課件11-安排值班工作

1、2021/8/21第三章 辦公室日常事務(wù)處理任務(wù)三 安排值班工作2021/8/22任務(wù)三 安排值班工作 知識(shí)目標(biāo)： 掌握值班工作的內(nèi)容和要求 技能目標(biāo)： 能夠編制值班安排表 和正確填寫(xiě)值班記錄2021/8/23任務(wù)三 安排值班工作會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/241 1、含義、含義 值班值班，是指單位為了保證辦公室正常的工作秩序，確保信息暢通，杜絕“空崗”、“脫崗”現(xiàn)象，在節(jié)假日、雙休日及正常下班后，安排專人負(fù)責(zé)處理有關(guān)事務(wù)的方式和制度。 作為單位窗口的辦公室，通常要負(fù)責(zé)組織安排或參與值班工作。一般地來(lái)說(shuō)，單位是實(shí)行兼職輪流的值班制度。一、值班的含義與分類一、值班

2、的含義與分類會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/25按照職責(zé)范圍，值班可分為：按照職責(zé)范圍，值班可分為： 2 2、分類、分類 （1 1）綜合值班，即負(fù)責(zé)處理本單位各項(xiàng)事務(wù)的值班，如大中）綜合值班，即負(fù)責(zé)處理本單位各項(xiàng)事務(wù)的值班，如大中型單位的總值班室；型單位的總值班室； （2 2）專項(xiàng)值班，即只負(fù)責(zé)處理某一項(xiàng)事務(wù)的值班，如單位內(nèi)部）專項(xiàng)值班，即只負(fù)責(zé)處理某一項(xiàng)事務(wù)的值班，如單位內(nèi)部各職能部門(mén)的值班。各職能部門(mén)的值班。 會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/26按照人員來(lái)分，值班可分為：按照人員來(lái)分，值班可分為：（1 1）固定值班，即由專門(mén)人員負(fù)責(zé)的

3、值班，如秘書(shū)機(jī)構(gòu)的日常值）固定值班，即由專門(mén)人員負(fù)責(zé)的值班，如秘書(shū)機(jī)構(gòu)的日常值班；班；（2 2）輪流值班，即由不同部門(mén)，不同職務(wù)的人員交替擔(dān)任的值班，）輪流值班，即由不同部門(mén)，不同職務(wù)的人員交替擔(dān)任的值班，如節(jié)假日值班。如節(jié)假日值班。會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2 2、分類、分類2021/8/27按照時(shí)間特征分，值班可分為：按照時(shí)間特征分，值班可分為：（1 1）永久性值班，單位專門(mén)設(shè)立的值班室；）永久性值班，單位專門(mén)設(shè)立的值班室； （2 2）臨時(shí)性值班，針對(duì)某一項(xiàng)任務(wù)在某一段時(shí)內(nèi)進(jìn)行的值班。）臨時(shí)性值班，針對(duì)某一項(xiàng)任務(wù)在某一段時(shí)內(nèi)進(jìn)行的值班。 在某些單位和專業(yè)部門(mén)，還設(shè)立專職

4、人員組成的常設(shè)值班室，晝夜在某些單位和專業(yè)部門(mén)，還設(shè)立專職人員組成的常設(shè)值班室，晝夜輪班值守。輪班值守。會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2 2、分類、分類2021/8/28二、編制值班表二、編制值班表1 1、列出值班時(shí)限和具體值班時(shí)間。、列出值班時(shí)限和具體值班時(shí)間。2 2、按照要求填入值班人員姓名。、按照要求填入值班人員姓名。3 3、標(biāo)明值班的地點(diǎn)。、標(biāo)明值班的地點(diǎn)。4 4、標(biāo)明負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。、標(biāo)明負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。5 5、須用簡(jiǎn)明的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容。、須用簡(jiǎn)明的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容。6 6、標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。、標(biāo)明人員缺勤的備用方案或

5、替班人員姓名。會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/29某集團(tuán)公司國(guó)慶放假值班表值班時(shí)間值班人員姓名值班地點(diǎn)值班電話帶班領(lǐng)導(dǎo)值班任務(wù)10月1日張辦公室135總經(jīng)理1、接聽(tīng)和處理電話，保證聯(lián)絡(luò)渠道暢通。2、接待和指引來(lái)訪人員。3、接收分發(fā)文件郵件和書(shū)報(bào)雜志。4、處理臨時(shí)發(fā)生的事情。5、注意安全，防火防盜。10月2日李辦公室150副總經(jīng)理10月3日王辦公室139副總經(jīng)理10月4日郭辦公室158行政辦主任注意事項(xiàng)1、值班時(shí)間：每天上午8天至下午5點(diǎn)30分2、做好值班記錄。3、值班人員不得缺席，確因病因事不能值班，請(qǐng)?zhí)崆奥?lián)系辦公室，以便及時(shí)調(diào)整人員。會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做

