理事會(huì)大型會(huì)議承辦工作手冊(cè)

1、民營(yíng)軍品企業(yè)全國(guó)理事會(huì)大型會(huì)議承辦工作手冊(cè)（初稿）2015年 3 月目錄、會(huì)議前組織工作準(zhǔn)備： 2（一）會(huì)議的發(fā)起： 2（二）會(huì)議組織和機(jī)構(gòu)： 2（三）會(huì)議分工和責(zé)任： 3 、會(huì)議承辦主體流程： 3（一）會(huì)議前期工作： 31 參會(huì)客人的聯(lián)系、函達(dá)及情況工作。2 參會(huì)資料的準(zhǔn)備。 33 會(huì)議場(chǎng)所的考察、落實(shí)工作。 44 參會(huì)資料的制作落實(shí)工作。 45 參會(huì)物品的情況落實(shí)工作。 46 參會(huì)人員用車情況落實(shí)工作。 47 財(cái)務(wù)預(yù)算整理，報(bào)理事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。 58 擬定參會(huì)客人的詳細(xì)接待、安排計(jì)劃。59 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的工作安排。 510 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)外工作安排。 611 理事會(huì)人員的儀容儀表要求。 6 二）會(huì)議中

2、工作： 61 檢查工作。 62 迎接工作。 73 理事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面工作。 74 會(huì)場(chǎng)工作。 75 散會(huì)后工作。 8三）會(huì)后工作： 91 送機(jī)、送站參會(huì)客戶工作安排。 92 賓館門口迎送參會(huì)客人的安排。 93 結(jié)賬工作。 94 聯(lián)系參會(huì)客人平安到否工作。 95 會(huì)后理事會(huì)內(nèi)部總結(jié)會(huì)。 96 會(huì)后資料的整理。 107 制作參會(huì)人員名冊(cè)。 108 資料、名冊(cè)的存檔與送達(dá)。 10一、會(huì)議前組織工作準(zhǔn)備：（一）會(huì)議的發(fā)起：由會(huì)議發(fā)起人在會(huì)議前七天， 向理事會(huì)主管領(lǐng)導(dǎo)提交要舉辦會(huì)議的目的、 內(nèi) 容、時(shí)間、地點(diǎn)、要求等書面申請(qǐng)。（二）會(huì)議組織和機(jī)構(gòu)：由理事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)層研究確定承辦會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)， 并明確會(huì)議的主責(zé)

3、領(lǐng)導(dǎo)、 組織機(jī)構(gòu)和理事會(huì)參加會(huì)議的人員。 會(huì)議組織機(jī)構(gòu)一般設(shè)：總指揮、會(huì)務(wù)內(nèi)勤組、會(huì)務(wù)外勤組、資料組。各組成 員一般由會(huì)議主題相關(guān)單位派出， 必要時(shí)在全理事會(huì)選調(diào)， 一經(jīng)明確， 除特殊情 況，會(huì)議期間各組成員應(yīng)以會(huì)議工作為第一首要工作。三）會(huì)議分工和責(zé)任：由總指揮組織召開(kāi)會(huì)議籌備工作分工會(huì)， 明確各組職責(zé)和要求， 指定各組負(fù)責(zé)人（組長(zhǎng)），各組組長(zhǎng)召開(kāi)本組分工會(huì)，把每項(xiàng)工作落實(shí)到人。會(huì)議承辦主體流程：（一）會(huì)議前期工作：依照會(huì)議的整體流程對(duì)下列工作的進(jìn)行落實(shí)， 每天將各個(gè)小組工作情況及時(shí)準(zhǔn)確 的向會(huì)議總指揮匯報(bào)。1 參會(huì)客人的聯(lián)系、函達(dá)及情況落實(shí)。11 參會(huì)客人的函文格式的起草、且提前五天函達(dá)給

4、參會(huì)客人。12 會(huì)議前兩天落實(shí)來(lái)參會(huì)客人情況。1.2.1 來(lái)客人數(shù)。1.2.2 來(lái)客身份。1.2.3 來(lái)客性別。1.2.4 重要客人的習(xí)俗。1.2.5 來(lái)客聯(lián)系方式。1.2.6 參會(huì)來(lái)客的對(duì)方協(xié)調(diào)人。 按照來(lái)客身份整理順序并正式報(bào)告會(huì)議總指揮。13 會(huì)議前兩天落實(shí)參會(huì)來(lái)客到達(dá)機(jī)場(chǎng)、車站的具體情況。1.3.1 乘坐飛機(jī)到達(dá)的班次、時(shí)間、人員。1.3.2 乘坐火車到達(dá)的的車次、時(shí)間、人員。1.3.3 乘坐班車到達(dá)的的終點(diǎn)站、時(shí)間、人員。1.3.4 有無(wú)自行開(kāi)車來(lái)的人員情況。 按照來(lái)客到達(dá)時(shí)間整理順序并正式報(bào)告會(huì)議總指揮。14 由會(huì)議總指揮指定專人負(fù)責(zé)和參會(huì)客人保持聯(lián)絡(luò)，落實(shí)路途情況且每半天 匯報(bào)給

