淺析“非紙質(zhì)”檔案載體的保護(hù)

1、淺析“非紙質(zhì)”檔案載體的保護(hù)向冉 宮巖 摘要：本文通過對(duì)“非紙質(zhì)” 檔案載體的特性分析，指出了在檔案保護(hù)中容易忽視的問題，提出了“非紙質(zhì)”載體的保護(hù)應(yīng)建立的工作理念和改進(jìn)措施。關(guān)鍵詞：非紙質(zhì)載體檔案載體技術(shù)保護(hù)隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，以影像、計(jì)算機(jī)為代表的新技術(shù)所產(chǎn)生的一系列存儲(chǔ)載體，改變著檔案以紙質(zhì)材料為單一主體的布局，使檔案載體的種類和數(shù)量與日俱增。我們以往對(duì)紙質(zhì)檔案保護(hù)的措施和工作理念已經(jīng)不能適應(yīng)新型載體的需要。因此，加強(qiáng)對(duì)“非紙質(zhì)” 檔案載體保護(hù)的研究，是我們檔案工作者面臨的重要課題。一、“非紙質(zhì)”檔案載體的發(fā)展與特性現(xiàn)代技術(shù)使文書和檔案的形成方式和載體形式發(fā)生了空前的變革，“非紙質(zhì)”

2、檔案載體呈現(xiàn)多元化的發(fā)展趨勢(shì)和諸多特性。（一）載體呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案部門出現(xiàn)了膠片、磁性載體、光盤等多種非紙質(zhì)的存儲(chǔ)載體形式。每一種存儲(chǔ)形式都是一個(gè)系列，在其自身的演變中呈現(xiàn)出多元化的趨勢(shì)。如膠片包括銀鹽片、重氮片、微泡片及燃料影像（彩色）片等多種形式；磁性載體包括錄音帶、錄像帶、磁帶、磁盤、磁卡、硬盤等；激光記錄包括CD、CD-R、DVD、DVD-R、藍(lán)光盤等。檔案載體材料本身也朝著多元復(fù)合材料的方向發(fā)展。（二）載體的存儲(chǔ)密度和存儲(chǔ)容量變大載體的存儲(chǔ)密度和容量在不斷變化，紙張的存儲(chǔ)密度為5.45bit/cm2 ；20世紀(jì)70年代出現(xiàn)的小型的盒式磁帶，長(zhǎng)度為90分鐘的磁帶

3、每面可以記錄大約660KB的數(shù)據(jù)量；目前的3.5英寸硬盤存儲(chǔ)密度已達(dá)到620G bit/平方英寸；最近希捷公司宣布在存儲(chǔ)密度上即達(dá)到1Tbit/平方英寸即1萬億bit/平方英寸。而且根據(jù)摩爾定律，其存儲(chǔ)密度還會(huì)不斷有質(zhì)的飛躍。幾年前，我們需要用磁盤陣列建立起1-2T的存儲(chǔ)空間，如今千元左右的移動(dòng)盤便能達(dá)到。據(jù)專業(yè)人士預(yù)測(cè)，未來采用熱輔助磁記錄等技術(shù)存儲(chǔ)密度的理論值為5-10Tbit/平方英寸，3.5英寸硬盤的容量可以到達(dá)目前服務(wù)器30-60T的水平。（三）載體的耐久性變短存儲(chǔ)載體實(shí)用壽命相繼變短。例如，膠片材料約為500年，光盤材料不足50年，以硬盤為代表的磁性材料僅為30年甚至更短。有些載體

4、不僅是因其制作材料的耐久性問題使壽命縮短，還有是因其規(guī)格形式和運(yùn)行環(huán)境的終結(jié)而淘汰。如LD光盤、5吋和3吋軟盤等僅存在短短的幾年便被淘汰。可見，檔案載體材料在存儲(chǔ)量呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)的同時(shí)，其耐久性和長(zhǎng)期保存期限卻大幅度地變短。（四）載體閱讀的依賴性變強(qiáng)從檔案載體存儲(chǔ)信息的識(shí)讀方式來看，經(jīng)歷了一個(gè)由具體到抽象的過程。紙質(zhì)載體的信息是比較直觀的信息，人類通過文字的形式將要存儲(chǔ)的信息直接附著在存儲(chǔ)載體上。這種轉(zhuǎn)變過程比較簡(jiǎn)單，僅是一個(gè)由信息到文字，再由文字到文字與存儲(chǔ)載體結(jié)合的過程。傳統(tǒng)檔案材料存儲(chǔ)的信息可以通過人的感官直接獲得，基本不需要任何輔助手段。如今，存儲(chǔ)載體的轉(zhuǎn)變過程變的復(fù)雜。它經(jīng)歷了一個(gè)由信

