機關(guān)費用報銷管理細則

1、財務內(nèi)控制度體系-FC-01-06-031目的體系名稱財務管理編號FC-01-06-03版本號2012-1XX工業(yè)區(qū)開發(fā)有限公司機關(guān)費用報銷管理細則公司名稱批準人職務財務總監(jiān)批準依據(jù)中國海洋石油總公司內(nèi)控制度體系文件管理辦法（CG-05-01）發(fā)布范圍普發(fā)發(fā)布義號海油閩開財201249號發(fā)布日期.2012年08月02日生效日期2012年08月02日規(guī)范機關(guān)管理費報銷的程序和標準。2 適用范圍公司。3 編制依據(jù)中海油海西寧德工業(yè)區(qū)開發(fā)有限公司成本費用管理辦法，F(xiàn)C-01-07, 2012,公司。4 釋義4.1 公司統(tǒng)一控制費用指由公司統(tǒng)一控制的費用，包括工資、獎金、企業(yè)年金、職工福利費、社會勞動

2、保險、住房公積金、外雇人員費、辦公費、通訊費、運輸費、機物料消耗、低 佰易耗品、勞動保護費、租賃費、水電費、會議費、修理費、業(yè)務招待費、健康安 全環(huán)保費、圖書資料費、黨（團）協(xié)會費、審計費、稅金、保險費、訴訟費、咨詢 費、培訓費、工會經(jīng)費、不可預見費等。4.2 部門控制費用指由機關(guān)各部門控制的五項費用（差旅費、業(yè)務招待費、會議費、圖書資料費、 團隊建設費）。5 職責分工5.1 預算責任部門a）人力資源部控制有關(guān)人工成本費、培訓費等項目預算；b）辦公室控制有關(guān)行政管理費用預算；c）資金財務部控制有關(guān)稅費、保險費、審計費等項目預算；d）法規(guī)商務部控制訴訟費、法律咨詢費等預算；e）工程建設部控制技術(shù)

3、研究費、勞動保護費等預算；f）機關(guān)各部門控制部門歸口費用、部門控制（切塊）費用預算。5.2 資金財務部審核報銷機關(guān)管理費用。6 管理程序6.1 費用控制原則6.1.1 從嚴從緊和實事求是原則：嚴格控制非生產(chǎn)費用投入，嚴格程序管理；堅持實事求是，保證機關(guān)正常運作的資金需要。6.1.2 領導推動和全員參與原則：各級領導必須重視并全力支持費用控制，以身 作則，采取有效措施，嚴格控制各項開支；調(diào)動全體員工控制成本的積極性，養(yǎng)成 節(jié)約費用的習慣，關(guān)心費用控制結(jié)果。6.1.3 預算管理和例外管理原則：任何費用的發(fā)生都要以預算為依據(jù)，預算編制 責任人根據(jù)其職責、權(quán)限對預算項目及相關(guān)憑據(jù)進行審批，對不符合預算

4、的請款， 預算責任人有責任拒絕批準；同時堅持例外管理原則，超預算支出必須嚴格程序?qū)?批。6.2 費用責任劃分6.2.1 加大費用控制的責任，將機關(guān)費用劃分為“公司統(tǒng)一控制費用”和“部門控制費用”（見附件1）兩大類：a） ”公司統(tǒng)一控制費用”由歸口的責任部門總經(jīng)理負責審核，按照費用性質(zhì)分 別由公司主管領導或總經(jīng)理批準；b） “部門控制費用”直接由部門總經(jīng)理負責控制和批準。6.2.2 部門總經(jīng)理及公司主管領導必須采取切實措施控制好費用預算，對各項費 用預算專款專用，不得相互調(diào)劑。6.2.3 部門控制費用必須由各部門總經(jīng)理批準簽字后方可報銷，部門總經(jīng)理臨時 出差，被授權(quán)人只能代簽部門出差備用金、轉(zhuǎn)賬