5、總指揮，重要參會(huì)客人需及時(shí)匯報(bào)。2 參會(huì)資料的準(zhǔn)備21 依據(jù)落實(shí)的來(lái)客情況，按照規(guī)定格式在會(huì)議前兩天制作好秩序冊(cè)（初稿） 2 2 依據(jù)會(huì)議內(nèi)容在會(huì)議前三天起草完成開(kāi)幕辭。 23依據(jù)會(huì)議安排在會(huì)議前三天起草完成各會(huì)議講話。24 依據(jù)會(huì)議內(nèi)容安排在會(huì)議前三天制作完成會(huì)議演示資料。25 依據(jù)會(huì)議內(nèi)容在會(huì)議前三天準(zhǔn)備完成產(chǎn)品相關(guān)資料（經(jīng)內(nèi)審、簽署） 。26 由會(huì)議總指揮組織人員對(duì)上述材料進(jìn)行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)后，送理事會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、 部門審定。2 7 由會(huì)議資料組在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成上述定稿資料的統(tǒng)一制作。3會(huì)議場(chǎng)所的考察、落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。31 依據(jù)會(huì)議規(guī)模要求，對(duì)預(yù)選的賓館入住條件進(jìn)行考察，并在會(huì)議前三天

6、書 面匯報(bào)會(huì)議總指揮。32 依據(jù)會(huì)議要求，對(duì)預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察，并在會(huì)議前三天書面匯報(bào)會(huì) 議總指揮。33 在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)其服務(wù)情況進(jìn)行落實(shí)。34 在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)其周圍環(huán)境進(jìn)行考察。35 在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)交通情況進(jìn)行考察。4參會(huì)資料的制作落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。依據(jù)貨比三家原則在會(huì)議前三天書面匯報(bào)：41資料制作周期。42 資料制作樣式。43 資料制作費(fèi)用。5參會(huì)物品的情況落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。依據(jù)貨比三家原則在會(huì)議前三天書面匯報(bào)：51 制作橫幅樣式、費(fèi)用、時(shí)間。52 酒水、飲料等價(jià)格。53參會(huì)客人禮品的樣式

7、、價(jià)格。 54會(huì)議用品（文件袋、筆、軟皮本）樣式、價(jià)格 55 相應(yīng)的發(fā)票情況。6 參會(huì)人員用車情況落實(shí)，并作出費(fèi)用報(bào)告。依照會(huì)議的日程安排，在會(huì)議前三天書面匯報(bào)： 61 車型、車況。62租用費(fèi)用。7進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算整理，并報(bào)理事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。71由會(huì)議總指揮組織、評(píng)定各匯報(bào)的情況。72由會(huì)議總指揮指定會(huì)議財(cái)務(wù)專人，對(duì)評(píng)定下來(lái)的情況進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算整理。73 在會(huì)議前三天報(bào)理事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。74 在理事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，由指定的專人和財(cái)務(wù)部協(xié)商及時(shí)領(lǐng)出會(huì)議?？?。75 由會(huì)議總指揮制定會(huì)議財(cái)務(wù)用款制度。8 擬定參會(huì)客人的詳細(xì)接待、安排計(jì)劃。在會(huì)議前兩日，由會(huì)議總指揮組織會(huì)議， 依照時(shí)間順序?qū)ο旅婀ぷ鬟M(jìn)行詳細(xì)計(jì)

