會議接待規(guī)范

1、會議接待規(guī)范會議接待流程及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、定義:會議是將與有關(guān)人員召集起來進(jìn)行協(xié)商、論證、決策的一種集體討論形式，可以對事情的處理聽取和采納各方面的意見會議接待是在會議召開前、中、后期間，為保障會議順利召開所進(jìn)行的服務(wù)性工作。二、目的:為規(guī)范公司會議接待標(biāo)準(zhǔn)及流程，確保接待工作能夠周密細(xì) 致，提高會議效率，保證會議效果，規(guī)范公司的會議工作。展示 良好的企業(yè)形象，擴(kuò)大公司對外聯(lián)系和交流,促成與潛在客戶建 立合作關(guān)系，特制定本規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。三、使用范圍:本制度適用于公司或部門牽頭組織的各類重要會議，部門內(nèi) 部會議不做要求，可作參考。四、會議接待流程:會前籌備工作f會中接待工作f會后總結(jié)工作(一) 會前籌備工

2、作1. 確定會議主題及相關(guān)議題(1) 明確會議要研究的問題(2) 明確會議名稱(3 )明確出席會議人員單位、職務(wù)及人數(shù)2. 確定會務(wù)機(jī)構(gòu)分工(1 )確定會務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人員、工作人員(2) 明確各成員工作責(zé)權(quán)范圍(3) 編制會務(wù)機(jī)構(gòu)書面文件，并通過領(lǐng)導(dǎo)審閱(見附件)3. 確定會議時間、地點(diǎn)4 .確定會議議程(1) 確定會議主持人(2) 主題內(nèi)容安排(3) 各種活動日常安排5.確定會議預(yù)算費(fèi)用(1) 根據(jù)會議規(guī)模和規(guī)格做出各項會議開支的預(yù)算(2) 報請公司領(lǐng)導(dǎo)審批(3) 提前支取部門預(yù)算費(fèi)用供會議前期準(zhǔn)備工作(4) 編制會議預(yù)算費(fèi)用表6.制作會議手冊(1 )會議須知(2)會議日程(3) 來賓住宿安排(4

3、) 來賓接車安排(5) 來賓參觀考察安排(二) 會中準(zhǔn)備工作1. 會議室布置(1 )安放背景墻、懸掛條幅(視具體情況安排)(2) 擺放主講臺獻(xiàn)花(視具體情況安排 )(3 )電腦、投影、空調(diào)調(diào)試(視具體情況安排)(4) 會簽、紙筆、茶水?dāng)[放(5)茶歇臺設(shè)置(6) 錄音、錄像設(shè)備、激光筆準(zhǔn)備(視具體情況安排)2. 與會人員接站(1) 提前一天打印接站牌(2) 編制接站安排表(3) 保證車輛整潔、安全(4) 注意接站時間、地點(diǎn)(5) 聯(lián)系、安排好車輛3. 與會人員簽到(1) 會務(wù)組設(shè)立簽到處(視具體情況安排) 會議資料、禮品分發(fā)(視具體情況安排)(3) 來賓返程票預(yù)訂(可提前統(tǒng)計預(yù)訂 )4. 與會人

4、員住宿(1 )會務(wù)人員提前安排住宿酒店(注意男女、年齡不同，妥善安排樓層)(2) 形成住宿安排表5. 與會人員就餐(1 )會務(wù)人員提前安排用餐地點(diǎn)(根據(jù)不同接待標(biāo)準(zhǔn)安排)(2)形成用餐安排表6 .與會人員參觀考察(1)提前確定考察車輛并安排司機(jī)(2)確定陪同領(lǐng)導(dǎo)和陪同人員(三) 會后總結(jié)工作1 .與會人員送站(1 )根據(jù)來賓返程情況，制定送站安排表；(盡量提前)(2)安排送站人員和車輛；(重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)親送返)2. 會務(wù)費(fèi)用結(jié)算(1)住宿費(fèi)用(2)餐飲費(fèi)用(3) 其他設(shè)施費(fèi)用(4) 形成書面的結(jié)算報告書，上報公司領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)部門。3. 會議總結(jié)與報道(1)進(jìn)行會后總結(jié)(2)公司網(wǎng)站宣傳報道

5、，提升公司內(nèi)、外部形象(一周內(nèi)宣傳工作到位)會議費(fèi)用預(yù)算表會議名稱會議時間、地點(diǎn)會議主題出席會議單位出席會議人員主辦單位會務(wù)費(fèi)用項目金額水果鮮花禮品酒店費(fèi)用房費(fèi)餐費(fèi)其他考察費(fèi)用門票餐費(fèi)其他總費(fèi)用主辦單位負(fù)責(zé)人財務(wù)部門負(fù)責(zé)人意見單位負(fù)責(zé)人意見山東種業(yè)集團(tuán)股份有限公司會議名稱會議手冊種業(yè)集團(tuán)會務(wù)組XX年XX月XX日山東種業(yè)集團(tuán)股份有限公司XX會議會議手冊目錄1 .會議須知2. 會議日程3. 來賓住宿安排4.來賓接車安排 5.來賓參觀考察安排會議手冊材料-5會議須知、會議信息:會議時間: 會議地點(diǎn)：二、用餐:用餐地點(diǎn):用餐時間：早:l=f -、注意事項1.開會時間，請將手機(jī)調(diào)至靜音模式。2.為了保證

6、會議的正常進(jìn)行，請與會人員按時參加會議。3 .請與會人員將各自財務(wù)妥善保管，外出時請鎖好房門。使用客房電器設(shè)備要注意安全，如電器設(shè)備發(fā)生故障，請及時通知樓層服務(wù)員，以防發(fā)生意夕、。4. 會務(wù)組：XXX 手機(jī)號XXX手機(jī)號XXX手機(jī)號會議日程日期時間、地點(diǎn)內(nèi)容安排主持人出席人地點(diǎn):日期:來賓住宿安排酒店名酒店地址入住人員單位及職務(wù)房間號來賓接車安排時間司機(jī)車牌號車站、機(jī)場人數(shù)來賓參觀考察安排時間參觀地點(diǎn)接待人員參觀人員陪同人員用餐安排主辦負(fù)責(zé)人財務(wù)負(fù)責(zé)人單位負(fù)責(zé)人附件:會務(wù)人員職責(zé)、會務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人員職責(zé)會務(wù)主任負(fù)責(zé)接車、酒店安排；負(fù)責(zé)根據(jù)出席單位、人數(shù)和出席領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)，采取相應(yīng)的服務(wù)措施；負(fù)責(zé)安排工作人員對會議室進(jìn)行布置，保障會議室整潔舒適；負(fù)責(zé)安排會議記錄人員對會議進(jìn)行服務(wù)記錄；負(fù)責(zé)處理會議進(jìn)行期間的 突發(fā)事件，確保會議順利進(jìn)行； 二、會務(wù)工作人員職責(zé)會務(wù)工作人員：記錄服務(wù)人員、攝像人員、司機(jī)工作人員需聽從主任安排做好會議準(zhǔn)備工作，包括會議室布置、接待用品采買、接車。會議期間，會議記錄人員應(yīng)做好筆記，會后做好總結(jié)和宣傳。會議服務(wù)人員應(yīng)舉止大方地為參會人員遞上茶水隔20分鐘加一次茶水，直至?xí)h結(jié)束 （如有特殊情況可自己把握），在加