5、支票等暫借費用，事后仍需部門總 經(jīng)理簽字方可報銷。部門總經(jīng)理直接發(fā)生的費用需由公司主管領導批準。6.2.4 公司副總經(jīng)理、財務總監(jiān)直接發(fā)生的費用由公司總經(jīng)理批準，總經(jīng)理直接 發(fā)生的費用由辦公室報公司主管領導批準。6.2.5 根據(jù)公司資金管理辦法，為有效控制付款風險，切實保障資金安全，公司機關(guān)費用實行預算控制責任人和付款審批人相分離的原則，預算控制責任人和付款審批人不能為同一人。付款審批屬于公司財務內(nèi)部控制程序， 不涉及其他業(yè)務部門， 主要審查簽字是否真實、齊全，所附資料是否合法、完整。一次性支付具體權(quán)限見 資金業(yè)務分級授權(quán)表。6.2.6 資金財務部應按明細核算各種費用并按月定期向預算責任人通報

6、機關(guān)管理 費用實際發(fā)生情況，以便責任人跟蹤控制。6.3 對發(fā)票及報銷單據(jù)的要求6.3.1 對發(fā)票的要求a）發(fā)票須印有稅務機關(guān)的統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章，加蓋發(fā)票使用單位的發(fā)票專用章或財務專用章；b）收據(jù)須印有財政部門的統(tǒng)一收據(jù)監(jiān)制章，加蓋收據(jù)使用單位的財務專用章。6.3.2 對發(fā)票內(nèi)容的要求a）發(fā)票、收據(jù)須注明付款單位名稱（定額發(fā)票除外）、填制日期、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi) 容、計量單位、數(shù)量、單價、金額、開票人、收款單位財務章或發(fā)票專用 章；b）單據(jù)金額的大寫與小寫數(shù)據(jù)相符，單據(jù)金額不得涂改、挖補；c）發(fā)票單據(jù)有錯誤的，應由開出單位重開或更正，應在更正處加蓋開票單位的發(fā)票專用章或財務專用章；d）不得用發(fā)票復印件作為

7、報銷憑證；e）機打發(fā)票不得手工增添、涂改。6.4 公司統(tǒng)一控制費用控制措施6.4.1 人工成本a）人工成本包括獎金（半年獎、年終獎、效益獎）、工資、社會保險費（五項 社會保險和企業(yè)年金）、商業(yè)保險（補充醫(yī)療保險和人身意外保險）、職工 福利費（療養(yǎng)費、探父母費、防暑降溫費等）、住房公積金、外雇人員費和 非貨幣性福利等。人工成本由人力資源部統(tǒng)一歸口管理，人力資源部負責 編制人工成本年度預算，并嚴格公司的規(guī)定進行控制和管理。b）獎金（半年、年終、效益）由人力資源部負責審核，公司總經(jīng)理批準。c）工資、外雇人員費、職工福利費、職工住房補貼、勞動保險費等由人力資 源部總經(jīng)理審核，公司主管領導批準。6.4.

8、2 異地流動綜合補貼及探親交通費a）人力資源部負責編制異地流動綜合補貼及探親交通費預算及其發(fā)放管理， 異地流動綜合補貼的發(fā)放應嚴格按照公司規(guī)定執(zhí)行。b）員工探親或因工作離不開，配偶或直系親屬到工作地反探親，應事先提出 書面中請，經(jīng)部門總經(jīng)理同意，報銷時由人力資源部負責審核，公司主管 領導批準后，按照員工相應報銷標準執(zhí)行。6.4.3 培訓費a）培訓費是指因培訓而發(fā)生的所有直接和間接費用，包括講課費、培訓資料 費、培訓組織費等其他費用。b）培訓費由人力資源部統(tǒng)一歸口管理。公司員工培訓由人力資源部統(tǒng)籌安排。 各部門在編制年度預算時，提出培訓計劃及預算，交人力資源部匯總、平 衡后形成公司年度培訓計劃及

