部門職責手冊

1、職能部門一、 通用職能1. 制度建設1) 本部門和本專業(yè)流程與相關管理制度的建設和完善。2) 負責培訓本部門員工相關流程與制度，確保員工理解和遵守公司與部門規(guī)章制度。3) 根據業(yè)務發(fā)展或當前突出的問題，制定創(chuàng)新課題，不斷進行部門業(yè)務與管理的創(chuàng)新。2. 部門計劃、預算及總結1) 根據公司戰(zhàn)略規(guī)劃，組織制定部門年度、季度和月度計劃與預算，并負責計劃與預算的分解、實施、控制。2) 總結部門計劃預算的完成情況，并對部門的各項工作進行總結。3. 部門日常管理1) 專業(yè)能力建設：本部門專業(yè)能力的培訓、交流和總結2) 制定部門員工績效考核指標與目標，輔導、考核員工，并收集、上報要提供的績效數據。3) 完成本

2、部門職位說明書的修訂、完善工作。4) 完成本部門各類統(tǒng)計報表的編制、匯總及上報工作。5) 負責部門設施、設備及辦公用品的日常維護、管理工作。4. 知識管理1) 根據本部門業(yè)務工作開展過程中出現的出現的重大失誤或杰出的貢獻編輯工作案例，進行知識管理。2) 總結本部門先進、科學的管理經驗或方法供其它部門學習或分享。3) 整理、管理本部門文件檔案工作。5、文化管理1) 根據公司企業(yè)文化建設的需要，負責本部門員工職業(yè)價值觀、職業(yè)行為的管理和引導；2) 負責本部門文化的建立及宣貫；3) 負責本部門團隊士氣的保持。二、專業(yè)職能人事行政部職能1. 人力資源規(guī)劃1) 組織開發(fā)、編制、修訂、完善員工職能線各項管

3、理制度，對制度的執(zhí)行實施定期和不定期的檢查和評估分析。2) 負責公司制定公司人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃，并組織實施。3) 負責每年度的人力資源需求預測，并制定相關解決方案，并組織實施。2. 組織管理1) 結合業(yè)務流程，理清各級組織工作界面，明確管理層級、功能定位和職責權限。2) 實施組織運行的正常維護與監(jiān)控，根據需要，提出組織運行診斷和評估報告。3) 根據公司規(guī)劃，提出組織架構設置與崗位設置方案，協同各中心確定各部門人員編制方案，提出人員配置方案。4) 組織公司崗位說明書的維護工作。3. 人員招聘與晉升1) 擬定招聘策略，制定招聘計劃和組織招聘及錄用考核工作，滿足公司對人力資源的需求。2) 辦理公司所有

4、人員的任免手續(xù)。3) 擬訂優(yōu)秀員工職業(yè)生涯規(guī)劃，選拔、培養(yǎng)后備人才。4) 進行任職資格管理，實現人力資源與崗位的高度匹配，提升崗位價值。4. 培訓管理（二） 建立公司培訓體系，建立公司內外部培訓資源庫和培訓課程體系。（三） 起草、審批公司年度培訓計劃并實施。（四） 負責公司培訓的日常管理工作。（五） 評價培訓效果和督促各部門的內部培訓工作。5. 績效管理1) 負責公司績效管理體系建設，確保績效管理體系有效支撐戰(zhàn)略目標與年度經營目標的實現。2) 根據公司經營目標，組織制定公司績效考核方案，培訓、指導各部門內部績效考核方案，并實施績效考評。3) 匯總、處理考核結果，提出考評獎懲建議，督促各部門根據

5、考核結果改進績效。4) 執(zhí)行公司獎懲、晉升制度，保證各項激勵措施能及時、合理實施。6. 員工薪酬福利管理1) 負責公司薪酬福利體系建設，以有效激勵員工、保證公司戰(zhàn)略目標的實現。2) 負責薪酬總額的預算、控制與員工工資的結算。3) 負責員工養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、生育、財產、人身安全、住房公積金等各類保險的辦理和費用扣繳，及其與工資、保險等憑證相關的匯總保管工作。7. 員工關系管理1) 負責員工勞動合同管理，管理公司人員的勞動關系。2) 負責員工入職、轉正、調崗、調薪、離職等日常人事異動手續(xù)的辦理。3) 負責員工信息維護。4) 負責員工入職、離職面談、入職跟蹤。5) 負責員工入職后工作指導人的確定和協

