利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的研究及應(yīng)用

1、利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的研究及應(yīng)用交通工程建設(shè)>2009年第二期利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的研究及應(yīng)用張佩娟(中交武漢港灣工程設(shè)計(jì)研究院有限公司武漢市郵編430071)摘要:根據(jù)計(jì)算機(jī)檔案管理的特性,通過對(duì)電子檔案在前期形成和后期保管利用階段的狀況研究,分析了利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理存在的問題,提出計(jì)算機(jī)檔案管理,檔案編研開發(fā)和應(yīng)用的基本思路,努力推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案管理的快速發(fā)展.關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)檔案管理檔案編研電子檔案求1利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的意義和基本要隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用,檔案管理的方式也在發(fā)生著巨大變化.計(jì)算機(jī)為提高檔案工作效率,提高檔案查全率,查準(zhǔn)率在加快檢索速度,更好

2、地向社會(huì)服務(wù)方面發(fā)揮著越來越重要的作用.近年來,隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,人們的社會(huì)活動(dòng)頻繁,人類生活中的信息化,電子化,網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展也異常迅猛,由此而產(chǎn)生的檔案資料目益增多,這些寶貴的資料財(cái)富利用傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)難以滿足社會(huì)發(fā)展的需求,運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化,勢(shì)在必行.只有如此才能從根本上解決檔案庫(kù)房緊張,檔案裝具不足,檢索緩慢,信息化程度低等問題,從而使檔案更好地服務(wù)于人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng).目前,從國(guó)家政府機(jī)關(guān),大專院校到各企事業(yè)單位,大都在進(jìn)行檔案信息計(jì)算機(jī)化管理建設(shè),充分發(fā)揮檔案信息的作用,方便,快捷,高效地向用戶提供檔案信息服務(wù),是社會(huì)發(fā)展進(jìn)步所必須的.要發(fā)揮檔案信息的作用

3、,必須提高檔案管理的現(xiàn)代化水平.因此.利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案工作管理的研究和應(yīng)用具有十分重要的意義.利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程,應(yīng)從多層次多角度去認(rèn)識(shí)和理解.首先要求管理思想現(xiàn)代化,檔案人員要有創(chuàng)新意識(shí),開拓精神,具備較高的科技和專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化的管理水平,思想上從傳統(tǒng)的管理方式中解脫出來,用現(xiàn)代化的思維模式,適應(yīng)新技術(shù)條件下檔案管理發(fā)展的要求;其次要從組織管理上對(duì)檔案管理過程進(jìn)行系統(tǒng)的安排,從組織體系和管理方式上建立現(xiàn)代化的管理制度,做到責(zé)權(quán)利的合理劃分,做到檔案形成,收集,保存,加工,利用的有序分工,更好地發(fā)揮每個(gè)參與者的作用;第三是管理手段要滿足要求.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)軟硬件的配置要現(xiàn)

4、代化,實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理,目前主要有兩個(gè)方面工作,一方面是對(duì)已歸檔紙質(zhì)檔案的計(jì)算機(jī)管理,主要是目錄信息的錄入管理利用,對(duì)利用率較高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描,數(shù)碼拍照等方式實(shí)現(xiàn)電子化,實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理;另一方面是對(duì)現(xiàn)在及以后生產(chǎn)工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文件歸檔和管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)電子化和紙質(zhì)文件的并存管理;計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理和利用是每個(gè)單位走向檔案管理現(xiàn)代化的核心工作.是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì).2計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的特征及主要研究方向電子文件是將人們工作生活中形成的文件,圖片,資料等以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶,光盤等載體中,用計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀,處理,復(fù)制,傳遞;電子檔案是將有參考利用價(jià)值和保存意義的電子文件進(jìn)行篩選整理,

5、作為檔案保存的電子文件;電子檔案是電子文件整理后的最終成果,并不是所有的電子文件都是電子檔案,電子檔案是信息數(shù)子化的產(chǎn)物.具有非人工識(shí)讀性.必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行復(fù)制,傳送,具有復(fù)制傳遞的高保真性,信息和載體的可分離性,內(nèi)容易于修改性,信息存儲(chǔ)的高密度和多種信息媒體可集成化等特性.電子檔案的產(chǎn)生,移交,歸檔,整理和利用都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行的,倘若管理和利用不當(dāng)將會(huì)產(chǎn)生難以估量的嚴(yán)重后果,因此,如何在檔案形成的前期階段和后期的保存階段,保證檔案的防損壞,防失密,真正做到科學(xué)有序的管理,高效便捷的利用.已成為計(jì)算機(jī)檔案管理的主要研究方向3計(jì)算機(jī)檔案的形成和保管利用檔案的保存是為了利用

