中小企業(yè)發(fā)票管理存在的問題與改進(jìn)建議

1、    中小企業(yè)發(fā)票管理存在的問題與改進(jìn)建議    楊晶摘 要 發(fā)票管理對于企業(yè)內(nèi)部控制具有重要意義，但往往容易被忽視，尤其在中小企業(yè)中問題更為突出。找出企業(yè)發(fā)票管理中的問題，針對問題提出建立更加完善的企業(yè)內(nèi)部控制制度，能讓中小企業(yè)規(guī)避一些因發(fā)票管理不善帶來的不必要的財稅風(fēng)險。關(guān)鍵詞 中小企業(yè) 發(fā)票管理 內(nèi)部控制發(fā)票作為會計核算成本、費用及收入的重要原始憑證，凸顯出在企業(yè)內(nèi)部控制的重要地位。而很多中小企業(yè)因在發(fā)票取得、開具上比較隨意，相關(guān)的業(yè)務(wù)人員缺乏財務(wù)基本知識，大多也沒有有效的管理及監(jiān)管制度，給中小企業(yè)的發(fā)展壯大帶來了一定的障礙。因此，完善中小企業(yè)發(fā)

2、票管理內(nèi)部控制有重要意義。一、中小企業(yè)發(fā)票管理存在的問題（一）在正常的經(jīng)營活動中不索取發(fā)票一些中小企業(yè)的采購人員在采購單位所需的物資時，以不要發(fā)票為條件，要求銷售方降低銷售價格，看似節(jié)約了采購成本，卻沒有意識到由此多繳納的稅金反而有可能高于價格優(yōu)惠。例如：某一般納稅人企業(yè)的采購人員采購一批價值10萬元的貨物，因不索要發(fā)票，以8萬元的價格成交，因此獲得價格優(yōu)惠2萬元。但因為沒有取得增值稅專用發(fā)票，企業(yè)會發(fā)生不能抵扣的進(jìn)項稅額8/（1+13%）×13%=0.92萬元，并且因為沒有取得正規(guī)的發(fā)票，貨物成本不能從利潤中扣除，需要多繳企業(yè)所得稅8×0.25=2萬元，兩項稅款合計0.9

3、2+2=2.92萬元，比實際優(yōu)惠的2萬元還多出0.92萬元。（二）不重視合同與發(fā)票的關(guān)聯(lián)市場交易靈活復(fù)雜，有些中小企業(yè)為控制成本，會將客戶的訂單直接下達(dá)給廠家，讓廠家代發(fā)貨至客戶所在地，從而節(jié)省中間的物流費用，但本企業(yè)未有收發(fā)貨記錄，并且也未在合同中明確指出，從而有可能造成企業(yè)虛開發(fā)票的嫌疑。一些中小企業(yè)在日常的經(jīng)營活動中，有時因為業(yè)務(wù)簡單、金額小，覺得麻煩，就忽視了合同簽訂這一環(huán)節(jié)，合同簽訂很隨意，甚至不簽訂。簽訂合同的時候未規(guī)定付款的時間、開票開具的時間、發(fā)票類型、發(fā)票信息、稅率等，合同簽訂的雙方不是開具發(fā)票的購貨方和銷售方等，這些都有可能給企業(yè)帶來一些涉稅風(fēng)險。企業(yè)行業(yè)類別不同、服務(wù)內(nèi)容

4、不同，都會存在稅率的差異，如果不在合同內(nèi)明確地列出，都會給企業(yè)帶來不同程度的風(fēng)險。實務(wù)工作中的業(yè)務(wù)模式多樣化，常常一項經(jīng)濟(jì)活動中包含適用于多種稅率的業(yè)務(wù)，對于屬于混合銷售的業(yè)務(wù)，如果企業(yè)不分開簽訂合同，對于兼營業(yè)務(wù)，如果不分開核算，根據(jù)稅法規(guī)定要從高適用稅率。（三）“先開票后付款”的法律風(fēng)險很多中小企業(yè)不重視預(yù)開發(fā)票的法律風(fēng)險。正常的商業(yè)交往步驟為：賣方先向買方交付貨物，買方收到貨物后當(dāng)即或者在約定的時間內(nèi)向賣方結(jié)清貨款，賣方再向買方開具發(fā)票。但基于商業(yè)交往的一般信賴，“先開發(fā)票后付款”的這種商業(yè)習(xí)慣普遍存在。最高人民法院關(guān)于審理買賣合同糾紛案件適用法律問題的解釋第八條規(guī)定：合同約定或者當(dāng)事人