6、調。6) 完善員工溝通制度，拓展溝通管道，建立內部良好的溝通氛圍。7) 了解和掌握員工的思想動態(tài)，組織員工滿意度調查并匯總分析，采取措施，穩(wěn)定員工隊伍。8) 負責調解和處理員工提出的申訴意見與勞資糾紛。8. 企業(yè)文化建設1) 根據公司經營戰(zhàn)略，編制企業(yè)文化建設規(guī)劃，并組織實施。2) 負責提煉、建立、維護公司的理念文化、行為文化，編制員工手冊。9. 公文管理1) 負責公司文件材料的審核辦理，公司年度計劃、總結等各種綜合材料的草擬，公司對外和上報材料的修改、把關。2) 負責公司級文件（主要指公文、數據、信息等）流轉；溝通內部聯系，保證上情下達和下情上報；將領導批示件下發(fā)并留存。3) 對公司形成的各

7、種文件、合同、協議、函、會議紀要等正式文件的書寫規(guī)范化進行審查。10. 行政管理1) 負責公司級別的行政會議安排和來訪接待工作。2) 負責公司行政類制度的編寫，發(fā)布及監(jiān)督實施。3) 負責組織編制年、季、月度行政后勤、工作計劃。本著合理節(jié)約的原則，編制年、季、月度后勤用款計劃，搞好行政后勤決算工作，并組織計劃的實施和檢查。11. 總務后勤管理1) 負責辦公區(qū)域環(huán)境、衛(wèi)生工作管理制度擬訂、檢查、監(jiān)督、控制和執(zhí)行。2) 負責做好公司經營用水、電管理工作。加強用水、電費用核算，及時交納水、電費。3) 負責員工就餐飲水的衛(wèi)生管理工作。定期地詢問公司員工對就餐質與量的要求，以確保員工就餐的安全及飲用水的及

8、時供應。4) 負責公司的報紙、刊物征訂及發(fā)放工作。5) 公司行政用車的派車、車輛保養(yǎng)、年檢等管理工作。12. 外聯宣傳1) 和區(qū)、市級政府人員聯系溝通，更好的完成各類項目的申報及跟蹤。2) 公司資質及榮譽的申請。3) 作為公司與法律顧問聯系溝通的牽線人，有計劃性、規(guī)范性的解決公司各類法務問題。13. 員工出國及客人來訪邀請函1) 訂票（機票、車票）及住宿安排。2) 簽證、邀請函、護照等的辦理。14. 非經營性固定資產管理1) 負責公司非經營性固定資產（如辦公場所、車輛、辦公設備等）管理工作，建立固定資產臺帳。2) 負責公司非經營性固定資產的發(fā)放與使用管理工作。3) 負責公司非經營性固定資產（計

9、算機類除外）的日常維修、維護的相關落實工作。財務部工作職能1. 會計核算和報表1) 負責制定公司財務、會計核算管理制度。建立健全公司財務管理、會計核算、稽核審計等有關制度，督促、各項制度的實施和執(zhí)行。2) 定期編制年、季、月度各類財務會計報表，搞好年度會計決算工作。3) 負責固定資產的管理。會同各部門辦理固定資產的購建、轉移、報廢等財務審核手續(xù)，正確計提折舊，定期組織盤點，做到賬、卡、物三相符。4) 負責公司資金的收付，辦理現金收支和銀行結算業(yè)務。及時登記現金和銀行存款日記賬，保管庫存現金，保管好有關印章、空白收據、空白支票。5) 根據國家規(guī)定按時開具發(fā)票，及時上交稅款。6) 負責監(jiān)管倉庫等部