6、事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/210值班表會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/211值班表2021/8/212三、值班工作的內(nèi)容三、值班工作的內(nèi)容負(fù)責(zé)信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)負(fù)責(zé)信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和來(lái)訪接待負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和來(lái)訪接待 處理突發(fā)事件確保安全處理突發(fā)事件確保安全做好值班記錄保持工作連續(xù)做好值班記錄保持工作連續(xù)會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/2131、負(fù)責(zé)信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)接受并登記緊急文件接受并登記緊急文件臨時(shí)性的會(huì)議通知臨時(shí)性的會(huì)議通知會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/2142、負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和來(lái)訪接待

7、 會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/215外來(lái)人員登記表序號(hào)姓名性別單位乘坐車(chē)輛攜帶物品辦理事項(xiàng)進(jìn)入時(shí)間出門(mén)時(shí)間備注會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/216來(lái)訪接待記錄表來(lái)訪人姓名來(lái)訪人單位接待時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分至 年 月 日 時(shí) 分內(nèi)容擬辦意見(jiàn)：領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：處理結(jié)果： 值班人簽字：編號(hào)：編號(hào)： 值班人：值班人：會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/2173、處理突發(fā)事件確保安全（2 2）具體辦理。）具體辦理。如立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，接受領(lǐng)導(dǎo)指示，迅速部署如立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，接受領(lǐng)導(dǎo)指示，迅速部署工作；或就近組織人員搶救搶險(xiǎn)

8、；或依靠鄰近單位或部隊(duì)；或工作；或就近組織人員搶救搶險(xiǎn)；或依靠鄰近單位或部隊(duì)；或保護(hù)事故現(xiàn)場(chǎng)；或配合保衛(wèi)部門(mén)搞好工作。有時(shí)為將損失減小保護(hù)事故現(xiàn)場(chǎng)；或配合保衛(wèi)部門(mén)搞好工作。有時(shí)為將損失減小到最低程度，在領(lǐng)導(dǎo)人未批示前可采取臨時(shí)應(yīng)急措施。到最低程度，在領(lǐng)導(dǎo)人未批示前可采取臨時(shí)應(yīng)急措施。會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/2184、做好值班記錄保持工作連續(xù) 值班記錄主要包括值班登記及值班日志。 值班登記主要對(duì)外來(lái)的信函、電報(bào)、反映情況、外來(lái)的電話等，進(jìn)行認(rèn)真登記，讓接班人員保持工作的連續(xù)性。 值班日志是將值班過(guò)程中接收的任務(wù)及完成情況、收到的各方面的信息及處理情況、備忘事項(xiàng)

9、等，在有固定格式的本冊(cè)上記載下來(lái)，以便與其他值班人員交流和事后查考。2021/8/219值班日志 年 月 日 星期 值班人：承辦事項(xiàng)：1、2、3、待辦事項(xiàng)：處理結(jié)果會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/220值班工作視頻 會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/221 四、值班工作的要求熱情服務(wù)，照章辦事熱情服務(wù)，照章辦事 問(wèn)明情況，做好記錄問(wèn)明情況，做好記錄 重要情況，及時(shí)報(bào)告重要情況，及時(shí)報(bào)告 完成工作，辦理交接完成工作，辦理交接 會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/222四、值班工作的要求1熱情服務(wù)，照章辦事 值班人員不僅

10、要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為上級(jí)服務(wù)，為單位內(nèi)部各部門(mén)和下級(jí)服務(wù)，為客戶服務(wù)。在服務(wù)中，對(duì)待每一項(xiàng)工作都要做到嚴(yán)肅認(rèn)真，不能輕率處理每件事，不能放過(guò)收到的信息中的每個(gè)疑點(diǎn)，更不能越權(quán)辦事。2問(wèn)明情況，做好記錄 無(wú)論什么時(shí)候接到的電話，不論事情大小，都要問(wèn)明情況，如來(lái)電者姓名、單位、職務(wù)（職業(yè)）、來(lái)電時(shí)間、反映情況的內(nèi)容等，并一一認(rèn)真做好記錄。有條件的還可配備錄音電話。會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/2235、值班工作的要求 3重要情況，及時(shí)報(bào)告 所謂重要情況，是指突然發(fā)生的重大事件、重大災(zāi)害、重大事故等，或者是需要上司立即知道（決策）、采取措施、親臨現(xiàn)場(chǎng)處理的問(wèn)題。凡屬此類情況

