這種結(jié)構(gòu)形式，能突出總結(jié)的理論性，適用于專題經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，也稱之為經(jīng)驗(yàn)體會(huì)式。 4.總分式。這種結(jié)構(gòu)形式常用于全面總結(jié)。先總述工作情況，如形勢、背景、成績，然后再分假設(shè)干項(xiàng)主要工作逐次總結(jié)。它區(qū)別于條文式的地方是：它的開頭局部即綜述局部比條文式寫的更周到、全面、詳盡些;它的主體局部既可以分條，也可分局部列小標(biāo)題，且分項(xiàng)一般按工作內(nèi)容、范圍來分類。 運(yùn)用這種結(jié)構(gòu)方式要突出

15、重點(diǎn)，不是主要方面的工作，不必專門列項(xiàng)來寫，可在總述情況時(shí)加以交待。分項(xiàng)總結(jié)的工作，也不必面面俱到，平均用力。 5.貫穿式。這是圍繞中心，按時(shí)間順序或者事物開展順序，抓住主要線索，層層分析說明，總結(jié)工作的全過程。它不分條款，不用小標(biāo)題，前后貫穿，一氣呵成，按自然段落安排層次。這種結(jié)構(gòu)適合內(nèi)容比擬單一的專題總結(jié)。 (一)要有正確的指導(dǎo)思想和實(shí)事求是的精神。總結(jié)工作的目的是為了檢查工作任務(wù)的完成情況，明確工作中的成績與問題，從中取得經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以利今后工作的開展。因此，總結(jié)必須準(zhǔn)確地反映客觀真實(shí)情況，不能用主觀的框框去套客觀事物;不能脫離實(shí)際，生編硬造，借題發(fā)揮;也不能為了邀功請(qǐng)賞、嘩眾取寵而夸大成

16、績、掩飾問題、文過飾非。要實(shí)事求是地總結(jié)工作，必須有科學(xué)的態(tài)度和正確的思維方式，堅(jiān)持用辯證唯物主義的觀點(diǎn)分析問題。 既要看到工作的有利條件，又要看到不利條件;既要看到主流，又要看到支流;既要看到工作成績，又要看到問題和缺乏;既要看到現(xiàn)在的工作成績，還要看到將來的開展趨勢和前景。不要采取肯定一切或否認(rèn)一切的簡單態(tài)度，也不要靜止地看問題。這樣才能得出符合客觀實(shí)際的認(rèn)識(shí)，用以指導(dǎo)今后的工作。 (二)要占有豐富的材料，掌握全面情況和整個(gè)工作進(jìn)程。選擇材料，一是要選擇能為中心效勞的材料。材料太多，不但羅嗦，且會(huì)淹沒中心。凡不能表達(dá)中心或與中心無關(guān)的材料，要堅(jiān)決舍棄。二是要選擇最典型、最有代表性并能反映問

17、題本質(zhì)的材料。三是要選擇新穎、有特色的材料?？傊?，寫總結(jié)必須占有豐富的材料，既要有面上的材料，又要有點(diǎn)上的材料。面上的材料有概括性、可以反映事物的全貌;點(diǎn)上材料具體、生動(dòng)，能夠通過個(gè)性更深刻地反映事物的共性。只有占有豐富的材料，掌握全面情況，寫起總結(jié)來才能防止以偏概全、掛一漏萬，才能準(zhǔn)確地找出最能反映全局工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。 (三)要抓住重點(diǎn)問題，總結(jié)出規(guī)律性的東西。首先，要注意確定重點(diǎn)和中心?？偨Y(jié)不是現(xiàn)象的羅列和記錄，而是反映現(xiàn)實(shí)和規(guī)律的，要把大家對(duì)現(xiàn)實(shí)分析研究的結(jié)果寫出來，把認(rèn)識(shí)清楚了的、考慮成熟了的東西寫出來。因此，在明確總結(jié)的指導(dǎo)思想以后，還要有目的地確定總結(jié)的重點(diǎn)和中心。抓不住這些，即使

18、洋洋萬言，也不是一篇好總結(jié)。 其次，要尋找與把握工作中帶有規(guī)律性的東西。這是寫總結(jié)的硬功夫，是重點(diǎn)和難點(diǎn)之所在。有人寫總結(jié)，只是把所收集的情況和材料一一堆積上去，或者只是原原本本地把工作的過程寫出來，面面俱到，龐雜累贅，抓不住要領(lǐng)，形成一本“流水帳”，使人讀后不知總結(jié)要說明什么問題，更不能從中得到有益的啟示。這種總結(jié)是很容易寫的，但寫出來用處不大。一份好的總結(jié)，應(yīng)當(dāng)抓住重點(diǎn)，分清主次，概括地反映總的情況，重點(diǎn)說明幾個(gè)問題。問題太多就會(huì)沖淡主題。非重點(diǎn)的問題，可以少用些筆墨，至于細(xì)枝末節(jié)或無關(guān)問題那么一律不寫。 (四)要做到觀點(diǎn)和材料相統(tǒng)一。觀點(diǎn)材料，沒有材料不成觀點(diǎn)。但觀點(diǎn)一旦形成之后，又必須以觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，以材料說明觀點(diǎn)。怎樣才能做到觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一呢?常見的方式有： 1.選擇典型材料來反映觀點(diǎn)。有的用一個(gè)典型材料說明一個(gè)觀點(diǎn)，有的用幾個(gè)典型材料說明一個(gè)觀點(diǎn)，有的把觀點(diǎn)融合在對(duì)典型材料的表達(dá)之中。 2.運(yùn)用不同材料，從比照中說明觀點(diǎn)。如用好的典型同差的典型比照，新經(jīng)驗(yàn)同舊做法比照，點(diǎn)上情況同面上情況比照，等等。 3.運(yùn)用數(shù)字性材料來說明觀點(diǎn)?？偨Y(jié)中運(yùn)用的數(shù)字，一般有絕對(duì)數(shù)、平均數(shù)、百分?jǐn)?shù)、比照數(shù)等。這些數(shù)字有很強(qiáng)的概括力和