5、之間習(xí)慣以普通發(fā)票作為付款憑證，買受人以普通發(fā)票證明已經(jīng)履行付款義務(wù)的，人民法院應(yīng)予支持，但有相反證據(jù)足以推翻的除外。銷售發(fā)票在法律上是付款方的一個重要憑證。當(dāng)出現(xiàn)糾紛時，若無相反證據(jù)予以證明的情況下，法院一般會認(rèn)定發(fā)票是付款的憑證。在經(jīng)濟(jì)往來中，很多付款方會要求收款方先交付發(fā)票，然后再付款。那么當(dāng)收款方開過發(fā)票后，付款方因賴賬、倒閉等其他原因沒有付款，而合同對此也沒有約定或約定不明時，付款方難以向法院主張權(quán)利。（四）電子發(fā)票的管理問題在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的推動下，有了全新的開票模式，企業(yè)開具電子發(fā)票越來越普及，未來也將逐漸替代紙質(zhì)發(fā)票。然而目前很多中小企業(yè)未發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢，反而在事務(wù)工作中存

6、在新的管理障礙。例如，某企業(yè)員工使用電子發(fā)票報銷差旅費，因為取得的電子發(fā)票不能直接對接財務(wù)部門，員工需要把電子發(fā)票打印出來，而財務(wù)部門只能通過稅務(wù)網(wǎng)站對電子發(fā)票查驗，并且打印出來的發(fā)票失去了原來紙質(zhì)發(fā)票的一些防偽功能。電子發(fā)票可以重復(fù)打印，如果企業(yè)發(fā)票管理不夠細(xì)致，財務(wù)人員將無法識別，這不僅會加大企業(yè)財務(wù)部門的工作量，增加企業(yè)發(fā)票管理的難度，也會增大稅務(wù)部門對企業(yè)電子發(fā)票的監(jiān)管難度。二、中小企業(yè)加強發(fā)票管理的建議（一）規(guī)范合同中的發(fā)票條款，防范發(fā)票風(fēng)險1.合同具體條款的控制。合同中必須明確基本條款，尤其是質(zhì)量、價格、收付款方式、時間、交貨地點。應(yīng)盡可能將價格描述清楚，如含稅或不含稅、出廠價或目

7、的地價、離岸價或到岸價等。2.明確按規(guī)定提供發(fā)票的義務(wù)。中華人民共和國發(fā)票管理辦法第二十條規(guī)定：“銷售商品、提供服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動的單位和個人，對外發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)收取款項，收款方應(yīng)當(dāng)向付款方開具發(fā)票;特殊情況下，由付款方向收款方開具發(fā)票。”據(jù)此，企業(yè)向供應(yīng)商采購貨物或提供勞務(wù)，必須在合同中明確供應(yīng)商按規(guī)定提供發(fā)票的義務(wù)。企業(yè)選擇供應(yīng)商時應(yīng)考慮發(fā)票因素，選擇供應(yīng)商時，對能提供規(guī)定發(fā)票的供應(yīng)商優(yōu)先考慮。3.明確供應(yīng)商提供發(fā)票的時間。購買、銷售貨物或提供勞務(wù)，有不同的結(jié)算方式，企業(yè)在采購接受時，必須結(jié)合自身的情況，在合同中明確結(jié)算方式，并明確供應(yīng)商提供發(fā)票的時間。4.明確供應(yīng)商提供發(fā)票的類型。不

8、同稅種間存在稅率差，而同一稅種又可能存在多種稅目，各稅目的稅率差別可能更大。供應(yīng)商在開具發(fā)票時，為了減輕自己的稅負(fù)，可能會開具低稅率的發(fā)票，或者提供與實際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。根據(jù)中華人民共和國發(fā)票管理辦法及其實施細(xì)則的規(guī)定，開具發(fā)票要如實開具，不能變更項目與價格等，否則所開具的屬于不符合規(guī)定的發(fā)票。因此，在交易合同中，必須明確發(fā)票的開具要求，開具發(fā)票的類型。5.明確不符合規(guī)定發(fā)票所導(dǎo)致的賠償責(zé)任。企業(yè)采購時不能取得發(fā)票，或者取得的發(fā)票不符合規(guī)定，如發(fā)票抬頭與企業(yè)名稱不符、未填寫納稅人識別號等，都會導(dǎo)致企業(yè)的財產(chǎn)損失。為防止發(fā)票問題所導(dǎo)致的損失，企業(yè)在采購合同中應(yīng)當(dāng)明確供應(yīng)商對發(fā)票問題的賠償責(zé)任。6