8、劃：81參會(huì)客人及陪同人員住宿安排。82 參會(huì)客人餐飲安排。83 參會(huì)客人行程安排。84 會(huì)議結(jié)束后活動(dòng)安排。85會(huì)議前、中、后陪同人員的安排。86 參會(huì)客人的接站工作安排。87 會(huì)議期間與客人協(xié)調(diào)工作。88 突發(fā)事件應(yīng)急處理工作、人員。9 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的工作安排 在會(huì)議前一日對(duì)下面工作完成， 由會(huì)場(chǎng)工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查。 并將結(jié)果及時(shí)匯總 匯報(bào)給總指揮。91參會(huì)客人、陪同人員、工作人員房間。9.1.1 所有房間內(nèi)情況的落實(shí)。9.1.2 所有房間鑰匙統(tǒng)一領(lǐng)取，并做出相應(yīng)標(biāo)示。9.1.3 制作好房間人員入住空表格。9.1.4 會(huì)議秩序冊(cè)的送到參會(huì)客戶房間。9.1.5 水果、鮮花的送到參會(huì)客戶房間。9

9、2 會(huì)場(chǎng)的布置，會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備的調(diào)試。9.2.1 會(huì)場(chǎng)內(nèi)座椅擺放整齊，布局合理。9.2.2 會(huì)場(chǎng)內(nèi)橫幅的懸掛整齊，標(biāo)示粘貼牢固。9.2.3 會(huì)場(chǎng)內(nèi)投影儀及幕布調(diào)試無(wú)誤。9.2.4 會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有麥克風(fēng)、音響調(diào)試無(wú)誤。 （保密會(huì)議不能用無(wú)線麥克風(fēng)）9.2.5 會(huì)議講演用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試無(wú)誤。9.2.6 會(huì)場(chǎng)內(nèi)燈光、開(kāi)關(guān)、電源及插板的落實(shí)。9.2.7 會(huì)場(chǎng)用打印機(jī)和紙張落實(shí)，聯(lián)機(jī)調(diào)試無(wú)誤。9.2.8 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)錄音設(shè)備或器材的落實(shí)，且調(diào)試無(wú)誤。9.2.9 會(huì)議場(chǎng)所各指引標(biāo)示的落實(shí)；93 會(huì)議所有物品、資料的到場(chǎng)、分裝整理。9.3.1 會(huì)議所有物品指定規(guī)放位置。9.3.2 會(huì)議用各物品及時(shí)購(gòu)買，分裝整理好。

10、9.3.3 會(huì)議用所有資料進(jìn)行標(biāo)示、并蓋好圖章；9.3.4 會(huì)議用的物品（文件袋、筆、軟皮本）檢查無(wú)誤分裝入袋。9.3.5 會(huì)議用產(chǎn)品資料分裝入袋，并做好發(fā)放人員編號(hào)表格。94 參會(huì)客人的桌牌、會(huì)議牌制作。9.4.1 由會(huì)議總指揮對(duì)參會(huì)客人座次進(jìn)行排定。9.4.2 核實(shí)所有桌牌名字無(wú)誤，并按照規(guī)定擺放整齊。9.4.3 依照參會(huì)人員數(shù)量制作相應(yīng)會(huì)議牌。 （藍(lán)底黑字無(wú)人員姓名）9.4.4 按照理事會(huì)會(huì)議人員制作相應(yīng)會(huì)議牌。 （黃底黑字有人員姓名） 95會(huì)議過(guò)程的攝影、照相安排。9.5.1 人員的確定。9.5.2 各重要時(shí)刻的攝影、照相確定。9.5.3 合影留念的場(chǎng)地確認(rèn)。96 會(huì)議用車的安排。9.

11、6.1 確定好參會(huì)客人車輛到場(chǎng)時(shí)間。9.6.2 確定好參會(huì)客人車輛行走路線。9.6.3 確認(rèn)好接機(jī)、接站車輛、時(shí)間、人員。10 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)外工作安排在會(huì)議前一日對(duì)下面工作完成，并由外場(chǎng)工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查。并將結(jié)果 及時(shí)匯總匯報(bào)給總指揮。101 試驗(yàn)設(shè)備的調(diào)試、要參觀的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的布置工作。102 參觀期間路線制定、講解人員、試驗(yàn)人員準(zhǔn)備工作。103 會(huì)議用各物品的采購(gòu)工作。104 理事會(huì)人員、設(shè)備、資料和物品的運(yùn)送到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。105 會(huì)議期間天氣情況及物品的準(zhǔn)備。106 藥品準(zhǔn)備。107 會(huì)議期間道路通行情況。11 理事會(huì)人員的儀容儀表要求（二）會(huì)議中工作：會(huì)議期間每天晚上各會(huì)議小組組長(zhǎng)將情況向會(huì)

