《郵件合并》教學設計

1、.辦公自動化課程單元教學設計設計者：李海燕所屬系部：信息與媒體中心本單元標題：郵件合并授課上課2018年4月3日第 3節(jié)上課14會計高級工實訓 309班級時間地點本教材主要通過郵件合并功能制作多個邀請函及信封，作為數(shù)據(jù)源表教的 EXCEL在之前還沒學過，是下一個單元的要學習的內(nèi)容。課本上的郵件材合并步驟比較簡略，不夠詳細。 這部分知識點較多，包括什么是郵件合并？分什么是域？什么是數(shù)據(jù)源？主文檔又包括固定部分和可變部分以及郵件合析并的步驟等等。教了解郵件合并的功能；學熟悉郵件的創(chuàng)建方式；目掌握數(shù)據(jù)源及記錄的選擇；的掌握合并域的插入。能力（技能）目標知識目標教學熟悉郵件的創(chuàng)建方式；掌握了解郵件合的

2、概念與應用；目標數(shù)據(jù)源及記錄的選擇；掌握了解域的概念及應用。合并域的插入。重點重點：郵件的合并的操作步驟難點難點：數(shù)據(jù)源的選擇及域的插入及解決解決方法：概念分析，案例鞏固，實踐操作演示，學生實訓理解。方法教學反思.單元教學設計基本框架課前：考勤，發(fā)放素材及視屏第一部分：引入復習：排版論文制作目錄的方法有幾種？（三種。（ 1）樣式（ 2）大綱級別（ 3）域）（抽簽回答）放映 3 張利用郵件合并制作完成的一組標簽、一組信函以及一組信封，然后引出主題。第二部分：新授（放映課件）【步驟一】 郵件合并的目的：單獨創(chuàng)建信函、郵件、傳真、標簽、信封或贈券將會非常耗時。這就是引入郵件合并功能的目的。使用郵件合

3、并功能，您只需創(chuàng)建一個文檔，并在其中包含每個版本都有的信息。然后只需為每個版本所特有的信息添加一些占位符，其余工作就可以由 Word 來處理了?！静襟E二】 郵件合并的功能使用郵件合并功能，可以創(chuàng)建：一組標簽或信封：所有標簽或信封上的寄信人地址均相同，但每個標簽或信封上的收信人地址將各不相同。一組套用信函、 電子郵件或傳真： 所有信函、 郵件或傳真中的基本內(nèi)容都相同，但是每封信、每個郵件或每份傳真中都包含特定于各收件人的信息，如姓名、地址或其他個人數(shù)據(jù)。 一組編號贈券： 除了每個贈券上包含的唯一編號外， 這些贈券的內(nèi)容完全相同?！静襟E三】 操作演示并講解 （錄屏放映）合并后郵件合并的定義： “把

4、數(shù)據(jù)源合并到主文檔中”。.郵件合并的步驟：1、打開主文檔； （ WORD）（主文檔包括兩部分內(nèi)容：固定不變的可變的，與數(shù)據(jù)源內(nèi)容對應用）2 、連接數(shù)據(jù)源； （ EXCEL）（包含要合并到文檔中的信息文件）3 、插入合并域； （域是文檔中可能發(fā)生變化的數(shù)據(jù)，用括起來）4 、預覽并合并?，F(xiàn)在我們已經(jīng)預先制作好了“邀請函 ( 主文檔 ) ”和“邀請函( 數(shù)據(jù)源 ) ”的案例文件，下面演示操作合并過程（給定的素材）。方法一：利用郵件合并分步向?qū)Ь唧w步驟要求如下：1. 啟動 Word2010，打開主文檔“邀請函 ( 主文檔 ) ”案例文件，2. 點擊“郵件”選項卡“開始郵件合并”組“郵件合并分步向?qū)А?