9、.購銷合同中的涉稅風(fēng)險控制。一是避免采購合同的稅收陷阱。在采購合同中要避免出現(xiàn)如下合同條款：“全部款項付完后，由供貨方開具發(fā)票?！币驗樵趯嵨锕ぷ髦?，由于產(chǎn)品質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)等方面的原因，采購方往往不會支付全款，而根據(jù)合同條款，采購方可能無法取得發(fā)票，不能進(jìn)行進(jìn)項稅抵扣。因此，需要將合同條款改為“根據(jù)采購方實際支付金額由供貨方開具發(fā)票”。二是合理確定采購合同的價款。在簽訂合同時，應(yīng)該在價格中明確款項總額、具體結(jié)算方式、稅款的負(fù)擔(dān)等。從小規(guī)模納稅人處購進(jìn)貨物時，采購方可以通過談判將購貨的價格壓低，以補償無法取得發(fā)票帶來的稅收損失。三是明確合同中違約金條款。采購方在簽訂采購合同時，對銷售方支付的違約金如與

10、商品銷售量、銷售額無關(guān)，在合同中注明與商品銷售量、銷售額無關(guān)。（二）加強企業(yè)發(fā)票管理內(nèi)部控制1.定期培訓(xùn)以增強發(fā)票管理理念。為增強企業(yè)全體員工的發(fā)票管理意識，要建立完善的培訓(xùn)機制。一方面，財務(wù)部門內(nèi)部定期學(xué)習(xí)最新的政策，不斷提高財務(wù)隊伍的業(yè)務(wù)水平;另一方面，由財務(wù)部門根據(jù)各部門業(yè)務(wù)類型的不同，定期組織有針對性的培訓(xùn)講座，讓企業(yè)各部門員工對如何規(guī)范發(fā)票類型、稅率，如何在合同中規(guī)范約定等有更專業(yè)的認(rèn)識，以便相關(guān)人員在工作中規(guī)避風(fēng)險，強化發(fā)票涉稅常識，有利于業(yè)務(wù)部門制定稅負(fù)最低的營銷策略。2.建立健全發(fā)票管理內(nèi)部控制制度。由財務(wù)部門按照企業(yè)各類型費用報銷、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)制度制定發(fā)票管理制度，并在財務(wù)

11、部門內(nèi)部設(shè)立發(fā)票審核小組，審核小組成員參考企業(yè)與上下游公司簽訂的購銷合同中的發(fā)票條款對發(fā)票的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、真實性及合法性進(jìn)行嚴(yán)格審核，在各類報銷中重點審核電子發(fā)票是否存在串改發(fā)票內(nèi)容、重復(fù)打印使用等情況，對審核出問題的小組成員給予一定的獎勵，并對各部門發(fā)票管理實行責(zé)任制，對于審核出發(fā)票不符合財務(wù)部門發(fā)票管理制度規(guī)定的與責(zé)任人的績效相掛鉤。動員企業(yè)各部門管理層上行下效，配合財務(wù)部門做好發(fā)票審核工作。財務(wù)部門根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點制定發(fā)票開具申請流程，由銷售部門的業(yè)務(wù)員發(fā)起開票申請流程，申請內(nèi)容可包括貨品名稱、型號、數(shù)量、單價總金額、對應(yīng)合同編號及所需備注的內(nèi)容，經(jīng)財務(wù)部門審核無誤后，由業(yè)務(wù)員簽

12、字領(lǐng)取。這樣不僅可以降低開具發(fā)票的作廢率，也能保障企業(yè)開具發(fā)票的規(guī)范性，從而增強財務(wù)部門管理與監(jiān)督職能。（三）關(guān)于電子發(fā)票的政策建議信息時代不斷發(fā)展，促使越來越多的中小企業(yè)實現(xiàn)跨地區(qū)經(jīng)營，但各區(qū)的電子發(fā)票平臺分散管理、平臺構(gòu)建不完善，后臺不能給予充分的技術(shù)支持，致使企業(yè)不能有效地整合信息資源實現(xiàn)統(tǒng)一管理，所以希望國家能夠進(jìn)一步開發(fā)增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺的功能，讓企業(yè)實現(xiàn)不僅提取增值稅專用發(fā)票，還可以提取所有普通發(fā)票，包括電子發(fā)票，這樣可以讓企業(yè)更方便進(jìn)行發(fā)票管理。對電子發(fā)票的開具增加打印次數(shù)的功能，使企業(yè)能夠有效避免重復(fù)打印利用的現(xiàn)象，各企業(yè)財務(wù)部門從源頭上有效地監(jiān)管發(fā)票，從而從根本上降低企業(yè)發(fā)票管理風(fēng)險。三、結(jié)語中小企業(yè)應(yīng)把發(fā)票管理作為企業(yè)內(nèi)部控制的重中之重，強化發(fā)票管理理念，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建合理完善的發(fā)票管理制度，財務(wù)部門充分發(fā)揮管理職能，能讓企業(yè)在瞬