機關文件材料歸檔整理方法與步驟

1、機關文件材料歸檔整理方法與步驟 一、文件材料的收集：1、收集的要求：齊全完整2、收集的范圍：（1）自身發(fā)文的收集（2）外單位來文的收集（3）零散文件的收集。（分散在各部門、領導人、業(yè)務人員手中的文件、資料）（4）帳外文件的收集。（未經(jīng)文書部門登記，在收發(fā)文薄上無帳可查的文件。如各種會議材料、經(jīng)驗材料，領導和有關人員外出開會帶回來的材料等）二、歸檔文件的鑒定（對照歸檔范圍，決定文件的取舍）1、判斷文件材料是否歸檔，主要把握兩點：一是“以我為主”；二是“對我有用”，“我”即本機關本系統(tǒng)。2、歸檔范圍：（1）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料以及下級機關報送的重要文件材料。（

2、2）反映本單位基本職能、基本歷史面貌的文件材料，涉及到本單位人和事的文件材料。（3）對本單位有參考、憑證、利用價值的文件材料。3、上級文件歸檔分工：一、區(qū)委以上直至黨中央的文件，由區(qū)委辦公室歸檔；二、區(qū)政府以上直至國務院的文件，由區(qū)政府辦公室歸檔；三、其他縣團級機關和區(qū)級部門直屬上級機關制發(fā)，屬于本機關主管業(yè)務的重要文件，由各機關和部門分別歸檔；四、鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦事處機關對上級制發(fā)的方針政策性文件一律不做永久保存，歸入定期保管。三、歸檔文件的分類（對照分類方案，進行操作）1、公檢法、工商、稅務等垂直部門可以采用問題或機構(gòu)兩種分類法。2、區(qū)級機關一般采用“年度問題保管期限”分類法。（1）文件材料多的單位

3、，采用年度問題保管期限分類法。如區(qū)委辦、政府辦、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦、政府各大部門。（2）文件材料少的的單位，為了防止大量空盒的產(chǎn)生，采用“年度保管期限”分類法。但同一保管期限內(nèi)的歸檔文件必須按黨務、政務、業(yè)務的先后順序集中排列。（3）對上級機關應歸檔的方針、政策性文件（除針對本機關的）一般不要再按問題進行分類，只須按文件責任者、文號排列即可。四、確定保管期限1、文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種，其中定期又分為30年、10年。確定檔案保管期限的主要環(huán)節(jié)在于歸檔文件的價值鑒定或價值分析。2、方法（1）分析歸檔文件的責任者。文件材料保管期限的劃分應“以我為主”，即“我”形成的歸檔文件的保管期限相對較長。

4、這里的“我”，一是指本機關，包括本機關各部門、直屬機關等；二是指本系統(tǒng)，指本機關同一系統(tǒng)或同一系統(tǒng)的上級機關，尤其是直接領導關系的機關。三是指與本機關密切相關的機關。（2）分析歸檔文件的內(nèi)容。歸檔文件內(nèi)容為“重要的”其保管期限相對較長?！爸匾摹敝饕杆姆N情況：一是反映本機關的主要職能，其中以反映本機關職能的典型性問題尤為重要；二是反映本機關的基本情況，如年度以上工作計劃、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；三是反映本機關經(jīng)濟關系，如本機關的房產(chǎn)、資產(chǎn)及其他債權(quán)債務文件材料；四是涉及本機關人員獎懲、福利待遇。（3）分析歸檔文件的文種。反映法規(guī)政策、重大事件、主要業(yè)務活動，具有權(quán)威性和重要性的決定、決議、命令