5、，可在窗口的右側出現(xiàn)“郵件合并任務窗格” 。3. 在“郵件合并任務窗格”中看到“郵件合并向?qū)А钡牡谝徊剑哼x擇文檔類型，選擇默認： “信函”。4. 單擊任務窗格下方的下一步：正在啟動文檔鏈接，進入“郵件合并向?qū)А钡诙剑哼x擇開始文檔。由于我們當前的文檔就是主文檔，故采用默認選擇：“使用當前文檔”。5. 單擊任務窗格下方的下一步：選取收件人，進入“郵件合并向?qū)А钡谌剑哼x擇收件人。為了提高效率，還是在之前就把數(shù)據(jù)源創(chuàng)建好。由于我們已經(jīng)準備好了Excel 格.式的數(shù)據(jù)源， “信函和信封 ( 數(shù)據(jù)源 ) ”案例文件，于是我們單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”鏈接，打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框。6. 通過該對

6、話框定位到“信函和信封 ( 數(shù)據(jù)源 ) ”案例文件的存放位置，選中它后單擊“打開” 。由于該數(shù)據(jù)源是一個 Excel 格式的文件，接著彈出“選擇表格”對話框，數(shù)據(jù)存放在 Sheet1 工作表中，于是在 Sheet1 被選中的情況下單擊“確定”按鈕7. 接著彈出“郵件合并收件人”對話框，可以在這里選擇哪些記錄要合并到主文檔，默認狀態(tài)是全選。這里保持默認狀態(tài)，單擊“確定”按鈕，返回Word 編輯窗口。.8. 單擊下一步：撰寫信函鏈接，進入“郵件合并向?qū)А钡牡谒牟剑鹤珜懶藕?。這個步驟是郵件合并的 核心 ，因為在這里我們將完成把數(shù)據(jù)源中的恰當字段插入到主文檔中的恰當位置。9. 先選中主文檔中的“ 親愛

7、的 ”，接著單擊任務窗格中的“其它項目”鏈接，打開“插入合并域”對話框， “數(shù)據(jù)庫域”單選框被默認選中， “域 (F) ：”下方的列表中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)源表格中的字段。接下來我們選中“姓名”，單擊“插入”按鈕后，數(shù)據(jù)源中該字段就合并到了主文檔中 ( 圖 7) 。先關閉“插入合并域”對話框，然后光標定在姓名域后，用同樣的方法把數(shù)據(jù)源中的“稱謂”字段合并到主文檔中10. 先關閉“插入合并域”對話框，然后定在“公司”后，用同樣的方法把數(shù)據(jù)源中的“年份”字段合并到主文檔中；依次類推，全部完成合并域。11. 可以看到從數(shù)據(jù)源中插入的字段都被用“ ”符號擴起來，以便和文檔中的普通內(nèi)容相區(qū)別。.12. 檢查確認之

8、后， 就可以單擊下一步： 預覽信函鏈接， 進入“郵件合并向?qū)А钡谖宀剑侯A覽信函。首先可以看到剛才主文檔中的帶有“”符號的字段，變成數(shù)據(jù)源表中的第一條記錄中信息的具體內(nèi)容，單擊任務窗格中的“<<”或“ >>”按鈕可以瀏覽批量生成的其它信函。13.瀏覽合并生成的邀請函通常是件很愉快的事，因為用傳統(tǒng)方法做起來很麻煩的任務，已經(jīng)被聰明的Word 完成了。確認正確無誤之后，單擊下一步“完成合并”，就進入了“郵件合并向?qū)А钡淖詈笠徊健巴瓿珊喜ⅰ?。在這里單擊“合并”區(qū)的“打印”鏈接就可以批量打印合并得到的6 份邀請函了，為什么有6 份邀請函呢？還記得這是因為數(shù)據(jù)源表格中的記錄數(shù)只有6 個的原因嘛？在彈出“合并到打印機”對話框中還可以指定打印的范圍，這里我們采用默認選擇“全部”。14. 如果你的電腦上裝了打印機和打印紙，單擊“確定”按鈕，彈出“打印”對話框，再單擊一次“確定” 。一會兒之后， 6 份專業(yè)的邀請函就出現(xiàn)在你面前了。.方法二：利用功能選項卡制作郵件合并（演示）【步驟四】抽簽：請學生上臺演示, 然后全體學生實訓操作【步驟五】技能拓展：利用信封向?qū)е谱餍欧猓ǔ楹灒┘爸谱鳂撕灒C動）（演示）讓學生上臺演示（提示：學院的郵編是325011，地址是浙江省溫州市龍