9、預算，按程序批準后，由人力資源部組織實 施。員工參加培訓，須嚴格執(zhí)行人力資源部關(guān)于培訓的相關(guān)審批程序。c）費用報銷時須附上參加培訓審批表及相關(guān)文件，由人力資源部總經(jīng)理 審核，公司主管領導批準。6.4.4 工會經(jīng)費a）工會經(jīng)費應按照全國總工會有關(guān)文件規(guī)定進行管理和使用，公司工會經(jīng)費 由人力資源部統(tǒng)一歸口管理。使用工會經(jīng)費時，須提出申請，經(jīng)人力資源 部總經(jīng)理審核，公司主管領導批準實施。資金財務部應加強對公司工會經(jīng) 費的財務管理和監(jiān)督。b）費用報銷時須附上相關(guān)的獲批請示文件或活動說明書及參加人員名單，由 人力資源部總經(jīng)理審核，公司主管領導批準。6.4.5 低值易耗品a）低值易耗品指單件物品價值在20

10、00元以內(nèi)的辦公用具，包括辦公臺、椅、 電腦桌、沙發(fā)、文件資料柜、對講機、傳真機、電話機、照相機、電視機、 音響、碎紙機、抽濕機等。低值易耗品由辦公室統(tǒng)一歸口管理。b）辦公室綜合公司各職能部門的需求負責編制年度使用計劃，經(jīng)公司主管領 導審批后，負責統(tǒng)一采辦、驗收和管理。未列入年度使用計劃的需求，各 部門須提出申請，經(jīng)辦公室主任審核，公司主管領導審定，總經(jīng)理批準后 由辦公室采辦。C）費用報銷時須附上設備（材料）明細單據(jù)、購買合同、經(jīng)辦人、驗收人和 辦公室主任確認無誤的驗收單，由辦公室主任審核，公司主管領導批準。6.4.6 辦公費a）辦公費是指各部門發(fā)生的各種消耗性辦公文具用品、文件資料郵遞費、公

11、 函紙、信封、信簽、文件袋、文件夾和以上物品的印刷費用。不包括財務 部門購買和印制的賬簿、憑證、報表的費用。b）辦公用品由辦公室統(tǒng)一歸口管理。機關(guān)各部門根據(jù)使用需求定期報送辦公 室，統(tǒng)一由辦公室集中采辦。各部門根據(jù)業(yè)務需要郵遞物品的統(tǒng)一由辦公 室負責辦理，發(fā)生的郵遞費由辦公室主任審核，主管領導批準后，實報實 銷。c）費用報銷時須附上經(jīng)辦人、驗收人和辦公室主任簽字確認無誤的驗收單， 由辦公室主任審核，公司主管領導批準。6.4.7 物料消耗費a）物料消耗費指各種消耗性物料的費用，包括電腦軟盤、優(yōu)盤、配件、辦公 用設備配件等，還包括購買的復印紙、打印紙、傳真紙和財務部門購買和 印制的賬簿、憑證、報表

12、的相關(guān)費用。b）電腦軟盤、優(yōu)盤、配件、辦公設備配件統(tǒng)一由辦公室負責管理和控制。機 關(guān)各部門根據(jù)業(yè)務需求向辦公室提出申請，經(jīng)辦公室主任審核，公司主管 領導批準后辦公室進行采辦。c）費用報銷時須附上經(jīng)辦人、驗收人、辦公室主任確認無誤的驗收單，由辦 公室主任審核，公司主管領導批準。6.4.8 通訊費a）辦公室負責編制公司的年度通訊費預算，通訊費由辦公室統(tǒng)一歸口管理。b）公司原則上不允許開通國際長途電話，特殊情況，需經(jīng)總經(jīng)理批準。禁止 用辦公電話撥打私人電話。員工應嚴格控制長途電話通話時間，聯(lián)系工作 應本著簡明、扼要、高效、節(jié)省的原則，做到既方便工作，又節(jié)約費用開 支。公司每月的固定電話費用單由交由各

13、部門自行審核，辦公室負責適時 公布。c）費用報銷時由辦公室主任審核，公司主管領導批準。6.4.9 業(yè)務招待費a）指因工作需要而發(fā)生的費用（外賓除外）。根據(jù)公司和各部門的預計招待計 劃編制。公司因工作需要而購買各種禮品，以及為招待而備用的酒水等物 品均在此項目列支。公司業(yè)務招待費由辦公室在年度預算內(nèi)歸口管理、統(tǒng) 一控制（部門控制的業(yè)務招待費除外）。公司業(yè)務招待由辦公室統(tǒng)一安排。 發(fā)生業(yè)務招待前須認真填寫業(yè)務招待申請單，嚴格按照有關(guān)規(guī)定逐級報 批。b）費用報銷時必須附上業(yè)務招待申請單，手續(xù)齊全，經(jīng)辦公室主任審核， 公司主管領導批準。6.4.10 租賃費a）指因生產(chǎn)和管理需要，采用經(jīng)營租賃方式租用的

