商務(wù)會(huì)議流程

1、商務(wù)會(huì)議流程一、溝通準(zhǔn)備：就主辦單位的總體構(gòu)思和細(xì)節(jié)要求 進(jìn)行認(rèn)真溝通，全方位考慮，按時(shí)做出2 種以上合適的方案供選擇。二、會(huì)議策劃：根據(jù)主辦單位的會(huì)議要求，提供會(huì) 議所選酒店情況、用餐地點(diǎn)、會(huì)場(chǎng)布置、 交通工具、會(huì)務(wù)接待、設(shè)備租賃、考察 線路等詳細(xì)描述。并對(duì)方案進(jìn)一步溝通， 進(jìn)行可行性分析，力求達(dá)到主辦單位的 預(yù)期效果。三、實(shí)地考察：根據(jù)需要安排主辦單位相關(guān)人員進(jìn) 行實(shí)地考察，對(duì)會(huì)議酒店、會(huì)議場(chǎng)地、 接待流程、其他事項(xiàng)等進(jìn)行考察商榷， 對(duì)方案中的不完善部分進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào) 整，確認(rèn)彼此的分工。四、合作確認(rèn)：雙方對(duì)方案和流程彼此都無疑義， 按照約定簽訂合作協(xié)議，以書面的形式 確認(rèn)雙方的責(zé)任、權(quán)利和

2、義務(wù)。五、協(xié)議執(zhí)行：協(xié)議簽訂后雙方嚴(yán)格按照約定執(zhí) 行，保證會(huì)議各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。在 協(xié)議簽訂后，如果主辦單位需要增加協(xié) 議之外的服務(wù)視為協(xié)議的補(bǔ)充，需要再 補(bǔ)簽協(xié)議，補(bǔ)簽協(xié)議是對(duì)原協(xié)議的擴(kuò)展, 都是有效協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議也是有效的結(jié) 算憑據(jù)。六、會(huì)議結(jié)算：會(huì)議結(jié)束后，承辦方財(cái)務(wù)將會(huì)議的 相關(guān)單據(jù)分類、自審，做出明細(xì)賬目交 主辦單位的負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)審核確認(rèn)，按 照協(xié)議約定結(jié)清款項(xiàng)。商務(wù)會(huì)議策劃一、會(huì)場(chǎng)預(yù)約我們將根據(jù)你的需要，為您具體分 析各種情況作出最完美的策劃；我們將根 據(jù)會(huì)議的級(jí)別,為您選擇會(huì)議舉辦地；我 們將根據(jù)會(huì)議對(duì)周邊環(huán)境的要求，為您 確定具體舉辦地點(diǎn)；我們將根據(jù)會(huì)議的具 體情況，確定是否

3、將會(huì)議劃分為幾個(gè)分 會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前為您 預(yù)約。二、負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的布局，設(shè)備安裝調(diào) 試我們將根據(jù)會(huì)議的具體情況，為您 設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè) 計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；我們將根據(jù)您的需要， 為您提供會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提 前安放在指定位置；我們將根據(jù)您的需 要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練， 確保會(huì)議的順利進(jìn)行。三、印刷材料的設(shè)計(jì)制作我們將為您的會(huì)議提供宣傳冊(cè)等印 刷品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)一條龍服務(wù)；我們將根據(jù) 會(huì)議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、 內(nèi)容、選擇圖案；我們將會(huì)為您的印刷品 指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷；我們將根 據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會(huì)場(chǎng)或 指定位置。四、參會(huì)者的接送我

4、們將根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況 以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；我們的專 車將會(huì)提前在指定位置等待參會(huì)人員， 把參會(huì)人員迅速、安全地送到會(huì)場(chǎng)或下 榻酒店。五、參會(huì)者的餐飲我們將根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您 預(yù)定各種形式的餐會(huì)：西餐、中餐、自 助餐、宴會(huì)等等；我們將根據(jù)參會(huì)人員的 具體情況以及會(huì)場(chǎng)和下榻酒店的地點(diǎn)， 為您推薦不同的用餐地點(diǎn)。六、參會(huì)者業(yè)余時(shí)間的安排我們將根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您 設(shè)計(jì)不同的休閑方式；我們可以為您設(shè)計(jì) 專門的旅游線路，方便您的岀行；我們將 為您介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施，供 你選擇。商務(wù)會(huì)議方案根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接 待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待 的方式不同，對(duì)

5、會(huì)議的組織方法，禮儀 要求也不同。首先是會(huì)議的籌備工作。艮據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定接待規(guī)格 發(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程會(huì)議通知必須寫明召集人的姓名或 組織、單位名稱，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、 會(huì)議主題以及會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng) 帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面 要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請(qǐng)的 人是否參加會(huì)議，準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否 有其他要求等。對(duì)于外地的會(huì)議參加者 還要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路 線圖。這個(gè)路線圖避免了外地人問路的 許多麻煩。會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以內(nèi)每 一天的具體安排，它是人們了解會(huì)議情 況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字 的也可以是表格的。它可以隨會(huì)議通知 一起發(fā)放。選擇會(huì)場(chǎng)選擇會(huì)