5、、指示、條例、紀要、報告等比處理日常事務的通知、簡報、來往函件等保管期限長，但通知、函等文種還要根據(jù)其內(nèi)容的重要程度來決定其保管期限。3、應注意以下幾點：（1）重要業(yè)務問題與一般業(yè)務問題的區(qū)別，我們規(guī)定，業(yè)務文件材料涉及法規(guī)政策性和重大業(yè)務建設內(nèi)容，屬于比較重要的問題；有的涉及基礎性、技術(shù)性內(nèi)容，屬于一般業(yè)務問題。（2）重要職能活動、重要專題與一般活動、一般問題的總結(jié)、調(diào)研材料的區(qū)分，要從職能活動的規(guī)模、影響力、問題的大小等因素來加以考察區(qū)分。（3）紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料分為重要的和一般的，主要區(qū)分標準是案件違規(guī)違紀的程度，就是案件最終處理結(jié)果。（4）本機關處理人民來信來訪

6、的文件材料。有領導批示和處理結(jié)果的定為永久。有其他處理結(jié)果的定為30年。對沒有處理結(jié)果的暫時不應歸檔。 五、確定歸檔文件整理保管的單位件、裝訂、編頁碼1、確定件（1）一般以一份文件為一件，每份文件可直接作為一件進行整理保管。（2）文件的正本和定稿合為一件。（3）正文與附件合為一件。（4）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。（5）來文與復文為一件。（6）報表、名冊、圖表、簡訊、會議記錄等按其本來的形式，一個自然本為一件。2、歸檔文件的裝訂（按件裝訂）（1）系統(tǒng)排列，一份文件由幾部分組成，裝訂前應按下列順序進行排列：正本在前，定稿在后正文在前、附件在后原件在前、復印件在后轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后批復

7、在前、請示在后漢文文本在前、外文、少數(shù)民族文字文本在后文書處理單放在相關文件之前，按文件首頁對待。（2）裝訂方法10年保管的文件，可保持原貌，不再拆開重新裝訂。永久、30年保管的文件，拆掉金屬物，采取下列四種方法中的一種：一是10張左右的文件用固體膠，在文件左上角3到4厘米處粘貼。二是20張左右的文件用不銹鋼鋼針裝訂。三是30張以上的文件用不銹鋼卡在左上角裝訂。四是文件過厚的文件在文件左邊采用“三孔一線”進行裝訂3、編頁碼六、歸檔文件的排列1、歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。2、歸檔文件的排列方法：（1）同一事由內(nèi)的排列：將屬于同一事由的文件按時間或重要程

8、度排列。（2）不同事由間的排列：有三種方法，一是按照事由重要程度排列，將主要職能或重要活動形成的文件排在前面，其它工作形成的文件排在后面，或?qū)⒕C合性工作形成的文件材料排在前面，具體業(yè)務工作排在后面。二是按不同事由形成的時間先后順序排列；三是按事由具有共同屬性分別集中排，如按責任者或承辦部門分別集中排列或按不同問題分別集中排列。零散文件排列在相應類別的最后。 七、加蓋并填寫歸檔章1、加蓋位置：每件文件首頁上端左上角。2、歸檔章填寫方法：全宗號年度室編件號機構(gòu)或問題保管期限館編件號全宗號，填寫檔案局給本單位檔案全宗確定的代號（如區(qū)委辦J001）年度，用四位阿拉伯數(shù)字，如2012室編件號，

9、每份文件的排列順序編號，同一年度，同一問題，同一保管期限連續(xù)編件號保管期限，填永久，30年或10年機構(gòu)或問題，填所屬類，如黨群類、政務類、業(yè)務類館編件號，不填 八、歸檔文件編號及目錄的編制1、同一年度、問題、保管期限的歸檔文件按照歸檔文件的排列順序逐件編連續(xù)件號及目錄，共用一個歸檔文件目錄封面。2、歸檔文件目錄一式三套。件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注              日期，一般以落款時間為準，用8位阿拉伯數(shù)字標注，如2013年4月12日 標注為20130412九、歸檔文件裝盒1、同一年度、問題、保管期限可裝一盒或數(shù)盒。2、每盒盒內(nèi)