檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)需求書

1、檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)需求書1、2、2.1檔案系統(tǒng)的現(xiàn)狀檔案系統(tǒng)需求概述歸檔的范圍2.2檔案系統(tǒng)的用戶范圍 2.3功能需求概述3、 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)及預(yù)期的效果3.1系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo) 3.2預(yù)期的效果4、 系統(tǒng)總體規(guī)劃4.1系統(tǒng)建設(shè)原則 4.2檔案管理系統(tǒng)方案、需求分析1、檔案系統(tǒng)的現(xiàn)狀通信行業(yè)是現(xiàn)在發(fā)展最迅猛，同時也是競爭最激烈的行業(yè)，競爭不僅來自 市場能力，還有更加重要的就是提高內(nèi)部的管理水平和工作效率。 隨著競爭越來 越激烈，對公司的管理水平提出了越來越高的要求。 檔案管理作為公司的重要資 源部分，其管理模式處于半手工狀態(tài)，存在著效率低、工作量大、查詢速度慢、 資源利用率低等問題。公司全面運行辦公

2、自動化以后，按照國家檔案局針對電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件要定期導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，以便實現(xiàn)對電 子文件的分類、整理等檔案化管理，并通過網(wǎng)絡(luò)的方式提供利用查詢。 因此必須 加緊建設(shè)和0A系統(tǒng)有數(shù)據(jù)接口的檔案信息化管理系統(tǒng)，滿足電子文件向檔案館(室)移交，由檔案部門進(jìn)行電子文件的管理和利用的要求。檔案管理信息化的另一個要求是檔案館(室)原有檔案的數(shù)字化管理。目 前，僅僅實現(xiàn)了部分檔案的目錄級管理，更方便、更快捷、準(zhǔn)確的全文檢索項目 一直沒上，用戶查閱檔案只能到檔案館現(xiàn)場查閱復(fù)印， 工作效率低，現(xiàn)代化程度 不高，耗材和紙張用量巨大，隨著公司辦公效率的提高，傳統(tǒng)的檔案查閱和利用

3、 方式已經(jīng)成為網(wǎng)絡(luò)化辦公的一個缺陷，達(dá)不到企業(yè)高效管理的要求。2、檔案系統(tǒng)需求概述2.1歸檔的范圍(1) 文書檔案至2005年底，省公司本部的文書檔案約12500卷，一期項目計劃完成150 萬頁文書檔案數(shù)字化加工、管理。(2) 聲像檔案至2005年底，省公司本部照片檔案 4600張，錄音、錄象、影片資料 119盤。一期項目計劃完成3000張照片檔案的管理，。(3) 企業(yè)資料至2005年底，省公司本部榮譽實物檔案1025件，資料5000冊。一期項目 計劃完成1025件榮譽檔案的管理。(4) 其他檔案(包括經(jīng)營類、合同類檔案)2.2檔案系統(tǒng)的用戶范圍(1) OA用戶從檔案系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)資料的查詢。(

4、2) 檔案管理員包括省公司、市、縣的檔案管理人員。(3) 本次項目一期只涵蓋省公司本部檔案管理員和 OA用戶范圍。2.3功能需求概述2.3.1 基本需求(1) 建立省公司本部檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，在檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)上形成大規(guī)模的、高度有序的數(shù)字檔案資源庫，并通過網(wǎng)絡(luò)接收和管理公司OA產(chǎn)生的電子文 件，向利用者提供高效準(zhǔn)確服務(wù)，建成“檔案數(shù)字管理系統(tǒng)”根據(jù)我公司檔案管理的現(xiàn)狀，整個系統(tǒng)可按檔案管理的三個流程分為收集“檔案數(shù)字化”系統(tǒng)、管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。收集系統(tǒng)包括“數(shù)字檔案化”和二大模塊，前者在辦公自動化系統(tǒng)中對電子文件歸檔后進(jìn)入收集系統(tǒng)，后者將館 藏檔案通過掃描、模擬向數(shù)字轉(zhuǎn)換等手段進(jìn)入收集系統(tǒng)