6、,電子檔案的前期形成工作尤其重要,它要求管理上結(jié)合電子文件的特點(diǎn),借鑒現(xiàn)有的管理制度,結(jié)合單位自身的實(shí)際情況,建立起一套科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理制度;用規(guī)章制度來規(guī)范和約束有關(guān)人員的工作,確保在文件形成,收集,整理,鑒定過程中熟悉電子文件的生成,運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)以及各種使用環(huán)境,使文件的歸檔完整規(guī)范,便于查尋利用.為保交通工程建設(shè)2009年第二期61證電子文件的準(zhǔn)確,完整,在前期歸檔階段,文件的形成和使用部門必須參加相應(yīng)工作,對(duì)將要?dú)w檔的電子文件,根據(jù)其所包含的內(nèi)容信息和日后的參考,利用做出鑒定和判別,檔案管理人員按照鑒定意見進(jìn)行刪減,分類和歸檔對(duì)于現(xiàn)有紙質(zhì)文件的電子化形成,需要進(jìn)行長(zhǎng)期的工作才能完成

7、,目前各單位的現(xiàn)有檔案大多為紙質(zhì)文件,內(nèi)容龐雜,案卷數(shù)量多.時(shí)間跨度長(zhǎng),這些檔案的目錄號(hào),檔案號(hào),案卷標(biāo)題,案卷分組,存在善不規(guī)范,不統(tǒng)一,甚至混亂的現(xiàn)象,在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理的條件下,如何使這些檔案電子化成為新的研究課題目前許多做法值得探索,全面清理存檔資料.組織人員進(jìn)行整理和確認(rèn)鑒定,去糟存精,剔除部分無用文件,將那些組卷內(nèi)容混雜重新組卷,優(yōu)化存檔案卷,統(tǒng)一分類號(hào)規(guī)范卷目名稱,同時(shí)按查詢頻率對(duì)現(xiàn)有檔案分類為:常用,較常用,不常用,很少采用幾類,對(duì)常用和較常用的檔案進(jìn)行掃描,拍照實(shí)現(xiàn)電子化,對(duì)于不常用和很少采用的檔案僅錄入卷名,卷號(hào),目錄,這樣既減少了實(shí)現(xiàn)全部電子化所帶來的巨大工作量,同時(shí)又

8、滿足了使用的基本要求,這項(xiàng)工作需要各單位結(jié)合自身情況,由檔案專職人員和相關(guān)部門人員參加共同完成在檔案管理方面,對(duì)確定的歸檔內(nèi)容,檔案管理專職人員須仔細(xì)檢查電子文件的命名,格式是否規(guī)范,文件的數(shù)量和清單是否一致,有無缺損或無效文件,同時(shí)要進(jìn)行病毒查殺,確保文件安全,隨后的保管工作應(yīng)嚴(yán)格按照電子檔案管理辦法對(duì)文件進(jìn)行分類整理,并建立相應(yīng)檔案屬性,如作者,名稱,關(guān)鍵詞,序號(hào),日期等.在數(shù)據(jù)安全方面要建立一套規(guī)范完整的存貯與管理系統(tǒng),建立全方位,多層次,有較強(qiáng)容錯(cuò)能力的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)檔案的利用,尤其是能便捷的,準(zhǔn)確的提供利用在檔案的后期工作中顯得十分重要,在計(jì)算機(jī)檔案的利用方面,做到快捷,準(zhǔn)確的提供利用

9、的同時(shí),檔案的保密管理也十分重要.由于電子檔案信息內(nèi)容的容易改動(dòng)和易于復(fù)制的特性,在提供利用與管理方面還必須采用相應(yīng)的技術(shù)手段防止損壞和泄密;對(duì)于在線的電子檔案管理要采取必要的防火墻技術(shù)與殺毒監(jiān)控技術(shù).對(duì)離線電子檔案的管理要采取防盜技術(shù)及保密技術(shù),對(duì)電子檔案的提供在滿足使用者要求的情況下還要強(qiáng)調(diào)保密的原則.必須按照嚴(yán)格的審批監(jiān)督程序使用電子檔案,確保文件安全不泄密,4計(jì)算機(jī)檔案管理存在的問題及相應(yīng)措施隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)檔案管理的應(yīng)用在各單位各領(lǐng)域逐漸普及,它的大容量,高效快捷的查詢功能,為人們的生活,生產(chǎn)活動(dòng)提供了極大便利,它已成為企事業(yè)單位,社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ).也是實(shí)現(xiàn)檔案管