5、息到“比特”，再由“比特”到“比特”與存儲(chǔ)載體的結(jié)合過程，識(shí)讀性變差。人們無法直接從存儲(chǔ)載體上獲取信息，必須依賴和借助一定的設(shè)備才能進(jìn)行。（五）載體長(zhǎng)期保存受諸多因素的影響非紙質(zhì)載體的保管條件比紙質(zhì)載體更為苛刻，極容易受溫濕度、有害氣體、酸、堿、光、水和磁場(chǎng)等諸多因素的影響。它的保管條件要求更高，如不但要防高溫高濕，還要防低濕，為控制溫濕度波動(dòng)范圍要求備有恒溫、恒濕設(shè)備；為防灰塵和鹵化物、氨氣、有機(jī)溶劑等空氣污染物要求有一定的密封措施；為防止外磁場(chǎng)的破壞和雜散電磁場(chǎng)的干擾消磁，需要一定的防磁環(huán)境和裝具；為防止外力沖擊、摩擦和機(jī)械損傷，在排放和裝具上需要有特別的要求和措施等等。二、“非紙質(zhì)”載體

6、在管理中不容忽視的問題由于“非紙質(zhì)”檔案載體的種類多、要求變化大，有著各自的要求和標(biāo)準(zhǔn)，在管理中不容忽視以下問題。（一）不能忽視封存環(huán)境檔案載體的耐久性主要受環(huán)境因素所左右，對(duì)溫濕度的調(diào)節(jié)是檔案保護(hù)的主要手段。庫房空氣潮濕控制程度是通過對(duì)戶內(nèi)外環(huán)境調(diào)節(jié)達(dá)到的。在實(shí)際的保管中，紙質(zhì)檔案基本是與庫房環(huán)境直接接觸，其保存環(huán)境與庫房環(huán)境相同。而非紙質(zhì)檔案往往有自己特別的裝具，有些還會(huì)采用密封存放。這樣，當(dāng)對(duì)庫房進(jìn)行溫度調(diào)節(jié)時(shí)，庫房?jī)?nèi)的相對(duì)濕度會(huì)隨之變化，但密封環(huán)境中濕度并不跟隨一起變化。因?yàn)槊芊獾娜萜鲀?nèi)含水量是相對(duì)不變的。因此，調(diào)節(jié)好的庫房濕度，并不一定是密封容器中的濕度。我們不能只注重庫內(nèi)、庫外的溫

7、濕度的差異，而忽視庫內(nèi)與檔案裝具內(nèi)的溫濕度差異。（二）不能忽視溫濕度波動(dòng)的范圍在對(duì)檔案載體的溫濕度控制時(shí)，我們會(huì)注重按其溫濕度要求進(jìn)行調(diào)節(jié)，如溫度高了降溫，濕度大了除濕。但這種控制是人工進(jìn)行的，往往會(huì)忽視了對(duì)其波動(dòng)的指標(biāo)要求。如磁性材料保存的溫度最好在1424范圍之內(nèi)，波動(dòng)范圍小于±2，相對(duì)濕度保持在45%60%之間，波動(dòng)范圍小于±5%，這一波動(dòng)范圍是指晝夜間允許的范圍。而我們的調(diào)控設(shè)備大都是在工作時(shí)間的進(jìn)行控制的，往往是上班開機(jī)，下班關(guān)機(jī)，節(jié)假日停機(jī)，忽略了對(duì)溫濕度波動(dòng)幅度的要求。甚至還會(huì)在溫差、濕度差很大的環(huán)境下不進(jìn)行過渡處理，直接開啟或移動(dòng)密封載體，造成結(jié)露等現(xiàn)象。其