5、。管理系統(tǒng)通過安全檢查進(jìn)入利用系統(tǒng)。利用系統(tǒng)可以通過網(wǎng)絡(luò)為用戶提供 強大的全文檢索功能，用戶可依據(jù)自身權(quán)限在較短時間內(nèi)實現(xiàn)對檔案的全文檢 索，基本不再打開庫房。(2)對檔案館(室)的原有紙制檔案和其他常規(guī)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,利用通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段, 以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的 大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。檔案數(shù)字化需要對館藏檔案實體信息進(jìn)行掃描制作及存貯，建立檔案內(nèi)容 信息庫。對多種媒體形式，包括紙張、照片、膠片、錄像帶等，進(jìn)行數(shù)字化處理。利用計算機應(yīng)用軟件來管理制作流程，并在制

6、作過程中盡量恢復(fù)破損模糊的檔案 原件。通過管理平臺的數(shù)據(jù)加工，分別組成檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案原文數(shù)據(jù)庫。其中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫用于查詢系統(tǒng)，共享到數(shù)字檔案館中心；原文數(shù)據(jù)庫用于 具體檢索，保存在檔案資源庫中，當(dāng)特定用戶通過本地終端查詢目錄數(shù)據(jù)后需要檢索原文時，平臺系統(tǒng)只有在確認(rèn)了各自的權(quán)利和義務(wù)以后，才會在受控的條件 下將原文數(shù)據(jù)傳送給用戶。每一個用戶在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中都具有自身的用戶權(quán) 限，根據(jù)不同的權(quán)限查閱不同的檔案。 建設(shè)檔案信息門戶網(wǎng)站在檔案信息化工程中，檔案信息門戶網(wǎng)站直接面向用戶，向用戶提供檔案 及其編研成果的查詢結(jié)果。系統(tǒng)以文本、圖像、音頻、視頻等方式展現(xiàn)，其中 0A轉(zhuǎn)入的文件以WO

7、RD EXCEL等原始格式顯示，掃描文件及文件流轉(zhuǎn)單轉(zhuǎn)換為PDF格式顯示，音頻、視頻文件則實時在線播放。0A用戶可以很方便地通過訪問 檔案門戶網(wǎng)站實現(xiàn)對公司各類檔案資源的利用。232功能需求2.321 功能要求(1) 檔案管理軟件的開發(fā)研制與功能設(shè)計必須符合國家有關(guān)檔案工作和計算機信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。(2) 檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須具有嚴(yán)格的安全保密機制。(3) 檔案管理軟件應(yīng)具有良好的實用性、兼容性及可擴(kuò)展性，并做到界面友好，用語規(guī)范，操作簡單，使用方便。(4) 檔案管理軟件應(yīng)具備較強的數(shù)據(jù)獨立性，確保在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及有效利用。(5

8、) 檔案管理軟件應(yīng)配有完備的安裝與使用技術(shù)資料，主要包括：用戶手冊、系統(tǒng)管理員手冊、數(shù)據(jù)實體關(guān)聯(lián)圖等。2.322數(shù)據(jù)管理功能(1) 數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具備對各類檔案目錄及原文信息進(jìn)行管理的功能，主要包括：數(shù)據(jù)庫的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、儲存、修改、刪除等內(nèi)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇應(yīng)充分考慮用戶所需的數(shù)據(jù)容量；數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計應(yīng)符合檢索優(yōu)先的原則，能夠進(jìn)行靈活的數(shù)據(jù)交換，并具備安全、合理、靈活等特性。(2)數(shù)據(jù)項的設(shè)置應(yīng)符合檔案著錄規(guī)則(DA/T181999)的規(guī)定。(3)系統(tǒng)應(yīng)提供鍵盤錄入、文件掃描和直接接收電子文件等多種檔案數(shù)據(jù)輸入方式。具有文檔一體化功能的檔案管理軟件，應(yīng)能保證系統(tǒng)內(nèi)文件處理