10、理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,為檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)揮著越來越重要的作用,但就現(xiàn)有的管理方式和技術(shù)手段還存在許多問題需要研究解決.一是電子文件歸檔過程缺乏有效控制;在計(jì)算機(jī)檔案管理初始應(yīng)用的單位,由于管理制度的不完善,人員素質(zhì)偏低,造成歸檔文件不全,歸檔文件目錄排序混亂.文件的格式和分類方法不統(tǒng)一,甚至有文件缺失現(xiàn)象,這樣一來,歸檔文件的查詢利用就很困難,不能充分發(fā)揮好計(jì)算機(jī)檔案管理的優(yōu)勢(shì)二是計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一;電子文件管理的軟件不夠成熟,規(guī)范,軟件集成化程度低,兼容性差,數(shù)據(jù)共享困難的現(xiàn)象普遍存在,在同一單位甚至存在著檔案管理系統(tǒng),辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件的互不支持,數(shù)據(jù)不能共享的現(xiàn)象,不同單位

11、,不同行業(yè)之間的數(shù)據(jù)支持更難統(tǒng)一三是保密和安全;在計(jì)算機(jī)電子檔案帶來使用方便的同時(shí),檔案?jìng)鬟f過程中的保密問題也突現(xiàn)出來,由于電子檔案以數(shù)據(jù)信息的方式進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),使信息與載體分離,用戶得到了檔案復(fù)制品而不是原件,無需歸還.這樣文件資料很容易泄密,因此,加強(qiáng)內(nèi)部管理體制的建立和使用者安全意識(shí)的培訓(xùn)教育也十分必要.另一類泄密的途徑就是網(wǎng)絡(luò)黑客的電子入侵和病毒肆意破壞,對(duì)數(shù)據(jù)的安全造成極大威脅,這對(duì)日常的使用管理提出了新的要求,管理者必須按照規(guī)定的程序?qū)τ?jì)算機(jī)系統(tǒng)及時(shí)打系統(tǒng)漏洞補(bǔ)丁,購(gòu)買安裝系統(tǒng)防火墻,及時(shí)查殺病毒,從管理制度,技術(shù)監(jiān)督,備份保護(hù),應(yīng)急措施等多方面進(jìn)行綜合防范,也不能說這是萬無一失,因此

12、系統(tǒng)安全工作的研究將永遠(yuǎn)不能停止四是檔案的保存和防損壞;檔案以電子數(shù)據(jù)的型式保存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,設(shè)備系統(tǒng)和環(huán)境安全是保證其不損壞不丟失的基本條件,在設(shè)備硬件保護(hù)中,機(jī)房的防火,防水,防盜,防電磁影響都十分重要面對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的種種問題,要實(shí)現(xiàn)電子檔案管理現(xiàn)代化,必須從多方面做出努力:電子檔案的建立,是一個(gè)多元化的系統(tǒng)工程,涉及到的部門和人員較多,技術(shù)因素比較復(fù)雜,應(yīng)得到各方面的支持和幫助.首先是單位要十分重視這項(xiàng)工作,建立健全完善的管理制度,配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)備,培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才,這是檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基本條件;其次是檔案部門要發(fā)揮主導(dǎo)作用,在檔案信息化的發(fā)展過程中抓住機(jī)遇,做好電子檔

13、案系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)工作,廣泛征求相關(guān)人員的意見和建議,集思廣益,研究開發(fā)出適用于本單位需要的電子文件管理系統(tǒng),將檔案部門建設(shè)成為真正意義上的信息資源中心,提高檔案工作的地位;第三是進(jìn)行檔案管理的規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范化包括案卷分類標(biāo)準(zhǔn)化,歸檔格交通工程建設(shè)>2009年第二期62式標(biāo)準(zhǔn)化,檔案信息存貯,交換,檢索標(biāo)準(zhǔn)化,明確電子文件的歸檔和電子檔案管理,使電子檔案管理有章可循,為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ);第四是檔案人員要積極介入單位電子檔案的形成前期過程,加強(qiáng)對(duì)電子文件的積累,鑒定,錄入,歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo),確保歸入的電子檔案真實(shí),完整,有效,對(duì)已有檔案的電子化通