14、設備（汽車除外）、辦公場 所或建筑而支付的租金。租賃費統(tǒng)一由辦公室負責管理和控制。辦公室應 根據(jù)公司業(yè)務需要編制辦公樓租用計劃，充分利用辦公樓；b）機關(guān)部門根據(jù)業(yè)務需要需發(fā)生租賃費的，事前須向辦公室提出申請，經(jīng)辦 公室主任審核，公司主管領導批準后由辦公室負責統(tǒng)一安排。c）費用報銷時須附上租賃合同等材料，經(jīng)辦公室主任審核，公司主管領導批 準。6.4.11 修理費a）維修費由辦公室統(tǒng)一歸口管理。維修前，應由維修物品所在部門填寫維 修申請單，由辦公室主任審核簽字后進行維修。b）費用報銷時必須附有費用發(fā)票及配件明細清單和維修申請單，經(jīng)辦公室 主任審核，公司主管領導批準。6.4.12 運輸費a）運輸費統(tǒng)

15、一由辦公室負責管理和控制。辦公室應根據(jù)每年業(yè)務量情況，編 制租車計劃，經(jīng)公司主管領導審核后，由總經(jīng)理批準執(zhí)行；b）費用報銷時，由辦公室主任審核，公司主管領導批準。6.4.13 廣告（禮品）費a）廣告（禮品）費統(tǒng)一由辦公室負責管理和控制。辦公室負責在總經(jīng)理批準 的年度預算內(nèi)編制禮品采辦計劃，經(jīng)公司主管領導批準后，辦公室負責統(tǒng) 一采辦。部門因特殊需要采辦禮品，應單獨提出申請，經(jīng)辦公室主任審核， 公司主管領導審定，總經(jīng)理批準后，辦公室負責辦理。b）費用報銷時，必須附上經(jīng)辦人、驗收人、辦公室主任確認無誤的驗收單， 經(jīng)辦公室主任審核，公司主管領導批準。6.4.14 宣傳費a）宣傳費是指企業(yè)為宣傳企業(yè)形象

16、、企業(yè)精神等而發(fā)生的非廣告性質(zhì)的費用, 由辦公室歸口統(tǒng)一管理。辦公室負責對總經(jīng)理批準后的年度預算進行控制。b）費用報銷時，由辦公室主任審核，公司主管領導批準。6.4.15 技術(shù)研究費a）技術(shù)研究費由工程建設部統(tǒng)一歸口管理，工程建設部統(tǒng)一編制技術(shù)研究費 的年度預算，經(jīng)總經(jīng)理批準后組織實施。b）費用報銷時須附上驗收報告等相關(guān)資料，經(jīng)工程建設部總經(jīng)理審核，公司 主管領導批準。6.4.16 勞動保護費a）勞動保護費由工程建設部統(tǒng)一歸口管理，工程建設部應結(jié)合公司實際情況 編制勞動保護費的年度預算，經(jīng)總經(jīng)理批準后組織實施。b）費用報銷時，由工程建設部總經(jīng)理審核，公司主管領導批準。6.4.17 審計費a）指

17、開展各項審計工作發(fā)生的費用，預算由資金財務部根據(jù)年度審計計劃分 項目編制。其中：內(nèi)部審計費：指中國海洋石油總公司對公司開展內(nèi)部審 計所發(fā)生的差旅費、招待費、外雇人員費和外包費用。中介機構(gòu)審計費： 指根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定要求聘請中介機構(gòu)進行審計所發(fā)生的費用，包括年報 審計、驗資、資產(chǎn)評估等。b）審計費由資金財務部統(tǒng)一歸口管理。聘請外部審計機構(gòu)進行查賬驗資以及 進行資產(chǎn)評估時，資金財務部應對審計機構(gòu)進行比選，擇優(yōu)選用。c）費用報銷時由資金財務部總經(jīng)理審核，公司主管領導批準。6.4.18 稅金a）個人所得稅稅金由人力資源部統(tǒng)一歸口管理，人力資源部負責計算、代扣 代繳。除個人所得稅外的其他稅金由資金財務部