9、部分錄入的數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)對應(yīng)項目的格式完全一致， 并能根據(jù)歸檔標(biāo)識實現(xiàn)歸檔文件的有效遷移。具有圖紙管理功能的檔案管理軟件， 其錄入圖紙的幅面(如A0)與精度(如 200d pi)應(yīng)滿足用戶的應(yīng)用要求。(4) 各種不同類型的檔案數(shù)據(jù)，其文件格式均應(yīng)盡量采用XML文檔和PDFTXT格式；掃描圖像數(shù)據(jù)采用JPEG TIFF、格式；視頻數(shù)據(jù)采用MPEGAVI格式;音頻數(shù)據(jù)采用MP3 WAV等格式。確需采用專用(非通用)格式的，應(yīng)能根據(jù)需要按要求實現(xiàn)與通用格式之間的轉(zhuǎn)換。2.323整理編目功能(1) 整理編目模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并能根

10、據(jù)用戶意見需要增設(shè)主題詞(或 關(guān)鍵詞)及分類號的自動標(biāo)引功能。(2) 整理編目模塊應(yīng)能滿足下列主要要求:a、能為用戶自行設(shè)置實體分類方案預(yù)留空間，并能滿足自動按照分類類目進(jìn)行分類和排序;b、能自動生成檔案管理所需各種排列序號;C、d、具備功能齊全的統(tǒng)計功能，并能生成相應(yīng)報表;能自動生成符合檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的各類目錄和備考表等;E、具備完備的打印輸出功能，能打印輸出各類目錄、統(tǒng)計報表、備考表等。2.324檢索查詢功能(1) 檢索查詢模塊應(yīng)具備對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多種途徑檢索查詢的基本功 能，并具備借閱管理等輔助功能。(2) 檢索查詢模塊中必須設(shè)置題名、責(zé)任者、形成時間、主題詞、分類號等 檢索項。根

11、據(jù)用戶需要，還可設(shè)置文件編號、檔號等輔助檢索項。(3) 檢索查詢模塊應(yīng)能滿足下列主要要求:a、能根據(jù)檢索查詢模塊提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準(zhǔn)率的要求;b、能根據(jù)用戶需要設(shè)置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等功能;C、能對查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印或選擇輸出等技術(shù)處理。D借閱管理功能應(yīng)包括對利用者以及利用的目的、時間、內(nèi)容等信息的記 錄、分析、統(tǒng)計以及檔案續(xù)借、退還等功能。2.325輔助實體管理功能(1)輔助實體管理模塊應(yīng)具備對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進(jìn)行相應(yīng)管理的功能。(2) 輔助實體管理模塊應(yīng)能滿足下列主要要求:a、

12、對征集、接收、移交檔案的時間、來源、交接人、數(shù)量、種類進(jìn)行管理;b、對檔案劃控、保管期限變更、密級變更、鑒定銷毀等進(jìn)行管理。2.326安全保密功能(1)檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須符合計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定(國保發(fā)19981號)的各項要求，具備系統(tǒng)訪問控制、數(shù)據(jù)保 護(hù)和系統(tǒng)安全保密監(jiān)控管理等基本功能，確保檔案數(shù)據(jù)安全。(2) 系統(tǒng)訪問控制，必須能實現(xiàn)嚴(yán)格的權(quán)限控制，并具有防止越權(quán)操作的技術(shù)措施。(3) 數(shù)據(jù)保護(hù)，必須保證系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲、處理、傳遞、使用和銷毀按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行， 并在各項操作中有相應(yīng)的密級識別。 涉密 系統(tǒng)還應(yīng)有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)加密措施。(4) 系統(tǒng)

13、安全保密監(jiān)控，必須能對系統(tǒng)中各種操作實現(xiàn)嚴(yán)格的監(jiān)控并加以記錄。2.327系統(tǒng)維護(hù)功能(1)系統(tǒng)維護(hù)模塊應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)等基本功能。(2)用戶權(quán)限管理應(yīng)包括系統(tǒng)各部分的操作權(quán)限管理和數(shù)據(jù)操作的權(quán)限管理。(3) 系統(tǒng)日志管理應(yīng)提供獨立于操作系統(tǒng)的電子文件、檔案查詢?nèi)罩居涗浌δ?，包括上機人姓名、訪問時間(年月日時分)、所用微機編號、查詢內(nèi)容、 利用方式(閱讀、修改、拷貝、打印)，并提供詳情查詢功能。(4) 系統(tǒng)維護(hù)模塊在提供數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)處理功能的同時，還應(yīng)能對檔案數(shù)據(jù)某些代碼提供方便的維護(hù)。2.328其它功能要求根據(jù)實際情況需要增加的功能。3、系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)及預(yù)期的