14、過掃描數(shù)碼照像等手段將那些利用率較高,易予損壞,重要的紙質(zhì)檔案數(shù)字化,達(dá)到保護(hù)和方便檢索的目的;最后就是加大設(shè)備投入和管理安全意識(shí)培訓(xùn),加強(qiáng)密碼口令保護(hù)和病毒黑客的防范.提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境硬件安全.為計(jì)算機(jī)檔案管理創(chuàng)造條件.5計(jì)算機(jī)檔案的編研開發(fā)和應(yīng)用檔案的信息借鑒作用決定了它必須服務(wù)于社會(huì),服務(wù)于企業(yè).才能體現(xiàn)出應(yīng)用價(jià)值.檔案管理工作僅滿足于對(duì)現(xiàn)有資料的提供利用是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,對(duì)檔案信息的加工,處理,編研開發(fā)是檔案提供應(yīng)用的高級(jí)階段.在利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代技術(shù)條件下,對(duì)已有檔案信息進(jìn)行深入加工,提高它內(nèi)含的深層應(yīng)用價(jià)值和綜合應(yīng)用價(jià)值,變得更為易于實(shí)現(xiàn);檔案中蘊(yùn)藏著豐富的信息資源.在不同行業(yè)它的系統(tǒng)

15、性,成套性,通用性和專業(yè)性都很強(qiáng).做好檔案資源的編研開發(fā)和推廣應(yīng)用,對(duì)促進(jìn)國(guó)家建設(shè),提高經(jīng)濟(jì)效益,提高工作效率具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義.檔案的利用是檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和目的,沒有檔案工作的編研開發(fā)就不能充分有效地應(yīng)用.檔案信息資源中潛在的重要價(jià)值就不能最大限度的體現(xiàn)出來,因此檔案管理人員要不斷積累和掌握相關(guān)學(xué)科的專業(yè)知識(shí),拓寬知識(shí)面提高業(yè)務(wù)水平,把檔案管理專業(yè)知識(shí)與相關(guān)學(xué)科的專業(yè)知識(shí)結(jié)合起來,進(jìn)行編研開發(fā)工作檔案的編研工作大概分為基礎(chǔ)性編研開發(fā),專題性編研開發(fā)和針對(duì)性編研開發(fā),基礎(chǔ)編研開發(fā)就是對(duì)館藏檔案按照標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范化的原則,結(jié)合自身特點(diǎn)編制符合本單位情況的檔案分類表,建立起一個(gè)適用計(jì)算機(jī)檔

16、案管理的信息管理系統(tǒng),不僅可以反映館藏檔案的外部形式特征.還可以反映出其內(nèi)容特征,為計(jì)算機(jī)檔案的現(xiàn)代化管理的應(yīng)用做好基礎(chǔ);專題性編研開發(fā)是結(jié)合本單位專業(yè)分類,業(yè)務(wù)組成,機(jī)構(gòu)設(shè)置等特點(diǎn),管理人員根據(jù)檔案借閱狀況,分專業(yè),分門類,分系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行專題性編研開發(fā),這項(xiàng)工作使檔案在應(yīng)用方面更具目的性,實(shí)用性;針對(duì)性編研開發(fā)是結(jié)合某一科研,生產(chǎn)或管理活動(dòng)開展的工作,它的作用目的十分明確,相對(duì)涉及面較窄,但對(duì)內(nèi)容的要求較深,這就要求編研者具有良好的管理知識(shí)和相應(yīng)的專業(yè)知識(shí),對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行分析加工,匯編成針對(duì)性較強(qiáng)的編研文件,及時(shí),準(zhǔn)確,有效的提供利用6結(jié)束語計(jì)算機(jī)檔案管理,是現(xiàn)代信息科技發(fā)展的必然,它在各

17、行各業(yè)的推廣應(yīng)用正顯示出勃勃生機(jī),盡管計(jì)算機(jī)檔案管理具有信息高密度,傳遞網(wǎng)絡(luò)化,提供利用快捷準(zhǔn)確的特點(diǎn),廣泛為人們所推崇,但是在現(xiàn)有管理水平及現(xiàn)有技術(shù)條件下,在軟硬件發(fā)展應(yīng)用方面,管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面以及檔案形成和管理應(yīng)用方面還存在許多問題.因此,加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理的研究及應(yīng)用仍任重道遠(yuǎn).社會(huì)的發(fā)展,科學(xué)的進(jìn)步在給人們帶來種種高效便利的同時(shí)也產(chǎn)生了許多困難和障礙,但我們堅(jiān)信實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐不會(huì)停止,計(jì)算機(jī)檔案管理的明天會(huì)更好參考文獻(xiàn):【l】吳有瑋實(shí)施計(jì)算機(jī)檔案管理存在的問題與對(duì)策.載山西檔案,2005年增刊.第18一瑪頁f2ffL祥林設(shè)備資料電子檔案管理的研究與實(shí)踐,載貴州電力技術(shù).2003年第9期,第4243頁3】馮燕淺談?dòng)?jì)算機(jī)與檔案管理的現(xiàn)代化,載情報(bào)信息,2003年第2期,第4647頁4】陳曉旭計(jì)算機(jī)技術(shù)在