檔案局保管利用科實(shí)習(xí)報(bào)告f范文

1、檔案局保管利用科實(shí)習(xí)報(bào)告f范文一、實(shí)習(xí)單位簡介我實(shí)習(xí)的單位是西安市長安區(qū)檔案館（局），它是集中管 理全區(qū)檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、保管和提供利用進(jìn)館檔案，并對(duì)全區(qū)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。館（局）內(nèi)設(shè)辦 公室、監(jiān)督指導(dǎo)科、保管利用科、區(qū)志辦、執(zhí)法科，隸屬區(qū) 委領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受西安市檔案局指導(dǎo)。目前保管有不同歷史 時(shí)期長安黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位形成的各類文書 檔案、科技。檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、專門檔案、特色 檔案、人員檔案、重大活動(dòng)檔案等140個(gè)全宗約12萬卷。這些檔案分別放到四個(gè)檔案庫里，按全宗號(hào)排列，一個(gè)全宗 內(nèi)先按保管期限排列再按時(shí)間先后排列。長安區(qū)檔案局的查檔程序是：填寫登記

2、表、出示證件檢索、到庫中取出相應(yīng)的案卷、復(fù)印、蓋章、收費(fèi)、完成。二、主要工作 我所在的科室是保管利用科，主要工作是:1 負(fù)責(zé)接收、征集全區(qū)黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體及有關(guān)組織和企事業(yè)單位的重要檔案資料;2負(fù)責(zé)館藏檔案資料的管理，確保檔案資料的完整與安全;3. 負(fù)責(zé)館藏檔案資料的查閱利用和綜合分析工作;4負(fù)責(zé)館藏檔案史料的管理、展覽與陳列；5. 負(fù)責(zé)全區(qū)檔案資料目錄中心的建立和管理工作；6. 負(fù)責(zé)館藏檔案資料的編纂、研究、鑒定、公布與檔案 開放工作；7. 負(fù)責(zé)館藏檔案資料的技術(shù)保護(hù)和搶救工作。我們兩個(gè)實(shí)習(xí)生的主要工作就是接待來館查詢檔案的 群眾，為其提供檢索、查詢、復(fù)印的服務(wù)。另外就是協(xié)助老 師到單位接

3、收檔案，做些記錄的工作。總的來說大部分時(shí)間 還是和人打交道。三、實(shí)習(xí)過程中接觸到的專業(yè)知識(shí)1, 歸檔的過程按年份分開剔除沒有保存價(jià)值的文件分成永久、長 期、短期（30年，10年）三個(gè)保存期限把每部分按重要程度 排序（比如黨的文件要放在政的前面，同一是由批復(fù)在前、 申請(qǐng)?jiān)诤螅┥w歸檔章、編號(hào)按編好號(hào)的文件打印目錄裝盒 （檔案盒上注上全宗號(hào)，起止件號(hào)，保存期限）上架2, 掛靠檔案：因?yàn)槟炒沃卮蠡顒?dòng)或某事件臨時(shí)成立的 機(jī)構(gòu)或組織在其活動(dòng)過程中形成的檔案不足以形成一個(gè)全 宗而外掛到與之有關(guān)的某一全宗上稱為掛靠檔案。3, 長安區(qū)檔案館從06年開始實(shí)行新標(biāo)準(zhǔn)，即開始以件 為保管單位進(jìn)行檔案管理。4, 本單位

4、在保存檔案的時(shí)候只需保存以本單位為主體 或單一接收對(duì)象的文件，普發(fā)性的只需各單位知曉的文件則 由發(fā)文機(jī)關(guān)保存，其他單位不予以保存。這樣可以避免文件 的重復(fù)保存，可節(jié)約資源和空間，也有利于檔案的有效保管 利用。5, 在檔案部門工作要有起碼的保密意識(shí)。比如，像婚姻檔案、莊基地檔案這種涉及到重大財(cái)產(chǎn)的檔案不能隨便查 詢，必須本人攜帶照片的證件來查，他人代查則必須持經(jīng)過 公證處公證的委托書方可。另外，打印出錯(cuò)、重復(fù)的紙張不 能隨意帶出或丟棄，要撕碎以后交給專人處理來避免他們個(gè) 人信息泄露。還有，利用者不得私自拍照，需經(jīng)過工作人員 同意。當(dāng)然，更不允許利用者改動(dòng)檔案，破壞其原始性。6, 長安區(qū)檔案局在革

5、委會(huì)期間的檔案大部分沒有明確的單位、部門劃分，全部收到革委會(huì)全宗里面。7, 檔案的外借：在實(shí)習(xí)期間碰到一些下放人員要借檔案原件，在經(jīng)過協(xié)商以后，把外借的檔案先復(fù)印備份，然后 用負(fù)責(zé)人的身份證押到檔案局再借出去。8, 人員檔案和退伍軍人檔案的目錄不是按時(shí)間、單位 排列的，是按姓氏筆畫排列。（不知道所有公共檔案館都是 這樣還是僅限于長安區(qū)檔案局）9, 長安區(qū)檔案局用的是世紀(jì)科怡的檔案管理軟件，是集錄入、檢索、管理為一體的軟件，是規(guī)范檔案管理、提高 利用效率的有效方式。10, 國家新政策的出臺(tái)直接影響著檔案館的接待人數(shù), 比如，前段時(shí)間的“145號(hào)文”要為下方人員，名辦教師辦 醫(yī)療保險(xiǎn)就需要檔案館很

6、是忙碌一陣子了。11, 檔案館和圖書館有很大的一個(gè)區(qū)別就是要收取費(fèi) 用，調(diào)檔費(fèi)為5元卷，復(fù)印費(fèi)1元張，單身證明50元份， 莊基地證明200元份。也是有工商局頒發(fā)的收費(fèi)許可證，是 合理的收費(fèi)，收取的費(fèi)用也不會(huì)留作檔案館的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，要 上交財(cái)政局。四、長安區(qū)檔案館的存在的一些問題及我的建議1, 辦公條件、設(shè)備落后：天天卡紙的復(fù)印機(jī)，時(shí)而不 出紙的彩印機(jī)，打開word都卡的電腦，需要技巧才能打開 的庫房門，斷了重新焊好的搖搖晃晃的梯子，掉了門掉了搖 手的密集架，只有八個(gè)座位和科室辦公室一體的接待處2, 電子化程度低且進(jìn)程緩慢。目前，只有婚姻檔案有電子目錄，部分掃描可以直接打??；莊基地的檔案還在掃描 過程中；照片檔案全部進(jìn)行了掃描。這些大部分還是在申請(qǐng)aaa級(jí)檔案館的時(shí)候作為考核項(xiàng)目建設(shè)的。大部分還是要通 過傳統(tǒng)的手工檢索，到庫房取實(shí)體檔案進(jìn)行復(fù)印來提供服 務(wù)。而且，因?yàn)楫?dāng)時(shí)