10、門，定期對倉庫物資組織清查盤點，做到賬卡物相符。監(jiān)管存放在供應商的產品，定期與采購人員進行核對，確保物資數量相符。7) 督促業(yè)務部門清理庫存產品，盤活資金。組織季度庫存處理行動，與業(yè)務等各部門確定促銷方案或其他解決方案，經公司審批后，進行處理。8) 負責對公司低值易耗品盤點核對。會同有關部門做好盤點清查工作，并提出日常采購、領用、保管等工作建議和要求，杜絕浪費。9) 負責配合公司外部財務審計及稅務審計工作。10) 根據有關規(guī)定負責會計檔案的管理工作。11) 完成對外統(tǒng)計報表工作。12) 依據公司的實際情況進行稅收籌劃工作。13) 負責完成出口產品退稅、核銷管理工作。2. 財務管理和控制1) 制

11、訂或配合制訂與公司各項內控管理制度。2) 負責組織內部核算工作，完成內部核算，并形成管理報表。3) 組織編制公司經營預算，定期檢查、監(jiān)督、考核計劃的執(zhí)行情況，結合經營實際，及時調整和控制預算的實施。4) 負責編寫財務分析及經濟活動分析報告。會同有關部門，組織經濟行動分析會，總結經驗，找出經營活動中產生的問題，提出改進意見和建議。同時，提出經濟報警和風險控制措施，預測公司經營發(fā)展方向。5) 根據公司的組織架構和考核方案，進行各部門考核數據的提供。6) 根據公司需要參加經營會議，參與經營決策。7) 分解資金占用額，合理地有計劃地調度占用資金。8) 對采購合同進行審核，控制帳期和其他付款相關的條款。

12、9) 對銷售合同價格，根據公司定價原則進行審核。10) 每月完成工作核算及工資發(fā)放。3. 財務運作職能1) 根據公司的戰(zhàn)略目標，測算資金需求及計劃資金的籌措方式。2) 對公司的投資方案進行測算，完成方案可行性分析。3) 對公司的資金進行投資理財，保證資金的合理升值。4) 監(jiān)控公司重大投資項目在預算范圍內進行并在控制之中。國際業(yè)務部工作職能1. 市場分析及政策收集1) 收集國內、外相關政府部門的法律法規(guī)及外貿相關政策，密切關注其變化。掌握行業(yè)發(fā)展的新動態(tài)， 準確領悟、傳達。2) 分析公司產品銷售區(qū)域、市場占有率、客戶采購量等銷售數據，為公司戰(zhàn)略規(guī)劃提供信息，并參與制定公司中遠期規(guī)劃。3) 負責組

13、織收集、整理、歸納國內、外相關市場行情（包括新產品、替代品、客源、價格等信息資料），提出分析報告，制定不同階段的營銷策略。4) 組織并參加各類展會，提出并執(zhí)行參展方案，增加公司知名度，開發(fā)新客戶。2. 外貿市場的維護與開發(fā)1) 積極推進TRUEMAX 品牌建設和維護，提升公司在國內外市場的影響力和知名度。2) 積極維護和服務好老客戶，穩(wěn)定老客戶的定單量并努力擴大其銷售額，開發(fā)老客戶的新產品銷售。3) 積極開拓公司產品的新客戶、新市場，提高市場占有率。4) 積極配合開發(fā)新產品，并對新產品的推廣完成市場分析及推廣方案，拓展公司產品系列，增加市場競爭力及市場應變能力。5) 負責按不低于公司規(guī)定的產品

14、銷售價格進行銷售，盡量降低成本，加強風險控制，爭取公司利益最大化。6) 編制年度銷售計劃，經批準后執(zhí)行，按時完成銷售業(yè)績。3. 銷售合同管理 1）負責擬定銷售合同，重點把握收款方式，避免收匯風險，與客戶進行合同談判并簽署。 2）負責合同條款的審核，并按合同規(guī)定的收款、發(fā)貨、質保等條款執(zhí)行及監(jiān)控。 3）與采購、單證、財務部門的協調與溝通。 4. 渠道建設及代理商管理 1）負責培養(yǎng)老客戶，選擇優(yōu)質客戶，發(fā)展代理商，建立銷售渠道。 2）負責代理協議的擬定，與客戶簽署合同及審核、控制協議履行過程中的各項事宜。 3）維護代理商，保證年度代理商業(yè)績的完成。定期讓代理商提供銷售報表，進行銷售分析。5. 客戶