8、實(shí)這種忽高忽低的變化比溫濕度略高和略低對(duì)載體的影響更大。（三）不能忽視利用中的防磁對(duì)于磁性載體的防磁，我們往往選擇防磁柜來進(jìn)行。其實(shí)對(duì)于磁性材料最好的防護(hù)是遠(yuǎn)離外磁場(chǎng)，距離是防磁的最好防護(hù)條件。磁性材料對(duì)外界磁場(chǎng)及雜散磁場(chǎng)較為敏感，保管過程中既要注意遠(yuǎn)離能形成強(qiáng)磁場(chǎng)的電器設(shè)備，如避免把該類載體同電視機(jī)、揚(yáng)聲器、收錄機(jī)、話筒等雜散磁場(chǎng)存放在一起，更要注意在利用中過程中的防磁，如接觸時(shí)不能佩戴磁性項(xiàng)鏈、手鐲，磁性水杯不能帶入工作間等。（四）不能忽視各載體材料和載體作用的差異對(duì)于非紙質(zhì)檔案載體的管理，我們往往會(huì)將不同磁性載體如光盤、磁盤、磁帶、硬盤等放在一個(gè)專用庫房集中管理，對(duì)縮微膠片也存放于同一個(gè)

9、低溫環(huán)境中。這種方式雖然在形式上方便了管理，但對(duì)于不同載體本身卻未必是良策。因?yàn)?，不同載體保存的指標(biāo)要求不一致，它們?cè)趯?duì)溫濕度、空氣污染物種類的影響程度是不同的。另外，相同材料不同作用的載體在管理上也是有差異的，我們不僅要關(guān)注的載體的類型，還應(yīng)關(guān)注其作用和使用頻率。不應(yīng)將長(zhǎng)期保存和經(jīng)常利用的載體存放同一環(huán)境下保管，要根據(jù)作用的不同分別存放和管理。（五）不能忽視對(duì)信息的遷移和載體的更替檔案保護(hù)在于延長(zhǎng)其壽命。對(duì)于紙質(zhì)檔案來講，影響其壽命是 “載體”+“信息內(nèi)容”。對(duì)于非紙質(zhì)檔案則是受“載體”+“信息內(nèi)容”+“載體的應(yīng)用環(huán)境”三種因素所影響。而“載體”和“應(yīng)用環(huán)境”又是最短命的。因此，不能忽視對(duì)“

10、非紙質(zhì)”檔案載體的信息遷移和載體復(fù)制更替。同時(shí)，在復(fù)制和遷移時(shí)不能只關(guān)注內(nèi)容而忽視品質(zhì)。如不應(yīng)出現(xiàn)由高向低轉(zhuǎn)、由彩色向單色轉(zhuǎn)、由雙聲向單聲轉(zhuǎn)的現(xiàn)象。三、“非紙質(zhì)”載體在保管中的工作理念及改進(jìn)措施 “非紙質(zhì)”檔案載體的發(fā)展特性及保管指標(biāo)因素，需要我們用新的理念和措施來保護(hù)。（一） 變大環(huán)境控制為小環(huán)境控制在對(duì)紙質(zhì)檔案的保管中，大都是采用中央空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等使庫房達(dá)到相適應(yīng)的保管環(huán)境。在非紙質(zhì)檔案載體的保管中，可以不必對(duì)庫房進(jìn)行嚴(yán)格的環(huán)境控制，僅對(duì)密閉柜內(nèi)小環(huán)境進(jìn)行調(diào)控，這樣反而會(huì)比大環(huán)境的調(diào)控更便捷和有效。如采用恒溫恒濕箱，并通過風(fēng)機(jī)循環(huán)，使內(nèi)部存放空間的溫度和濕度更加均勻分布，使載體直接

11、處于控制之下，以提供恒溫恒濕的環(huán)境，這樣的調(diào)控是敏捷快速的。另外，還可將載體密封放置透明塑料箱內(nèi)，能較好地切斷載體與周圍空氣接觸, 起到防潮、防光、防空氣污染物的作用。箱內(nèi)可放置溫濕度計(jì)和測(cè)量酸堿度的測(cè)試紙，定期不開封地檢測(cè)實(shí)際保管環(huán)境狀況，一旦環(huán)境超過了保管條件便可進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)控處理。（二）濕度測(cè)定更應(yīng)關(guān)注絕對(duì)濕度我們認(rèn)為對(duì)于密閉容器內(nèi)的濕度測(cè)定，應(yīng)該用絕對(duì)濕度取代相對(duì)濕度。絕對(duì)濕度，是指一定溫度下，空氣中水量的測(cè)量數(shù)字。當(dāng)庫房的溫度升高時(shí)，相對(duì)濕度降低，絕對(duì)濕度即含水量會(huì)保持相對(duì)穩(wěn)定不變。例如，封裝時(shí)室內(nèi)空氣溫度為30度，則相對(duì)濕度水平為40%，絕對(duì)濕度大約為0.0045磅水每磅干燥空氣。