18、統(tǒng)一歸口管理，資金財務 部應加強對稅收政策的研究，依法納稅，并合理進行稅務籌劃，降低稅務 成本。b）個人所得稅代扣代繳時，由人力資源部總經(jīng)理審核，公司主管領導批準。其他稅金支出時，由資金財務部總經(jīng)理審核，公司主管領導批準。6.4.19 保險費a）保險費（不含補充醫(yī)療保險和人身意外險）由資金財務部歸口統(tǒng)一管理， 商業(yè)保險費（補充醫(yī)療保險和人身意外保險）由人力資源部歸口統(tǒng)一管理。b）已由中國海洋石油總公司集中統(tǒng)一投保意外傷害險的員工，不得報銷自行 購買的人身意外保險費用；未列入統(tǒng)一投保的員工乘坐飛機等可以報銷一 份人身意外險的保險費。c）商業(yè)保險費（補充醫(yī)療保險和人身意外保險）保險費用支出時，由人

19、力資 源部總經(jīng)理負責審核，公司主管領導批準。未投保員工的出差人身意外險 的保險費隨差旅費報銷。d）保險費（不含人身意外險）支出時由資金財務部總經(jīng)理審核，公司主管領 導批準。6.4.20 咨詢費a）指向有關(guān)咨詢機構(gòu)進行學術(shù)、經(jīng)營管理、調(diào)查調(diào)研等方面咨詢所支付的費 用以及聘請專業(yè)會計、稅務和法律顧問等發(fā)生的費用，如聘金、交通、食 宿等費用。b）咨詢費由各部門在總經(jīng)理批準的年度預算內(nèi)進行控制。業(yè)務咨詢前向須提 出申請，由公司主管領導批準實施。相關(guān)部門對咨詢機構(gòu)應通過比選，擇 優(yōu)選用，爭取獲得價格優(yōu)惠。c）費用報銷時憑獲批準文件，由各部門總經(jīng)理審核，公司主管領導批準。6.4.21 不可預見費a）不可預

20、見費是指未列入年度具體預算但必須發(fā)生的費用，由公司總經(jīng)理直 接控制。對于不可預見費的發(fā)生，各部門事前必須提出書面的專項申請， 經(jīng)公司各主管領導審核后，由公司總經(jīng)理批準。b）費用報銷時須附上相關(guān)的申請批準文件，由經(jīng)辦部門的部門總經(jīng)理審核， 公司主管領導批準。6.4.22 其他未列費用包括水電費、警衛(wèi)消防費、綠化費、訴訟費、環(huán)保及排污費等，由相關(guān)歸口責 任部門總經(jīng)理負責審核，公司主管領導批準。6.5 部門控制費用控制措施6.5.1 差旅費a）員工出差應以“任務明確、時間緊湊，切實解決實際問題”為出發(fā)點。部 門總經(jīng)理出差，需經(jīng)主管領導同意，公司總經(jīng)理批準；部門總經(jīng)理以下員 工出差由部門總經(jīng)理批準。b

21、）員工出差費用報銷應嚴格按照公司差旅費報銷管理細則執(zhí)行。6.5.2 會議費a）會議費指員工（不含公司領導）參加外單位組織召開的會議和部門召開的 專題會議，在會議期間發(fā)生的租用場地費用、車輛費用、資料印刷費用、 伙食費用等，標準原則上不得超過每人每天500元。嚴禁利用會議組織旅游；嚴禁借開會名義發(fā)放、贈送禮品和紀念品。各部門應編制年度會議費 用預算，經(jīng)批準后下達給各部門并實施。部門組織召開的專題會議的須提 出書面申請，經(jīng)公司主管領導同意，公司總經(jīng)理批準。b）費用報銷時，由部門總經(jīng)理批準，須附會議通知和參會人員表等文件作為 報銷依據(jù)和會計憑證附件。6.5.3 團隊建設費a）團隊建設費指為建立和諧企