15、服務1) 建立客戶檔案，提供售后部門不定期進行客戶回訪，對客戶使用產品后的回饋意見和其他需求進行分析，挑選有價值的信息，開展深度合作及顧問式銷售。2) 處理與本部門工作有關的客戶投訴，做好記錄，對于共同問題，組織進行案例分析，避免相同的情況再次發(fā)生。3) 負責來訪客戶的行程及接待安排，加深客戶對公司的認識程度及認可程度。4) 負責客戶的售后服務，收集客戶提出的投訴及問題，與各相關部門溝通，妥善解決客戶的問題。1. 客戶回訪1) 整理客戶信息及資料，完善客戶購買記錄。2) 不定期對客戶進行回訪，了解產品使用情況及跟進客戶的進一步購買需求，篩選有用信息，提供業(yè)務部門，進行老客戶的新業(yè)務開發(fā)。3)

16、定期進行滿意度調查，并將情況匯總后，提供公司管理團隊決策用。2. 客戶投訴1) 接聽服務熱線及接受客戶郵件，受理客戶投訴，并做好記錄。2) 分析客戶投訴的問題，分別反饋給相關部門要求提出整改意見，并督促部門按時按約定的方式落實，并與客戶進行有效溝通。3) 分析客戶投訴中重要及共性的問題，定期召開專題例會，分享案例，或對疑難問題的解決方案進一步探討。國內業(yè)務部工作職能1. 國內市場及產品分析1) 負責國內市場及產品的調研，進行產品選型及銷售通路建立，提出國內銷售開展的可行性方案及計劃。2) 制定產品的國內銷售價格策略、營銷策略，經批準后實施。2. 業(yè)務開發(fā)及產品銷售1) 提出目標客戶名單，與目標

17、客戶的接觸和溝通，開發(fā)新客戶，建立業(yè)務聯系。2) 簽訂產品銷售合同，監(jiān)督合同的履行，按時回款，注意合同的風險控制。3) 編制年度銷售計劃，經批準后執(zhí)行，按時完成銷售業(yè)績。3. 客戶服務1) 建立客戶檔案，進行售前、售中、售后的客戶服務，不定期進行客戶回訪，與客戶保持良好的溝通。2) 負責來訪客戶的行程及接待安排，加深客戶對公司的認識程度及認可程度。單證部工作職能1. 進出口業(yè)務的詢價，報價，訂艙1) 向船公司，航空公司貨代詢海運費價格，并報合適價格給業(yè)務部。2) 按公司制度確認海運費空運費后，選擇合適的訂艙。2. 進出口業(yè)務的制單1) 負責制作正確的報關單據。2) .負責制作正確的議付單據。3

18、) .按客戶及公司規(guī)章制度審核信用證，通知業(yè)務員改證。4) 負責跟蹤所有貨物到貨情況并及時通知業(yè)務員與客戶。5) 負責整票單證進行過程中所有相關的單證信息的收集，反饋，跟蹤，處理解決。6) 所有單證業(yè)務登記整理，月底出報表，進行分析。3. 快件寄送1) 負責公司所有國際快件的詢價，議價，報價。2) 負責公司所有國際快件的安全寄送，并登記整理，月底出報表。4. 國際，國內物流商的供應管理1) 負責國際、國內物流供應商的選擇跟蹤維護。2) 建立與國際、國內物流供應商的健康關系。3) 對物流供應商的評估，淘汰與更新。4） 流供應商簽定貨運協議，保證我司出貨安全。5. 行業(yè)內新政策新情況的了解及應對1