12、議總指揮進(jìn)行匯報(bào)， 并按照會(huì)議總 指揮要求做出第 2 天工作安排。1 檢查工作。由會(huì)場(chǎng)工作組組長(zhǎng)隨時(shí)對(duì)下面工作進(jìn)行檢查，并根據(jù)情況及時(shí)安排： 11 理事會(huì)人員、設(shè)備、資料和物品的情況。12會(huì)議用水果、酒水、物品、禮品的購(gòu)買、分裝、整理情況。13 會(huì)議室情況。1.3.1 會(huì)議用煙、煙灰缸、打火機(jī)的落實(shí)，并在會(huì)議前 30 分鐘擺放到位。1.3.2 會(huì)議用礦泉水的落實(shí)，并在會(huì)議前 30 分鐘擺放到位。1.3.3 會(huì)議用茶水、茶杯的落實(shí)，并在會(huì)議前 30 分鐘準(zhǔn)備好。 14會(huì)議用車、攝影、照相人員的落實(shí)和通知情況。15 參會(huì)客人的接機(jī)、接站工作安排情況。2 迎接工作。21 接機(jī)、接站參會(huì)客戶工作安排。

13、2.1.1 將參會(huì)客戶的到機(jī)場(chǎng)、火車站進(jìn)行時(shí)間排序。2.1.2 落實(shí)好接客的司機(jī)和車輛。2.1.3 定好到達(dá)賓館門口迎接的準(zhǔn)確時(shí)間。22 賓館門口迎接參會(huì)客人的安排。2.2.1 由司機(jī)將接到客人的情況及時(shí)通知會(huì)議總指揮。2.2.2 由總指揮根據(jù)參會(huì)客人到達(dá)賓館時(shí)間， 指定負(fù)責(zé)人安排理事會(huì)人員在 門口迎接。2.2.3 負(fù)責(zé)人對(duì)理事會(huì)人員進(jìn)行分工安排，指定主要迎接客人人員、門口服 務(wù)人員，登記服務(wù)人員。2.2.4 負(fù)責(zé)人隨時(shí)保持與會(huì)議總指揮的聯(lián)系， 在得知客人到達(dá)賓館前十五分 鐘通知理事會(huì)人員到門口等侯，并準(zhǔn)備好迎客的工作。2.2.5 準(zhǔn)備好客人房間鑰匙； 房間人員入住表格； 各車輛內(nèi)的客人情況落

14、實(shí) 工作。2.2.6 司機(jī)將車開(kāi)到賓館門口，由門口服務(wù)人員將車門拉開(kāi)并站立一旁?？?人下車時(shí)，主要迎送人員上前迎接問(wèn)候，并引領(lǐng)客人到登記服務(wù)人 員處。2.2.7 由登記服務(wù)人員進(jìn)行來(lái)客身份確認(rèn)，發(fā)放房間鑰匙，并引領(lǐng)客人到房 間。23 與對(duì)方協(xié)調(diào)人員的溝通、落實(shí)到客情況。2.3.1 實(shí)到參會(huì)人數(shù)。2.3.2 參會(huì)來(lái)客情況。2.3.3 參會(huì)客人身體狀況。2.3.4 參會(huì)客人有無(wú)其它要求。3 領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面工作。31 理事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)與參會(huì)客人的會(huì)面安排。32 參會(huì)客人入住后走訪、交流工作。4 會(huì)場(chǎng)工作。41 會(huì)議資料的到位檢查。4.1.1 會(huì)議演示資料。4.1.2 產(chǎn)品資料。4.1.3 秩序冊(cè)中會(huì)議議程表。4

15、.1.4 各發(fā)言辭稿。4.1.5 投影指示激光筆。42 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)秩序及人員工作的安排。4.2.1 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)總調(diào)度的人員指定。4.2.2 會(huì)議主持人的安排。4.2.3 會(huì)議發(fā)言人及順序安排。4.2.4 會(huì)議答辯人員及順序的安排。4.2.5 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員的安排。43 會(huì)議場(chǎng)外人員工作的安排。4.3.1 會(huì)議用水的準(zhǔn)備。4.3.2 會(huì)議用物品的準(zhǔn)備。4.3.3 與會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員溝通、協(xié)調(diào)工作。4.3.4 會(huì)場(chǎng)內(nèi)交待的任務(wù)。4.3.5 其它偶發(fā)事件。44 資料協(xié)助人員的安排。4.4.1 投影資料的協(xié)助。4.4.2 文件修改及打印工作協(xié)助。45 會(huì)議全程記錄人員的安排。4.5.1 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的文字書記人