22、業(yè)，增強企業(yè)凝聚力而發(fā)生的活動經(jīng)費，包括 活動場所、食宿、會議用品等費用。團隊建設費應真正用到團隊建設上， 不允許將本費用集中使用到少數(shù)人上，每次活動必須具有普遍性，即部門 參與人員不能低于本部門員工人數(shù)的 80 %。b）各部門的團隊建設費須按照年度預算標準嚴格管理和控制。費用報銷時， 須提供活動說明書和參與人員名單，由部門總經(jīng)理批準。6.5.4 圖書資料費a）圖書資料費指用于各部門購買專業(yè)技術(shù)書籍、資料、報刊、光盤等發(fā)生的 費用。b）各部門的圖書資料費須按年度預算進行嚴格管理和控制。費用報銷時須附 上由經(jīng)辦人、驗收人簽字無誤的資料明細單（含單價及數(shù)量），由部門總經(jīng) 理簽字批準后方可到資金財務

23、部報銷。c）各部門必須對本部門的圖書資料進行登記管理，以便公司資產(chǎn)盤點小組進 行盤點。6.5.5 業(yè)務招待費a）嚴格控制招待費支出，嚴禁公司內(nèi)部宴請。外部接待用餐要節(jié)約簡便，提 倡在公司內(nèi)部食堂、招待所用餐。b）各部門因公發(fā)生需要發(fā)生業(yè)務招待費，報銷時應以主要招待人的名義辦理 報銷手續(xù)。6.6 超預算費用控制措施6.6.1 屬于公司統(tǒng)一控制費用的，對超預算和預算外的費用支出，由費用歸口部 門總經(jīng)理須事前提出書面申請，并填寫申請追加預算的審批表，報投資及預算管理 委員會審核批準。6.6.2 屬于部門控制費用的，原則上對超預算和預算外的費用支出不予報銷。特 殊情況確實需要追加的，經(jīng)辦部門事前須提出

24、書面申請，并填寫申請追加預算的審 批表，報投資及預算管理委員會審核批準。6.6.3 超預算和預算外的費用支出只有經(jīng)過追加預算批準程序后方可到資金財務 部報銷。6.7 流程圖機關(guān)費用報銷單件見附件2附件3。報銷流程圖見附件4。費用報銷單見附件56.8 內(nèi)控活動列表機關(guān)費用報銷內(nèi)控活動列表，見附件 3。7 附則本細則由公司風險管理辦公室組織解釋。【正文結(jié)束】附件1:機關(guān)費用控制責任劃分表附件2:機關(guān)費用（預算內(nèi)）報銷流程圖附件3:機關(guān)費用（預算外）報銷流程圖附件4:機關(guān)費用報銷內(nèi)控活動列表附件5:費用報銷單附件1機關(guān)費用控制責任劃分表序號費用名稱責任部門及責任人批準人一、公司控制費用1/、口預見費

25、公司各主管領導總經(jīng)理2獎金（半年、年終、效益）人力資源部總經(jīng)理3工資人力資源部總經(jīng)理主管領導4社會保險費（五項社會保險和企業(yè)年金）5商業(yè)保險費6職工福利費7教育培訓費8工會經(jīng)費9住房公積金10外雇人員費11非貨幣性福利12出國人員費13黨（團）協(xié)會費14外包費15差旅費探親路費等公司領導差旅費辦公室主任主管領導16低值易耗品17辦公費18燃料與動力（水電費、燃料）19通訊費20物業(yè)管理費21租賃費22修理費序號費用名稱責任部門及責任人批準人23會議費24運輸費25圖書資料費26物料消耗27業(yè)務招待費28宣傳費29董事會費董事會秘書30健康安全環(huán)保費綠化費辦公室主任消防警衛(wèi)費等工程建設部總經(jīng)理主管領導31勞動保護費32技術(shù)研究費33審計費資金財務部總經(jīng)理主管領導34稅金35保