19、) 負責收集反饋行業(yè)內的新政策。2) 評估新政策帶來的變化，影響。3) 對新政策帶來的變化提出合理建議。6. 出貨安全、收匯安全1) 確保按公司規(guī)章制度對貨物采取一定的置留，發(fā)貨權。（保證出貨安全）。2) 確保按公司規(guī)章制度對報關/清關單據采取一定的置留，寄單權。（保證收匯安全）。3) 負責信用保險的投保，與客戶資信查詢。4) 負責國內、國際運輸階段保險事宜。7. 做好與采購部、業(yè)務部、財務部的溝通銜接工作1) 按時及時溝通反饋信息。2) 對相關缺少的信息及時催要。品牌推廣部工作職能1. 品牌策劃1) 通過對公司產品的市場調研，提煉產品的差異性，提出產品推廣的重點及亮點。 2）對產品推廣進行策

20、劃，提出并實施推廣方案，使品牌具有競爭力。 3）通過各種方法，對品牌進行保護，落實保護措施。2廣告、展會策劃及實施 1）組織業(yè)務部門制定年度廣告投放方案，明確投放重點及效果預測，并實施廣告合同的簽訂。 2）組織業(yè)務部門制定年度參加展會的方案，明確展會的突出重點，及主打產品，完成報名手續(xù)及展位預訂。 3）策劃廣告促銷禮品及客戶禮品。 4）組織展會的現場布置方案及展品跟進，確保展會的順利進行，達到預期的參展目的。3廣告宣傳品設計 1）完成公司產品宣傳冊、標識、宣傳用品、旗幟等廣宣品的設計，體現公司統(tǒng)一的風格，合理使用VI，保證形象的統(tǒng)一及達到宣傳的目的。 2）選擇合適的材料制作各類廣宣品，使設計方

21、案得到較好的體現。 3）協助進行網站的平面設計，對于上傳網站的圖片進行修繕。 4）配合業(yè)務部門進行來訪客戶、公司活動、產品照片的收集、匯總及整理。4電子商務的管理 1）對各類B2B商務平臺進行維護，保證公司產品的排名及優(yōu)先順序，利于客戶對公司的搜詢。 2）負責公司網站的推廣，使公司在各種搜索引擎具有排名的優(yōu)勢。 3）統(tǒng)計、分析各種詢盤數據，不斷進行優(yōu)化。采購部工作職能1公司中遠期戰(zhàn)略制定及供應商戰(zhàn)略制定1) 通過對供方市場的調查，提出新產品開發(fā)方向，參與營銷策略的制定。2) 分析公司供應商的價格優(yōu)勢，參與銷售部門主打產品的選型。3) 與優(yōu)質的供應商建立長期合作的戰(zhàn)略關系。2. 供應商開發(fā)及評估

22、1) 編寫供應商名錄，對供應商合作過程中的交貨期、合格率等進行記錄，做為供應商評估的依據。2) 制定年度供應商開發(fā)計劃，簽訂采購總合同（協議），規(guī)范帳期、質保及相關條款，為現金流管理及風險控制提供保障。3) 針對供應商的弱點，向供應商提出改善建議，培養(yǎng)供應商符合公司的要求。4) 每年度對主要供應商進行供應商評估活動。3. 采購管理1) 按公司規(guī)定的流程，進行采購產品的比價，合同評審及簽訂，按期交貨、質量檢驗等作業(yè)。2) 進行公司產品主要材料的市場動向，分析產品成本構成，預測產品采購價格。3) 編制采購報表，運用數據管理，監(jiān)控采購過程，分析、解決問題。4) 對客戶有關產品質量的投訴，與供應商進行溝通，妥善處理。5) 建立采購臺帳，進行各項數據的統(tǒng)計、整理，編制采購報表。6) 研究產品采購的規(guī)律，與業(yè)務部門一起，確定經濟批量，降低采購成本的同時，提高庫存周轉率。質檢部工作職能1 質量管理1) 負責采購產品的品質，對于有國家標準的按國家標準，沒有國家標準的，結合合同中對產品的品質及出貨要求制定標準，并告知供應商。2) 考