12、但是如果采用相對(duì)濕度，當(dāng)室內(nèi)空氣溫度升高，會(huì)導(dǎo)致相對(duì)濕度降低，甚至可能降低到20%，而這時(shí)密封盒內(nèi)的含水量并未發(fā)生變化。我們平時(shí)用相對(duì)濕度體現(xiàn)的往往是外界空氣對(duì)庫房的濕度影響的情況，而并不能正確表明密閉環(huán)境中的實(shí)際濕度情況。我們要控制的是環(huán)境的濕度，而不是相對(duì)濕度。因此，采用絕對(duì)濕度更能表明保管環(huán)境中含水量的情況，這需要我們?cè)趯?shí)際的操控中做進(jìn)一步的研究論證。（三）實(shí)行常溫環(huán)境下的管理 由于檔案部門經(jīng)濟(jì)條件和保管條件的限制，對(duì)于檔案載體不能不考慮其維護(hù)成本。不分檔案載體性質(zhì)和作用，一律存放在專用庫房或密封柜中顯然是一種過度防護(hù)的浪費(fèi)。檔案載體實(shí)行多套備份，一般復(fù)制件、拷貝件，其環(huán)境要求相對(duì)可以降

13、低，常溫下的保管也是適宜的。我們通過對(duì)北方地區(qū)在常溫下存放十多年的第三代縮微膠片觀察，其質(zhì)量沒有明顯的改變和影響。試想，一個(gè)恒溫恒濕機(jī)柜利用壽命一般在5-8年，縮微品如因質(zhì)量下降而淘汰重新拷貝的費(fèi)用，也會(huì)低于其價(jià)格及供電等環(huán)境保護(hù)的費(fèi)用。因此，在復(fù)制光盤、拷貝膠片封裝時(shí)根據(jù)存放的環(huán)境采用相應(yīng)的控制措施后，選用一般檔案工作用房在常溫條件下進(jìn)行保管是經(jīng)濟(jì)的，也是適宜的。（四） 注重封裝時(shí)的環(huán)境調(diào)控在對(duì)檔案載體進(jìn)行封裝處理時(shí)，其環(huán)境因素是不容忽視的因素，因?yàn)樗苯佑绊懼d體的保管環(huán)境。它除對(duì)空氣品質(zhì)的要求外，還與環(huán)境溫濕度和空氣中實(shí)際含水蒸氣的密度有很大的關(guān)系。比如：攝氏10度和30度，其飽和水蒸氣

14、密度，分別是0.00940(kg/m³)和0.03036(kg/m³)。在攝氏10度環(huán)境中，當(dāng)空氣實(shí)際所含水蒸氣密度0.00470(kg/m³)時(shí)，濕度為50%；在攝氏30度環(huán)境中，當(dāng)空氣實(shí)際所含水蒸氣密度0.01518(kg/m³)時(shí)，濕度也為50%。由此看出，溫度和濕度并不是單一的關(guān)系。我們要使載體保管在合適的溫度下，控制好其含水量也就相應(yīng)控制了其濕度。因此，將封裝環(huán)境調(diào)節(jié)為與保管條件相一致的環(huán)境下進(jìn)行是最好的控制方法。封裝環(huán)境可用以下方法：在密封房間將室溫升至要求的最高值，測(cè)量相對(duì)濕度，如果濕度低于標(biāo)準(zhǔn)范圍，則需要做加濕處理，使相對(duì)濕度接近最低的濕度范圍。在此濕度環(huán)境下，再將室溫降到要求的最低值，當(dāng)濕度高于標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，再相應(yīng)祛濕，如此反復(fù)試便得到一個(gè)相對(duì)合適的封裝環(huán)境?？傊胺羌堎|(zhì)”檔案載體的保護(hù)是項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們必須根據(jù)其