11、，值班人員要及時(shí)報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并迅速按領(lǐng)導(dǎo)指示承辦。 4完成工作，辦理交接 一些能在值班時(shí)間內(nèi)處理好的事務(wù)，當(dāng)班人員盡量處理完。上一班的值班人員應(yīng)把值班情況、特別是重要情況待辦事項(xiàng)向下一班值班人員一一交代清楚，并按照規(guī)定的時(shí)間、程序做好交接工作，以保證值班事務(wù)的連續(xù)性。會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/224案例據(jù)中國(guó)青年報(bào)據(jù)中國(guó)青年報(bào)4 4月月3030日?qǐng)?bào)道，日?qǐng)?bào)道，H H省省A A市委近市委近日向全市發(fā)出通報(bào)，對(duì)擅自離開(kāi)工作崗位造成日向全市發(fā)出通報(bào)，對(duì)擅自離開(kāi)工作崗位造成工作嚴(yán)重失職的原市政府副秘書(shū)長(zhǎng)工作嚴(yán)重失職的原市政府副秘書(shū)長(zhǎng)P P，免去其，免去其市政府副秘書(shū)

12、長(zhǎng)、市政府辦公室黨組副書(shū)記、市政府副秘書(shū)長(zhǎng)、市政府辦公室黨組副書(shū)記、市政辦公室正處級(jí)督察員職務(wù)，調(diào)離市政府辦市政辦公室正處級(jí)督察員職務(wù)，調(diào)離市政府辦公室。公室。會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/225案例 據(jù)了解，在防治某重大疫情的嚴(yán)峻形勢(shì)下，身為防治重大疫情指揮部綜合住處組負(fù)責(zé)人的P，卻撤離工作崗位長(zhǎng)達(dá)5小時(shí)之久。4月26日下午，P主持召開(kāi)了有關(guān)部門(mén)相關(guān)人員會(huì)議后，未按要求及時(shí)把會(huì)議情況反饋給指揮部，又應(yīng)約與一個(gè)體老板等人在某大酒店吃晚飯，然后又到歌廳唱歌。在此時(shí)間內(nèi)，市重大疫情指揮部多次電話與其聯(lián)系，都沒(méi)能聯(lián)系上。會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人20

13、21/8/226思考與分析1、從工作職責(zé)角度分析其免職的原因。2、非常時(shí)期，秘書(shū)人員應(yīng)該如何作為？會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/227案例視頻案例視頻會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/228課堂實(shí)訓(xùn) 國(guó)慶節(jié)期間，公司將按照國(guó)務(wù)院的有關(guān)規(guī)定，放假7天。為了加強(qiáng)國(guó)慶期間公司的安全保衛(wèi)工作，公司安排了值班。10月6日，輪到辦公室高山秘書(shū)值班，到午夜時(shí)分，高秘書(shū)忽然接到保衛(wèi)的電話，說(shuō)有一個(gè)自稱是張總親戚的陌生男子要找張總，說(shuō)有急事要找張總。 高秘書(shū)接到電話后該怎么做？會(huì)說(shuō)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人2021/8/229課堂實(shí)訓(xùn)第二天

14、，上班時(shí)把詳細(xì)情況匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)在值班日志記清電話、賓客接洽情況記錄電話內(nèi)容，接待客人，了解清楚客人身份、單位、來(lái)訪意圖，然后視事情緩急，靈活處理。天地公司高秘書(shū)接到保衛(wèi)電話后，他應(yīng)該這么做天地公司高秘書(shū)接到保衛(wèi)電話后，他應(yīng)該這么做 2021/8/230課堂實(shí)訓(xùn) 請(qǐng)根據(jù)下面的案例，模擬做一份值班記錄請(qǐng)根據(jù)下面的案例，模擬做一份值班記錄 元旦上午，“大草原畜牧科技公司”秘書(shū)小李在公司值班。他共接待和處理了這幾件事： A.天山乳業(yè)公司張秘書(shū)來(lái)電話聯(lián)系，該公司王總擬于元月三日上午登門(mén)拜訪“大草原”陳總。小李請(qǐng)示陳總同意并定好時(shí)間后，以電話答復(fù)了“天山”張秘書(shū)； B.公司部分員工推選三位代表給送來(lái)一封聯(lián)名信要求公司為他們加工資。小李熱情地接待了他們并將信收下，誠(chéng)懇地表示第二天一上班就會(huì)送給總經(jīng)理辦公室孫主任，一定給大家一個(gè)明確的答復(fù)。代表們高興地走了； C.街道辦事處來(lái)人，要求各單位加強(qiáng)元旦春節(jié)防火工作，并要求各單位一位主管領(lǐng)導(dǎo)元月4日上午10時(shí)到辦事處