6、場(chǎng)，要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù) 和會(huì)議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到 一下標(biāo)準(zhǔn)：第一：大小要適中。會(huì)場(chǎng)太大，人 數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散， 給與會(huì)者一種不景氣的感覺；會(huì)場(chǎng)太小， 人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集， 不僅顯得小氣，而且也根本無法把會(huì)開 好。所以，英國(guó)的首相丘吉爾曾說： 絕 對(duì)不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正 好的房間。”第二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì) 議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì)場(chǎng)定 在與會(huì)人員較集中的地方。超過一天的 會(huì)議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所 較近一些，免得與會(huì)者來回奔波。第三：附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員 一定要對(duì)會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服 務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行

7、檢查，不 能夠因?yàn)樯洗螘?huì)議是從這里開的，沒出 什么問題，”就草率地認(rèn)為 這回也會(huì)同樣 順利”。否則，可能會(huì)造成損失。第四：要有停車場(chǎng)?，F(xiàn)代社會(huì)召集 會(huì)議，一雙草鞋一把傘”趕來開會(huì)的人已 經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處， 會(huì)才能開得成。輕場(chǎng)的布置會(huì)場(chǎng)的布置包括會(huì)場(chǎng)四周的裝飾和 坐席的配置。一般大型的會(huì)議，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容， 在場(chǎng)內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝 標(biāo)語。可在會(huì)場(chǎng)內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、 盆花；為使會(huì)場(chǎng)更加莊嚴(yán)，主席臺(tái)上可懸掛國(guó)旗、黨旗或懸掛國(guó)徽、會(huì)徽。桌 面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈， 擺放美觀、統(tǒng)一。坐席的配置要是和會(huì)議的風(fēng)格和氣 氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配 置方法：

8、圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓 形桌子。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起 圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另 外，與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容， 因而有利于互相交換意見。這種形式適 于1020人左右的會(huì)議。座次安排應(yīng)注 意來賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面 對(duì)面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或 朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí) 領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。同級(jí)別的對(duì)角線相對(duì)而 坐。 口字型。如果使用長(zhǎng)形方桌。這 種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì) 議。 教室型。這是采用得最多的一種 形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目 的的會(huì)議，這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而 且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見。 這種形式主席臺(tái)與聽眾席相對(duì)

9、而坐。主 席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位 排列。主席的座位以第一排正中間的席 位為上，其余按左為下右為上的原則依 次排列。準(zhǔn)備會(huì)議資料會(huì)務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題的必 要資料，這些資料在整理后放在文件夾 中發(fā)放給與會(huì)者，方便于與會(huì)者的閱讀 和做好發(fā)言準(zhǔn)備。會(huì)議前的接待禮儀。輕前檢查這是對(duì)在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或 不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音 像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。提前進(jìn)入接待崗位。接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來之前提 前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。 一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。 簽到。設(shè)一張簽字臺(tái)，配上1-2 名工作人員，如果是要求接待檔次比較 高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺(tái)北

10、有 毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)， 應(yīng)脫下筆套，筆尖對(duì)自己，將筆雙手遞 上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞 上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需 要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待 人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人 數(shù)。 引座。簽到后。會(huì)議接待人員應(yīng) 有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場(chǎng)就座。對(duì)重 要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親 自作陪，會(huì)議開始前幾分鐘再到主席臺(tái) 就座。 接待。與會(huì)者坐下后，接待人員 應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與 會(huì)者解答各種問題，滿足各種要求，提 供盡可能周到的服務(wù)。會(huì)議中的服務(wù)禮儀會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大 方、敏捷、及時(shí)。到茶服務(wù)人員注意觀察每一位與 會(huì)者，以便及

11、時(shí)為期天茶水。到誰是動(dòng) 作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能 接觸桌面，手指不能因在北口上，不能 發(fā)生杯蓋碰撞的聲首。一般是左手拿開 背蓋，右手吃水戶，將熱開水準(zhǔn)確倒入 杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會(huì)者 身上。杯子放在與會(huì)者桌上的右上面。 如果操作不慎，出了差錯(cuò)，應(yīng)不動(dòng)聲色 地盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，不能慌 慌張張，來回奔跑，將與會(huì)者的注意力 引到自己身上，否則，這將是極大的工 作失誤。其他服務(wù)會(huì)議按擬定的程序進(jìn)行， 應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場(chǎng)的局面。這就要 求各個(gè)工作人員 嚴(yán)陣以待”，做好各項(xiàng)準(zhǔn) 備工作。如，會(huì)議進(jìn)行第一項(xiàng)：全體起 立、奏國(guó)歌。這是音響應(yīng)立即播放出國(guó) 歌。又如，大會(huì)宣布辦法榮譽(yù)證

12、書，組 織人員應(yīng)迅速將受獎(jiǎng)人員排好隊(duì)，禮儀 小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引岀來，另有 禮儀小姐將證書遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā) 給受獎(jiǎng)?wù)摺槭箷?huì)場(chǎng)上的活動(dòng)有條不紊，必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬 訓(xùn)練，避免會(huì)場(chǎng)上岀現(xiàn)混亂。如果與會(huì)者有電話或有人要相告特 別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊， 輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng) 導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人 員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語，分散與會(huì)者 注意力。故好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行之 中，就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會(huì) 后要照相，就應(yīng)提前將場(chǎng)地、椅子等布 置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外， 會(huì)后的用車也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前妥善安 排。會(huì)后服務(wù)會(huì)議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工 明確地做好善后處理工作。組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后，有時(shí)還會(huì)安 排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì)、會(huì)餐、參觀、 照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位