14、效果3.1系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)檔案信息化系統(tǒng)工程最終達(dá)到以下目標(biāo):(1)建設(shè)一個運行高效、使用與維護(hù)方便、安全可靠的統(tǒng)一系統(tǒng)。使檔案管 理流程規(guī)范化，提高查詢等工作效率。(2)統(tǒng)一考慮紙質(zhì)檔案和電子檔案歸檔管理的不同特性; 系統(tǒng)的制作要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，具備升級、兼容的能力，以便出現(xiàn)新的形勢 時，可以提供堅實的基礎(chǔ)而無須重建;(4)留下與其他類型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)連接的標(biāo)準(zhǔn)接口。 與0A系統(tǒng)等其他系統(tǒng)留有 數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)電子檔案的自動歸檔和管理;(5) 系統(tǒng)對檔案實現(xiàn)電子化和人性化管理，文書檔案、科技檔案、聲像檔案 歸檔的電子化、自動化；可根據(jù)檔案保管期限對檔案影像做出鑒定和銷毀的提示。3.2預(yù)期的效果(1)檔案管

15、理流程的規(guī)范化(2)檔案管理效率得到充分提高(3) 檔案數(shù)據(jù)安全性、完整性得到極大提高檔案的歸檔、檢索、查閱效率得到極大提高、方便性得到極大提高(5) 文書檔案、科技檔案、聲像檔案歸檔的電子化、自動化(6) 業(yè)務(wù)系統(tǒng)的壓力有效降低，響應(yīng)速度有效提高(7) 非檔案性質(zhì)的企業(yè)資料有了安全的數(shù)據(jù)中心，并且能夠高效查詢4、系統(tǒng)總體規(guī)劃在充分研究企業(yè)的需求并結(jié)合當(dāng)前計算機技術(shù)以及存儲技術(shù)發(fā)展水平的情 況下，我們提出充分利用現(xiàn)有技術(shù)成果， 按照需求的優(yōu)先級分步實施，這樣既能 滿足當(dāng)前公司對檔案的管理使用需求，同時為系統(tǒng)將來的擴(kuò)展留有充分空間、 能 夠適應(yīng)今后的業(yè)務(wù)變化和自身發(fā)展。4.1系統(tǒng)建設(shè)原則系統(tǒng)建設(shè)

16、要遵循以下原則:具備充分的靈活性、安全可靠、具有良好的可維護(hù)性、具備良好的可擴(kuò)展性、 方便易用、響應(yīng)迅速、充分利用現(xiàn)有資源和設(shè)備。4.2檔案管理系統(tǒng)方案 421應(yīng)用模式根據(jù)應(yīng)用的特點，采用B/S和C/S相結(jié)合的模式共同完成對需求的滿足。檔案的歸檔、管理、檢索、借閱、系統(tǒng)管理等等一系列的功能在B/S模式下 完成。原始檔案的掃描整理工作在 C/S模式下完成。422系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)采用C/S和B/S結(jié)合的模式。服務(wù)器端負(fù)責(zé)用戶管理權(quán)設(shè)置, 電子文件的存儲和管理，以及庫房、實物檔案管理。客戶端負(fù)責(zé)掃描錄入，影像 質(zhì)檢，編目著錄，編目審核、差錯處理、用戶訪問查詢，打印報表等。系統(tǒng)提供 基于WEB的查詢，用戶可以根據(jù)權(quán)限進(jìn)行查詢、瀏覽，借閱檔案資料等操作。4.2.3系統(tǒng)硬件的配置根據(jù)實際情況配置相關(guān)硬件，要求考慮檔案數(shù)字化、存儲備份需求，以及高 安全性、高可靠性，可擴(kuò)展性，可管理性、低成本高效率先進(jìn)適用的原則?？紤]到檔案數(shù)據(jù)是對安全性要求非常高的大量數(shù)據(jù)，因此，需要特