16、員。4.5.2 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的錄音記錄人員。46會(huì)議全程攝影、照相人員安排。5 散會(huì)后工作。51 參會(huì)客人就餐的準(zhǔn)備、安排。5.1.1 依照會(huì)議前制定的會(huì)餐安排對(duì)就餐地點(diǎn)進(jìn)行落實(shí)。5.1.2 對(duì)菜單進(jìn)行落實(shí)。5.1.3 就餐客人座位、排序的落實(shí)。5.1.4 在會(huì)議結(jié)束前 30 分鐘與就餐部門聯(lián)系確認(rèn)情況。5.1.5 在會(huì)議結(jié)束前 10 分鐘確認(rèn)涼菜均已經(jīng)上桌，酒水、飲料到位。52 安排落實(shí)引領(lǐng)客人到餐廳的人員。53 引領(lǐng)客人到餐廳。54 與對(duì)方協(xié)調(diào)人員進(jìn)行溝通確認(rèn)。5.4.1 參會(huì)客人返程時(shí)間、方式。5.4.2 參會(huì)客人其它要求。55 餐后休息安排。56 其它安排。5.6.1 參會(huì)客人返程票務(wù)的落

17、實(shí)。5.6.2 參會(huì)客人是否有旅游活動(dòng)及安排。5.6.3 晚餐及晚上活動(dòng)的安排。三）會(huì)后工作：1 送機(jī)、送站參會(huì)客戶工作安排1.1 將參會(huì)客戶的去機(jī)場(chǎng)、火車站地進(jìn)行時(shí)間排序。1.2 將離開(kāi)的客人進(jìn)行合理安排，并落實(shí)好送客的司機(jī)和車輛1.3 定好到達(dá)賓館門口迎等的準(zhǔn)確時(shí)間。2 賓館門口迎送參會(huì)客人的安排2.1 由總指揮根據(jù)參會(huì)客人離開(kāi)時(shí)間安排理事會(huì)人員在門口迎送，指定負(fù)責(zé)人。2.2 負(fù)責(zé)人對(duì)人員進(jìn)行分工安排，指定主要迎送客人人員、門口服務(wù)人員，門外 服務(wù)人員。2.3 負(fù)責(zé)人在客人離開(kāi)前十分鐘通知理事會(huì)所有送別人員到門口等侯， 并準(zhǔn)備好 送客的禮物。2.4 客人下來(lái)時(shí)，由主要迎送人員上前迎接，其它

18、人員面帶微笑，由門口的迎送 人員拉開(kāi)門等候，司機(jī)將車開(kāi)到門口，由門外人員將車門拉開(kāi)等候。2.5 當(dāng)客人到門口時(shí)，所有人員齊聲說(shuō)“歡迎再來(lái)！ ”，當(dāng)客人坐上車后集體揮手 道別。3 結(jié)賬工作。3.1 由會(huì)議財(cái)務(wù)專人對(duì)會(huì)議期間的費(fèi)用進(jìn)行記賬。3.2 在客人離開(kāi)房間前對(duì)房卡、其它費(fèi)用進(jìn)行核實(shí)3.3 和賓館、餐館等的人員進(jìn)行對(duì)賬。3.4 結(jié)清費(fèi)用并審核票面。4 聯(lián)系參會(huì)客人平安到否工作。4.1 對(duì)參加會(huì)議的客人進(jìn)行分類，并細(xì)分落實(shí)到每個(gè)和客戶聯(lián)系的人員。4.2 根據(jù)客戶離開(kāi)的時(shí)間，乘坐的交通工具。在參會(huì)客戶到達(dá)目的地 1 個(gè)小時(shí)內(nèi) 進(jìn)行電話聯(lián)系確認(rèn)平安與否。4.3 將聯(lián)系結(jié)果及時(shí)向會(huì)議總指揮匯報(bào)。5 會(huì)后理事會(huì)內(nèi)部總結(jié)會(huì)5.1 由會(huì)議總指揮指定時(shí)間對(duì)會(huì)議的情況組織開(kāi)總結(jié)會(huì)。5.2 由會(huì)議總指揮主持，邀請(qǐng)理事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)出席。5.3 由會(huì)議總指揮對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行書面匯報(bào)。5.4 由會(huì)議記錄人對(duì)會(huì)議中參會(huì)客人提出的問(wèn)題進(jìn)行書面匯報(bào)。5.5 各小組負(fù)責(zé)人書面匯報(bào)本小組在會(huì)議期間的工作情況。